Arkiv i Nordland, Bodø. 7.5.2015

Felles bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner skapt etter 1950 Arkiv i Nordland, Bodø. 7.5.2015 Kari Remseth kare@arkivverket.no tlf 92606118 1

Agenda Riksarkivarens forskrift - endringer B/K for kommuner og fylkeskommuner Definisjoner B/K Bevaringsformålet Funksjonsbasert bevaring hva er så det? Merbevaring Overgangsregler Riksarkivarens veiledning til nye B/K-bestemmelser B/K-plan 2

Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. http://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/1999-12-01-1566#kapittel_4 - endret ved forskrift 20 desember 2013 nr 1739 i kraft 1. februar 2014 Kap. IV: Felles bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner skapt etter 1950 Kap. V: Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv - opphevet 1.2.2014 3

3-18 Arkivbegrensning/bevaring/ Definisjoner (1) Bevaring: at arkivmateriale blir tatt vare på for uoverskuelig fremtid og avlevert til arkivdepot. Kassasjon: at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Merbevaring: bevaring av arkivmateriale som det i henhold til regelverket er tillatt å kassere. Sak: Dokumentasjon knyttet til utførelse av en bestemt oppgave. Sakstype: En gruppe saker som er knyttet til samme oppgave og behandles etter samme saksbehandlingsregler og -prosedyrer. 4

Definisjoner (2) Hva er arkiv? Dokument som vert til som lekk i ei verksemd. Dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring Arkivmateriale : Kommunale arkiver kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. 5

Riksarkivarens forskrift 1.2.2014 4-1. Formål å sikre at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale med langvarig bevaringsverdi blir bevart for ettertiden, jf. arkivloven 1. Bestemmelsene i dette regelverket utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. å legge til rette for kassasjon av kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale uten langvarig bevaringsverdi, for å spare kostnader knyttet til langtidsbevaring, så som oppbevaring, vedlikehold og gjenfinning. å ivareta viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon både for borgerne og kommunen/fylkeskommunen, og sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene som materialet ivaretar, er bortfalt. 6

Felles bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner skapt etter 1950 Bevaringsbestemmelsene er: funksjonsbaserte tar utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipper for bevaring og kassasjon F1 og F2: å dokumentere kommunens/fylkeskommunens funksjon i samfunnet, utøvelse av myndighet, og rolle i samfunnsutviklingen å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen Arkivmateriale som dokumenterer langvarige rettigheter (F3) 7

Funksjonelle strukturer skaper arkiv Kommunene har visse samfunnsmessige funksjoner For å kunne utøve desse funksjonene må det utvikles interne funksjoner, knyttet til administrative strukturer som utfører bestemte oppgaver Dette fører til aktiviteter/prosesser/transaksjoner, som for å bli gjennomført effektivt har behov for kommunikasjons- og generelt innformasjonssystem, som genererer arkiv 8

Funksjonelle strukturer skaper arkiv De nye B/K- bestemmelsene det er de funksjonene/oppgavene som arkivdokumentene dokumenterer som må avgjøre om de skal BEVARES toner ned bruken av arkivnøkler i BKvurdering men emner i arkivnøkkelen representerer ofte funksjoner/oppgaver hos arkivskaperen 9

Noark-4 4 Arkivnøkkel Emnebasert Funksjonsbasert Noark 5 10 10

Riksarkivarens retningslinjer Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning av 10.08.2006 http://www.arkivverket.no/arkivverket/offentligforvaltning/bevaring-og-kassasjon/prinsipper-og-retningslinjer Dokumentet gir overordnede retningslinjer for arbeidet med bevaring og kassasjon 11

Bevaringsformålene F1-F4 Dokumentere kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen (F1). Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen (F2). Å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre (F3). Kommunens eget dokumentasjonsbehov (F4) kommunens ansvar Til hvert bevaringsformål knyttes bevaringskriterier 12

Bevaringsformålene med tilhørende kriterier Formål 1 Administrativt nivå Saksbehandlingstype Saksbehandlingsledd Ekstraordinære/ ordinære aktiviteter Pionervirksomhet Formål 2 Tidsspenn/ kontinuitet Omfang Informasjons-tetthet, tematisk variasjon Lenkbarhet med annet arkivmateriale Kvalitative egenskaper Formål 3 Saksbehandlingens konsekvenser Hjemmelsgrunnlag Formål 4 Administrative og driftsmessige behov Primær/internfunksjon i virksomheten Alder 13

