Saknr. 08/4809-10 Ark.nr. HDOK KJØREKONTORET INNLANDET AS Saksbehandler: Per Olav Bakken ORGANISERING AV KJØREKONTORET INNLANDET AS - FORHOLDET TIL HEDMARK TRAFIKK FKF Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar at Kjørekontoret Innlandet AS opprettholdes som aksjeselskap heleid av Hedmark fylkeskommune. Hedmark Trafikk FKF kan kjøpe tjenester av kjørekontoret etter avtale mellom partene og omfanget nedfelles i oppdragsbrev fra Hedmark Trafikk FKF til Kjørekontoret Innlandet AS. 2. Hedmark fylkeskommune tar til ettretning at Oppland fylkeskommune har gått til oppsigelse av fire personer som har arbeidet med ruteopplysningstjeneste for Oppland fylkeskommune, fordi Oppland fylkeskommune for fremtiden ønsker å kjøpe tjenesten etter anbudsutlysing. Hedmark fylkeskommune/hedmark Trafikk FKF finner ikke å kunne overta arbeidsgiveransvaret for nevnte fire personer. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: -Brev fra Oppland fylkeskommune til fire ansatte med varsel om oppsigelse -Konsulentrapport av 14.02.2011 fra Habberstad -Kopi av protokoll fra styret i Hedmark Trafikk FKF, sak 9/11 -Uttalelse av 29.08.2011 fra Hedmark fylkes eldreråd -Uttalelse av 05.09.2011 fra Råd for likestilling for funksjonshemmede
Hamar, 02.08.2011 Svein Borkhus Fylkesrådsleder
FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: ORGANISERING AV KJØREKONTORET INNLANDET AS - FORHOLDET TIL HEDMARK TRAFIKK FKF Fylkesrådet vurderer at alternativet med 27 samarbeid etter kommuneloven med Oppland fylkeskommune om ruteopplysningstjenesten ikke er aktuelt, fordi Oppland fylkeskommune ikke ønsker et slikt samarbeid. Alternativ 2 med eventuell overføring av de fire ansatte til Hedmark Trafikk FKF vurderes heller ikke som aktuell løsning. Det er ikke synliggjort hvilket behov foretaket eventuelt har for denne arbeidskapasitet for fortsatt å ivareta ruteopplysningstjenesten for Hedmark. Etter det som er opplyst har det vært en viss overlapping mellom de Opplandsansatte og ansatte i kjørekontoret ved utøvelsen av den felles ruteopplysningstjenesten for de to fylkeskommunene. Da Oppland fylkeskommune nå trekker disse arbeidsoppgavene ut fra kjørekontoret, må det bli opp til Kjørekontoret Innlandet AS på selvstendig grunnlag å vurdere hvilken bemanning som trengs for å utføre oppgaver for Hedmark Trafikk FKF. Det kan ellers opplyses at den tekniske utvikling mht. hvordan reisende skaffer seg ruteopplysning stadig er under endring. I en slik situasjon vil det ikke være forsvarlig at Hedmark fylkeskommune påtar seg økt personalansvar ved å ansette nevnte fire arbeidstakere. Fylkesrådets vurdering er derfor at alternativ 3 er den løsning som Hedmark fylkeskommune kan godta. Hedmark fylkeskommunen tar til etterretning at Oppland fylkeskommune sier opp sine fire ansatte. Det må bli opp til Kjørekontoret Innlandet AS å vurdere det bemanningsbehov som det trenger for å utføre de oppgaver som blir nedfelt i oppdragsbrev med Hedmark Trafikk FKF.
