Veileder for bostøtte e-søknad og selvbetjening

Transkript

1 Veileder for bostøtte e-søknad og selvbetjening HB.9.C.26 Revidert: HB 9.C.26 Side 1

2 Innhold Elektronisk søknad... 3 Grupper som ikke kan søke elektronisk... 4 Statusmeldinger... 5 Meldingsboksen... 8 Språk for e-søknad og selvbetjening:... 9 Selvbetjening Endre inntekt elektronisk Endre husleie elektronisk Endre kontonummer elektronisk Flytting- Søkere som har flyttet og meldt flytting til folkeregisteret kan søke elektronisk HB 9.C.26 Side 2

3 Elektronisk søknad Søknadsfrist for å søke bostøtte er den 25. i måneden. En e-søknad som sendes inn etter søknadsfristen for en måned (den 25. i måneden) havner automatisk på neste termin. Hvis søker har meldt flytting til folkeregisteret etter situasjonsdato blir søknaden også registrert på neste termin. E-søknaden innhenter automatisk informasjon om alle personer som har en familiær relasjon til søker og har samme adresse i folkeregisteret. Opplysninger om søkers samboer finnes kun hvis de har felles barn. Denne funksjonaliteten gjør at e-søknaden i større grad enn en papirsøknad sikrer at alle i husstanden blir påført søknaden. Søker logger seg inn i e-søknaden fra husbanken.no HB 9.C.26 Side 3

4 Grupper som ikke kan søke elektronisk De fleste kan søke elektronisk. Men det er fortsatt en del grupper som ikke kan søke elektronisk. Grupper som ikke kan søke elektronisk er: Husstander i bokollektiv Søker er under 18 år med egne barn Saker hvor søker har verge Søkere uten kontonummer Husstander hvor deler av foreldrenes formue skyldes barns formue de kan søke men må ettersende dokumentasjon HB 9.C.26 Side 4

5 Statusmeldinger Søker kan se status på søknaden sin i selvbetjeningsløsningen når han logger seg inn. Selvbetjeningssiden viser status for de tre siste månedene. Søker kan logge inn å se status på saken sin selv om han ikke har levert en elektronisk søknad. HB 9.C.26 Side 5

6 Tabellen under viser hvilke statusmeldinger som blir gitt til søker i de forskjellige situasjoner. Statusmeldinger i Selvbetjeningen Du har startet på en søknad Situasjoner - Ny søker, har mellomlagret søknaden Søknaden ble lagret Hvis søknaden ikke sendes inn før , vil den bli slettet. Det er søknadsfrist den 25. hver måned. Søknad for september Du vil få svar innen Utbetalt september 2 840,- Utbetalt til kontonummer xxxx xx xxxxx. Informasjonstekst ved andre utbetalinger former: Utbetalingskort er sendt Bostøtten ble utbetalt til kommunen Se mer informasjon i vedtaket. Bostøtten er utbetalt til Husbanken og avregnet mot feilutbetalt bostøtte andre måneder. Se mer informasjon i vedtaket Avslag for september + avslagsgrunn - Du/dere har ikke rett til bostøtte - Du/dere hadde for høy inntekt - Boligen oppfyller ikke kravene til bostøtte. - Du var ikke registrert på adressen i folkeregisteret SITUASJONDATO. - Ny e-søknad er sendt inn - Ny papirsøknad er journalført - Søknaden er registrert i kommunen - Søknaden er endret av søker eller kommunen Meldingen blir stående til utbetaling er kjørt. - Søker har fått utbetalt bostøtte. - Teksten vises avhengig av utbetalingsform. - Bostøtte blir helt eller delvis avregnet pga Ny beregning. - Søker har fått avslag for september - Etterbehandlet sak med avslag HB 9.C.26 Side 6

