KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/12 Møtedato: 16.02.2012 Tid: kl 13.00 kl 16.00 Møtested: Kommunestyresalen, Nesset kommunehus Sak nr: 01/12 09/12 Møteleder: Paul E. Nauste, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset, nestleder (Frp) Vigdis Fjøseid (Ap) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 01/12 07/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. Det ble meldt inn en ekstra sak til møtet, sak 09/12 Eventuelt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 7. NOVEMBER 2011 PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 PS 04/12 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2011 PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 PS 07/12 MØTEPLAN FOR 2012 PS 08/12 PS 09/12 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6
PS 01/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 7. NOVEMBER 2011 Protokollen fra møte 7. november 2011 godkjennes. Leder orienterte. PS 02/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/12 Avslutning av byggeregnskap for renovering av Sira kirke melding om vedtak i Nesset kommunestyre 08.12.2011 i K sak 143/11 RS 02/12 Forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Nesset kommune melding om vedtak i Nesset kommunestyre 02.02.2012 i K sak 6/12 RS 03/12 Møteplan for politiske møter i Nesset for 2012 Orienteringssaker: OS 01/12 Kundebrev 2/2011 Kjøreplan for årsrapportering - Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R OS 02/12 OS 03/12 OS 04/12 Samhandlingsreformen Kommunal medfinansiering Nyhetsbrev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert 08.12.2011 Årsrapport og regnskap for 2011 Skatteoppkreveren i Nesset kommune Sekretæren orienterte. Refusjon sykepenger utfordring for kommunene brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert 09.02.2012 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte om utfordringene kommunene har i forhold til refusjon av sykepenger. Brevet fra kommunerevisjonen er en oppsummering av de hovedinntrykk revisjonen sitter igjen med etter gjennomførte forvaltningsrevisjoner på dette området. Side 2 av 6
PS 03/12 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2011 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 tas til etterretning. Sekretæren gikk igjennom årsmeldingen. Det ble foreslått å føye til Eierskapsmelding i pkt. 5.8 Sentrale kommunale styringsverktøy i utkastet til Årsmelding for 2011. Årsmeldingen ble endret i samsvar med merknaden som fremkom i møtet. PS 04/12 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET PR. DESEMBER 2010 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport pr. desember 2011 til orientering. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen orienterte om rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 05/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Nesset kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015 som gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere prosjekter som ikke er tatt inn i planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem orienterte innledningsvis litt om plandokumentet og redegjorde for oppbyggingen av de overordnede analysene av risikofaktorene som var lagt til grunn. Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til tilføyelser i planen: Pkt. 3.2: Prioritert område nye punkt: - KOSTRA bruk av funksjoner - Legevaktsamarbeidet Side 3 av 6
PS 06/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Nesset kommunes plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 som gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere prosjekter som ikke er tatt inn i planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem viste til at oppbygging av plandokumentet og risikoanalysen var den samme som for Plan for forvaltningsrevisjon. PS 07/12 MØTEPLAN FOR 2012 Følgende møteplan for 2012 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 7 16.02. 1/12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 Revisjonens rapport til kontrollutvalget pr. desember 2011 Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 Plan for selskapskontroll for 2012-2015 Møteplan for 2012 18 03.05. 2/12 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 for Nesset kommune Revisjonsberetning Bestilling av selskapskontroll Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt 26 25.06. 3/12 Økonomirapport 1.tertial 2012 Revisjonens årsrapport for revisjonsåret 2011 Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 39 24.09. 4/12 Økonomirapport 2. tertial 2012 Revisjonsplan for revisjonsåret 2012 49 03.12. 5/12 Revisjonens rapport til kontrollutvalget pr. desember 2012 Resultat av forvaltningsrevisjon Resultat av selskapskontroll Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Side 4 av 6
Sekretær orienterte. PS 08/12 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Forvaltningsrevisjonsrapporten Barneverntjenester i Nesset kommune. Behandlet 16.06.2010 i KU sak 18/10. Rapporten ble oversendt kommunestyret og vedtatt 05.11.09 i K sak 66/09. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vil skje i løpet av 2012. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Selskapskontroll av Romsdalshalvøya Interkommunale renovasjonsselskap IKS (RIR IKS) Selskapskontroll av RIR IKS ble behandlet av kontrollutvalget i møte 02.03.2011 i sak 06/11 og av kommunestyret 17.03.2011 i sak 21/11. Oppfølging av rapporten er planlagt skal skje våren 2012. Saken føres opp på oppfølgingslisten FR prosjekt Refusjon sykepenger i Nesset kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Nesset kommune i møte 07.11.2011 i sak 35/11 og av kommunestyret 02.02.2012 i sak 6/12. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i siste halvdel av 2012. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Rutiner for avlegging av byggeregnskap Rutiner for avlegging av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument. Nesset kommune har nedfelt sitt Reglement for investeringsprosjekt i Økonomireglementet. Kontrollutvalget vil be administrasjonen å sørge for at rutinene for avlegging av byggeregnskap innskjerpes og eventuelt revideres. Det henvises spesielt til byggeprosjektet Renovering av småskolebygget ved Eidsvåg barne- og ungdomsskole. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble foreslått en ny sak til oppfølgingslisten i tillegg til det som fremgikk av saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Side 5 av 6
PS 09/12 EVENTUELT Sak vedr. manglende innkjørsel til eiendom Leder av kontrollutvalget har mottatt en skriftlig henvendelse fra en av kommunens innbyggere vedr. reguleringsendringer og manglende innkjørsel til hans eiendom. Kontrollutvalget vil se nærmere på saken og be om en redegjørelse fra Nesset kommune. Kommunestyrets vedtak i sak 154/11 Kontrollutvalget vil se nærmere på vedtakets pkt. 3 i forhold til aksjelovens bestemmelser om utbytte. Nesset Kraft A/S El-tilsyn Utvalgsmedlem Lars Myrset tok opp en problemstilling omkring El-tilsyn. Myrset vil undersøke saken nærmere til neste møte. Utbetaling av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste etc. for kontrollutvalget. Sekretariatet har fått en henvendelse fra Nesset kommune vedr. utbetaling av godtgjørelse til kontrollutvalgets medlemmer. Sekretæren refererte til telefonsamtaler og brev fra Nesset kommune. Utvalget konkluderte med at de ønsket en orientering i neste møte om kommunens rutiner og utfylling av skjema for Godtgjørelse til medlemmer av styrer, råd og utvalg. Paul E. Nauste Lars Myrset Vigdis Fjøseid leder nestleder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6