S A K S U T R E D N I N G: ORGANISERING AV KJØREKONTORET INNLANDET AS - FORHOLDET TIL HEDMARK TRAFIKK FKF Innledning Kjørekontoret Innlandet AS i Folldal ble etablert i 2006 som et heleid fylkeskommunalt aksjeselskap. Selskapet leverer tjenester som ruteopplysning, bestillingsmottak av TT-transport, utsendelse av Innlandskort og noe skoleskyssplanlegging for Hedmark Trafikk FKF. For disse tjenester faktureres Hedmark Trafikk FKF månedlig akontobeløp som skal referere seg til de ansattes lønnskostnader. Endelig oppgjør skjer etter at året er omme. Øvrige driftsutgifter som husleie, data m.m. betales direkte av Hedmark Trafikk FKF. Kjørekontoret arbeidet også høsten 2005 med samordning av syketransport for både Hedmark og Oppland fylkeskommuner og Sykehuset Innlandet, men sykehuset trakk seg ut av samarbeidet 01.02.2009. Oppland fylkeskommune har i en del år kjøpt ruteopplysningstjenester hos kjørekontoret og har i den forbindelse hatt arbeidsgiveransvaret for fire ansatte som har arbeidet i kontorfellesskap med de andre ansatte ved kjørekontoret. Oppland fylkeskommune har nå meddelt at de ønsker å kjøpe ruteopplysningstjenesten etter anbudsutlysing og har sendt varsel om oppsigelse til de fire ansatte. Oppland fylkeskommune mener at fylkeskommunen etter gjeldende regelverk om offentlig anskaffelse ikke lenger har anledning til å henvende seg direkte til selskapet for å kjøpe tjenester. I løpet av våren/sommeren 2011 har det vært møter mellom Hedmark og Oppland fylkeskommuner og kjørekontoret for å drøfte sakskomplekset. Det har vært vurdert tre ulike måter for å sikre nevnte fire ansatte fortsatt arbeid i Folldal: Utredning 1. Samarbeid etter kommunelovens 27 mellom Hedmark og Oppland fylkeskommuner. I et slikt samarbeid har en vurdert om dette eventuelt kunne løses ved at de som skal utføre tjenesten kan være ansatt hos den ene parten. Forutsetningen er at samarbeidsorganets ledelse, dvs. styret for 27 samarbeidet, har styringsrett i forhold til de ansatte. 2. Overføring av de fire ansatte fra Oppland fylkeskommune til Hedmark Trafikk FKF. Hedmark fylkeskommune har forespurt Oppland fylkeskommune om den i tilfelle kan garantere for de ansattes lønnskostnader, men har fått negativt svar på dette. Konsekvensen av dette er da i tilfelle at Hedmark Trafikk FKF og dermed Hedmark fylkeskommune får økte lønns- og personalkostnader. Dessuten må i tilfelle Hedmark Trafikk FKF har reelt behov for deres arbeidskraft. Ansettelsessted for nevnte fire ansatte kan i tilfelle være enten i Folldal eller i Hamar. 3. De fire ansatte sies opp fra Oppland fylkeskommune og Hedmark fylkeskommune tar oppsigelsen til etterretning.
