Vedlegg 2: Studentsaker i ephorte 1. Innledning... 3 2. Opptak... 4 Realkompetanse... 4 Opptakssak... 4 Dispensasjon frist... 4 Opptaksprøver... 5 Klage på opptak... 5 Reservering av studieplass... 5 3. Innpassing/godkjenning av ekstern utdanning... 5 4. Studiehverdagen... 6 Tilrettelegging av studiesituasjon... 6 5. Praksis... 6 Individuell praksisplass... 6 Fritak fra praksis... 6 Praksisevalueringer... 6 6. Utveksling... 6 Utreisende utveksling... 6 Innreisende utveksling... 7 7. Eksamen... 7 7.1 Før eksamen... 7 Masteroppgaven... 7 Eksamensforvaltning... 7 Tilrettelegging eksamen... 8 7.2 Etter eksamen... 8 Klage på sensur... 8 Klage på formelle feil... 8 Uregelmessighet... 8 7.3 Eksamensdokumentasjon... 9 Eksamensoppgaver og sensorveiledninger... 9 Sensurlister/vurderingsprotokoll... 9 Eksamensbesvarelser... 9 Revidert 22.06.2015 side 1
Vitnemål... 9 8. Studentstatus og studieprogresjon... 10 Godkjenninger oppgaver/pensum... 10 Studieprogresjon/studierett... 10 9. Disiplinærsaker og skikkethet... 11 Saker vedr disiplinære forhold... 11 Skikkethetsvurdering... 11 Revidert 22.06.2015 side 2
1. Innledning I finnes hovedoversikten over studenten. I ephorte skal nødvendig dokumentasjon finnes. Dette gjelder dokumenter som er viktig for studieforløp og studentens rettigheter. Det vil derfor ikke finnes en full oversikt over studenten i ephorte. Dette er en veiledning for hvordan studentsaker kan organiseres og oversikten her er ikke utfyllende. Utgangspunkt for hva som skal registreres i ephorte eller ikke er regulert i arkivforskriften 2-6 1 og offentlighetsloven 4 2. TYPE ORDNING Ingen dokumenter som inneholder sensitiv informasjon skal arkiveres i Studentmapper i ephorte Enkeltsaker i ephorte INNHOLD Vi skiller mellom registrering av opplysninger i og lagring av dokumenter i. Med registrering menes at resultatet av saksbehandlingen legges inn i. Dette gjøres i alle prosesser. Dokumentlagring i skjer via opplastning av dokumenter eller lagring av e-post (sendt fra ). I de tilfeller saksbehandling foregår i ephorte legges saksnummer fra ephorte inn i merknadsfeltet i. Det opereres ikke med tradisjonelle studentmapper som inneholder alt om studenten i ephorte. Det bør opprettes enkeltsaker der det foreligger sensitiv informasjon eller annet som tilsier at det bør være egen sak. Unntaket her er bl.a. tilrettelegging under eksamen og særplass ved praksis. Samlesaker i ephorte Klagesaker Ph.d.-studenter Samlesaker for saker som det massesaksbehandles - Klage på sensur - Tilrettelegging ved eksamen - Eksamensforvaltning m.m. Klagesaker bør så langt som mulig være enkeltsak. Unntak her er klage på sensur og i noen tilfeller klage på opptak. Rutiner under arbeid Blå tekst = fylles inn Rød tekst = 1 I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon 2 Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Revidert 22.06.2015 side 3
2. Opptak Det er kun saker vedr. lokale opptak som registreres i ephorte/. Øvrige opptak går igjennom SO (Samordna opptak). Opptaksgrunnlag lagres i (vitnemål, karakterutskrift, arbeidsattester som har relevans og lignende). Ev. sensitiv informasjon kan arkiveres i ephorte. Opptak etter kvote, freemovere og egenfinansierte mastergradsstudenter følger rutinene for hvorvidt det er opptak via SO eller lokalt. Realkompetanse Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> <fak> ev. <program> Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse Vurdering av opptak på bakgrunn av realkompetanse N N Vurderes Samlesak for samordna opptak Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse - <navn> Søknad om opptak på bakgrunn av realkompetanse N Vurdering av opptak på bakgrunn av N Vurderes realkompetanse Enkeltsak per student for lokalt opptak