Eksempel: Barnevern Skal bevares: Prosedyrer, rutiner og saksbehandlingsprosesser for barnevernstjenesten, herunder håndtering av bekymringsmeldinger b) Retningslinjer og rutiner for kommunens forebyggende arbeid innen barnevern, inkludert barnevernstjenestens samarbeid med andre sektorer og forvaltningsnivåer c) Kommunens oppgaver vedrørende omplassering, etablering og drift av fosterhjem, opplæring og veiledning av fosterhjem d) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Bekymringsmeldinger hos barneverntjenesten, uansett om meldingene fører til sak eller blir henlagt - Saker om forebyggende virksomhet - Samarbeid med andre deler av forvaltningen, inkludert individuell plan og rapporter som danner grunnlag for beslutninger om enkeltbarn - Saker knyttet til særlige tiltak i henhold til barnevernsloven, inkludert undersøkelser av bekymringsmeldinger, utredninger, saksbehandling, tiltak og oppfølging av tiltak - Tilsynssaker der kommunen har medansvar. Begrunnelse Myndighetsutøvelse og langvarige rettigheter (F1 og F3) Bevaringskriterier? Saksbehandlingstypen er besluttende (F1) Saksbehandlingen kan få dyptgripende og langvarige konsekvenser (F3) 14

Eksempel: Regional og kommunal planlegging Skal bevares: Saker vedrørende kommunal og regional planlegging jf. plan- og bygningsloven 3-3 og 3-4, herunder regional og kommunal planstrategi, regional plan, kommuneplan, områdeplan og reguleringsplan Begrunnelse: Funksjon og rolle i samfunnsutviklingen rammer for andre oppgaver og dokumenterer politiske føringer i perioden Bevaringskriterier: Saksbehandlingstypen er utredende og besluttende (F1) Saksbehandlingen kan få dyptgripende og langvarige konsekvenser (F3) 15

Eksempel: Sosialtjenesten Skal bevares: a) Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkludert sosialberedskapsplan b) Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning - Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter. Bevaringskriterier: F1 og F3: Saksbehandlingstype (utredende og besluttende) og saksbehandlingen kan få dyptgripende konsekvenser F2: Informasjonstetthet og kontinuitet 16

Overgangsordninger 4-18. Søknad om å få benytte eldre bestemmelser på eldre materiale For arkivmateriale som er skapt før 1. februar 2014 kan fylkeskommunen og kommunen søke Riksarkivaren om å få benytte bestemmelsene som gjaldt for arkivbegrensning og kassasjon før denne forskriftens iverksettelse. Adgangen til å søke slik dispensasjon varer frem til 31. desember 2018. 17

Veiledning til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 Veiledningen gir: en generell innføring i regelverket gir råd om kassasjon av materiale skapt mellom 1950 og d.d. gir anbefalinger om hvordan kommunen og fylkeskommunen kan legge til rette for kassasjon i fremtidig arkivdanning merknader til paragrafene om hva som skal bevares innen de ulike fagområdene og sektorene Case som belyser utvalgte problemstillinger som er behandlet i veiledningen 18

Veiledningens innhold (1) Veiledningen er delt inn i tre kapitler: Kapittel 1 Innledning: Beskriver veiledningens målgruppe, struktur og innhold. Redegjør for kommunens og fylkeskommunens ansvar for kommunale arkiver og for hva som i henhold til arkivoven med forskrifter skal regnes som arkivmateriale. Redegjør for formålet med langtidsbevaring og kassasjon av arkivmateriale. Kapittel 2 Bevarings- og kassasjonsarbeidet i praksis: Redegjør for bevaring og kassasjon i eksisterende arkiver dvs. alt arkivmateriale som ikke er ordnet og deponert. Arbeidet med bevarings- og kassasjonsplan Råd og veiledning om hvordan kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for bevaring- og kassasjon i fremtidige arkiver i inkl. Innføring av nye systemer 19

Veiledningens innhold (2) Kapittel 3 Merknader til forskriftens paragrafer: Oppslagsverk - beskriver regelverkets innledende bestemmelser, (første del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift 4-1 - 4-7) fagspesifikke bestemmelser om materiale som skal langtidsbevares (andre del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift 4-8 - 4-17). Hver paragraf i regelverket kommenteres og det redegjøres for endringer i forhold til eldre regelverk. Det gis også eksempler på sakstyper som kan kasseres. overgangsordninger og iverksetting (tredje del av kapittel IV i Riksarkivarens forskrift 4-18) 20

