Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 9. juni 2010 SAK NR 051-2010 GJENNOMFØRING AV FORETAKSMØTER MED HELSEFORETAKENE I JUNI 2010 Forslag til vedtak: Styret ber styreleder avholde foretaksmøter i juni 2010 med behandling av følgende saker: Godkjenning av helseforetakenes årsregnskap, og årsberetning 2009 Honorar til revisor Årlig melding 2009, herunder presisering av styringskrav for 2010 som må følges opp særskilt av helseforetakene Fastsetting av styrehonorar for styrene i de enkelte helseforetakene Prøveordning med pålegg om øyeblikkelig varsling til statens helsetilsyn når alvorlige hendelser har skjedd Hamar, 1. juni 2010 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 6
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør anbefaler at det avholdes foretaksmøter i de enkelte helseforetakene i Helse Sør-Øst i henhold til saksfremstillingen. Dette innebærer at Årsregnskap og årsberetning fra helseforetakene for 2009 godkjennes. Honorar til revisor godkjennes. Honorarer til helseforetakenes styrer i 2010 fastsettes i henhold til saksfremstillingen. Helseforetakenes årlig melding for 2009 godkjennes og at foretaksmøtet presiserer styringskrav innenfor de nærmere angitte tema. I tillegg pålegges helseforetakene å etterleve prøveordningen med pålegg om øyeblikkelig varsling til statens helsetilsyn når alvorlige hendelser har skjedd. 2. Faktabeskrivelse Om årsregnskap, årsberetning 2009 I henhold til vedtektene skal foretaksmøte innen utgangen av juni 2010 behandle helseforetakets årsregnskap sammen med årsberetningen for 2009. Helseforetakenes årsregnskaper og årsberetninger er vedtatt av helseforetakenes styrer og revisorgodkjent. Om honorar til revisor for helseforetakene i Helse Sør-Øst Honorering av revisor for helseforetakene i Helse Sør-Øst skjer iht. avtale. Om honorarer til helseforetakenes styrer i 2010 Foretaksmøtene for det enkelte helseforetak fastsetter satser for styrehonorar for helseforetaket. Administrerende direktør tilrår at takstene som ble innført i 2008 og videreført i 2009 justeres tilsvarende den økning som fant sted for styret i Helse Sør-Øst RHF i foretaksmøte i februar 2010. Dette innebærer en økning i godtgjørelsen tilsvarende konsumprisindeksen i perioden (4,8 prosent). Styrehonorarene for helseforetakene i Helse Sør-Øst vil etter dette være: Store helseforetak Små helseforetak 1) Styreleder 2) kr 157 000 per år kr 120 000 per år Nestleder kr 120 000 per år kr 96 000 per år Styremedlem kr 96 000 per år kr 72 000 per år Varamedlem ansattvalgte 3) kr 3 600 per møte kr 3 600 per møte 1) Gjelder Psykiatrien i Vestfold HF, Sunnaas sykehus HF og Sykehusapotekene HF 2) Interne styreledere mottar ikke styrehonorar. Dette gjelder derfor Psykiatrien i Vestfold HF (til 01.09.10) og Sykehusapotekene HF 3) Utbetales per møte med deltagelse som styremedlem Side 2 av 6
Om årlig melding 2009 Det enkelte helseforetak skal i henhold til vedtektene hvert år utarbeide en melding om foretaket og foretakets virksomhet. Årlig melding for det enkelte helseforetak skal behandles i foretaksmøte innen utgangen av juni 2010. Årlig melding fra det regionale helseforetaket omfatter også de underliggende helseforetak. Helse Sør-Øst RHF har gått gjennom de årlige meldingene fra helseforetakene. Det er gitt en generell tilbakemelding til alle helseforetak, bl.a. om betydningen av årlig melding som samlet rapportering i forhold til oppdrag og bestilling som plandokument, kunnskapsbase og prosessredskap for å forankre og målrette virksomheten i forhold til ansatte, tillitsvalgte og brukere. I tillegg er helseforetakene Akershus universitetssykehus, Sørlandet sykehus, Sykehuset i Vestfold og Sykehuset Telemark anmodet om å gi supplerende opplysninger. Dette gjelder i hovedsak noen få rapporteringspunkter, med unntak av Sykehuset Telemark HF som manglet rapportering på vesentlige deler av oppdrag gitt i driftsavtale og foretaksmøter. Vurderingen av helseforetakenes årlige meldinger er sammenfattet som følger: Akershus universitetssykehus HF Meldingen fra Akershus universitetssykehus