Opptakssak Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Opptak <semester + år> master i <program> ved <fak> Oversendelse av søknader til master i <program> Tilbuds-/avslagsbrev til studentene (valgfritt ephorte eller ) Tilbakemelding om tildelte studieplasser til master i eph N U N <program> Saken skal eies av UTA. En sak per studieprogram per opptak Dersom student takker ja/nei til studieplass skriftlig oppbevares dette lokalt av saksbehandler inntil søknadsprosessen er over Dispensasjon frist Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Dispensasjon fra frist for søknad om Søknad om dispensasjon fra søknadsfristen opptak til <program> I Vurderes opptak til studier <semester + år> Svar på søknad om dispensasjon fra søknadsfristen opptak til <program> Eph U Vurderes Ved klage på vedtak opprettes egen sak per klage Revidert 22.06.2015 side 4
Opptaksprøver Opptaksprøver oppbevares lokalt og kan kasseres når de har mistet sin administrative betydning Klage på opptak Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Klage på opptak til Klage på vedtak om opptak I Vurderes studier Sak K Klage på vedtak om opptak <studentens S Vurderes <studier> <år> navn> + ev. studie Melding om vedtak i klagesak U Ordinær saksbehandling av reservering av studieplass gjøres primært i. Dersom saken får et negativt utfall eller noe annet skulle tilsi saksbehandling utover normalt, arkiveres dokumentene i orte. Reservering av studieplass Reservering av tildelt studieplass for studieåret <år> + UiT Norges arktiske universitet Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Søknad om reservering av tildelt studieplass Legeerklæring etc. må følge som vedlegg i orte Svar på søknad om reservering av tildelt studieplass I U Vurderes (kun en fellessak for hele UiT) Begrepet utsatt studieplass brukes ikke Legeerklæringer etc. som ikke registreres i ephorte oppbevares lokalt inntil de har mistet sin administrative betydning (min. ett år) 3. Innpassing/godkjenning av ekstern utdanning Registreres kun i ephorte dersom det medfører saksbehandling som for eksempel skriftlig vurderinger/begrunnelser og/eller styrebehandling Innpassing/godkjenning Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Innpassing/godkjenning/fritak Søknad om innpassing/godkjenning/fritak fra I S 26.1 dersom dok fra andre læresteder - <> gjengir <fak/inst> karakter Begrunnelse fra fagansvarlig X Ev. styrebehandling (vedtak) S Svar på søknad om innpassing/godkjenning/fritak fra <> U Revidert 22.06.2015 side 5
4. Studiehverdagen Tilrettelegging av studiesituasjon Individuell tilrettelegging av studiesituasjon - Sak graderes S og studentnavn Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Søknad om individuell tilrettelegging av studiesituasjon (hvis legeattest skal denne ligge som vedlegg) Svar på søknad om individuell tilrettelegging av studiesituasjon I U 5. Praksis Individuell praksisplass Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Søknad om individuelt tildelt praksisplass (særplass) - <inst/fak> Søknad og svar om særplass i praksis I/U Fritak fra praksis Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Søknad om Søknad og svar om fritak fra praksis I/U Vurderes fritak fra praksis - <inst/fak> <studie> Praksisevalueringer Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Oppfølging i praksis for <studie>- <inst/fak> Referat fra møter med studenter Annen korrespondanse med praksissted, student X I/U Vurderes Det må vurderes hva som vil være nødvendig å dokumentere og dermed arkivere i ephorte Dokumenter som vedrører studentprogresjon, se kap. 8 Praksisrapport Registreres ikke i ephorte 6. Utveksling Utreisende utveksling Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Utvekslingsstudenter ved Søknad om utveksling <enhet> <semester/år> Learning Agreement (sendes avtaleinstitusjon) Forhåndsgodkjenning Kontrakt (ved avreise) Revidert 22.06.2015 side 6