Riksarkivarens forskrift 1.2.2014 4-4. Kassasjon Kommunen og fylkeskommunen kan bestemme at materiale som i henhold til denne forskriften ikke skal langtidsbevares, skal kasseres. Det er kommunens og fylkeskommunens plikt å påse at materiale som skal kasseres, faktisk blir tilintetgjort. Forbudet mot å avhende arkiv og å føre arkiv ut av landet uten Riksarkivarens samtykke, jf. arkivloven 9, gjelder også for arkivmateriale som skal kasseres. 21

Riksarkivarens forskrift 1.2.2014 4-5. Kassasjonsfrister Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper. Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov borgernes dokumentasjonsbehov En kassasjonsfrist skal gjelde for alle saker innen en bestemt sakstype i en kommune eller fylkeskommune. To enheter i samme kommune eller fylkeskommune kan ikke ha ulik kassasjonsfrist for likt materiale. 22

Riksarkivarens forskrift 1.2.2014 4-6. Vurdering av merbevaring Bk-regelene oppgir hva som skal bevares Det som ikke er nevnt kan kasseres Bk-reglene er et minimum og har primært fokus på historisk og forskningsmessig verdi samt langvarige rettigheter Kommunen kan velge å bevare mer enn det som kreves (evt alt) merbevaring Kommunene gis muligheten til å kassere materiale som ifølge bestemmelsen har lav bevaringsverdi for ettertiden dersom kommunen finner det økonomisk lønnsomt og praktisk hensiktsmessig Bk-reglene er medieuavhengig 23

Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar Arkiv- og dokumentbehandling i kommunal sektor skal sikre gode tjenester for innbyggere og næringsliv støtte effektiv saksbehandling ivareta lovpålagte oppgaver ivareta juridiske rettigheter og forpliktelser Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper. Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til juridisk og administrativt behov (F3 og F4) 24

Bevarings- og kassasjonsplan (1) B/K-prosjekt er et virksomhetsprosjekt B/K-plan må ta stilling til følgende spørsmål: Hva slags dokumentasjon skapes som ledd i kommunens og fylkeskommunens saksbehandling og tjenesteyting? Hvor finnes dokumentasjonen? Hvor lenge og hvor skal dokumentasjonen tas vare på? Kassasjonsfristene må ta hensyn til bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet lovverk organers egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov offentlige og private virksomheters og enkeltpersoners juridiske dokumentasjonsbehov. 25

Bevarings- og kassasjonsplan (2) Kartlegging av oppgaver og funksjoner Arkivplan? Lovverk og styringsdokumentasjon. lovverk m.m. som beskriver kommunens/fylkeskommunens oppgaver og fagområder, interne saksbehandlingsrutiner, arbeidsprosessbeskrivelser, organisasjonskart, avtaler som regulerer interkommunalt samarbeid, oppretting av IKS, KF/AS m.m. Lag en kortfattet beskrivelse av kommunens/fylkeskommunens oppgaver f.eks som et detaljert organisasjonskart som beskriver hvilke oppgaver enhetene utfører/hvilke tjenester enhetene leverer. 26

Bevarings- og kassasjonplan (3) Bevaring/Langtidslagring - bevaringsvurdering: Definere arkivmateriale som faller innenfor kriteriene for bevaring/langtidslagring: Å dokumentere kommunens/fylkeskommunens funksjon i samfunnet, utøvelse av myndighet, og rolle i samfunnsutviklingen å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen Definere materialet som faller utenfor bevaringsformålet for senere kassasjon og utarbeide kassasjonsfrister (spare ressurser) Prinsipielt ingen forskjell mellom tradisjonelle og digitale arkiver Praktisering av bevaringsarbeidet mot elektronisk arkivmateriale innebærer noen utfordringer 27

Systembasert bevaringsvurdering Bevarings- og kassasjonplan (4) Digitale arkiver Bevaring av digitalt arkivmateriale krever aktiv handling Arbeidet bør fortrinnsvis starte med innføring av elektroniske arkiver og kunne implementeres før et system tas i bruk Dokumentasjon Metadatabeskrivelse (bevaringsmetadata og tekniske metadata) Beskrivelse av hvilke informasjonselementer som skal avleveres i arkivplanen Legges til grunn for selve datauttrekket 28

Framgangsmåte Digitale arkiver Kravene i arkivloven til arkivsystemer stiller opp to hovedtyper bevaringsvurderinger Noark-baserte systemer Egen funksjonalitet for uttrekk i systemet Bevaringsvurdering finnes i standarden og skal være implementert i funksjonaliteten Generelle register og databaser Individuelle bevaringsvurderinger basert på informasjonsinnhold og funksjonstyper 29

Noark-4 4 Arkivnøkkel Emnebasert Funksjonsbasert Noark 5 Bevares Kasseres Vurderes senere (Obligatoriske verdier) Andre verdier?? 30 30

