Nettbedrift www.sor.no/bedrift Hvordan komme i gang Support Kundesenteret i Sparebanken Sør tlf 09200 valg 3 1
Hvordan komme i gang... 1 1. Innlogging... 3 2. Administrasjon... 4 Leverandør innland... 4 Leverandør utland... 4 Oppsett filoverføring... 4 Kontogrupper... 4 Brukere... 4 Kontonavn... 5 Personalisering, lage sin personlige standard... 5 3. Kontoinfo... 5 Oversikt konto... 5 Kontostruktur KKS... 6 Bankavstemming... 6 Likviditetsoversikt... 6 Kundeengasjement... 6 Saldohistorikk... 6 Søk i transaksjoner... 6 4. Betalinger... 7 Betaling innland... 7 Betaling utland... 7 Lønnsliste... 8 Registrerte betalinger... 8 Forfallsregister... 9 Utførte betalinger... 9 Ikke utførte betalinger... 9 Faste oppdrag... 9 5. Post og info... 10 Innboks... 10 Søk i Arkiv... 10 Valutakurser... 10 Meldinger fra banken... 10 Fakturaliste... 10 2
1. Innlogging www.sor.no/bedrift Innloggingsmuligheter: Brukernavn og kode fra kodekort, BankID med kodebrikke, BankID på mobil Velkomstbilde Viser varsel om uleste meldinger fra banken. Gir også en oversikt over antall registrerte betalinger, betalinger som ligger i forfallsregisteret og ikke utførte betalinger Velkomstbildet viser en oversikt over antall Registrerte betalinger, Forfallsregister og Ikke utførte betalinger, i tillegg til informasjon fra banken. For å komme videre velger du fra menyen øverst på siden Klikk på i til høyre for å vise detaljer 3
2. Administrasjon Når man skal ta i bruk nettbedrift må brukere med kontotilganger registreres. Det kan lages egne kontonavn og gruppere disse i kontogrupper. For kunder som skal benytte integrasjon mot økonomiog lønnssystem, lages oppsett for filoverføring. Her kan også leverandørregisteret vedlikeholdes og man kan personalisere enkelte funksjoner. Leverandør innland Viser oversikt over registrerte leverandører for innlandsbetalinger. Her kan du endre, legge til og fjerne leverandører Leverandør utland Viser oversikt over registrerte leverandører for utenlandsbetalinger. Her kan du endre, legge til og fjerne leverandører Oppsett filoverføring Registrere og vedlikeholde filstiene som brukes til å overføre filer mellom nettbedrift og din egen maskin. Filoppsettet lagres sentralt i banken Filtype: f.eks Telepay, Nets direkte remittering, etc Navn: lag et navn på filen Fil inn: fyll ut hele filstien der filen fra regnskapet befinner seg. Mottaksretur: fyll ut hele filstien der mottaksretur skal ligge. Viser om feil i innsendt fil. Kontogrupper Samle kontoer i egne kontogrupper Avregningsretur: fyll ut hele filstien. Viser at betalinger er utført Brukere Brukes for å registrere og vedlikeholde brukerne av avtalen. Bruker med administratorrettigheter kan opprette nye brukere og gi dem tilgang. Hvis bruker skal tilknyttes sikkerhetskort, må banken kontaktes. 4
Her kan du sette kontorettigheter til den enkelte bruker. Innsyn: ser saldo og transaksjoner på konto Kontonavn Gi kontoene beskrivende navn Personalisering, lage sin personlige standard Standard belastningskonto, sortering, betalingstype, etc 3. Kontoinfo Registrer: mulig å registrere betalinger fra kontoen Godkjenn: har også mulighet til å godkjenne en registrert betaling Kontoregulering: tillater å overføre mellom bedriftens Oversikt konto Viser konti du har tilgang til. Alle kolonnene har mulighet for sortering(pil opp og ned) 5
Kontostruktur KKS Viser en oversikt over Konsernkontostruktur Alle kolonnene har mulighet for sortering Bankavstemming Gir deg mulighet for å bestille en bankavstemmingsfil. Nettbedrift samler kontoinformasjon for en valgt periode og legger dette ut en fil i filarkivet. Filen er på et format som kan leses av de fleste bankavstemmingsprogrammer. Likviditetsoversikt Viser likviditet pr. konto i dag og inntil 31 dager fremover. Oversikten viser beregnet disponibel saldo per dag basert på - dagens disponible saldo - betalinger på forfallsregister (og eventuelt betalinger til godkjenning) - manuelt registrerte forventede inn- og utbetalinger. Kundeengasjement Funksjonen viser valgt kundes engasjement i banken. Du får kun tilgang til de kunder (kundenummer) og konti du har innsyn på Saldohistorikk Viser saldo på en konto på en gitt dato tilbake i tid Søk i transaksjoner Viser oversikt over transaksjonene på en konto i et gitt tidsintervall. 6 Velg transaksjonstype, bl.annet innbetalinger, regninger, kontantuttak, osv. For å begrense søket kan du legge inn en fritekst som kan knyttes til transaksjonen. Velg konto, periode og evt beløp. Klikk på i til høyre for å vise detaljer
