AVTALE OM SERTIFISERING - ØKOLOGI Tiltak og dokumentasjon fra bedriften skal til enhver tid være i samsvar med denne avtalen og med kravene i forskrift 4. oktober 2005 nr. 1103 om produksjon og merking av e landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften). GÅRDS- FOREDLING Navn på virksomhet/produsent: Avtalen er utarbeidet (dato og årstall): Virksomheten ble tilknyttet Debio første gang (år) Kundenummer (fylles ut av Debio) Virksomhetens kontaktperson Samarbeidspartner(e)/eierskap MVA-nummer / Organisasjonsnummer: Avtalen, med tilhørende dokumentasjon, danner grunnlag for godkjenning av produksjonen. Avtalen gjelder som en bindende avtale mellom driftsansvarlig og Debio. Avtalen gjelder til den blir oppdatert eller fornyet, og skal beskrive de faktiske forholdene. Den beskriver både praktisk drift og dokumentasjonsrutiner, og vil være utgangspunkt for den årlige økologikontrollen. Behov for oppdatering eller fornying skal meldes til Debio. Sett kryss der det er aktuelt, gjerne flere kryss under hvert spørsmål. Fyll ut med tekst der det er nødvendig. Del 1 Beskrivelse av driften 1.1.1 Kryss av for hva slags produksjon og produkttyper det ønskes godkjenning for Produksjon Foredling melkeprodukter Foredling av kjøtt Slakting Foredling av frukt og bær Tørking, blanding eller pakking av produkter både fra egen og andres produksjon Abonnementssalg Pakking/merking av innkjøpte produkter eller egne produkter tatt i retur Baking Servering Setter bort kontrollpliktig aktivitet Annet Produkttype 1.1.2 Gi en skjematisk oversikt over hvordan produktene håndteres fra råvare til ferdigvare, ta med hva slags utstyr som benyttes ved de ulike trinn i fremstillingsprosessen: 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 1 av 6
1.2.1 Hvordan vil opplysninger om produktene være tilgjengelig for Debio? (Jf. veileder C, pkt. 7) For å sikre at produkter som kommer ut på markedet oppfyller kravene i økologiregelverket, er det en rutine at kontrollorganet skal ha godkjent produktbeskrivelsen med opplysninger om type, evt. mengde og opprinnelse av ingredienser, tilsetningsstoffer og hjelpemidler. Vi benytter skjema for produktbeskrivelse og sørger for å få godkjent produktet i forkant av markedsføringen. Benyttes det produkter i forbindelse med framstillingen som ikke framkommer av produktbeskrivelsen/resepten (for eksempel ostevoks, tarm etc.)? Utfyllende opplysninger: I produksjon er det ikke tillatt med produkter som består av eller inneholder genmodifiserte organismer (GMO), produkter som er produsert fra GMO, og heller ikke produkter som er fremstilt ved hjelp av GMO. For å kunne dokumentere at innsatsmidler ikke er genmodifiserte og heller ikke fremstilt fra eller ved hjelp av genmodifiserte organismer, er det ofte tilstrekkelig med erklæring fra leverandør. En GMO-erklæring skal inneholde opplysninger om produktnavn, produsent, underskrift av ansvarlig og dato. Dersom GMO-erklæringen ikke innholder en forpliktelse fra produsenten om å melde i fra dersom status med hensyn på GMO forandres, må GMO-erklæringen følge med hver leveranse av produktet. Virksomheten skal oppbevare slike erklæringer og ha disse tilgjengelig ved revisjonsbesøk. Erklæringen skal ikke være mer enn to år gammel. 1.2.2 Benyttes det produkter som kan innebære en risiko i forhold genmodifiserte organismer (GMO) Eks. gjær, startkultur, vegetabilsk løpe, enzymer (Jf. veileder A, pkt. 6.2) Nei Ja, i tilfelle hva? 1.2.3 Hvis ja, hvordan vil dokumentasjon i forhold til GMO være tilgjengelig? Det benyttes kun gjær fra Idun, Pals eller Helios Det benyttes produkter som kan innebære en risiko for GMO, navn og produsent oppgis under utfyllende opplysninger Det innhentes erklæring for hver leveranse Leverandør har forpliktet seg til å melde ifra dersom status med hensyn til GMO forandres Utfyllende opplysninger:: 1.3.1 Håndteres / produseres og markedsføres det ikke-e produkter? (Jf. veileder C pkt.4.1 ) Nei Ja, i tilfelle hva? 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 2 av 6
