16.09.2013 HEMNE KOMMUNE LEAN - HÅNDBOK Enkel veileder Eva Randi Oldervik
Hemne-LEAN Innhold FORORD... 2 LEAN - FORBEREDELSE... 2 LEAN GJENNOMFØRING... 3 LEAN AVSLUTNING... 5 LEAN VEILEDERE... 5 RÅD TIL RÅDMANNEN... 6 1
FORORD For Hemne kommune er KLEAN en tilnærming til systematisering av arbeidsprosesser som vi bruker der det er hensiktsmessig og som supplement til andre verktøy. LEAN - FORBEREDELSE 1. Noen melder sitt behov for kortlegging av en prosess til sin leder (tjenestevei). Leder SKAL delta. 2. Leder av avdelingen som skal kortlegges, må ha ett klart, tydelig og målbart mål for prosessen. 3. Hvem/hvor koordinerer forespørsel til LEAN veiledere? Rådmannen bestemmer hva og Daniel Lossius koordinerer opp mot veilederne. 4. LEAN veilederne må avtale tidspunkter og hvem som skal delta merk de som skal delta må være med på hele prosessen og må sette av tid til dette. 5. Forberede enheten/arbeidsplassen på om at det vil gå med litt tid ca 2 timer hver gang og det kan bli fra 3-4 runder. 6. LEAN-veiledere må også avtale tid på forhånd til forberedelse, før kortlegging tar til. Greit at LEAN-veilederne planlegger litt om prosessen på forhånd altså repeterer framgangsmåte. Husk hva LEAN-veileder ikke skal legge seg borti skal ikke komme med noen svar. Let etter det perfekte gjennom løpende forbedringer. 7. Sende ut litt enkel informasjon om LEAN på forhånd til alle som skal delta. Det er en felles mal/intro som alle LEAN-veildere kan bruke. Leder må også informere og forankre dette i sin organisasjon. Under R:\LEAN.FELLES, ligger det flere mapper med informasjon om LEAN. R:\LEAN.FELLES\LEAN-Håndbok her ligger håndboka og felles/mal/intro til bruk i veiledningen. R:\LEAN.FELLES\FILMER Her ligger Kaffekazeren film som illustrerer hva LEAN-kortlegging er for noe. Dere må installere et program som heter VLC Media Player for å kunne se denne filmen. Programmet er gratis og lagt det i samme mappe som filmen ligger 2
8. Utstyr som må ordnes; Gråpapir, kvite- gule- orange- grønne- blå- og røde lapper, skoletyggis til å feste lapper med, tusjer, vanlig tape. Eventuell prosjektor og pc, dersom det skal vises film/foiler i starten. 9. Rekvisita bestilles av Liv Mary Berdal Engvik og dette oppbevares på Teknisk. LEAN GJENNOMFØRING 1. Bruk felles informasjon/mal ved start. 2. Gjennomføring ca. 2 timers økter 3. Avklar arbeidsfordeling på forhånd - Hvem tar intro - hvem observerer - veileder ved tavlen. 4. Kortleggingsprossess: Alle skal stå under gjennomføringen. De ansatte aktiv med, skrive lapper og henger på plass selv. Vi stiller spørsmål og veileder under veis. 5. Hovedspørsmål - forslag: a. Hva gjør du i din jobb? Beskriv så godt du kan. b. Hvor lang tid bruker du på de forskjellige oppgavene? Ikke gjett men mål! c. Hva skjer deretter? Delspørsmål: Er det alltid slik? Er det spesielle forhold du må ta hensyn til? Kan du vise hvordan du gjør det? (eventuelt) 6. Når en kortleggingsprosess er gjennomført, bør tavlen henge ei stund 1-2 uker? Dette for mulighet til å komme på eventuelt flere ting som er glemt av under kortleggingen. 7. Redesign bør ikke ta lengre tid enn ca 2 timers pr. økt. En er tavlefører, en skriver lapper og eventuelt en til å observere. Handlingsplanen bør gruppa selv skrive etter hvert. Tavlefører stiller spørsmål ved lappene som ble satt opp under kortleggingsprosessen. Lappene flyttes over til prioriterings.matrisen 3
(fire rubrikker -ny prosjekt - kan fikses nå- intern prosess og hopp over.) Ansatte må delta aktiv med å komme med forslag og ideer til løsninger. De ansatte blir enige om hvem som gjør hva og til hvilken tidsfrist underveis(handlingsplan). 4
LEAN AVSLUTNING 1. Avtale oppsummeringsmøte/evaluering på arbeidsplassen, 4 uker etter at handlingsplanen er utarbeidet. a. Hva er gjennomført? b. Hva er bra? c. Hva fungerer ikke? d. Hvordan er holdningen til å fortsette med denne fremgangsmåten? e. Henge opp Idè-tavle? 2. Hva kan vi hjelpe til med videre? 3. Vurder eventuell etablering av bruk av kaizentavle. 4. En leder fra arbeidsplassen. Involverte fra arbeidsplassen må være tilstede, ikke bytte deltakere. LEAN VEILEDERE LEAN-veilederne bør samles 4 ganger pr år i ca. 2 timer for evaluering og deling av erfaringer. 5
RÅD TIL RÅDMANNEN - Rådmannen/ass og enhetsledere må promotere dette positivt må være tro mot denne måten å kortlegge/jobbe fram resultatene. - LEAN må selges inn til alle ansatte via rådmann/enhetsledere for slik også å få tips fra ansatte, om hva som bør kortlegges. - Initiativet bør komme fra enhetene - Se på resultatene fra medarbeiderundersøkelsene og se hvilke enheter som skårer dårligst på punkter om for lite tid til å gjøre jobben spørre hva tror enheten selv bør kortlegges? Hvilke arbeidsprosesser er det for dårlig tid til å få utført. - Informere 6