MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Hadsel kommune Møtested: Rådhuset, møterom økonomi, 3. etasje Møtedato: 21.9.2016 Varighet: 11.00 13.20 Møteleder: Sekretær: Anders Samuelsen Tage Karlsen Faste medlemmer Anders Samuelsen (leder) Reidar Johnsen Gunn Fosse Trine Lise Kristoffersen Arvid Bræck Fra utvalget møtte: Anders Samuelsen (leder) Reidar Johnsen Gunn Fosse Arvid Bræck Ikke møtt: Trine Lise Kristoffersen (meldt forfall) Fra den politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra Deloitte AS møtte: Oppdragsansvarlig revisor Harald Halvorsen (sak 42/16 50/16) Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Tage Karlsen 1
Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader. Behandlede saker: SAKSLISTE Saksnr. Tittel 42/16 43/16 44/16 45/16 46/16 47/16 48/16 49/16 50/16 51/16 52/16 53/16 54/16 55/16 56/16 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 31.5.2016 Orienteringer Rapportering fra revisor årsregnskapet 2015 Hadsel Eiendom KF Kontrollutvalgets uttalelse om Hadsel Eiendom KFs årsregnskap for 2015 Svar på revisjonsrapport nr. 5 (2015) Hadsel kommune Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Hadsel kommune Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Hadsel Havn KF Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Hadsel Eiendom KF Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2015 Hurtigrutens Hus Hadsel KF Budsjett for kontroll og tilsyn Hadsel kommune - 2016 Budsjett for kontroll og tilsyn Hadsel Eiendom KF 2016 Budsjett for kontroll og tilsyn Hadsel Havn KF 2016 Budsjett for kontroll og tilsyn Hurtigrutens Hus Hadsel KF - 2016 Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon Eventuelt 2
Sak 41/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE 31.5.2016 Protokollen fra møtet 31.5.2016 godkjennes. Enstemmig vedtak i henhold til innstillingen. Protokollen fra møtet 31.5.2016 godkjennes. (oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen, 23.9.2016) Sak 43/16 ORIENTERINGER Saken gjelder: Kommunestyrets behandling kontrollutvalgets sak 37/16 kjøp av revisjonstjenester opsjon på forlengelse Saken tas til orientering. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstillingen. Saken tas til orientering. Sak 44/16 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2015 HADSEL EIENDOM KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 3
Sak 45/16 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HADSEL EIENDOM KFs ÅRSREGNSKAP FOR 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Hadsel Eiendom KFs årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Hadsel Eiendom KFs årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. (utskrift av møteprotokollen oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen og Hadsel Eiendom KF v/styret, 23.9.2016) Sak 46/16 SVAR PÅ REVISJONSRAPPORT NR. 5 (2015) HADSEL KOMMUNE Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 15.6.2016 på revisjonsrapport nr. 5, samt revisors vurdering i brev av 9.9.2016, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 15.6.2016 på revisjonsrapport nr. 5, samt revisors vurdering i brev av 9.9.2016, og tar saken til orientering. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen 23.9.2016) Sak 47/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 HADSEL KOMMUNE 4
Sak 48/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 HADSEL HAVN KF Sak 49/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 HADSEL EIENDOM KF Sak 50/16 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2016 HURTIGRUTENS HUS HADSEL KF 5
Sak 51/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN HADSEL KOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.310.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.310.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen 23.9.2016) Sak 52/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN HADSEL EIENDOM KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hadsel Eiendom KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 33.000,-. 6
1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hadsel Eiendom KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 33.000,-. (utskrift av møteprotokollen oversendt til Hadsel Eiendom KF 23.9.2016) Sak 53/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN HADSEL HAVN KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hadsel Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 28.000,-. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hadsel Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 28.000,-. 7
(utskrift av møteprotokollen oversendt til Hadsel Havn KF 23.9.2016) Sak 54/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN HURTIGRUTENS HUS HADSEL KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hurtigrutens Hus Hadsel KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 28.000,-. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Hurtigrutens Hus Hadsel KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 28.000,-. (utskrift av møteprotokollen oversendt til Hurtigrutens Hus Hadsel 23.9.2016) Sak 55/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (saken fremmet uten innstilling til vedtak) 8
Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: Saken ferdigbehandles i neste møte. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Saken ferdigbehandles i neste møte. Sak 56/16 EVENTUELT Ingen saker meldt 9