7 Avslag eller Avvist Du kan ikke søke bostøtte Du har logget inn som en person som er registrert som utvandret, død eller forsvunnet i folkeregisteret. Hvis dette ikke stemmer, må du kontakte folkeregisteret. (Avslagskode V11) Søknaden for september er avvist + avvisningsgrunn - Søknaden din er avvist fordi det mangler opplysninger / dokumentasjon eller fordi noen i husstanden er registrert på en annen søknad. Ta kontakt med bostøttekontoret i kommunen/bydelen din for mer informasjon. - Noen du bor sammen med er ikke registrert på adressen i folkeregisteret. Vi kan se på saken på nytt når flyttingen er meldt, se informasjon i vedtaket. Søknaden er videreført for oktober Du vil få svar innen 20. november Søknaden for september er ikke behandlet Ta kontakt med i kommunen/bydelen din. Søknaden din er under behandling Du får svar straks den er behandlet ferdig - Etterbehandlet sak med avslag - Søknaden for september er avvist - Etterbehandlet sak som er avvist - Søknaden er automatisk videreført - Kommunen har ikke registrert søknaden ferdig før hovedkjøringen - Saken er etterbehandlet, men ikke utbetalt HB 9.C.26 Side 7

8 Meldingsboksen Alle søkere har mulighet til å lese vedtaksbrevet i Meldingsboksen. Det gjelder også søkere som ikke har søkt elektronisk. Søker må logge seg inn på vanlig måte på husbanken.no Andre maskinell brev som: Årsoppgave, forhåndsvarsel og vedtak om tilbakekrav vises også i meldingsboksen. Endringsdokumenter vil bare være tilgjengelig, dersom er sendt elektronisk. Husbanken kan også sende informasjonsbrev til meldingsboksen. Søker får varsel på sms og/eller mail hver gang det sendes et brev til meldingsboksen. HB 9.C.26 Side 8

9 Språk for e-søknad og selvbetjening: E-søknad og selvbetjening er tilgjengelig på bokmål, nynorsk og engelsk. En søknads- og endringsdokument som genereres etter ut fra handlingen vil alltid være på bokmål. HB 9.C.26 Side 9

10 Selvbetjening Søkere kan melde inn noen endringer elektronisk via selvbetjenings løsning. Endringer som de ikke kan melde elektronisk, skal fortsatt meldes på papir. HB 9.C.26 Side 10

11 Endre inntekt elektronisk Søker kan endre de meldepliktige inntektene elektronisk. Han må først logge seg inn på vanlig måte fra husbanken.no Månedlige inntekter innhentes fra a-ordning noen dager før vedtak og kan derfor ikke vises i selvbetjening. Når søker trykker på «Endre inntekt og netto formue» kommer han til ett skjermbilde hvor han kan endre de meldepliktige inntektene. Det er netto formue, formuesverdi bolig, kapitalinntekt, næringsinntekt, inntekt fra utlandet og inntekt fra skattefri utleie av egen bolig som søker kan endre. HB 9.C.26 Side 11

12 Når endringen sendes inn får saken status R (registrert). Det er ikke dokumentasjonskrav på denne type endringer. Kommunen behøver ikke å gjøre noe med disse sakene. Saken vil få et nytt vedtak ved neste hovedkjøring. Endringer av meldepliktige inntekter som blir meldt inn t.o.m søknadsfrist vil gjelde for søknadsmåned. Endringer som blir meldt etter søknadsfrist. vil gjelde fra neste termin. De meldepliktige inntektene vil bli maskinelt etterkontrollert når skatteoppgjøret for året foreligger. Saken får type Ordinær Nett og status Registrert i bostøttesystemet Endringsdokumentet (Søknadsdokumentet) lagres på saken på samme måte som søknadsdokumentet for en ordinær e-søknad. HB 9.C.26 Side 12

13 Endre husleie elektronisk Søker som bor i leid bolig kan endre husleien elektronisk. Når søker trykker på «Endre boutgifter» kommer han til ett skjermbilde hvor han kan endre de boutgifter. Det er foreløpig bare søkere som bor i leid bolig som kan endre husleien elektronisk. HB 9.C.26 Side 13

