MOVAR IKS STYREMØTE NR. 2 215 Torsdag 26. mars 215 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 6 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Forfall medlemmer: Forfall varamedlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Per Christian Rasmussen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Pga tidspunkt for meldt forfall var det ikke innkalt vara for Johan Isak J. Hjertebråten. Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Nils-Kristian Krogh, PwC på deler av møtet Freddy Tangen, MOVAR IKS på deler av møtet Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTE 29. JANUAR 215 BLE ENSTEMMIG GODKJENT.
STYRESAK NR. 5/215 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 214 FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: Årets resultat 1 584 943 Disponeres som følger; Årsoverskudd Vansjø Vannverk 1 969 429 Avsettes til sektorens selvkostfond Årsoverskudd Avløp 3 717 75 Avsettes til sektorens selvkostfond Årsoverskudd Renovasjonstjenester 4 85 93 Avsettes til sektorens selvkostfond Årsoverskudd MIB brannberedskap/tilsynstjenester 895 63 Overføres til styrking av egenkapital Årsunderskudd MIB feiertjenester -415 94 Dekkes av sektorens selvkostfond Årsoverskudd Solgård Avfallsplass 332 Avsettes til etterbruksfond Sum disponeringer 1 584 943 Representantskapet tar regnskap og årsberetning 214 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for MOVAR IKS for 214. Behandling: Valgt revisor PwC v/statsautorisert revisor Nils-Kristian Krogh deltok på møtet under behandling av årsregnskapet 214. Adm. direktør gjennomgikk årsregnskapet for selskapet totalt og sektorvis på lysark. Deretter gjennomgikk adm. direktør årsmeldingen området for området. Driften har i hovedsak vært gode innenfor de ulike områdene. Man har utfordringer med måloppnåelse innen tilsyn som følge av utskifting av personell. Det samme gjelder innen feiing, hvor brannsjefen vil komme tilbake med en redegjørelse. Styret dimitterte adm. direktør og økonomisjef fra møtet mens revisor uttalte seg om årsoppgjøret og administrasjons arbeid. Det fremkom ikke momenter av negativ betydning for vurdering av årsregnskapet 214. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Fremlagte forslag er styrets innstilling til representantskapet.
STYRESAK NR. 6/215 STYRENDE DOKUMENTER I MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet vedtar fremlagt eieravtale med vedlegg. Behandling: Adm. direktør informerte om historikk for selskapsavtale og styrende dokumenter, samt om videre prosess for vedtak og implementering av disse. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Fremlagte forslag er styrets innstilling til representantskapet. STYRESAK NR. 7/215 UTREDNING AV KILDESORTERING AV MATAVFALL I MOSSEREGIONEN Direktørens forslag til innstilling: 1. Det anbefales at kommunene vedtar å innføre innsamling av matavfall. Kommunene bør velge det alternativet som passer best i forhold til dagens renovasjonsløsning, alternativ 1. 2. Man bør i vurderingen vektlegge og begrense ulempene for innbyggerne igjennom å tilby ukestømming hele eller deler av året. 3. Kommunene anbefales å velge samme innsamlingsordning, og koordinere implementering tett med hverandre og MOVAR. Behandling: Sektorsjef Freddy Tangen var til stede på møtet under behandlingen for å kunne besvare eventuelle spørsmål fra styret. Adm. direktør informerte om bakgrunn for utredning samt videre prosess frem mot beslutning. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Fremlagte forslag er styrets innstilling til representantskapet. O-SAK NR. 8/215 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør orienterte om aktuelle prosesser og aktiviteter. Presentasjonen vedlegges denne protokollen.