Endelig innpassing, se kap 3 Anbefalingsbrev ved utveksling/bekreftelse på studietilhørighet Eph U Innreisende utveksling Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Søknad om utveksling Opptaksbrev 7. Eksamen 7.1 Før eksamen Masteroppgaven Journalpostopplysninger Dok U.off Masteroppgave - + ev. studie/enhet Veilederkontrakt for masteroppgave/ 5. årsoppgave (fra studenten) eph X Også mulig å lage fellessak per kull eller program Søknad og svar om bytte av veileder eph I/U Vurderes Søknad og svar om utsettelse av innlevering/mer tid til veiledning Eph I/U Vurderes Eksamensforvaltning Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Eksamensforvaltning - <inst/fak> <ev. studie/kull> / Eph Orientering/melding om konsekvenser av ikke-godkjente arbeidskrav/obligatorisk studiedeltakelse U S 26.1 Typiske saker som ikke skal i ephorte (arkiveres i ephorte ved behov) Søknad og svar om endring/fritak av arbeidskrav Søknad og svar om utsatt innlevering/eksamen Søknad og svar om ekstraordinær eksamen Søknad og svar om å avlegge eksamen etter tidligere fag/- studieplan Søknad og svar om ekstern eksamensavvikling Søknad og svar om dispensasjon eksamensforskriften - tregangerregelen Søknad og svar om dispensasjon fra frist for registrering og oppmelding til eksamen Korrespondanse om for eksempel - oppmelding til eksamen - utsatt prøve/kontinuasjon - orientering om sensur I/U I/U Vurderes I/U Vurderes I/U I/U I/U S 26.1 I/U Vurderes Revidert 22.06.2015 side 7
Legeattester Signaturliste/kandidatlister og trekkskjema Legeattester som dokumentasjon på gyldig fravær på eksamen arkiveres samlet per semester i avlåst skap. Kan kasseres etter 3 år Oppbevares lokalt. Kan kasseres etter 3 år Tilrettelegging eksamen Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Individuell tilrettelegging under eksamen - <inst/fak> Søknad om tilrettelegging under eksamen (hvis legeattest skal denne ligge som I Også søknad om frist vedlegg) Svar på søknad om tilrettelegging under eksamen U 7.2 Etter eksamen Klage på sensur Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Klage på sensur - <inst/fak> Dersom man har store mengder klager, kan man dele saker inn etter program/emne Begrunnelse for sensur registreres ikke i ephorte Klage på sensur <emnekode> Eph I S 26.1 dersom dok gjengir karakter Oversendelse til ny sensur U Svar fra sensor/ny sensur Legges til vurderingsprotokollen Svar på klage på sensur Eph U S 26.1 Klage på formelle feil Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år> Klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år> Eph I Vurderes En sak per eksamen Vurderes også om studentnavn må Ev. oversendelse av klage til universitetets klagenemnd Sak K <saksnr> - Klage over formelle feil ved eksamen Svar på klage på formelle feil ved eksamen <emnekode> <semester/år> Eph N Vurderes Eph S Vurderes Eph U Vurderes Uregelmessighet Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Uregelmessighet ved Melding om uregelmessighet ved I S 24.2 eksamen <emne> eksamen <emne> Oversendelse til UTA Eph N Sak K <saksnr> - Uregelmessighet ved eksamen <emne> Eph S Revidert 22.06.2015 side 8
