1 Revidert 16.1.2015 Sissel Sveipe Knudsen Bestille flerbindsverk planlagt i flere bind som utgis over tid: 1. Velg rett bibliotek (acquisitions department) i Currently at 2. Søk etter tittel på flerbindsverk i Repository search - Institution zone eller Network zone 3. Hvis mange treff, avgrens i venstre kolonne på Book - physical 4. Ved treff trykk Order 5. Purchase type: Print book - Standing Order 6. PO line owner: Velg bibliotek 7. Create PO line. Notér PO line 8. Alle felt markert med rødt må fylles ut 9. Receiving note: lokal beskjed som vises ved mottak 10. Velg leverandør, søk og marker. Trykk Select. 11. Forventet pris pr bind må fylles ut (pga fakturering) 12. Fund må fylles ut. 13. Trykk Add fund 14. Acquisition method: Vanligst er Purchase. (Purchase at vendor system eller Gift sender ikke bestilling fra Alma) 15. Reporting code: Bruk Printed book (til statistikk) 16. Skriv beskjed til leverandør. Eksempel: «Bestillingen omfatter alle xx bind». (Er nødvendig siden bestillinsbrevet ikke sier noe om at standing order) 17. Subscription from fylles ut 18. Fyll ut Renewal date (eks.: ett år) 19. Fyll ut Renewal reminder period (f.eks. 90 dager) 20. Velg Order now eller Save and continue 21. Nå vises denne meldingen Your request to order now POL-xxx has been submitted. 22. Standing orders får ikke automatisk Holding eller Item. Item er ikke relevant for overordnet post, men det er greit for oversikten at vi registrerer Holding på posten. 23. Søk opp posten på tittel i Repository search, trykk Edit og MD editor åpnes 24. Legg til Holdings ved å trykke på symbol (ark med grønt kryss) øverst på siden 25. Obligatorisk marcfelt 852 åpner seg 26. Stå i 852-feltet og velg Edit - Open form editor (eller Ctrl + F) 27. Fyll ut rett bibliotek i Sublocation (obligatorisk, resten fylles ut ved katalogisering) 28. Velg deretter Edit - Close form editor (eller Esc) 29. Lagre holdingposten File - Save record (eller Ctrl-S) 30. Søk opp PO-line i Quick search. Posten har nå fått status Sent og Waiting for renewal eller Waiting for manual renewal hvis man har haket av for manuell fornyelse (default verdi). Det fremgår også av posten at det er en standing order
2 31. Siden Alma ikke aksepterer overordnede poster, kan serieposten undertrykkes visning i Oria. Søk opp posten på tittel i Repository search, trykk Edit MD editor Tools - Set management tags - Suppress Discovery. Posten får symbol et øye med strek over og er ikke synlig i Oria. 32. Er man usikker på om verket skal katalogiseres etter 13:2 eller 13:3, kan man vente med å undertrykke til bindene begynner å komme. Mottak av enkeltbind: Man mottar aldri på overordnet post, men begynner å motta på bindnivå. Serieposten til en standing order vil alltid ha status Sent/Waiting for renewal. 1. Søk opp bindet på tittel i Quick search 2. Får treff 3. Klikk Edit og MD-editor åpner seg. 4. Legg til Holdings ved å klikke på symbol (ark med grønt kryss). Obligatorisk marcfelt 852 åpner seg 5. Stå i feltet og velg Edit -Open form editor (eller Ctrl + F) 6. Fyll ut rett bibliotek i Sublocation (obligatorisk, resten fylles ut ved katalogisering) 7. Velg deretter Edit - Close form editor (eller Esc) 8. Lagre holdingposten File - Save record (eller Ctrl + S) 9. Legg til Item ved å klikke på symbol (bok med grønt kryss). 10. Nå åpnes skjermen Physical item editor. 11. (Barcode lages automatisk etter lagring) 12. Velg seriens PO-line (må klikke på forstørrelsesglasset, for deretter å søke. Klikk og Select på rett post 13. Fyll ut Receiving date 14. Save 15. Nå åpner Holding-posten i MD-editor 16. File - Save og release posten 17. Søk på tittel i Quick search. Klik på Item på rett post. Boken har nå status Item in place 18. Statusen «item in place» må endres til «Item not in place» siden boken skal katalogiseres/ systematiseres og merkes før den blir tilgjengelig. 19. Dette gjøres på følgende måte: 20. Kopier barcode for det eksemplaret du har mottatt: 21. Deretter Almameny>Scan in items (Vi har på kurset ingenting å skanne, derfor kopiering av barkcode.) 22. Kommer til scan in items-siden. Pass på at Set-status-to-linjen er Copy Cataloging. 23. Deretter limer vi inn barcoden i feltet «Scan item barcode» og trykker OK. 24. Posten kommer opp i en liste som er ment for katalogisering. Gå ut av den ved å trykke Clear list og exit