er i hovedsak utarbeidet iht. mal. Det redegjøres for hvordan driftavtale og krav i foretaksmøtene er fulgt opp. Det redegjøres kort for helseforetakets planer. Disse er strukturert iht. plan for strategisk utvikling for Helse Sør-Øst. Denne suppleres med en punktvis gjennomgang av helseforetakets tiltak og oppfølging av plan for strategisk utvikling. Oslo universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF har naturlig nok avgitt den mest omfangsrike årlige meldingen. Meldingen er preget av driftssituasjonen i 2009, og at helseforetaket er inne i en krevende omstillingsprosess. Dette medfører at mye av rapporteringsdelen henviser til aktiviteter og drift ved de tre tidligere sykehusene Aker universitetssykehus (AUS), Rikshospitalet (RH) og Ullevål universitetssykehus (UUS), i tillegg til integrasjonsaktivitetene som OUS ledelsen har ansvar for. Meldingen er utformet i samsvar med felles mal og inneholder punktvise redegjørelser i forhold til gitte krav og oppdrag. Plandelen i synliggjør de utfordringer som helseforetaket står overfor, men prosessene er ikke sluttført mht. strategier og handlingsplaner. Det er utarbeidet en punktvis oversikt over helseforetakets oppfølging av plan for strategisk utvikling med tiltaksbeskrivelse og risikovurdering. Psykiatrien i Vestfold HF Meldingen fra Psykiatrien i Vestfold kunne vært tydeligere strukturert iht. mal. Dette gjelder bl.a. rapportering på krav i oppdragsdokument og foretaksmøte. Helseforetaket har utarbeidet en strategiplan for perioden 2010-2013. Strategidokumentet beskriver hvordan Psykiatrien i Vestfold HF i den kommende fireårsperioden vil arbeide for å nå de mål som er gitt av helsemyndigheter og Helse Sør-Øst RHF. Det foretas en punktvis gjennomgang av oppføliging og risikovurdering i forhold til plan for strategisk utvikling. Det henvises til det videre arbeid innenfor sykehusområdet, som er beskrevet i felles styresak med Sykehuset i Vestfold og Sykehuset Telemark. Sunnaas sykehus HF Årlig melding fra Sunnaas sykehus HF følger oppsatt mal og rapporterer iht. gitte oppdrag og krav. Helseforetaket legger vekt på omstillingsprogrammets premisser for utvikling av rehabiliteringsfeltet i regionen og oppfatter at rollen som det regionale rehabiliteringsforetaket gjennom dette er blitt tydeligere. Planmessig er Sunnaas sykehus HF opptatt av at rehabiliteringstilbudet i regionen utvikles i dialog med sykehusområdene. Det er en klar intensjon fra Sunnaas sykehus HFs side å innta en nasjonal posisjon innen rehabiliteringsfeltet. Side 3 av 6
Sykehuset Innlandet HF Meldingen fra Sykehuset Innlandet HF er utarbeidet iht. mal. Det foretas en gjennomgang av krav og oppdrag i driftsavtale og foretaksmøter. Helseforetaket har foreløpig ikke utarbeidet en egen plan for oppfølging av regionale strategier og underliggende vedtak. Helseforetaket starter en prosess i 2010 med revisjon av strategisk utviklingsplan og strategisk fokus 2011-2014. Utgangspunktet for sykehusets revisjon er bl.a. krav fra Helse Sør-Øst RHF om å tilpasse virksomheten til føringene i omstillingsprogrammet samt helseforetakets behov for å utforme et ønsket fremtidsbilde for Sykehuset Innlandet. Planrevisjon skal ferdigstilles høsten 2010. Sykehuset Telemark HF Årlig melding fra Sykehuset Telemark HF manglet rapportering på en del områder. Det er redegjort for dette i egen redegjørelse i ettertid. Plandelen er ikke tydelig forankret til plan for strategisk utvikling. Det vises imidlertid til at helseforetakets inneværende strategiplanperiode kommer til avslutning i 2010 og at en vil sette i gang arbeidet med en ny strategiplan for helseforetaket gjeldende fram til 2015. Det legges som forutsetning at planen skal bygge på og tilpasses den vedtatte strategien for Helse Sør-Øst. Dette innbefatter videre utvikling i sykehusområdet Telemark og Vestfold der forutsetningene er fulgt opp i en felles styresak for de tre helseforetakene i sykehusområdet Telemark og Vestfold. I meldingen foretas også en punktvis gjennomgang av helseforetakets oppfølging av plan for strategisk utvikling med