Kassasjon i digitale arkiver Noark-5: Skal grupperes inn i metadata for arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse Kassasjonsvedtak og bevaringstid: Betinget obligatorisk Obligatoriske verdier: Bevares, Kasseres, Vurderes senere Kassasjonshjemmel: Valgfri Noark-4: Attributtene har forskjellig navn avhengig av hvilket nivå i arkivstrukturen de er tilknyttet Fagsystemer? Mal for kartlegging av systemer i veiledningen 31

B/K-plan en eller flere? 1. En B/K-plan for fremadskuende kassasjon 2. En B/K-plan for tilbakeskuende kassasjon eller flere? Hvordan identifisere nye oppgaver eller nye funksjoner tilbake til 1950? Vil historiske arkivserier i arkivdanningen gi oss nødvendig oversikt til å kunne foreta bevaringsvurdering og/eller kassasjon tilbake til 1950? Hva med eventuelle funksjoner som tidligere er kassert? 32

B/K-plan - papirbaserte og digitale arkiver (1950-2016? SIP/AIP Papir 1950-2016 SIP/AIP Papir 1950-1963764 1978/79 1989,1990 33

Eksempel: PPT (1) Skal bevares: a) Årsplan, årsmelding b) Systemarbeid, testverktøy, metoder og maler c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at kommune, fylkeskommune eller skole kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4 A og 5 34

Eksempel: PPT (2) Eksempler på sakstyper som kan kasseres: De enkelte testrapporter, inkludert digitale testprogramutskrifter kan kasseres forutsatt at det dokumenteres hvilke verktøy og metoder som benyttes. Der informasjonen er ført videre i sakkyndig rapport kan interne arbeidsnotater (notater og kopier til bruk for saksbehandler hos PPT) kasseres. Individuell opplæringsplan med vurdering kan kasseres så fremt den bevares på skolen som har utformet den. Hvor lenge skal materiale som senere skal kasseres oppbevares? 35

Eksempel: Regional og kommunal planlegging Skal bevares: Saker vedrørende kommunal og regional planlegging jf. plan- og bygningsloven 3-3 og 3-4, herunder regional og kommunal planstrategi, regional plan, kommuneplan, områdeplan og reguleringsplan Kart se tillegg/vedlegg til veiledningen Oppgaver som ikke skal bevares kan kasseres hvilke? 36

Eksempel: Barnevern Skal bevares: Prosedyrer, rutiner og saksbehandlingsprosesser for barnevernstjenesten, herunder håndtering av bekymringsmeldinger b) Retningslinjer og rutiner for kommunens forebyggende arbeid innen barnevern, inkludert barnevernstjenestens samarbeid med andre sektorer og forvaltningsnivåer c) Kommunens oppgaver vedrørende omplassering, etablering og drift av fosterhjem, opplæring og veiledning av fosterhjem d) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Bekymringsmeldinger hos barnevernetjeneste, uansett om meldingene fører til sak eller blir henlagt - Saker om forebyggende virksomhet - Samarbeid med andre deler av forvaltningen, inkludert individuell plan og rapporter som danner grunnlag for beslutninger om enkeltbarn - Saker knyttet til særlige tiltak i henhold til barnevernsloven, inkludert undersøkelser av bekymringsmeldinger, utredninger, saksbehandling, tiltak og oppfølging av tiltak - Tilsynssaker der kommunen har medansvar. Oppgaver som ikke skal bevares kan kasseres hvilke? 37

Eksempel: Sosialtjenesten (NAV) (1) Skal bevares: a) Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkludert sosialberedskapsplan b) Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad c) Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: - Saker om rettigheter og plikter med hjemmel i helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter og lov om sosiale tjenester med forskrifter som kan danne grunnlag for erstatning - Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter. 38

Eksempel: Sosialtjenesten (NAV) (2) Eksempler på sakstyper som kan kasseres: Bilag og dokumentasjon hentet inn fra andre offentlige instanser, herunder f.eks. selvangivelse og helseopplysninger eller kopi av disse, kasseres forutsatt at vedtaksbrevet har ivaretatt informasjonen Kopi av legitimasjon Annen dokumentasjon, som for eksempel utgifter for strøm-, telefon- og husleiekostnader, forutsatt at det refereres til størrelsen på disse i vedtaksbrevet Depositumsgaranti Kopi av gjeldsbrev og nedbetalingsplan (dersom stønad gis som lån) Kopi av gjeldsbrev (dersom stønad gis som garanti for lån) Andre inn- og utgående brev mellom NAV og klient som ikke kan regnes som vedtak 39

Spørsmål? 40