Bilag H Kravspesifikasjon Denne kravspesifikasjon overstyrer NS-INSTA 800. Dersom noe ikke står omtalt i dette dokument gjelder NS-INSTA 800. Detaljert informasjon og oversikter per sted ligger i vedlagte vedlegg. Vennligst noter at det kan forekomme noe avvik i forhold til angitte m2. 1. Krav til kvalitet Ski kommune har utarbeidet en kvalitetsprofil iht. NS- INSTA 800, 2010 med 4 nivåer. Se bilag L (Ski kommunes kvalitetsprofil iht. NS-INSTA 800, 2010). Støvnivå For å sikre et godt inneklima i kommunens bygninger skal instrumentell måling av støvnivå gjøres. Støvnivået skal være iht. NS-INSTA 800, 2010 støvnivå 4. Kontroll av støvnivået skal utføres ved interne og eksterne kontroller. 2. Hovedrengjøring Hovedrengjøring utføres av leverandør etter frekvens på skjema for rengjøringstjenester. Kontor og lager i de bygg som skal rengjøres årlig, skal tas hvert 3. år. Tilrettelegging Ved hovedrengjøring er virksomheten ansvarlig for at gulv/vegger er klargjort for hovedrengjøring. Krav til rengjøringsmidler og metoder Rengjøringsmidler og metoder som benyttes skal ikke skade mennesker, materialer eller gjenstander. Det skal brukes rent vann og mikrofibermopper/kluter. Ved bruk av kjemikalier skal kjemikalierester fjernes. 1
Ski kommune gjør oppmerksom på at det er ulike overflater av varierende kvalitet. All behandling må tilpasses overflatens art og beskaffenhet. Ved tvil skal oppdragsgiver konsulteres. Kvalitetskrav Etter rengjøring skal overflatene være frie for støv, synlig smuss, flekker og flatesmuss. Inventar Støvsanering av bokhyller, reoler og oppå skap Vegger (opp til 3,6 m) Vegger og løse skillevegger rengjøres fra gulv til tak Glassvegger og glassfelt pusses på begge sider Vegger på toaletter og i dusjer våtrengjøres fra vegg til tak Vegger i trapper rengjøres fra gulv til tak Håndløpere og rekkverk i trapper rengjøres fullstendig Rengjøring av gulvlister, dør med karm, kabellister, dørhåndtak, lysbrytere, stikkontakter, varmelister/radiatorer samt vinduskarm inngår Luftventiler, ventilasjonsrør- og ventilasjonsgitter rengjøres utvendig Himling/tak (opp til 3,6 m) Vaskbare tak rengjøres Porøse himlinger/ løse takplater støvsuges Ventilasjonskanaler/rør i åpen himling rengjøres utvendig Belysningsarmaturer/lamper i tak rengjøres Lampekupler rengjøres ut- og innvendig. Vinduspuss Vinduspuss utføres av leverandør på alle bygg etter frekvens på skjema for rengjøringstjenester: OBS! Der det er 2 ganger per år skal det være minst 5 måneder mellom hver gang. Vinduspuss gang nummer 2 gjelder kun vinduer opp til 2,5 meter. Tagging, maling, teip, tilgrising m.m. på vinduene er ikke en del av vinduspussen, men kan bestilles av virksomheten som tilleggstjeneste. Tilrettelegging Ved vinduspuss er virksomheten ansvarlig for at vinduene er klargjort for vinduspuss. Dvs. at bilder, tegninger m.m. som henger på/foran vinduene må fjernes. Gardiner må fjernes hvis de henger i veien. Vinduspuss ut over dette må virksomhetene bestille og bekoste selv. Krav til rengjøringsmidler og metoder Rengjøringsmidler og metoder som benyttes skal ikke skade mennesker, materialer eller gjenstander. Det skal brukes rent vann og mikrofibermopper/kluter. Ved bruk av kjemikalier skal kjemikalierester fjernes. 2
Kvalitetskrav Etter rengjøring skal overflatene være frie for støv, synlig smuss, flekker og flatesmuss. Vinduspuss omfatter: Innvendig og utvendig puss av alle vinduer Mellompuss utføres på vindu hvor dette lar seg gjøre Etter at vinduene er ferdig rengjorte skal vinduskarmer, eventuelle sprosser tørkes av, og malingsflass fjernes på flatene Vannsøl skal tørkes opp umiddelbart Bortrydding av avfall Vinduspuss inne i klasserom må utføres når det ikke er undervisning. Matter Eksisterende matter vil bli liggende i overtagelse av renholdsavtalen. Dersom leverandøren selv mener det er behov/ ønskelig med matter i inngangspartiene der dette ikke foreligger, må leverandøren selv anskaffe og bekoste dette. Der det er matter skal disse renses ved hovedrengjøring. 