tiltaksbeskrivelse og risikovurdering. Sykehusapotekene HF Strukturen i oppdrag og bestilling overfor Sykehusapotekene HF avviker noe fra de øvrige HF. Dette avspeiles i meldingen som svarer opp de krav som er gitt. Helseforetakets strategiplan 2010-2012 angir helseforetakets overordnede mål. Sykehuset i Vestfold HF Helseforetakets årlige melding avviker til dels fra fastsatt mal. Det er imidlertid overlapp mellom det som inngår plandelen og det som rapporteres bl.a. på med bakgrunn i driftsavtalen. Helseforetaket kommenterer de fleste områdene/strategiene i plan for strategisk utvikling. Det vises for øvrig til opplegget om strategisk plan som utvikles i samarbeid med Sykehuset Telemark HF og Psykiatrien i Vestfold Sørlandet sykehus HF Sørlandet sykehus HF svarer i hovedsak opp de krav som er stilt. Foreliggende planer er ikke tydelig forankret til plan for strategisk utvikling. Helseforetakets styre har imidlertid besluttet at helseforetakets strategiplan skal rulleres. I arbeidet vil en legge til grunn de føringene som Helse Sør-Øst har lagt i omstillingsprogrammet og utarbeide løsninger som er tilpasset Sørlandet sykehus HF. En vil legge til grunn de seks innsatsområdene fra plan for strategisk utvikling i arbeidet med å utvikle en strategiplan for perioden 2012 2014. Rullering av strategiplanen vil skje ved åpne, brede, involverende prosesser. Sykehuset i Østfold Sykehuset Østfold svarer opp de krav og oppdrag som er gitt. Det gjøres videre en punktvis gjennomgang av helseforetakets oppfølging av plan for strategisk utvikling med tiltaksbeskrivelse og risikovurdering og utdyper hovedutfordringer og prioriteringer i 2010 2013. Det redegjøres for hvordan de strategiske innsatsområdene i Helse Sør-Øst følges opp gjennom planleggingen av nytt sykehus og hvordan OU-prosjektet skal utvikle konkrete planer for den nye sykehusorganisasjonen. Side 4 av 6
Vestre Viken HF Meldingen fra Vestre Viken HF er utarbeidet iht. mal. Det foretas en systematisk gjennomgang av krav og oppdrag i driftsavtale og foretaksmøter. Som en del av årlig melding gjøres en punktvis gjennomgang av helseforetakets oppfølging av plan for strategisk utvikling med tiltaksbeskrivelse og risikovurdering. Plandelen viser at helseforetaket er inne i en omfattende omstrukturering helseforetaket. Det legges til grunn at årlig melding fra helseforetakene skal gi en helhetlig oversikt over helseforetakets virksomhet og at rapporteringsdelen skal ha en tydelig forankring i oppdrag og bestilling til helseforetaket. Dokumentet vil derfor være kunnskapsbase og et viktig referansepunkt i samhandlingen innenfor foretaksgruppen. Meldingen vil også være en generell kunnskapsbase for de regionale nettverkene, eksempelvis innen HR, innkjøp og i fagnettverk. I tillegg vil meldingen være tilgjengelig for andre samarbeidspartnere, publikum og media. Det er derfor viktig at meldingene er så informative og dekkende som mulig. Videreutviklingen av årlig melding vil skje i en felles forståelse om dokumentets funksjon og innhold. Viktige områder som vil utvikles videre er rapportering bl.a. iht. lov om likestilling og diskriminering, miljø og krav til samfunnsansvar og innen faglig kvalitet som ledd i et arbeid med å fokusere mer på kvalitet og pasientsikkerhet. For å videreføre den positive samhandling med helseforetakene på dette området vil Helse Sør-Øst RHF, i likhet med tidligere år, avholde et møte høsten 2010 for erfaringsutveksling og videre samordning av meldingsarbeidet, bl.a. gjennom videreutvikling av en felles mal for arbeidet. Helse Sør-Øst RHF har også dialog med Helse- og omsorgsdepartementet og de øvrig regionale helseforetakene om videreutvikling av plan- og meldesystemet. En vil i foretaksmøtet også understreke betydningen av at det gjennomføres en aktiv intern prosess ved utarbeidelsen av årlig melding. Prosessen må integreres i helseforetakets oppfølging av oppdrag og bestilling og den løpende rapportering og risikovurdering som inngår i dette arbeidet. En vil også understreke betydningen av at meldingen utformes med bred involvering av både