Sak graderes S og studentnavn Øvrig korrespondanse mellom UTA, fakultet, advokat, student mfl. Forhåndsvarsel/underretning i sak om uregelmessighet ved eksamen Melding om annullering av eksamen/utestenging Eph I/U/N Eph U Eph U 7.3 Eksamensdokumentasjon Eksamensoppgaver og Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off sensorveiledninger Eksamensoppgaver og sensorveiledninger <år> - Kan organiseres på ulike måter Eph X Legges inn etter <fakultet> ev. eksamen er <fag/studieretning> avholdt Sensurlister/vurderingsprotokoll Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Sensurlister / vurderingsprotokoll <år> - <fakultet/enhet> ev. <fag/studieretning> Kan organiseres på ulike måter Godkjennelsesbrev fra ekstern Eph Eph X X S 26.1 (karakterer) sensor 3 Gjelder fra 1.1.2013 Kvalitetskontroll ved innskanning kreves. Oppbevares min 6 mnd etter innskanning. (Vedlegg til sensurliste) Signatur-/kandidat- /oppmøtelister Oppbevares av enhetene i min. 3 år Papir Eksamensbesvarelser Bacheloroppgaver Masteroppgaver Overføres automatisk fra iportal Munin til arkivmunin ved ferdigstillelse Doktoravhandlinger Overføres automatisk fra iportal Munin til arkivmunin ved ferdigstillelse Oppbevares minimum 2 år. Kan kasseres deretter Besvarelser fra og med 2009 bevares kun elektronisk i ArkivMunin Besvarelser 2008 og tidligere må oppbevares på papir. Besvarelser fra og med 2012 bevares kun elektronisk i ArkivMunin Besvarelser 2011 og tidligere må oppbevares på papir. Vitnemål Oppbevaring av kopi av vitnemål, se Kvalitetssystemets kap. 22 om Forvaltning av vitnemål, kap. 10 og 11 3 Der oppgavesettet er godkjent på forhånd Revidert 22.06.2015 side 9
8. Studentstatus og studieprogresjon Godkjenninger oppgaver/pensum 4 Samlesak <år> - Godkjenning av prosjektoppgaver - <studie> <inst/fak> Samlesak <år> - (Godkjenning av) pensum/ spesialpensum/selvvalgt pensum <studie> <inst/fak> Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Søknad om godkjenning av I kontrakt for prosjektoppgave <emnekode> Ev. saksframlegg S (Svar på søknad om) godkjenning av kontrakt for prosjektoppgave <emnekode> U Søknad om godkjenning av I pensum/ spesialpensum <emnekode> Ev. saksframlegg S (Svar på søknad om) godkjenning U av pensum/ spesialpensum <emnekode> Selvvalgt pensum X Studieprogresjon/studierett Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Studieprogresjon og studierett ved <inst/fak>, <ev. studie/kull> Ordinær oppfølging av studenter skjer i Det tas hensyn til faglige forskjeller for behov for varsling til student Det opprettes egne klagesaker ved klage på vedtak. Fellessak kan vurderes der klager behandles samlet Korrespondanse om studieprogresjon (ev. søknad/svar om endret studieprogresjon) Orientering om konsekvenser for ikke-bestått praksis Forhåndsvarsel om (mulig) inndragning av studierett I/U Vurderes U S 26.1 U S 26.1 ev. 13.1 Varsel om tap av studierett U Permisjoner/slutt Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Samlesak <år> - Søknad om Søknad om permisjon I permisjoner <inst/fak> <ev. studie> (hvis legeattest skal denne ligge som vedlegg) Svar på søknad om permisjon U Melding om slutt I 4 Gjelder for fakultet som har utfyllende bestemmelser på dette området Revidert 22.06.2015 side 10
9. Disiplinærsaker og skikkethet Saker vedr disiplinære forhold <Hendelse> - Sak graderes SX og studentnavn Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Korrespondanse vedr Eph I/U SX 13.1 hendelse/melding/varsel Oversendelse til UTA Eph N SX 13.1 Sak K <saksnr> - <hendelse> Eph S SX 13.1 Øvrig korrespondanse mellom UTA, Eph I/U/N SX 13.1 fakultet, advokat, student, politi mfl. Forhåndsvarsel/underretning i sak om Eph U SX 13.1 <hendelse> Melding om utestenging Eph U SX 13.1 Skikkethetsvurdering Journalpostopplysninger Hvor Dok U.off Skikkethetsvurdering Bekymringsmelding/tvilsmelding vedr student Innkalling til vurderingsamtale Eph I U SX 13.1 SX 13.1 Sak graderes SX og studentnavn Referat fra vurderingssamtale Oversendelse til klagenemnda Eph X N SX 13.1 SX 13.1 Gjelder også bekymringsmelding/tvilsmelding slik at saken kan endre karakter og sakstittel endres deretter Sak K <saksnr> - Skikkethetsvurdering S SX 13.1 Melding om vedtak i skikkethetssak Eph U SX 13.1 Melding til Samordnet opptak Revidert 22.06.2015 side 11