Brukerhåndbok for esøknad

HB 9.C.25 Brukerhåndbok for esøknad Behandling av esøknader i bostøttesystemet Foto: Colourbox.com Alle skal bo godt og trygt

Innholdsfortegnelse 1. Innledning 4 2. Nytt i esøknad 4 3. Administrasjon av kommuneopplysninger 5 4. Oversikt over innkomne esøknader 6 5. Vis Sak 7 6. Behandling av esøknad om bostøtte 9 7. Hva skal kontrolleres? 9 7.1 Vedlegg 9 7.2 Nye vedlegg i saken 10 7.3 Opplysninger i søknaden 12 7.4 Innledende spørsmål 13 7.5 Person og inntekt 13 7.6 Bolig og lån 15 8. Vedtak 16 9. Når en elektronisk sak gjøres om til en ordinær sak 16 10. Eksempler på esøknad om bostøtte i pdf-format 17 11. Elektroniske vedtak 19 12. Oversikt over hvor opplysningene i esøknaden hentes fra 20 3 av 24

1. Innledning I denne håndboken får du en oversikt over behandling av esøknader i bostøttesystemet med fokus på det som er nytt. De viktigste nyhetene er at søker kan søke for neste termin, og at søknaden er forhåndsutfylt i bostøttesystemet. Dokumentasjoner og vedlegg finnes på saken i en elektronisk versjon og en del av informasjonen i søknaden innhentes fra offentlige registre. I denne håndboken framgår det hvilke opplysninger som skal kontrolleres, slik at du kan føle deg trygg når du behandler esøknader. 2. Nytt i esøknad Man kan søke for neste termin En av de nye funksjonalitetene er at søker har mulighet til å søke for neste termin. Det vil si at dersom søker sender inn søknad etter fristen for inneværende termin, som er den 14. i hver måned, vil søknaden bli registrert for neste termin. Dette gjelder også dersom søker har flyttet i inneværende måned, før vedkommende sender inn søknaden, vil søknaden overføres til neste måned. I «Vis sak» i bostøttesystemet får du en oversikt over esøknader for både inneværende termin og neste termin. Du kan behandle søknader for inneværende termin. Søknader for neste termin kan kun «vises» og du kan ikke behandle/ endre disse søknadene før systemet er åpnet for registrering for den aktuelle terminen. Søknader er forhåndsutfylt i bostøttesystemet esøknader er forhåndsutfylt av søker. Du behøver ikke å registrere søknadene i bostøttesystemet, men det er viktig at du kontrollerer de opplysninger som søker selv har oppgitt. Noen nye opplysninger hentes fra offentlige registre Noen av opplysningene er innhentet fra offentlige registre som ID-porten, folkeregisteret, NAV og Statens kartverk (matrikkelen, se under). Andre opplysninger er det søker selv som har oppgitt. Du behøver ikke å sjekke de opplysninger som er innhentet fra offentlige registre. Matrikkelen: er landets offisielle eiendomsregister. Den inneholder en oversikt over eiendommer, eiendomsgrenser, adresser og bygninger. For fullstendig oversikt se avsnittet «Oversikt over hvor opplysninger i esøknaden hentes fra» i denne håndboken. Dokumenter finnes i søknaden Når søker fyller ut esøknad, blir vedkommende bedt om å laste opp en del dokumentasjoner avhengig av hvilke opplysninger som er gitt i esøknaden. Disse vedleggene vil finnes i saken og du får tilgang til disse dokumentene. Det er viktig at du kontrollerer at innholdet i disse vedleggene er relevante og tydelige og at de bekrefter de opplysninger som søkeren har oppgitt i søknaden. 4 av 24

Du kan eventuelt be søker om å sende nye dokumenter. Du bør ikke oppfordre søker til å sende dokumenter elektronisk per e-post da disse kan inneholde sensitive personopplysninger. Skriv gjerne i notatfeltet i saken om når du har kontaktet søker, hvilke dokumentasjoner du ba om og hva fristen for levering av nye dokumenter var. Dersom du skriver brev til søker, skann brevet og last det opp i saken. Når du mottar nye dokumenter, må du skanne og laste opp disse i saken. 3. Administrasjon av kommuneopplysninger I skjermbildet over vises skjermbildet «Administrasjon Kommuneopplysninger», der kommunens saksbehandler legger inn / endrer opplysninger om adresse, navn, e-postadresser etc. Kommunen vil bli varslet per e-post om at det ligger igjen saker som ikke er behandlet (gjelder bare elektroniske), og det er derfor viktig at du sørger for at e-postadresse til kontaktpersonene er riktig, ellers vil ikke kommunen få e-post om at det ligger igjen ubehandlede saker. Det finnes mer informasjon på husbanken.no, http://husbanken.no/bostotte/kommune/esoknad/kontaktinformasjon-kommunen/ 5 av 24