Dersom det håndteres/ produseres ikke-e produkter av samme slag på gården skal det beskrives prosedyrer for identifikasjon av e produkter fra mottak og lagring, under all trinn i foredlingsprosessen og frem til levering. Dersom samme utstyr benyttes til ikke-e produkter må e produkter først produseres etter at utstyret er gjort rent. Rengjøringen skal kontrolleres og dokumenteres. 1.3.2 Dersom det håndteres e og ikke-e råvarer/produkter av samme slag, beskriv atskillelse og identifisering, evt. prosedyrer for å hindre sammenblanding av e produkter med ikke-tillatte stoffer. Økologiske og ikke e produkter produseres/håndteres atskilt i tid Økologiske og ikke e produkter produseres/håndteres i ulike lokaler Økologiske og ikke e råvarer og ferdigvarer oppbevares atskilt i tid / rom Økologiske råvarer og ferdigvarer oppbevares sammen med ikke-e, men med merking som tydelig viser at produktet er Utfyllende opplysninger: 1.3.3 Hvordan dokumenteres det at rengjøring er utført og at den er tilstrekkelig. Produksjon av e produkter gjøres alltid først på dagen på rent utstyr Det kvitteres på eget skjema / produksjonslogg for at rengjøring er utført og tilstrekkelig Utfyllende opplysninger: 1.4 Pakking, merking og transport (Jf. veileder A, pkt. 6.1.og 6.3) Økologiske 1.4.1 Hvordan emballeres produktene? produkter skal være emballert eller buntet og merket på en slik måte at innholdet ikke kan byttes ut. Det skal fremgå tydelig av merkingen at produktene er av opprinnelse og hvem som er kontrollinstans 1.4.2 Hvordan merkes produktene Det brukes klistremerker fra Debio Ø-merket eller Ø/Demeter-merket er implementert i egen etikett Annet: 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 3 av 6
Prosedyrene for transport av e produkter, både inn og ut skal beskrives. 1.4.3 Hvem utfører transporten? 1.4.4 Hvordan sikres det at det ikke skjer sammenblanding/forveksling av og ikke- vare under transport? Varene er ferdig emballert Hvis annet, beskriv dette: Del 2 Dokumentasjonsrutiner, egenerklæring og vedlegg 2.1. Innkjøp og mottakskontroll (Jf. veileder A, pkt. 6.4 og 4.2.4 ) Ved mottak av e landbruksprodukter og næringsmidler skal virksomheten kontrollere varens merking i forhold til opprinnelse. Virksomheten skal også dokumentere at denne kontrollen er utført. 2.1.1 Kjøpes det inn eller tas det i retur e varer? Det taes egne varer i retur for videre foredling/pakking/merking Det kjøpes inn råvarer/ingredienser fra andre 2.1.2 Dersom det er krysset av ovenfor, hvordan skal det dokumenteres at merkingen er kontrollert? Det angis slik på faktura, følgesedler eller annen dokumentasjon at det fremgår at produktet er og kontrollinstans er oppgitt: Det føres eget skjema for mottak med opplysninger om dato for mottak, leverandør, varetype og mengde, samt type merking/kontrollinstans. Annet: Dersom merking og/eller dokumentasjon ved mottak ikke er tilfredsstillende, skal produktene holdes tilbake inntil det er avklart om de er e. Dersom det ikke er mulig å få en tilfredsstillende dokumentasjon, omsettes 2.1.3 Beskriv hvordan virksomheten håndterer tvil om opprinnelse på mottatte varer 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 4 av 6