tillitsapparat og brukere. I styresak 031-2010 ble det fremlagt status for gjennomføring omstillingsprogrammet i Helse Sør-Øst med hovedvekt på oppfølging av sak 108-2008 Omstillingsprogrammet. Innsatsområde 1 hovedstadsprosessen. Med utgangspunkt i de vurderinger som der fremgår vil en i foretaksmøtet ytterligere presisere styringskrav innen følgende tema: Utarbeidelse av områdeplaner. Årlig melding skal omfatte helseforetakenes planer med forankring til og oppfølging av plan for strategisk utvikling 2009-2020. Det legges til grunn at foretakene har utarbeidet helhetlige områdeplaner basert på plan for strategisk utvikling, innen utgangen av 2010 og at planene omfatter rehabilitering, psykisk helsevern og TSB som en del av en mer fullstendig områdeplan. Det understrekes at foretakene i planprosessene skal samarbeide med kommunene og andre samarbeidsparter. Status på dette skal rapporteres i årlig melding 2010. Forbedret kvalitet og pasientsikkerhet. Antall feil og uønskede hendelser i helsetjenesten skal reduseres. Det er et ledelsesansvar på alle nivå å sikre velfungerende systemer for melding av uønskede hendelser. Ansatte skal oppleve det trygt å melde, og meldingene skal følges opp ut fra et system- og læringsperspektiv. Det forutsettes at helseforetakene gjennomgår alvorlige hendelser som har skjedd i forbindelse med pasientbehandlingen, og bruker gjennomgangen til læring for å unngå liknende hendelser samt at rutiner og informasjonsgrunnlag mellom helseforetak/sykehus regionalt og innen hvert sykehusområde samordnes. Side 5 av 6
Avtalelojalitet og bruk av Forsyningssenteret som primærleverandør. Avtaledekning og avtalelojalitet i foretaksgruppen er for lav. Helseforetakene bes iverksette forsterkede tiltak for å forbedre avtaledekning og avtalelojalitet iht. vedtatte styringsmål. Videre er helseforetakenes omsetning gjennom Forsyningssenteret svært lav for flere helseforetak. Helseforetakene bes bidra aktivt inn i det fellesregionale forbedringsarbeidet innenfor logistikk og iverksette tiltak slik at helseforetakenes bestillere bruker Forsyningssenteret som primærleverandør. Oppfølging og etterlevelse av avtaler inngått av HINAS om innleie av vikarer Med bakgrunn i plan for strategisk utvikling og styrets vedtak i sak 108-2008, jf. oppdrag og bestilling 2010, understrekes det at fremdriften i arbeidet med utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde må ha et tilstrekkelig ledelsesmessig fokus. Arbeidet med den månedlige rapporteringen til Helse Sør-Øst RHF må prioriteres, kvalitetssikres og frister må overholdes av helseforetakene. Om prøveordningen med pålegg om øyeblikkelig varsling til statens helsetilsyn når alvorlige hendelser har skjedd. Iht. protokoll fra foretaksmøte 4. mai 2010 skal Helse Sør-Øst RHF pålegge underliggende helseforetak og institusjoner med avtale å varsle Statens helsetilsyn umiddelbart når alvorlige hendelser har skjedd. Varselet skal gis fra den aktuelle helseinstitusjon til Statens helsetilsyn. Pålegget gjelder som en prøveordning i to år med virkning fra 1. juni 2010. 3. Administrerende direktørs vurderinger Foretaksmøtene er det regionale helseforetakets viktigste styringsinstrument innen eierstyringen. Pålegg gjennom foretaksmøtet må benyttes balansert ut fra helseforetakslovens bestemmelser og etablert styringsmodell. Administrerende direktør tilrår at styret gir styreleder fullmakt til å gjennomføre de ordinære foretaksmøter med helseforetakene slik det er redegjort for i saken. Tilbakemeldingen til foretakene blir differensiert for å kunne presisere særlige forhold ved det enkelte foretak. Administrerende direktør tilrår at årlige meldinger for helseforetakene godkjennes i foretaksmøtene på det grunnlag som foreligger samtidig som enkelte styringskrav presiseres. En anbefaler videre godkjenning av helseforetakenes årsregnskap og årsberetning for 2009, honorar til helseforetakenes styrer for 2010 samt honorar til revisor for Helse Sør-Øst RHF. Trykte vedlegg Ingen Utrykte vedlegg Årlig melding 2009 fra alle helseforetak i Helse Sør-Øst Side 6 av 6