4. Oversikt over innkomne esøknader Under menyen «Lister», velg «Elektroniske søknader». Klikk på knappen «Hent liste» for å få en liste over innkomne elektroniske søknader. Disse vil ha status J (Journalført). Du vil også se elektroniske saker som er behandlet og har fått status R (Registrert). Oversikten under viser en liste over esøknader for både inneværende termin og neste termin. Du kan velge «alle saker» for å få en oversikt over alle innkomne esøknader som er sendt til kommunen/bydelen. Du kan også velge «mine saker» for å få en oversikt over kun de søknadene som du har behandlet og som har fått status R. Se følgende skjermbilde: 6 av 24

5. Vis Sak Du kan velge «Vis» for å se nærmere på søknaden. Du vil se ulike opplysninger om søkeren og husstanden, se skjermbildet under. Oversikten er i hovedsak lik den oversikten du er vant til å se fra papirsøknaden. De mest synlige forskjellene er de elektroniske vedleggene i saken og visning av trygdeytelser fra NAV dersom søkeren eller noen i husstanden har slike ytelser. Det finnes også andre opplysninger i søknaden som er innhentet fra offentlige registre. Disse vi vil omtale nærmere litt senere i dette dokumentet. 7 av 24

Feltene i søknaden vil være forhåndsutfylt både med informasjon fra søker og med informasjon som innhentes fra ID-porten (målform og telefonnummer), NAV, Skatteetaten, folkeregisteret og Kartverket (matrikkelen). I skjermbildet under er feltene markert med fargekode for å gi deg en bedre oversikt over opphavet til opplysningene i søknaden. Grønt: Gult: Rødt: Felter med data fra offentlige registre. Felter med data enten fra offentlige registre eller fra søkeren. Felter med data som søkeren har tastet inn. 8 av 24

6. Behandling av esøknad om bostøtte Du starter behandlingen av søknaden ved å velge «Registrer/endre sak». esøknader behandles i utgangspunktet på samme måte som registrerte søknader på papir. I en papirsøknad kontrollerer du opplysningene og vedleggene i søknaden fortløpende mens du registrerer søknaden i bostøttesystemet. I en esøknad er disse opplysningene allerede fylt ut. Du må kontrollere vedleggene og de opplysningene som søker selv har gitt (markert i dette dokumentet med rødt og gult). Dersom søker bor i Oslo kommune, kan vedkommende ved en inkurie ha valgt feil bydel ved utfylling av søknaden. I så fall bør du ta kontakt med Husbanken slik at dette kan rettes. Kontroller om søkers bosted ligger i den bydelen som er oppgitt. Dersom dette ikke stemmer, bør du ta kontakt Husbanken slik at saken kan bli korrigert og overført til den rette bydelen. 7. Hva skal kontrolleres? Du må kontrollere både vedleggene og opplysninger som er registrert i søknaden. 7.1 Vedlegg Avhengig av opplysninger som søker har oppgitt, ble vedkommende bedt om å laste opp noen dokumenter. Vedleggene arkiveres i Husbankens arkiv og vil være tilgjengelige på søknaden. Vedleggene kan ikke slettes eller endres. Systemet kontrollerer ikke innholdet i vedleggene. kan laste opp feil dokument, eller dokumentet kan være i en dårlig stand, slik at det ikke er lesbart. Du må lese gjennom dokumentene og kontrollere at alle nødvendige dokumenter er med, og at du bekrefter de opplysninger som søker har skrevet i søknaden. Les gjennom vedleggene. Kontroller om alle nødvendige vedlegg er med. Ved behov bør søkeren få beskjed om å ettersende nye dokumenter. I feltet «Dokumenter» finnes: Vedlegg som søkeren har lastet opp ved innsending av esøknaden. Ev. vedlegg/dokumenter som kommunen har lastet opp i saken. Kopi av bostøttevedtak når dette foreligger. Vedleggene har et prefiks som indikerer hvilke opplysninger de skal dokumentere. 9 av 24

Det første vedlegget er alltid et resymé av søknaden slik søkeren har fylt ut. I dette dokumentet finnes i tillegg opplysninger om bolig som er innhentet fra Kartverket (matrikkelen). Figur: Registrere/Endre sak: Vedlegg 7.2 Nye vedlegg i saken I noen tilfeller er det behov for nye dokumentasjoner i saken, f.eks. hvis vedleggene har en dårlig kvalitet og det er ikke mulig å lese dem. Dersom søknaden mangler noen vedlegg, må du ta kontakt med søkeren og etterlyse nødvendige dokumenter. All skriftlig kommunikasjon med søker må arkiveres i saken, det vil si alle innkomne dokumenter og ev. utsendte brev bør skannes og lastes opp i saken. Disse vil bli liggende i saken og vises i feltet «Dokumenter». Muntlige henvendelser bør registreres i saken i notatfeltet. Vær oppmerksom på at opplastede dokumenter ikke kan slettes. Derfor bør du forsikre deg om at du laster opp riktig dokument, som vedlegg i saken, før du laster det opp. 10 av 24