O-SAK NR. 9/215 PROTOKOLL FRA AMU Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 1/215 SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 214 Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Mariana Oberti ønsket at styret tar en diskusjon rundt MOVAR - aktuelle scenarier vedrørende kommunesammenslåing. Dette temaet ble ikke tatt opp til debatt i møtet. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:15. Ketil Reed Aasgaard Leder Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark Mariana Oberti John A. Ødbehr Tore Fredriksen
7.4.215 Direktørens orientering Styremøte 26.3.215 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendt eierkommunene for vedtak. Vedtatt i Moss og Råde. Vestby har signalisert at den kommer. Følges opp, etterhvert som vedtak foreligger. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Møte 1-214 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/214. 12/214 m.fl. Biogass som drivstoff Rep.skapet og styret valgte biogass som drivstoff. Relevant kurs? Oppfølgning av styreeval. i neste møte. Beredskapsplan under arbeid. Oppstart i tråd med kontrakt 1.4. Off. Åpning 1.4. kl. 1. SL/AD Avvente styrevalg? SL Adm: Forventes presentert våren/sommer 215 Adm/AGA April 215 13/214/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK har trakk utmeldelsen 15.12.14. Ny ROS og DOD gjennomføres. Oppstartsmøte komite fredag 27.3. Oppstart MIB uke 17. Rep.skapet orienteres om MK tilbaketrekking av utmeldelse Adm/høst 215 April 215 Organisasjon: Konstituering i stillingen som Avdelingssjef forebyggende må opphøre etter 2 år. Den lovpålagte stillingen har vært vakant i påvente av avklaring om fremtidig organisering. Konstitueringen kan ikke fortsette, og vi finner heller ingen andre midlertidige løsninger. Det må derfor foretas ansettelse i stilling. Kostnadsmessig forventes dette å kunne håndteres innenfor budsjett innværende år pga. vakanser og refusjon sykefravær. Seksjonsleder går tilbake i sin opprinnelig jobb, og med mål om å bidra operativt for måloppnåelse innen feiing og tilsyn. Ny prosjektleder VA (Ove Mauseth) begynte 2.3.215. En oppsigelse på Renovasjon, gjør at vi vil ansette en informasjonsmedarbeider i den vakante stilling. 1
7.4.215 Administrasjon: Trykket folder med Etiske retningslinjer til alle ansatte. Tema på avdelingsvise møter. Avtalt faste kvartalsvise møter med MOVARs fagforeningene for gjensidige orientering (første møte var 5.3.215). Vernetjenesten i MOVAR er omorganisert: Begrepet «verneleder» er fjernet, da dette ligger i det ordinære lederansvaret. Antall verneombud er redusert fra 13 til 6. Hensikten er å profesjonalisere vernetjenesten, og få operative gode verneombud. MIB: Vi sliter med å rekruttere feier, og må i stede vurdere inntak av ny lærling høsten 215. En av feierne vi har ansatt skal i tillegg ut i militærtjeneste. Gjennomført øvelse med Fylkesmannen og eierkommunene med bruk av nødnettet. Oppstart ROS-analyse og vurdering av fremtidig organisering og dimensjonering av brannvesenet, med Norconsult som leverandør. Vann og avløp: Nødvannssamarbeidet med Drammensregionen, Vestvold og Grenland legges på is, da vi ikke får nok oppslutning i Østfold. Benchmarking Bedre Vann starter innrapportering av data etter Påske. Besøk fra Vansjø Grunneierlag ved Vansjø Vannverk. 2
7.4.215 Renovasjon: Biogassfyllestasjonen åpner 1.4. kl. 1. (Husk å gi tilbakemelding ved deltakelse!) Renovatørene starter allerede 1.4. Info til innbyggerne om nye renovasjonsløsninger sendes ut fortløpende. Gått i gang med beredskapsplan, men Norconsult får beskjed om å prioritere arbeidet med MIB. 3
7.4.215 Regnskap 214 MOVAR IKS Totalt 214 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 279 949 Resultat Avskrivninger 1 585 Finanskostnader 1 345 32 98 Varekostnad (Produksjonskostnad) 75 154 Driftskostnader 67 162 Personalkostnader 84 64 MOVAR IKS Totalt 214 Omsetning ekslusiv internfakturering: kr. 226 899 Resultat 1 585 Avskrivninger 32 98 Varekostnad (Produksjonskostnad) 59 244 Finanskostnader 1 345 Driftskostnader 3 23 Personalkostnader 84 64 1