3. Frekvenser Ulike typer vurderingsfrekvens (antall vurderinger per uke/per år) fremgår på skjema for rengjøringstjenester for hvert enkelt bygg, se vedlegg. Objekter som ikke skal rengjøres etter den regelmessige vurderingsfrekvensen, men etter egen frekvens og kvalitetskrav: (Se tjenester etter egen frekvens og kvalitetskrav på skjema for rengjøringstjenester) Vegger (opp til 3.6 m) - Periodisk rengjøring Innvendig glass (opp til 3.6 m) - Periodisk rengjøring Bilder m/ramme på vegg - Periodisk rengjøring Dørblad/karmer (dørhåndtak, glass i dører og inngangspartier tas iht. vurderingsfrekvens) - Periodisk rengjøring Radiatorer og ovner m/rørføringer. - Periodisk rengjøring Vegglamper og taklamper (ikke innfelte) - Periodisk rengjøring Bordbein - Periodisk rengjøring Gulvlister - Periodisk rengjøring Stikkontakter- Periodisk rengjøring Stoler- Periodisk rengjøring Rekkverk - Periodisk rengjøring Møbler - Periodisk rengjøring 3
Ventilasjonsrister- Periodisk rengjøring Vurdering av gulvvedlikehold (Se eget punkt) Vinduspuss (Se eget punkt) Tak / himlinger - Hovedrengjøring (Se eget punkt) Rør under himling - Hovedrengjøring (Se eget punkt) Undersiden av innvendige trapper - Hovedrengjøring (Se eget punkt) Utførelsen må dokumenteres av leverandøren. Rengjøringstjenester på alle typer kjøkken Gulv, vindusposter, etterfylling av papir og håndsåpe og restavfall etter vurderingsfrekvens Gulvlister etter frekvens på periodisk rengjøring Gulvvedlikehold etter frekvens Tak og vegger etter frekvens på hovedrengjøring Klisterfjerning i idrettsanleggene Klister på vegger, dører m.m. i idrettshaller rengjøres hver mandag Klister på gulv fjernes 3 ganger per uke (skal dokumenters av leverandør, perm på bygget) Gulvvedlikehold Leverandør kontrollerer alle gulv og utfører nødvendig vedlikehold 1 gang per måned: (antall ganger per år se skjema for rengjøringstjenester) Et godt vedlikeholdt gulv er: Estetisk pent Har jevn glans ikke slitefelt Er smussavvisende og lett å gjøre rent 4
Disse gulvtypene skal ikke vedlikeholdes av leverandør: Parkett og tregulv Fliser Gummibelegg Marmor Idrettshallgulv (med unntak av Follo Trykk Arena) Follo trykk arena har et eget gulvbehandlingsprogram som skal følges se vedlegg 1. Vi gjør oppmerksom på at Ski kommune har ulike gulvbelegg av varierende kvalitet. All behandling må derfor tilpasses overflatens art og beskaffenhet. Ved tvil skal oppdragsgiver konsulteres 4. Avfallshåndtering Restavfallet tømmes av leverandør og legges i avtalt container. Leverandør får nøkkel til containeren og er ansvarlig for at denne låses etter bruk. Tømming av restavfall og bytte av pose/sekk skal utføres ved behov iht. vurderingsfrekvens på skjema for rengjøringstjenester. Leverandørene har ikke ansvar for papirinnsamling og kildesortering. 5. Til informasjon virksomhetens ansvar Virksomhetene rydder og legger til rette for at renholdet kan utføres. Disse punkter har virksomheten selv ansvar for: Spisebord og stoler i barnehager og SFO og stellebenk/vask i barnehagens stellerom Tagging, tegninger (på bord, vegger og lignende) tusj, teip/limband, kitt, tegnestifter, spiker m.m. Svarte merker etter sko Snus og fruktrester Inne i skap og skuffer Hvitevarer / vifte Gardiner/lamellgardiner/persienner Puter, tepper og madrasser Elektronisk utstyr og kontormaskiner Innfelte taklamper Hundehår Merker etter sykler/sparkesykler, skateboard, etc Rengjøring over 3,6 m. (dette gjelder gymsaler, haller m.m.). Rengjøring av disse flatene må bestilles særskilt og belastes virksomheten. 5
