Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av middager og desserter til institusjoner i Tysfjord Kommune 1
1. Innledning generell informasjon... 4 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform... 4 1.2. Administrasjon av konkurransen... 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen kravspesifikasjon, omfang m.m.... 4 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes... 4 2.2. Middager... 4 2.3. Dessert... 5 2.4. Meny... 5 2.5. Levering... 5 2.6. Anskaffelsens omfang... 5 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser... 6 4. Leverandørene som blir tildelt oppdraget er forpliktet til å betale kr. 30.000 eks. mva til Innkjøpsservice AS... 6 5. Elektronisk handel... 6 6. Lønns- og arbeidsvilkår... 6 7. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen... 7 7.1. Anskaffelsesprosedyre... 7 7.2. Konkurransedokumentene... 7 7.3. Avtalens varighet... 7 7.4. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget... 7 7.5. Alternative tilbud... 8 7.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen... 8 7.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 8 7.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 8 7.9. Innlevering av tilbud... 9 7.10. Tilbudsfrist... 9 7.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger...10 7.12. Vedståelsesfrist...10 7.13. Tilbudsåpning...10 7.14. Språkkrav...10 7.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget...10 2
8. Krav til tilbyders kvalifikasjoner...11 8.1. Generelt...11 8.2. Attest for skatt og merverdiavgift...11 8.3. Firmaattest...11 8.4. HMS-egenerklæring...11 8.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...11 8.5.1. Kompetanse og leveringssikkerhet...11 8.5.2. Tidligere leveranser...11 8.5.3. IK-Mat...11 8.5.4. Referanser...12 8.6. Finansiell og økonomisk stilling...12 9. Tildelingskriterier...12 9.1. Innledning...12 9.2. Pris...12 9.3. Kvalitet...12 10. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse...13 11. Tilbudets innhold disponering...13 12. Kontraktsbestemmelser...14 3
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Tysfjord kommune ønsker tilbud på rammeavtale om levering av middager og desserter til institusjoner i Tysfjord kommune. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se nedenfor. 1.2. Administrasjon av konkurransen Denne konkurransen administreres og gjennomføres med bistand fra Innkjøpsservice Advokatfirma AS ved Rolf Willy Berg. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til han på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M. 2.1. Nærmere om hva som skal anskaffes Tysfjord Kommune ønsker å inngå en 4- årig rammeavtale på kjøp av middager og deserter til institusjonene i Tysfjord kommune. Maten skal leveres klar til servering. Tysfjord Kommune har 21 brukere pr.d.d, fire av dem skal ha DIA kost(drag) og 1 person på Storjord, men antall brukere vil kunne variere. Størrelsen på porsjonsstørrelse skal være 100 gram rent kjøtt, 120 gram farse, 100 gram grønnsaker, 120 gram potet. 120 gram fisk. Saus skal serveres til måltidende. Eksempelmeny for to uker skal vedlegges i eget vedlegg. 2.2. Middager Det skal serveres vanlig hjemmelaget middag, kjøttmiddager 3 dager i uken og fiskemiddager 4 ganger i uken. Ved høytider som jul, nyttår, påske, 17 mai og lignende skal det serveres tradisjonell middag som pinnekjøtt, lutefisk, ribbe, lammelår osv. Av pasientene kan det være pasienter som trenger annen kost som f. eks. fettfattig kost, diabetes kost og lignende. 4
2.3. Dessert Det skal leveres dessert til alle middagsmåltider. Desserten skal være variert(pr. d.d 4 brukere som trenger dia.kost men antallet vil kunne variere) 2.4. Meny Sammen med oppdragsgiver vil det bli en gjennomgang av meny samt lengden på menyen. Menyen settes opp i samarbeid med avdelingssykepleier ut fra hvilke behov brukerne har og menyen må kunne endres på dagen dersom det er helsemessige årsaker til dette. 2.5. Levering Middagene skal leveres på Dragstunet 8270 Drag. Middagene skal ha den temperaturen ved servering i henhold til gjeldende lover og regelverk. 2.6. Anskaffelsens omfang Det antas at rammeavtalen har følgende årlig verdi: Antatt ca verdi Kjøp av middager til institusjoner 300.000.- Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr 300.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr. 1.200.000.- for rammeavtalens varighet. 5
3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 30.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr. 30.000 eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. 5. ELEKTRONISK HANDEL Leverandøren skal gjøre de produkter og tjenester som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop på Prosjektservice AS sitt e-handelssystem. Vilkårene for bruk av e-handelsløsningen har en kostnad på kr. 9.500.- pr. år. Oppdragsgiver har til hensikt å ta i bruk e-handel til å gjennomføre avrop på det produktspekteret denne rammeavtalen omfatter. Dette som et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for oppdragsgiver og de leverandører som det er inngått avtaler med. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for oppdragsgiver og den enkelte leverandør. Et forbehold mot denne klausulen vil medføre avvisning fra konkurransen. 6. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende 6
tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 7. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 7.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tileggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 7.3. Avtalens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 4 år. 7.4. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget. 7
7.5. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 7.6. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse anskaffelse middager. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 7.7. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 7.8. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. 8
Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 7.9. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Bursi 8230 Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13, Bursi 8230 Sulitjelma Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud Middag / dessert Tysfjord kommune Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. 7.10. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 25. februar 2011 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 9
7.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 7.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 7.13. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 7.14. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 7.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 10
8. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 8.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 8.2. Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen. 8.3. Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest. 8.4. HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg 1. 8.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 8.5.1. Kompetanse og leveringssikkerhet Tilbyder skal ha god kompetanse og leveringssikkerhet. Det skal inngis en oversikt over firmaets totale bemanning og den bemanning som er tenkt for dette oppdraget. 8.5.2. Tidligere leveranser Tilbyder må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det bes opplyst om tilbyders viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert verdi, tidspunkt og mottaker. 8.5.3. IK-Mat 11
Tilbyder må ha et godt ik-mat system og tilbyder bes gi en kort beskrivelse av ik-mat systemet. Produksjon, transport og frembud skal følge bestemmelsene i matloven og tilhørende forskrifter. 8.5.4. Referanser Tilbyder må oppgi 2 referanser med navn, telefonnr. som oppdragsgiver evt. kan kontakte. 8.6. Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal det leveres kredittvurdering av fra Creditinform eller tilsvarende. Vurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. 9. TILDELINGSKRITERIER 9.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris 70% Kvalitet 30% Nedenfor er det vist til hva som vil bli vektlagt under hvert kriterium. 9.2. Pris Under tildelingskriteriet pris vil de samlede kostnadene legges til grunn inkl. tilkjøring. 9.3. Kvalitet Beskrivelse av leverandørens kvalitet på de varer som leveres og hva som gjøres for å holde en så høy kvalitet som mulig. Det vil her også bli lagt vekt på en beskrivelse av hva leverandøren gjør for å sikre en så smakfull mat som mulig samt at maten skal se god ut slik at den vekker appetitt hos brukerne. 12
10. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. 11. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 13
12. KONTRAKTSBESTEMMELSER Se vedlegg 4. 14