Oppland fylkeskommune har i mail 09.06.2011 meddelt at de mener at det ikke er mulig å kjøpe ruteopplysningstjenestene etter 27 samarbeidet uten å bryte lov om offentlig anskaffelser. Oppland fylkeskommune sier videre at nå ønsker å gå ut i markedet og kjøpe denne tjenstesten. De opprettholder sitt standpunkt i brev av 29.04.2011 hvor oppsigelse ble varslet. Hedmark Trafikk FKF framla 14.01.2011 to konsulentrapporter om organiseringen av Hedmark Trafikk FKF og samarbeidet mellom foretaket og Kjørekontoret Innlandet AS samt samarbeidsformene mellom foretaket og Oppland fylkeskommune. Når de gjelder samarbeidet mellom Hedmark Trafikk FKF og Kjørekontoret Innlandet AS er dette omtalt i rapportens pkt. 2.3. Begge aktørene har nevnt ulike årsaker til at samarbeidet ikke har fungert så godt som ønskelig. Hedmark Trafikk FKF har nevnt årsaker som: -Dataverktøy fungerer ikke som forutsatt -Små fragmenterte fagmiljøer -Avstand mellom fagmiljøene -Selve organiseringen av selskapene Foretaket konkluderer ifølge rapporten med følgende: Etter en rekke vurderinger har HET konkludert med forslag om at virksomheten i Folldal organisatorisk bør legges inn under Hedmark Trafikk FKF. Dette er imidlertid så langt ikke etterkommet fra politisk nivå. Kjørekontoret Innlandet AS har sine synspunkter på årsaker til at samhandlingen ikke fungerer optimalt: -For ofte svikt i planleggingen -For lav kvalitet på enkelte leveranser fra HET -For mye rot og lit struktur hos HET -Restriksjoner i fbm utnyttelse av bemanningen i Folldal -Meget utydelig ansvarsfordeling hos HET -Videre iverksettes det aktiviteter uten gode nok konsekvensvurderinger eller akseptabel kvalitetssikring Kjørekontoret streber etter å levere ønsket kvalitet, men trenger stabil og tilstrekkelig bemanning samt akseptable rammebetingelser for å klare dette. Kjørekontoret håper på langt bedre samarbeid og samordning i fremtiden med et HET hvor ansvar og myndighet innen ulike områder er entydig plassert med klar og tydelig bestillingsavtale. Det kan opplyses at Hedmark Trafikk FKF har 18 ansatte og Kjørekontoret Innlandet AS har 25 ansatte (18 årsverk) eksklusive de fire ansatte som Oppland fylkeskommune har arbeidsgiveransvaret for. Styret i Hedmark Trafikk FKF behandlet spørsmålet 25.08.2011, sak 9/11. Det vises til vedlagte kopi av utdrag av møteprotokollen. Styrets vurdering er sammenfallende med fylkesrådets innstilling til vedtak. Dessuten har Hedmark fylkes eldreråd og Råd for likestilling av funksjonshemmede gitt uttalelse i saken og det vises til disse.
Fylkesrådets drøfting Fylkesrådet vurderer at alternativ 1-27 samarbeid ikke er aktuelt fordi Oppland fylkeskommune ikke ønsker et slikt samarbeid for å løse bemanningen med ruteopplysningstjenesten. Alternativ 2 med eventuell overføring av de fire ansatte til Hedmark Trafikk FKF vurderes heller ikke som aktuell løsning. Det er ikke synliggjort hvilket behov foretaket eventuelt har for denne arbeidskapasitet for fortsatt å ivareta ruteopplysningstjenesten for Hedmark. Etter det som er opplyst har det vært en viss overlapping mellom de Opplandsansatte og ansatte i kjørekontoret ved utøvelsen av den felles ruteopplysningstjenesten for de to fylkeskommunene. Etter at Oppland fylkeskommune nå trekker disse arbeidsoppgavene ut fra kjørekontoret, må det bli opp til Kjørekontoret Innlandet As på selvstendig grunnlag å vurdere hvilken bemanning som trengs for å utføre oppgaver for Hedmark Trafikk FKF. Det kan ellers opplyses at den tekniske utvikling mht. hvordan reisende skaffer seg ruteopplysning stadig er under endring. I en slik situasjon vil det ikke være forsvarlig at Hedmark fylkeskommune påtar seg økt personalansvar ved å ansette nevnte fire arbeidstakere. Fylkesrådets vurdering er derfor at alternativ 3 er den løsning som Hedmark fylkeskommune kan godta. Hedmark fylkeskommunen tar til etterretning at Oppland fylkeskommune sier opp sine fire ansatte. Det må bli opp til Kjørekontoret Innlandet AS å vurdere det bemanningsbehov som det trenger for å utføre de oppgaver som blir nedfelt i oppdragsbrev med Hedmark Trafikk FKF.... Sett inn saksutredningen over denne linja