Nye dokumenter som skal lastes opp i saken, må være lagret på en datamaskin. Det vil si dersom du mottar et vedlegg i papirformat, må dette skannes først og lagres på din datamaskin. Det er viktig at du gir dokumentet gode filnavn, som sier noe om innholdet. For eksempel er filnavnet «Lån_nedbetalingsplan» mer forklarende enn «image1». Klikk på knappen «Legg til» som finnes i feltet «Dokumenter» for å legge til nye dokumenter. 11 av 24

TIPS: Dersom du har valgt flere filer, kan du også laste opp eller slette samtlige filer ved å klikke på knappene «Last opp alle» og «Slett alle». 7.3 Opplysninger i søknaden Noen av opplysningene i den ferdigutfylte søknaden er innhentet fra offentlige registre, og noen av opplysningene er registrert av søker selv. Du behøver ikke kontrollere om data fra offentlige registre er korrekte, men: kontroller at opplysninger som søkeren selv har utfylt, er korrekte og at opplysningene er i samsvar med vedleggene. 12 av 24

7.4 Innledende spørsmål Figur: Registrere/Endre sak: Innledende spørsmål Dersom søker ved utfylling av esøknad har svart at husstanden har større endringer i inntekten, vil det første spørsmålet i inntektstypen være markert med Ja. Når det gjelder inntektsnedgang eller oppgang, bør du se bort fra om det er krysset av for oppgang eller nedgang, og på selvstendig grunnlag ta stilling til om inntekten og formuen som blir oppgitt er dokumentert troverdig. Hvis svaret er Nei, vil likning bli lagt til grunn. Hvis svaret er Ja, vil regelmotoren avgjøre om det for eksempel er inntektsnedgang, og den vil da bli lagt til grunn. 7.5 Person og inntekt Du må kontrollere alle felter som søker har fylt ut selv. Dersom søker har krysset av for at boligen var spesialtilpasset, vil disp. kode 02 være forhåndsutfylt. 13 av 24

Du må ut ifra dokumentasjonen fra søker kontrollere om boligen oppfyller kravene for en spesialtilpasset bolig og om nødvendig fjerne disp.kode 02. Figur: Registrere/Endre sak: Person og inntekt Når man søker, innhentes fortløpende opplysninger fra folkeregisteret og viser situasjonen per den 1. i måneden. Ved hovedkjøring av bostøtte gjør vi et nytt søk mot folkeregisteret. Dersom de nye opplysningene viser at søkeren ikke har bodd / vært registrert den 1. i måneden på søknadsadresse vil søker få avslag på sin søknad. OBS: Med innføring av esøknad vil vi få ha to kilder til innhenting av folkeregisteropplysninger: 1. esøknad: Samtidsoppslag i folkeregisteret når søkeren fyller ut esøknaden 2. Bostøttesystemet: Sist oppdaterte opplysninger fra folkeregisteret Det kan være at opplysningene i 1 og 2 kan avvike fra hverandre, f.eks. få tilfeller der adressen fra esøknad ikke er den nyeste. Det er derfor viktig at du vet hvor man ser adressen fra esøknad og sjekker denne opp mot adressen man ser i personhistorikk når systemet varsler avvik. Du kan se et avvik, f.eks. 14 av 24

«Kvednav.» og «Kvednavegen», men godta som samme adresse hvis dette er tilfellet. Dersom søker ber om periodens inntekt, vil den foreløpige beregningen være basert på opplysninger om trygdeytelser som er innhentet fra NAV på søknadstidspunktet. Ved hovedkjøring av bostøtte gjøres det et nytt søk mot NAV-registeret. Dersom de nye opplysningene fra NAV avviker fra tidligere, kan bostøtten endres i forhold til den foreløpige beregningen. en kan melde om store endringer i inntekter i forhold til siste likningen. Inntekten kan bestå av skattepliktige inntekter og/eller av skattefrie inntekter som sosialhjelp, kontantstøtte, barnetrygd, barnebidrag, individstønad og liknende. Skattefrie inntekter vil ikke vises på saken. Disse opplysningene finnes kun i bostøttesøknaden som finnes i feltet «Dokumenter». Derfor må du alltid lese pdf-søknaden, spesielt når søkeren har bedt om inntektsnedgang. 7.6 Bolig og lån Eid bolig Figur: Registrere/Endre sak: Bolig og lån (eiebolig) 15 av 24

