Beredskapsplan i forbindelse med kriser og katastrofer i fredstid juni 2006 sist oppdatert august 2013
Innledning I henhold til kgl.res. av 3. november 2000 er det enkelte departement ansvarlig for alt beredskapsarbeid innenfor eget ansvarsområde. Med beredskapsansvar menes ansvar for kriser og katastrofer i fredstid i tillegg til sikkerhetspolitiske kriser og krig. Dette betyr at hvert departement må sikre at underliggende virksomheter har tilfredsstillende planverk for slike kriser og katastrofer. I brev fra Utdannings- og forskningsdepartementet av 11. august 2005, informeres det om at alle statlige virksomheter er pålagt å ha en beredskapsplan for kriser og katastrofer i fredstid. Gjennom Universitets- og høyskoleloven vedtatt i 20015, stilles tilsvarende krav også til private høyere utdanningsinstitusjoner. Departementet har som utgangspunkt at de rutiner og retningslinjer som er fastlagt for statlige virksomheter kan fungere som rettesnor for beredskapsarbeidet ved private institusjoner. En beredskapsplan for en statlig virksomhet skal som minimum ha følgende innhold: Identifisere utfordringer for institusjonene på området Beskrive institusjonens mål for og krav til arbeidet med beredskap Beskrive en kriseledelse med fordeling av ansvar, oppgaver og fullmakter En plan for håndtering av presse og publikum ved en krisesituasjon Varslingsliste for ledelsen og nøkkelpersonell i virksomhet og departement Oversikt over egnede lokaler for krise- og informasjonsstab Rutiner for ajourhold og oppdatering av planen Informasjon om øving av personell i krise- og informasjonshåndtering Mål NLA Høgskolen Staffeldtsgates beredskapsplan skal sikre en til enhver tid optimal beredskap i forhold til å forebygge og håndtere kriser. Målet er at vi skal være best mulig forberedt til å kunne håndtere kriser og katastrofer i fredstid. Mulige kriser Det er naturlig å skille mellom interne kriser og kriser som er eksterne i den forstand at de rammer hele landet/hovedstaden/større områder. Eksempler: Internt: - Brann - Ulykker der studenter/ansatte er involvert - Uventet/brå død som rammer studenter/ansatte - Okkupasjon/gisseltaking Eksternt: - Epidemier/pandemier - Naturkatastrofer - Gassutslipp - Terrorhandlinger/trussel om terror - Krig 2
Kriseledelse Rektor har det øverste ansvaret for krisehåndteringen ved NLA Høgskolen. Krisegruppen ved studiestedet i Staffeldtsgate består av rektor, viserektor og studieleder. Krisegruppen gjør en umiddelbar og deretter løpende vurdering av om og eventuelt når politi og eventuelle andre myndigheter skal informeres om krisen som har oppstått. Kontaktinformasjon/krisegruppen ved NLA Høgskolen Staffeldtsgate: Tittel og navn Telefon Rektor Bjarne Kvam 975 97 285 Viserektor Marit Ecklo Brevik 907 24 333 Studieleder Stephen Reid 934 16 757 Ved rektors fravær, skal stedfortreder for rektor tre inn i hans sted. Varsling Ulykker/dødsfall på skolen i arbeidstiden Ved ulykke eller dødsfall på skolen varsles ambulanse/politi/brannvesen. Følgende opplysninger gis av den som ringer: - Eget navn og mobilnummer - Informasjon om hva som har skjedd - Opplysninger om hvor ulykken/dødsfallet har skjedd (adresse, etasje, rom) - Omfang/antall skadede Førstehjelp skal igangsettes dersom det er nødvendig. Førstehjelpsutstyr er tilgjengelig i resepsjonen og i kantina. Det samme gjelder informasjon om hvordan førstehjelp utføres. Varsling av pårørende skjer i tråd med vanlige rutiner for dette, dvs. via politiet. Rektor eller den han utpeker har ansvaret for at medstudenter/kolleger blir varslet. Dersom ulykken/dødsfallet skjer på skolen/skolens område, varsler den/de som først ankommer stedet ambulanse/politi/brannvesen og skolens ledelse. Oppslag med nødnummer henges i alle skolens avdelinger. Den som varsles