4. Betalinger Betaling innland Registrering av utbetaling innland. Du kan velge å betale til en eller betale til flere. Husk at betalingen eventuelt må godkjennes før betalingen blir utført. I Personalisering kan du velge å registrere og godkjenne samtidig. Benytt Hjelp-funksjonen for å få hjelp til utfylling av skjemaet Gjentakende betalinger velg betalingsintervall Opprett som leverandør betaling til ny leverandør lagres for fremtidig bruk Fyll ut kontonummer, betalingstype. Klikk på forstørrelsesglass for å hente inn allerede registrerte betalingsmottakere. Dersom det er første betaling til en leverandør kan du lagre informasjonen om denne leverandøren til senere bruk. Huk da av i feltet Opprett som ny leverandør Betaling utland Registrering betaling utland. Husk at betalingen må godkjennes før betalingen blir utført. Benytt Hjelp-funksjonen for å få hjelp til utfylling av skjemaet Opprett som leverandør betaling til ny leverandør lagres for fremtidig bruk Fyll ut kontonummer, betalingstype osv. Klikk på forstørrelsesglass for å hente inn allerede registrerte betalingsmottakere. I feltet Til konto eller IBAN gjøres en sjekk på gyldig IBAN Dersom det er første betaling til en leverandør kan du lagre informasjonen om denne leverandøren til senere bruk. Huk da av i feltet Opprett som ny leverandør 7 I bekreftelse til mottaker kan du legge inn et gyldig tlfnr og evt epostadresse i feltet Attention
Lønnsliste Registrere og vedlikeholde lønnslister Registrere og vedlikeholde lønnsmottaker(e) Bruker har kun tilgang til de lønnslister der vedkommende har innsyn på konto. Opprett en lønnsliste der du først legger inn listenavn og fra konto. Deretter legger du inn navn, kontonummer og beløp til de som skal motta lønn. Du velger utfør lønnsbetaling når du er klar til å utbetale lønn. Utbetalingene blir registrert og godkjennes i Registrerte bet. Lønningslisten blir lagret og kan Registrerte betalinger endres Betalinger som ligger klar til godkjenning. Velg de betalingene som skal godkjennes eller velg alle. Når betalingene er godkjent flyttes de over til forfallsregister. Registrerte betalinger er betalinger som er registrert men ikke godkjent. Betalingene må godkjennes før de blir utført. Her kan du merke en, flere eller alle betalinger som skal godkjennes. Dersom bedriften har bestemt at det skal være dobbel godkjenning, må de personene som kan godkjenne inn i nettbedrift og godkjenne betalingene. 8
Forfallsregister Viser betalinger som ligger på forfallsregisteret i påvente av forfall. Disse er godkjent og vil gå til utbetaling på forfallsdato.(under forutsetning av dekning på konto). Det er mulig å gjøre endringer på en betaling, frem til neste kjøretidspunkt Velg fra konto, eller alle kontoene Sorter på status, eller vis alle og til slutt perioden du ønsker å se betalinger som ligger til forfall. Betalinger som er registrert i nettbedrift, kan endres. Betalinger som er registrert i andre løsninger, f.eks nettbanken, kan ikke endres, bare stoppes, i nettbedrift Utførte betalinger Viser betalinger som er utført. Betalingene må være registrert /godkjent i nettbedrift Ikke utførte betalinger Viser forfalte betalinger som ikke er blitt utført. De ligger som ikke utførte fordi de er blitt avvist, vanligvis på grunn av manglende dekning på konto. Utbetalinger som er sendt fra regnskapssystemet og hvor godkjennelse er opphevet, vil også legge seg på Ikke utførte utbetalinger. Faste oppdrag Et fast oppdrag registreres i samme skjermbilde som Utbetaling Innland. Menyen Faste oppdrag inneholder en oversikt over de Faste oppdrag som er lagt inn. 9
5. Post og info Innboks Meldinger om betalingsformidling 6 mnd tilbake i tid, i pdf-format Søk i Arkiv Kontoutskrifter, Årsoppgaver, Melding om innbetalinger, etc Søk i arkiv for å hente frem kontoutskrifter, melding om innbetaling, årsoppgaver ol.lign. Klikk på i til høyre for å vise detaljer Valutakurser Viser dagens valutakurser. Oppdateres daglig Meldinger fra banken Kan være melding om nye tjenester, planlagt nedetid og annen informasjon Fakturaliste Viser faktura, maks 16 mnd tilbake i tid 10