Renholdsleverandørene hjelper skolene i å følge opp uønsket adferd i fellesarealene (rengjøres evt. iht. vurderingsfrekvens). Presisering ang. kvalitetsprofil mot kommunens virksomheter Kroppsvæske m.m. på alle typer rom er virksomhetens ansvar. Hvis det forekommer, rengjøres og desinfiseres dette av personen/virksomheten. Virksomheten anskaffer desinfiseringsmiddel til eget bruk. 6. Krav til leverandør 1. Det forutsettes at valgt leverandør har offentlig godkjenning fra arbeidstilsynet for å drive med renhold. 2. Alle renholdere og personer som regelmessig oppholder seg i oppdragsgivers lokaler skal ha godkjent politiattest (for å sikre at vedkommende kan jobbe blant barn og ungdom). Attesten må fornyes hvert tredje år. Leverandøren legger frem politiattest personell som skal arbeide for oppdragsgiver ved leveransens oppstart, og når nytt personell starter å jobbe for oppdragsgiver. 3. Leverandørene leverer servicerapport til hver enkelt virksomhet én gang per måned, med kopi til kommunens kontrollør. Virksomhetsleder (stedfortreder eller den som blir utpekt) kvitterer på mottatt servicerapport og gir eventuelle tilbakemeldinger på denne rapporten til kontrollør og leverandør innen utgangen av neste virkedag. 4. Leverandør har et ansvar for å kommunisere i god tid til virksomhetene hvilke rom og områder de ønsker å rengjøre i det periodiske og hovedrenholdet, slik at virksomhetene får anledning til å klargjøre arealene for renhold. 5. Servicerapporten skal inneholde eventuelle merknader/brudd på avtalegrunnlaget. Servicerapporten skal inneholde følgende punkter: Rengjøring av inventar Rengjøring av gulv Rengjøring av sanitærrom Etterfylling av papir, håndsåpe og sko-overtrekk Rengjøring av dørhåndtak Rengjøring av glass i dører og inngangspartier Uniformering av renholder Rengjøringsvogner, utstyr og servicerom HMS Periodisk rengjøring Gulvvedlikehold Brukerutstyr Tilrettelegging fra bruker Eksempel på servicerapport ligger som vedlegg. 7. Leveringstidpunkter Rengjøringstider Mandag fredag Leverandør for renholdstjenester står fritt til å planlegge renholdet innenfor disse tidspunktene: kl. 06.00 til kl.19.00. Ved periodisk renhold og ved vindusvask og hovedrengjøring kan det arbeides til kl. 21.00. Unntatt følgende: 6
Klasserom kan ikke rengjøres mens det er undervisning Gymsalene som hører til skolene, rengjøres før kl. 08.30 Langhus bad rengjøres mandag til fredag før kl. 08.30 og lørdag før kl. 10.00. Rengjøres tirsdag, onsdag og fredag ettermiddag mellom kl. 15.00 og 16.00. Siggerudhallen rengjøres mandag til fredag, hallgulvene før 08.30, resten etterpå. Lørdag rengjøres hallgulvet før kl. 09.00 og resten innen kl. 11.00.* Follotrykk Arena rengjøres mandag til fredag, hallgulvene før 08.30, resten etterpå. Lørdag rengjøres hallgulvet før kl. 09.00 og resten innen kl. 11.00.* Langhushallen rengjøres mandag til fredag innen kl. 15.00 (leverandør melder fra om tidspunkt til kontroller og kultur). Lørdag rengjøres hallgulvet innen kl. 09.00 og resten innen kl 11.00.* Gymsalen til Langhus bad rengjøres mandag til fredag før kl. 15.00 (leverandør melder fra om tidspunkt til kontroller og kultur). *Ved behov (arrangement, cup, m.m.), varsler kontroller/kultur leverandør minimum 3 uker i forkant om at hele hallen (alle rom) skal være ferdig til kl 09.00. Da mye av arealene er i bruk store deler av døgnet i haller og bad. Vil det være nødvendig å ha en god dialog mellom leverandør og oppdragsgiver ved kontroller/kultur for å finne gode løsninger for tidspunkt og hensiktsmessig gjennomføring av rengjøringen. 8. Forbruksmateriell og utstyr For alle underliggende punkter skal leverandøren levere og bekoste dette, hvis annet ikke er spesifisert. Kostnadene skal innberegnes i prisen for å utføre den daglig rengjøringen. Papir Tørkepapir og toalettpapir leveres av leverandøren og etterfylles iht. vurderingsfrekvens. Papirtyper og -størrelser: Dette skal passe til respektive dispensere. Det er krav om miljømerket papir; Svanemerket eller tilsvarende krav må være oppfylt. Pussepapir på gulvstativ (til sløydsal, keramikkrom og på andre rom virksomheten ønsker det) bestilles og bekostes av virksomheten. Håndsåpe Dispensersåpe leveres av leverandør og etterfylles iht. vurderingsfrekvens. Det er krav om miljømerket såpe; Svanemerket eller tilsvarende krav må være oppfylt. Dispenser for tørkepapir, toalettpapir og håndsåpe Eksisterende dispensere kan benyttes av leverandør. Leverandør skifter ut defekte dispensere iht. kommunens standard. Når kontrakten går ut, tilfaller dette veggfaste utstyret kommunen. 7