vurderer hvilke tiltak som må til og sørger for at disse iverksettes. Ulykker/dødsfall på skolen utenom arbeidstid Ved ulykke eller dødsfall på skolen varsles ambulanse/politi/brannvesen. Følgende opplysninger gis av den som ringer: - Eget navn og mobilnummer - Informasjon om hva som har skjedd - Opplysninger om hvor ulykken/dødsfallet har skjedd (adresse, etasje, rom) - Omfang/antall skadede Førstehjelp skal igangsettes dersom det er nødvendig. Førstehjelpsutstyr er tilgjengelig i resepsjonen og i kantina. Det samme gjelder informasjon om hvordan førstehjelp utføres. 3
Varsling av pårørende skjer i tråd med vanlige rutiner for dette, dvs. via politiet. Rektor eller den han utpeker har ansvaret for at medstudenter/kolleger blir varslet. Dersom ulykken/dødsfallet skjer på skolen/skolens område, varsler den/de som først ankommer stedet ambulanse/politi/brannvesen og skolens ledelse. Oppslag med nødnummer henges i alle skolens avdelinger. Den som varsles vurderer hvilke tiltak som må til og sørger for at disse iverksettes. Ulykker/dødsfall som skjer andre steder enn på skolen Dersom studenter/ansatte ved NLA Høgskolen Staffeldtsgate er involvert i ulykker/dødsfall andre steder enn på skolen i Norge eller i utlandet vil skolen rutinemessig bli informert. I utlandet er det lokalt politi og norsk utenrikstjeneste (ambassade/konsulat) som kontakter norske myndigheter om ulykker/dødsfall der norske statsborgere er involvert. Dersom det dreier seg om dødsfall, har Utenriksdepartementet ansvaret for at pårørende varsles. Dette gjøres ikke under noen omstendighet av skolen. Informasjon til media og publikum I krisesituasjoner er det kun rektor eller den han utpeker som kan uttale seg til media og publikum. I tilknytning til større ulykker og katastrofer, er det politiet, offentlige myndigheter og skolens ledelse som i fellesskap bestemmer hvem som skal være talsperson overfor media. Rektor/den han utpeker har uansett ansvaret for intern informasjon. Informasjonen som gis skal være korrekt og ta nødvendig hensyn til taushetsplikt. Dersom media forsøker å få kontakt med studenter og/eller ansatte, skal disse konsekvent henvise til rektor for informasjon. Intern informasjon er viktig i en krisesituasjon. Informasjonen kan gis per epost, telefon eller informasjonsmøter. Det kan eventuelt være aktuelt å opprette en tidsbegrenset krisetelefon. Etterarbeid og evaluering Etter at en krise er over, er det ofte behov for debrifing. Krisegruppen har ansvaret for å organisere dette, eventuelt ved hjelp av eksterne ressurspersoner. I etterkant av en kristehåndtering skal det gjennomføres en evaluering av hvordan krisegruppen og høgskolen mestret situasjonen. Evalueringen skal dokumenteres skriftlig. Oppdatering av beredskapsplanen og registrering av kontaktinformasjon Beredskapsplanen skal gås gjennom og eventuelt oppdateres minst én gang i året (august/september). Administrasjonsleder er ansvarlig for at oppdateringen finner sted. I forbindelse med det årlige oppdateringsarbeidet, skal det vurderes når og hvordan en beredskapsøvelse skal finne sted. Hensikten med slike øvelser er å trene ansatte i krise- og informasjonshåndtering. I forbindelse med kriser og katastrofer er det viktig at skolen til enhver tid har oppdatert informasjon om hvordan ansatte og studenter kan nås. Lister med navn og telefon-numre 4
oppdateres i august og januar hvert år. Listene oppbevares i tydelig merket perm på viserektors kontor. Administrasjonsleder er ansvarlig for oppdateringen av listene. 5
Nødtelefon-nummer: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Kontaktinformasjon/krisegruppen ved Høgskolen i Staffeldtsgate Tittel og navn Telefon Rektor Bjarne Kvam 975 97 285 Viserektor Marit Ecklo Brevik 907 24 333 Studieleder Stephen Reid 934 16 757 6