7.4.215 Driftsregnskap kontra selvkost 214 Kun differanse grunnet forskjellen i reelle renter og kalkulatoriske renter. Innbyggerne får dessuten renteinntekter av sine positive fond, som er inkludert i driftsinntekter. Tall i hele 1 Driftsinntekter Vareforbruk Personal Avskrivninger Driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finanskostnader Resultat Vann Avløp Renovasjon Feiertjeneste Selvkost Selvkost Drift Selvkost Drift Selvkost Drift Drift 38 191 38 453 46 74 47 37 58 46 58 587 7 665 7 718 7 898 7 898 7 415 7 415 42 218 42 218 5 5 4 726 4 726 7 95 7 95 6 129 6 129 4 493 4 493 8 84 8 84 11 981 11 981 1 41 1 41 124 124 1 412 1 412 12 861 12 861 4 428 4 428 3 458 3 458 31 84 31 84 4 162 4 162 53 816 53 816 8 8 8 8 6 351 6 613 6 578 6 875 4 23 4 771-415 -362 4 382 4 74 2 861 3 381 144 457 15 1 969 1 873 3 717 3 494 4 86 4 313-415 -377 Selvkostfond pr. 1.1.15 8 269 1 28 17 355 1 163 Likviditet pr. 31.12.14 Tall i NOK 1 Pr. 31.12.14 Pr. 31.12.13 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 48 964 36 267 Kortsiktige fordringer 21 335 19 886 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. -4 5 SUM 7 299 51 653 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 38 548 3 949 Arbeidskapital 31 751 2 74 Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for 215. Selvkostfondene er pr. 31.12.14 på kr. 37 66. MOVAR Totalt, Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 28 24 2 16 12 14 12 1 8 6 4 2-2 -4-6 -8 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 8 Regnskap 214 4 Budsjett 214 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 1 585-3 31 2
7.4.215 MOVAR IKS totalt pr. 31.12.14 Underliggende drift i selvkostområdene er meget tilfredsstillende. De viktigste bidragene til avviket i forhold til budsjett er: Som følge av feil ved fakturering av transport av sigevann siste 3 år, fikk MOVAR tilbakeført ca. 2,3 millioner fra Moss kommune. Øvrige besparelser på materialkostnader, som følge av flere tiltak, bl.a. reduserte slamkostnader, utgjør samlet 4,7 millioner. Besparelse på lønnskostnader som følge av refusjon av sykepenger, som utgjør ca. 2,9 millioner. Overbudsjettering av rentekostnadene, som følge av at rentene falt etter at budsjettet var lagt. Dette utgjør ca. 3 millioner. Forsinket ferdigstillelse av prosjekter, noe som forsinker oppstart av avskrivning på til sammen 1 million. 25 Administrasjon og Teknisk Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning.. 2 15 1 2 5 2 1 5 1 5-5 -1-1 5 5 Regnskap 214 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Budsjett 214 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 2 494 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Lønnskostnader: Budsjettert med ansettelse av innkjøper tidligere på året, noe besparelser mhp lønnsoppgjør, samt refusjon av sykelønn. Mindreforbruket i 214 er fordelt ut på øvrige sektorer, i tråd med gammel selskapsavtale, og bidrar følgelig til mindre administrasjonskostnad og kostnader til teknisk bistand enn budsjettert i avdelingene. Mindreforbruk på avd. 1 skyldes også tiltak iverksatt etter forvaltningsrevisjon, hvor kostnadene føres direkte på avdeling. 3
7.4.215 Vansjø Vannverk Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning. 4 35 3 25 3 2 1 2-1 15 1-2 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 214 5 Omsetning Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 1 969-874 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger eksakt på budsjett. I juli var det rekordproduksjonen, og høyeste månedsproduksjon i siden oppstart av vannverket. Slamkostnader under budsjett, som følge av nye avtaler. Merforbruk på kjemikalier, kull og analyser. Mindreforbruk driftskostnader hvorav el. energi er betydelig, samt som følge at resultateffekt avd. 1 og 11. Besparelser på kapitalkostnader som følge av lavere rente enn budsjettert. Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 31.1.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 5 45 5 4 4 3 35 2 3 1 25 2-1 15 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 214 5 Omsetning Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 3 717-887 4