14 Litt om funksjonaliteten: - For søkere som leier bolig av kommunen er det ikke dokumentasjonskrav Husbanken forventer at saksbehandler i kommunen sjekker husleien mot kommunens husleieregister når de skal behandle søknaden. - Søker i privat leid bolig må dokumentere husleien - Søker som bor i kommunale og private bokollektiv kan også endre husleien elektronisk. - Søkere i Bergen, Trondheim og Bærum som leier bolig av kommunen kan ikke endre husleien elektronisk. Disse kommunene sender husleiefiler til Husbanken og husleiene blir automatisk oppdatert når vi mottar husleiefilene. Endringer av husleie som blir meldt inn t.o.m søknadsfrist vil gjelde for søknadsmåned. Endringer som blir meldt etter søknadsfrist, vil gjelde fra neste termin. Saken får type Ordinær Nett og status Journalført i bostøttesystemet. Endringsdokumentet (Søknadsdokumentet) lagres på saken på samme måte som søknadsdokumentet for en ordinær e-søknad. Endre kontonummer elektronisk Søker må først logge inn på vanlig måte fra husbanken.no Når søker trykker på «Endre kontonummer» kommer han til ett skjermbilde hvor han kan endre de boutgifter. HB 9.C.26 Side 14

15 Litt om funksjonaliteten: - Endring av kontonummer er mulig i hele perioden bortsatt fra når systemet foretar en utbetalingskjøring. Endringer som blir meldt etter en utbetalingskjøring gjelder fra neste termin. - Endringen trer i kraft umiddelbart da disse sakene ikke trenger saksbehandling/godkjenning. Det er mulig å endre kontonummer på følgende saker: - Saker med transport. Kontoen vil ikke bli benyttet ved utbetaling, men greit å ha i de tilfeller transport opphører. - Saker der bostøtte går til avregning mot krav fra Ny beregning. Dette for at eventuelt restbeløp kan utbetales til det registrerte kontonummeret. - Det er mulig å endre kontonummer på alle saker uavhengig av status (J, F, R, V, N). Saken vil ha samme status som før og vil ikke bli splittet. - Endringsdokumentet (Søknadsdokumentet) lagres på saken på samme måte som andre endringsdokumenter. Det er ikke mulig å endre kontonummer på følgende saker: - Saker som er krysset av for verge og forvaltnings konto. - Det er ikke mulig å registrere kronekort kontonummer ( 5606) - Det er ikke mulig å registrere kontonummer som er dubletter. - Det er ikke mulig å endre fra kontonummer til utbetalingskort HB 9.C.26 Side 15

16 Flytting- Søkere som har flyttet og meldt flytting til folkeregisteret kan søke elektronisk Søkere som har flyttet, kan sende inn ny søknad elektronisk. Når det er registrert i folkeregisteret at søker har flyttet, viser vi den nye adressen og informerer om at søker må sende inn ny søknad for aktuell måned (avhengig av om flyttedato er før eller etter situasjonsdato). Eventuelle videreførte/kopierte saker, vil avsluttes når det blir sendt inn ny søknad. Hvis søker har flyttet før situasjonsdato, men flyttemeldingen er registrert etter den 9. i måneden, må søker fremdeles søke på papir. Det vil søker få beskjed om under søkeprosessen. Vi jobber med å få utvidet perioden til den 25. hver måned. Saken får type Ordinær Nett og status Journalført i bostøttesystemet. Søknadsdokumentet lagres på saken og er også tilgjengelig i meldingsboksen. Flere endringer på samme sak Søker kan endre både husleie, meldepliktige inntekter og kontonummer på samme sak, men det må gjøres i flere omganger. For hver endring så vil det bli laget et endringsdokument. HB 9.C.26 Side 16