KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/12 Møtedato: 29.11.2012 Tid: kl 11.00 kl 14.15 Møtested: Møterom 415, Rauma rådhus Sak nr: 32/12 39/12 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Odd Ivar Røhmesmo, leder (Sv) Erling Hagen, nestleder (Sp) Rigmor Kristoffersen (Ap) Alf Roger Antonsen (H) Svanhild K. Dahle (Sp) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Liv Jorunn Horgheim, leder servicetorget (under starten av møtet) Anne Thorsrud, fung. økonomisjef (under sak 34/12 og 36/12) Perry Ulvestad, ass. rådmann (under sak 35/12) Oddvar Ruud, daglig leder Rauma Kulturhus KF (under sak 35/12) Edel Hoem, leder lønn (under sak 36/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 32/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26. SEPTEMBER 2012 PS 33/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 34/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2012 PS 35/12 PS 36/12 PS 37/12 PS 38/12 PS 39/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RAUMA KULTURHUS KF» OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE» NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2013. DELTAGELSE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT I starten av møtet ga leder av servicetorget Liv Jorunn Horgheim en orientering til kontrollutvalget om innføring av I-Pad til bruk i politiske møter. Det vil bli kjøpt inn I-Pad til Side 1 av 6
kontrollutvalgets medlemmer som antas å være klar til å tas i bruk tidlig i 2013. Det vil bli gitt opplæring i bruken av det elektroniske utstyret. Hensikten med dette er at politiske møter mest mulig skal være papirløse i fremtiden. PS 32/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 26.SETEMBER 2012 Protokollen fra møte 26. september 2012 godkjennes. PS 33/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 11/12 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene 08.11.2012 Orienteringssaker: Leder refererte fra Samarbeidsforumets møte 08.11.2012 og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. OS 27/12 Oppfølging av medarbeiderundersøkelse og forvaltningsrevisjonsrapport personalpolitikk utskrift av kommunestyrets behandling 02.10.2012 av K-sak 104/12, vedlagt utskrift av formannskapets behandling 14.03.2011 av F-sak 037/11 OS 28/12 Oppfølging av politiske vedtak - utskrift av formannskapets behandling 12.06.2012 av F-sak 147/12 OS 29/12 Melding om lukking av avvik etter tilsyn med helse-og omsorgstjenester til eldre i Rauma kommune - brev fra Rauma kommune til Fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 01.10.2012, vedlagt Plan for lukking av avvik, datert 20.04.2012 OS 30/12 Tilbakemelding til kontrollutvalget ang. pålegg etter branntilsyn Vågstranda rapport fra Bygningsdrift, Rauma kommune, datert 14.11.2012 OS 31/12 Retningslinjer for samordning av selskapskontroll i interkommunale selskap vedtatt av Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i møte 08.11.2012, sak SF 14/12 OS 32/12 einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget informasjon fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 02.11.2012 Side 2 av 6
OS 33/12 einfo 12/15 Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget informasjon fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 06.11.2012 Kontrollutvalget drøftet revisors taushetsplikt i åpne møter og forståelsen av einfo 12/15. OS 34/12 «Ikke forvirr leseren bruk begrepene bevisst!» - økonomiblogg fra Kommunal Rapport, september 2012 m/vedlegg OS 35/12 NIR - Protokoll fra styremøte nr 4/2012, 21.09.2012 PS 34/12 RAUMA KOMMUNE. REGNSKAPSRAPPORT FOR 3. KVARTAL 2012 Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten for 3. kvartal 2012, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Fung. økonomisjef Anne Thorsrud kom i møtet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget til regnskapsrapporten. I tillegg redegjorde Thorsrud for forståelsen av begrepene premieavvik og netto driftsresultat. Rauma kommune følger regnskapsforskriftene ved føring av pensjonspremie og premieavviket. PS 35/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «RAUMA KULTURHUS KF» Kontrollutvalgets innstilling 1. Rauma kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Rauma Kulturhus KF til etterretning og slutter seg til de anbefalingene som kommer fram i rapportens avsnitt 4 under Samlede vurderinger og anbefalinger. 2. Kommunestyret ber daglig leder for Rauma Kulturhus KF å sørge for at anbefalingene i avsnitt 4 blir fulgt og ber foretakets styre påse at dette arbeidet gjennomføres. 3. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følge opp rapporten og gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen en periode på 12 18 mnd. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om bakgrunnen for at prosjektet ble valgt og redegjorde for innholdet i rapporten og de anbefalinger som er gitt. Daglig leder for Rauma Kulturhus KF Oddvar Ruud og ass. rådmann Perry Ulvestad orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 3 av 6