Leid bolig Figur: Registrere/Endre sak: Bolig og lån (leiebolig) Skjermbilder for foreløpige vedtaksberegninger, adresse og notat er uendret. 8. Vedtak esøknader og søknader på papir får vedtak på samme tid. Vedtakene for esøknader vil finnes som evedtak på saken under feltet «Dokumenter». vil kunne lese vedtaket ved å logge seg på esøknaden via ID-porten. Vi gjør oppmerksom på at vedtak «V09 - Manglende opplysninger» er et unntak og vil ikke være et evedtak. vil fortsatt få dette vedtaket kun på papir. Fram til november 2014 vil alle, inkludert de som har søkt via esøknad, få sine vedtak om bostøtte per post. De som har søkt elektronisk, vil i brevet få informasjon om at de kan logge seg på esøknad og få tilgang til evedtak. Innholdet i evedtakene er strukturert på en annen måte enn papirvedtakene, og søker vil få en opplevelse av at evedtaket er tydeligere og mer informativt. vil få beskjed om at de to vedtakene ikke er identiske (men innholdet er det samme). 9. Når en elektronisk sak gjøres om til en ordinær sak Etter at det er fattet vedtak i en sak, vil alle endringer i saken som fører til endringer i beregningen, gjøre den elektroniske saken til en ordinær sak, dette er da alle endringer som blir gjort i saken når saksbehandleren i kommunen «Endrer/Registrerer» saken. Da vil saken ikke lenger være en elektronisk sak, det vil si at søker ikke vil få evedtak, og kan ikke laste opp nye vedlegg i saken, og feltet «dokumenter» som inneholder både søknaden og vedlegg, vil være tomt. 16 av 24

10. Eksempel på esøknad om bostøtte i pdf-format 17 av 24

18 av 24

11. Elektroniske vedtak De som har søkt om bostøtte elektronisk vil motta det ordinære vedtaksbrevet i posten frem til desember 2014. I tillegg de ha tilgang til sitt elektroniske vedtak ved å logge seg på esøknaden. Elektroniske vedtaket vil vises bostøttesystemet i brevloggen på saken. Saksbehandlere får tilgang til det eksakte brevet som er sendt søkeren ved å klikke på lenken til evedtaket. Eksempler på evedtakene finnes på Husbanken.no, http://husbanken.no/bostotte/kommune/ 19 av 24

12. Oversikt over hvor opplysningene i esøknaden hentes fra TYPE OPPLYSNINGER HVILKE OPPLYSNINGER KILDE Personopplysninger Adresse Kommune Bydel Antall personer registrert Bipersoner Målform og telefonnummer Kontonummer Student i husstanden Vernepliktig i husstanden Arbeidskvalifisering Folkeregisteret Folkeregisteret Folkeregisteret Folkeregisteret ID-porten TYPE OPPLYSNINGER HVILKE OPPLYSNINGER KILDE Personinntekt Skatteetaten Ligning Alminnelig inntekt Skatteetaten Minstefradrag Skatteetaten Nettoformue Skatteetaten Ligningsverdi Skatteetaten TYPE OPPLYSNINGER HVILKE OPPLYSNINGER KILDE Lån Lånesum Utbetalt mnd./år Løpetid år Renter og avdrag pr. mnd. Gebyr pr. mnd. Lånenummer Husbanken Lånenummer Innovasjon Norge 20 av 24

Oversikt over hvor opplysningene i esøknaden hentes fra TYPE OPPLYSNINGER Boligopplysninger HVILKE OPPLYSNINGER KILDE Hvis ikke i offenlig register, hentes opplysninger fra: Boligkrav oppfylt Eier/leier Leier kommunalt Eierform Bolignr. Folkeregister Kvadratmeter Antall rom i boligen Bruksnr. Festenr. Seksjonsnr. Festet tomt Kartverket (matrikkel) Kartverket (matrikkel) Kartverket (matrikkel) Kartverket (matrikkel) Kartverket (matrikkel) Kartverket (matrikkel) Årlig eiendomsskatt Årlig festeavgift Kjøp/byggesum Husleie pr. mnd. Tidsbestemt leiekontrakt Leieforhold Inngår oppvarming i husleien Tilpasset bolig (Disp.kode 2) 21 av 24

22 av 24

23 av 24

For ditt nærmeste regionkontor, ring 22 96 16 00 www.husbanken.no HB 9.C.25 Brukerhåndbok for esøknad - behandling av esøknader i bostøttesystemet Utgitt av Husbanken, januar 2015