produktene uten henvisning til den e produksjonsmetode. 2.2 Hvordan vil opplysninger om innkjøp, produksjon og salg være tilgjengelig for kontroll? (Jf. veileder A, pkt. 6.6 og 6.7) Det skal føres et 2.2.1 Innkjøp/produksjon regnskap som gjør det Det kjøpes ikke inn varer mulig å konstatere at det er balanse i Det føres en oversikt over mengden av egne råvarer som går inn i mengdene mellom produksjonen innkjøp (evt. egen Innkjøpet er tilgjengelig i regnskapet produserte råvarer) og Annet salg av e produkter. Derfor kreves det at underliggende 2.2.2 Salg dokumentasjon alltid skal være tilgjengelig Det føres loggbok over produserte mengder ved det årlige Salget fremgår av regnskapet revisjonsbesøket. Egne skjemaer (manuelle el. elektronisk?) Annet 2.2.3 Hvordan er det mulig å konstatere at det er balanse i mengdene mellom innkjøp (evt. egne råvarer) og salg av e produkter? 2.3 Hvordan registreres klager med hensyn til opprinnelse? Mottatte klager på produkter mht. opprinnelse, registreres slik: 2.4 Hvordan fjernes henvisningen til den e produksjonsmetoden dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav i økologiregelverket? (Jf. veileder A, pkt. 6.4 og 4.2.4 ) Dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav, har bedriften ansvar for å fjerne henvisninger til den produksjonsmetoden fra ethvert parti eller 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 5 av 6
enhver produksjon som er berørt av uregelmessigheten. Her skal det beskrives hvilken beredskap bedriften har for slike tilfeller. Undertegnede erklærer følgende: Virksomheten forplikter seg til og er ansvarlig for oppfølging av kravene gitt i forskrift 4.oktober 2005 nr. 1103 om produksjon og merking av e landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften), og aktuelle tilleggsbestemmelser virksomheten er gjort kjent med. Virksomheten skal underlegges kontroll i henhold til økologiforskriften, og plikter å legge alle forhold til rette for gjennomføring av revisjoner, inkludert gjennomgang av dokumentasjon og adgang til alle områder, registreringer (inkludert rapporter fra interne revisjoner) og personell som berøres av revisjonen. Virksomheten skal informere Debio om endringer som kan ha betydning for godkjenningen. Virksomheten skal bare fremme påstander om godkjenning for det omfanget som Debio har gitt godkjenning for. Virksomheten vil ikke benytte Debio-godkjenning på en måte som bringer Debio i vanry, og ikke komme med uttalelser om godkjenningen som Debio anser som villedende eller uberettiget. I tilfelle brudd/overtredelse eller uregelmessigheter i forhold til regelverket; vil virksomheten akseptere å fjerne merking fra ethvert parti eller produksjon som berøres av uregelmessighetene, samt informere kjøpere av angjeldende produkt for å sikre at henvisningene til produksjon fjernes fra produktene. I tilfelle overtredelse av bestemmelsene i regelverket som er åpenlyse eller som har langvarig virkning, vil virksomheten akseptere at Debio trekker tilbake virksomhetens rett til bruk av merking for et tidsrom. Virksomheten vil slutte å bruke alt reklamemateriell som inneholder referanser til Debio-godkjenningen når godkjenningen oppheves eller trekkes tilbake. Videre vil evt. sertifikater bli returnert til Debio når Debio krever det. Dersom virksomheten har underleverandører som kontrolleres av andre kontrollinstanser enn Debio, er virksomheten innforstått med at Debio og de(n) andre kontrollinstansen(r) utveksler opplysninger om de aktivitetene som er underlagt kontroll, både for virksomhetens del og for underleverandørens del. Det er virksomhetens ansvar å se til at eventuelle avtaler om å sette bort kontrollpliktige aktiviteter er gyldige og oppdaterte. Denne avtalen beskriver de faktiske forhold ved virksomheten. Virksomheten forplikter seg til å melde i fra om endringer i forhold til det som er beskrevet. Virksomheten er inneforstått med at avtalen er en del av revisjonsgrunnlaget. Vedlegg: For virksomheten: Dato: Sign. --------------------------------------------- 1-4 - SERT - Avtale om sertifisering økologi gårdsforedling.doc Versjon 02 Side 6 av 6