PS 36/12 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REFUSJON SYKEPENGER I RAUMA KOMMUNE» Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Refusjon sykepenger i Rauma kommune, datert 20. november 2012, herunder forvaltningsrevisors vurdering av kommunens oppfølging, til etterretning. Leder for lønn Edel Hoem redegjorde for kommunens oppfølging av revisjonens anbefalinger. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til merknader og anbefalinger revisjonen hadde i den opprinnelige rapporten og bemerket at etter at dette prosjektet var gjennomført var dialogen med NAV blitt mye bedre. PS 37/12 NKRF S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE I 2013. DELTAGELSE Kontrollutvalgets leder Odd Ivar Røhmesmo deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 6. og 7. februar 2013. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens forslag.. deltar på NKRF s kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 6. og 7. februar 2013. PS 38/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Personalpolitikk i Rauma kommune Utvalget ønsker oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende Personalpolitikk i Rauma kommune. 29.11.12: Behandlet i dagens møte, sak 33/12, OS 27/12. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. FR prosjekt Refusjon sykepenger i Rauma kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Rauma kommune i møte 21.11.2011 i sak 38/11 og av kommunestyret 13.12.2011 i sak 113/11. 29.11.12: Oppfølging av rapporten er behandlet i dagens møte, sak PS 36/12. Side 4 av 6
Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalget har i 2011 ikke fått seg forelagt status for oppfølging av politiske vedtak fattet i 2010 og 2011. Oversikt over politiske vedtak skulle fra 2011 bli presentert sammen med de kvartalsvise økonomirapportene, men kontrollutvalget kan ikke se at det har skjedd. Sekretæren har i brev av 27.03.2012 tilskrevet rådmannen og bedt om en oversikt for 2010 og 2011. 29.11.12: Behandlet i dagens møte, sak 33/12, OS 28/12. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Rapport fra fylkesmannens tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenestene til eldre i Rauma kommune. Rapporten avdekket funn som kontrollutvalget ser alvorlig på. Kontrollutvalget vil følge opp om kommunen setter i verk tiltak for å rette opp og forebygge brudd på lovgivinga som er pekt på i rapporten. 29.11.12: Dokumentasjon på lukking av avvik etter Fylkesmannens tilsyn ble lagt fram i dagens møte i sak 33/12, OS 29/12. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Branntilsyn i Rauma kommune Det er gjennomført branntilsyn i Rauma kommune. Tilsynet avdekket bl.a 13 avvik ved Vågstranda oppvekstsenter som medførte stenging av skolens 2. etg. Rådmannen har bedt enhetsleder for Bygningsdrift sammen med bruker å gi en tilbakemelding på tilsynsrapportene innen angitte tidsfrister. 29.11.12: Tilbakemelding til kontrollutvalget om iverksatte og planlagte tiltak er lagt fram i dagens møte i sak 33/12, OS 30/12. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Revidering av Rauma kommunes delegasjonsreglement - nytt punkt Kommunestyret i Rauma vedtok i møte 10.05.2011 i k-sak 23/11 at delegasjonsreglementet av 02.10.2007 skulle revideres. Ved kontrollutvalgets behandling i november 2011av saken om kjøp av tilleggsareal i Rønningsveien 20 i Rauma, ble det avdekket at kommunens delegasjonsreglement var noe uklart når det gjelder formannskapets og planutvalgets myndighet i slike saker. Kontrollutvalget anmodet Rauma kommune om å revidere reglementet for tydeligere å avklare utøvelsen av delegert myndighet. I kommunestyremøte 13.12.2011 ble protokollen fra kontrollutvalgets møte 21.11.2011gjennomgått i k-sak 112/11. I den forbindelse ble det satt fram følgende tilleggsforslag: Delegasjonsreglementet revideres, jfr. kontrollutvalgets påpekning. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 29.11.12: Kontrollutvalget ønsker til neste møte å få en statusrapport fra kommunens administrasjon om hvor langt arbeidet med å revidere delegasjonsreglement er kommet. I dette møtet var det ikke lagt opp til orientering fra administrasjonen. Leder orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble fremmet forslag til et nytt punkt på oppfølgingslisten Revidering av Rauma kommunes delegasjonsreglement Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 5 av 6
PS 39/12 EVENTUELT Fastsettelse av dato for kontrollutvalgets første møte i 2013 Kontrollutvalgets møteplan for et helt år fastsettes normalt av utvalget i deres første møte i nytt år. Det kan være formålstjenlig at kontrollutvalgets første møte i nytt år avtales i det siste møtet i inneværende år. Kontrollutvalgets medlemmer sluttet seg til forslaget om at dato for første møte i 2013 skal være mandag 11. mars. Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rigmor Kristoffersen leder nestleder Alf Roger Antonsen Svanhild K. Dahle Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6