7.4.215 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Til tross for nedbørfattig sommer; Omsetning til slutt over budsjettert, og vesentlig høyere enn fjoråret. Stort positivt utslag på «varekostnad»: Ny avtale vedr. levering av slam gir betydelig mindreforbruk for 214. Merforbruk på kjemikalier, og noe på analyser. Andre driftskostnader ligger svakt under budsjett. Noe avvik på kontonivå. Merforbruk på vedlikeholdskonti for maskiner, utstyr, og bygg, samt kontingenter. Mindreforbruk på el.energi og felleskostnader fra avdeling 1 og 11. Kostnader rimelig uavhengig av mottatte mengde (Stor del faste kostnader). Solgård Avfallsplass - Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 5 45 4 4 35 3 2 1 3 25-1 2-2 15-3 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 214 Budsjett 214 5 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 332 711 De viktigste avvikene ved drift av Solgård Avfallsplass: Omtrent på budsjett omsetningsmessig. Betydelig innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning). Tydelig mindreforbruk på forbrenningskostnader Frevar. Avvik på driftskostnader skyldes i hovedsak avregning mot avd 55, Husholdningsrenovasjon. I 214 har man hatt en omfattende gjennomgang av håndteringen av nærings- og husholdningsavfall på Solgård Avfallsplass. Grunnet endring i skattelovens 2-5 2. ledd bokstav C, og etter Østfold kommunerevisjons forvaltningsrevisjon. Etter denne gjennomgangen er kr. 129 av resultatet fra Solgård Avfallsplass overført Movar Næring AS for ordinær firmabeskatning. Øvrig resultat foruten etterbruksfond utgjør selvkost som er overført avd. 55 (Som redusert leveringspris på avfall). 5
7.4.215 Husholdningsrenovasjon - Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 65 6 55 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 6 5 4 3 2 1-1 -2-3 -4 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Resultat 31.12.14 Budsjett 214 4 86-1 481 De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Omsetning fallende fra 213 grunnet lavere gebyrer til forbruker, og rimelig tett på budsjett. Materialkostnader lavere enn budsjett bla. grunnet avregning resultat fra Solgård Gjenvinningsstasjon (se avd 5). Leveringspris avfall til Solgård resultatregulert fra 1625,- til 134,- pr. tonn. Det er budsjettert med stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få regnskapsmessig virkning fom 215. I tillegg har man høye refusjoner mhp sykelønn. Moss a-konto-faktureres gjennom året og avregnes årlig. Vil følgelig alltid vise nullresultat. Øvrige eierkommuner viser positive resultat for 214, inklusive slam. (Negativt resultat Vestby Gjenbruksstasjon oppveies av positivt resultat på Husholdning.) (Spesifisert regnskap kommunevis side 2 og 21 og selvkostregnskap side 29 i «Regnskap 214».) MIB - Resultat 31.12.14 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, ekskl. intern omsetning. 6 55 1 5 5 45 4 1 5 35 3 25 2-5 15 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 214 Budsjett 214 5 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 31.12.14 214 481-5 6
7.4.215 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Inntektene er noe over budsjett som følge av ekstra kursinntekter, unødvendige alarmer og inntekter fra ABØ. Bemanningsmessig «tung» sektor, og i perioder behov for ekstrapersonell, men budsjettmessig dekning. Poster med overskridelser er bl.a. bilkostnader (rep. og vedlikehold), kursutgifter og brannmateriell, mens et større antall poster viser innsparinger både i forhold til budsjett og til fjoråret. Feieravdeling budsjettert med underskudd på kr. 5 grunnet positivt selvkostfond. Avdelingen viser negativt resultat på kr. 415 i 214, noe mindre enn budsjettert. 7