3 25. Søker vi opp posten ser vi at det står 1 copy 0 available og sjekker vi item har det fått status «Item not in place» og prosessen er : Acquisition technical services (CopyCat) Registrere faktura på enkeltbind i flerbindsverk: 1. Alma-meny: Create invoice 2. Velg Manually - Next 3. Fyll ut felt market med rød * 4. Hak av internal copy 5. Save and create invoice lines 6. Klikk på Add invoice line: søk opp seriens PO Line i PO-line-feltet 7. Deretter endrer vinduet seg, og opplysninger fra seriens POL er lagt til 8. Legg inn pris. Husk redistribute lines hvis prisen er endret i forhold til innlagt pris. 9. Legg inn opplysning i note-feltet hvilket bind i serien dette er betaling for. 10. Legg inn Subscription from-dato 11. Add and close 12. Save and continue Purring og kommunikasjon for bind i flerbindsverk: Kommunikasjon for flerbindsverk må foregå på overordnet post Bestilling og mottak av verk som utgis i en pakke dvs alle bind kommer samtidig: Ikke alle flerbindsverk er standing orders. Hvis alle bind kommer samtidig kan det være en god ide å bestille verket som éngangskjøp: 1. Søk etter tittel på flerbindsverk i Repository search - Institution zone eller Network zone 2. Hvis mange treff, avgrens i venstre kolonne på Book - physical 3. Trykk order 4. Purchase type: Print book one time 5. PO line owner: Velg bibliotek 6. Create PO line. Notér PO line. 7. Alle felt markert med rødt må fylles ut 8. «Receiving note» : lokal beskjed som vises ved mottak 9. Velg leverandør, søk og marker. Trykk Select. 10. Forventet pris for hele pakken må fylles ut
4 11. Fund må fylles ut 12. Trykk Add fund 13. Acquisition method: Vanligst er Purchase. 14. Reporting code: Bruk Printed book (Til statistikk) Eventuell beskjed til leverandør i Notes 15. Velg Order now eller Save and continue Mottak: Siden dette er bestilt som engangskjøp, og heftene skal behandles etter $13:3 mottar vi først på overordnet post 1. Almameny Receive 2. Sjekk receiving settings: One time, Keep i department, Copy cataloging 3. Søk opp POL (eventuelt tittel eller ISBN) 4. Hak av og motta på «pakketittelen» 5. Etter mottak søk opp posten og trykk på Physical version 6. Får opp holding-posten. 7. Trykk Edit og vi er i MD-editoren 8. Nå gjør vi om Holding og item til å gjelde bind 1: 9. Korriger på Marcid 852: Bibliotek, Samling, evt.oppstillingssignatur 10. Legg til Marcid 866 (Edit>Add field: # 0 $$a B.x: Tittel på bindet 11. Lagre holdingposten for B.1 12. B.2 og eventuelt flere bind mottas ved å duplisere holdingsposten for sist mottatt bind 13. Trykk på File>duplicate og korrigerer opplysningene fra b.1 til i feltene 852 og 866 14. Lagre Holdingposten for b.2 15. Deretter opprettes item for b.2 ved å klikke på Add item-symbolet (Bok med grønt kryss) 16. Den åpner skjermen Physical item editor. 17. (Barcode kommer automatisk etter lagring) 18. Velg PO-line på overordnet post (Må klikke på forstørrelsesglasset, for deretter å søke for så å velge) 19. Receiving date er viktig. 20. Save 21. Kommer tilbake til holdingposten som må «save and release». Husk også å «release» holdingposten for B1. 22. Søk opp posten og sjekk at både holdings og item er OK
5 23. Bindet har fått status «item in place» 24. Statusen «item in place» må endres til «Item not in place» siden boken skal katalogiseres/ systematiseres og merkes før den blir tilgjengelig. 25. Dette gjøres på følgende måte: 26. Kopier barcode for det eksemplaret du har mottatt: 27. Deretter Almameny>Scan in items (Vi har på kurset ingenting å skanne, derfor kopiering av barkcode.) 28. Kommer til scan-in-items-siden. Pass på at Set status-to-linjen er Copy Cataloging. 29. Deretter limer vi inn barcoden i feltet «Scan item barcode» og trykker OK. 30. Posten kommer opp i en liste som er ment for katalogisering. Gå ut av den ved å trykke Clear list og exit 31. Søker vi opp posten ser vi at det nå står 1 copy 0 available. Sjekker vi item, har det fått status «Item not in place» og prosessen er : Acquisition technical services (CopyCat)