Ved hærverk er det virksomheten selv som bytter ut den defekte dispenseren. Når leverandøren oppdager hærverk, meldes det til virksomhetens kontaktperson på e-post eller et skjema. Plastposer/sekker til søppelbøtte og avfallsstativ Plastposer/sekker til søppelbøtter og avfallsstativ leveres av leverandør. Søppelbøtter/avfallsstativ Eksisterende søppelbøtter/avfallsstativ kan benyttes av leverandør. Ved behov for utskifting besørger og bekoster leverandøren dette. Når kontrakten går ut, tilfaller søppelbøtten/ avfallsstativet kommunen. Ved hærverk er det virksomheten selv som kjøper inn ny søppelbøtte/avfallsstativ. Når leverandøren oppdager hærverk, meldes det til virksomhetens kontaktperson på e-post eller et skjema. Hygieneposer Hygieneposer leveres av leverandør. Disse skal være miljøvennlige, Svanemerket eller tilsvarende krav må være oppfylt. Beholder for hygieneposer Eksisterende holder for hygieneposer kan benyttes av leverandøren. Ved behov for utskifting besørger og bekoster leverandøren dette. Når kontrakten går ut, tilfaller dette veggfaste utstyret kommunen. Toalettbørste med veggholder Eksisterende toalettbørste kan benyttes av leverandør. Ved behov for utskifting besørger og bekoster leverandør dette. Ved hærverk er det virksomheten selv som kjøper inn nytt utstyr. Når leverandøren oppdager hærverk, meldes det til virksomhetens kontaktperson på e-post eller et skjema. Blå sko-overtrekk Blå sko-overtrekk leveres av leverandør og etterfylles/byttes ut iht. vurderingsfrekvens. Moppeskaft, feiebrett og kost Leverandør skal sørge for at alle klasserom, barnehagebaser, helsestasjoner og utleiebygg har moppeskaft, feiebrett og kost. Ved behov for utskifting besørger og bekoster leverandør dette. Ved tyveri og skader på utstyret er det virksomheten selv som kjøper inn nytt. Når leverandøren oppdager hærverk, meldes det til virksomhetens kontaktperson på e-post eller et skjema. Nytt, rent brukerutstyr til de ulike rommene Klasserom: 2 kluter og en mopp per gang iht. vurderingsfrekvens Barnehagebaser: 2 kluter og en mopp per gang iht. vurderingsfrekvens Kjøkken: 1 klut per gang iht. vurderingsfrekvens Møterom: 1 klut per gang iht. vurderingsfrekvens 8
Rene mopper og kluter skal være i mikrofiber og legges tilgengelig for bruker. Brukte mopper og kluter legges tilgjengelig for renholder. Hvis moppene og klutene mangler, skal de ikke bli erstattet med nye. Bruk av kluter ut over dette må virksomhetene bestille og bekoste selv. Alt annet utstyr Leverandør holder alt av utstyr (elektrisk og manuelt) for at renholdet skal blir utført i henhold til dette konkurransegrunnlag med vedlegg. 9. Administrative bestemmelser Priser oppgis eks. mva Alle priser skal fremgå av prisskjema Alle timer forutsettes lønnet etter tariff og kan bli kontrollert av oppdragsgiver Leverandør skal sende oppdragsgiver timeslister og lønnslipper ved forespørsel Nøkler til leverandøren: o Leverandøren får utlevert nødvendige sett med nøkler og nøkkelkort. Hvis leverandør mister nøkler og nøkkelkort, skal disse erstattes av leverandøren. Hvis nødvendig, må leverandøren også erstatte sylindere/låssystem etter faktura fra kommunens eiendomsavdeling. Leverandøren slukker lys, lukker vinduer og låser dører i forbindelse med rengjøring i rom som ikke er i bruk. Unntak kan avtales med leveringsstedet. 10. Krav til leverandørens personale Kompetanse Arbeidet forutsettes utført av servicemedarbeidere som har den nødvendige kompetansen som skal til for å oppnå de avtalte krav og betingelser. Kommunikasjon Servicemedarbeiderne skal kunne kommunisere på norsk Service Servicemedarbeiderne og ledere skal bære uniform/ tydelig merket arbeidstøy, godt synlig ID-kort utstedt av arbeidstilsynet, og ellers fremstå velstelte. De skal være serviceinnstilt overfor brukerne av lokalene, innenfor rammen av den avtalte ansvars- og arbeidsfordelingen. Taushetsplikt Servicemedarbeiderne har taushetsplikt og er forpliktet til å følge oppdragsgivers bestemmelser når det gjelder taushetsplikt, sikkerhetsbestemmelser mm. 9