RETNINGSLINJER FOR RISIKOBASERT TILSYN INNEN MILJØRETTET HELSEVERN M.V. Lathari- området sett fra en campingplass 23.05.14 / KRTO 1
Innholdsfortegnelse: Innhold 1. Innledning... 3 2. Lovverk og delegasjoner... 4 3. Krav til tilsyn og internkontroll... 5 4. Arbeid i Alta kommune... 6 5. Tilsynsformer... 7 5.1. Dokumenttilsyn... 7 5.2. Løpende overvåking, tilsyn og rapportering... 7 5.3. Hendelsesbasert tilsyn, tilsyn etter klage... 7 5.4 Inspeksjonstilsyn... 7 5.5. Tematilsyn... 7 5.6. Godkjenning av skoler og barnehager... 7 5.7. Systemrevisjon... 8 5.8. Dokumentasjon... 8 6. Tilsynskriterier... 9 7. Oversikt over tilsynsobjekter og tilsynsklasse... 10 2
1. Innledning Kommunene er tildelt ansvar og oppgaver som forvaltningsmyndighet etter en rekke lover. Dette dokumentet omhandler i stor grad fagområdet miljørettet helsevern, og det som er delegert til kommuneoverlege. I tillegg er det gitt en kort omtale av tilsynsoppgaver som er delegert til kommunalleder helse og sosial. Miljørettet helsevern var tidligere en del av kommunehelsetjenesteloven, men inngår nå som et eget kapittel i Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) Definisjon av miljørettet helsevern, jfr. 8 i folkehelseloven: «Miljørettet helsevern omfatter de faktorer i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen. Disse omfatter blant annet biologiske, kjemiske, fysiske og sosiale miljøfaktorer. Departementet kan innenfor formålene etter 1, gi forskrifter om miljørettet helsevern, herunder bestemmelser om innemiljø, luftkvalitet, vann og vannforsyning, støy, omgivelseshygiene, forebygging av ulykker og skader mv. Det kan også gis forskrifter om plikt til å ha internkontrollsystemer og til å føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i eller i medhold av dette kapittel overholdes» Fagområdet miljørettet helsevern utfører ulike oppgaver for å ivareta den myndighet som er delegert kommuneoverlegen. Disse retningslinjene viser kun det arbeidet som er knyttet til tilsynsoppgaver som skal utføres etter egen plan. Retningslinjene viser et minimumsnivå basert på en helse- og miljøfaglig vurdering. Bruk av ressurser til hvert enkelt tilsyn er ikke vurdert. Det foreligger ingen nasjonal mal for tilsynskriterier innen miljørettet helsevern per nå. Vi har derfor sett litt på hva andre kommuner har gjort. Retningslinjer for risikobasert tilsyn i Alta kommune er i stor grad i samsvar med aktuelle retningslinjer i Trondheim kommune. Trondheim kommune har i tillegg utarbeidet en medisinsk og miljømessig begrunnelse for plassering av virksomheter i tilsynsklasser. Denne er tilpasset arbeidet i Alta kommune. I tillegg til risikobasert tilsyn som gjennomføres etter denne planen vil det kunne gjennomføres tilsyn i forbindelse med søknad om godkjenning, mottak av meldeskjema, avvik og andre hendelser. Dette fremkommer ikke av denne planen. Aktuelle godkjenningspliktige virksomheter, er: skoler, barnehager, tatoverings- og hulltakingsvirksomheter, vannverk Aktuelle meldepliktige virksomheter, er: basseng/-svømmehaller, badeanlegg, boblebad, badstuer, badestamper, forsamlingslokaler, lokaler for undervisning, asylmottak, hospitser, campingplasser, solarium, frisørsalonger, institusjoner, avløpsanlegg, virksomheter med kjøletårn eller lignende innretninger Oppgaver knyttet til planbehandling, prosjektstyring, generell veiledning og informasjon etc er ikke synliggjort i dokumentet. 3
2. Lovverk og delegasjoner I Alta kommunes delegasjonsreglement, rådmannens administrative delegasjon 2011 2015, gis det oversikt over hva som delegert. Under gis det en oversikt over det lovverket som omtales i dette dokumentet samt hvem som er gitt den aktuelle delegasjonen. Lovverket er med utgangspunkt der kommuneoverlege og kommunalleder helse er tillagt et tilsynsansvar. Kommuneoverlege: Lov om folkehelsearbeid av 24.06.2011 nr. 29 (folkehelseloven) kap.3, 8-19 (miljørettet helsevern) og kap 6, 26-35 (samarbeid, beredskap, internkontroll, tilsyn m.v) med tilhørende forskrifter o 2003.04.25 nr 0486: (HOD) o 1995.12.01 nr 0928: (HOD) i barnehager og skoler m.v. o 1996.06.13 nr 0592: (HOD) Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v. o 1998.05.06 nr 0581: (HOD) Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. o 2000.12.21 nr 1406: (HOD) Forskrift om skadedyrbekjempelse o 2001.12.04 nr 1372: (HOD) Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) o 2010.02.12 nr 0158: (AD) Forskrift om helse, miljø og sikkerhet i petroleumsvirksomheten og på enkelte landanlegg (rammeforskriften) o 2012.06.28 nr 0692: (HOD) Forskrift om oversikt over folkehelsen o 1988.10.10 nr 0836: (HOD) Forskrift om fastsettelse av tvangsmulkt i medhold av lov om folkehelsearbeid Strålevernforskriften 54 om tilsyn av solarier Forurensningsforskriften 13-2, 13-17, 13-18, samt tilsynsmyndighet for kommunens egne anlegg etter kap. 12 i forurensningsforskriften, hjemlet i forurensningsloven. Forskrift om gjødselvarer mv av organisk opphav av 04.07.2003, forskriftens del III og I. Ansvar for oppfølging er delt mellom henholdsvis ASU, DU og HS. Vedtak hvor myndighet utøves med hjemmel i folkehelseloven med tilhørende forskrifter delegeres til kommunalleder Helse og sosial. Kommuneoverlegen har tilsvarende myndighet i hastesaker. Dette innebærer oppgaver i forbindelse med forurensning som kan medføre helsemessig skade, for eksempel forurensning av drikkevannskilder. Kommunalleder helse og sosial: Lov om vern mot tobakkskader av 9. mars 1973 nr. 14 (tobakkskadeloven) med forskrifter Alkoholloven av 2. juni 1989, nr, 27. I saker som angår salg og skjenking av alkohol, samt røyking på disse steder, utføres tilsynsoppgaver av innleid firma. I saker som angår røyking generelt vil tilsyn bli utført av helsekonsulent og kommuneoverlege Når det gjelder oppdaterte lover og forskrifter vises det til lovdata, http://lovdata.no/ 4
3. Krav til tilsyn og internkontroll Tilsyn innebærer 2 hovedoppgaver: Å påse at krav i lover og forskrifter overholdes Å bidra til kvalitetsforbedring og utvikling av internkontrollsystemer i virksomhetene Overordnet ansvar: Etter folkehelseloven 30 har kommunen følgende ansvar: 30.Internkontroll Kommunen og fylkeskommunen skal føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i eller i medhold av loven her overholdes. Kommunenes tilsyn med virksomhet og eiendom i henhold til 9 skal dokumenteres særskilt, herunder uavhengighet og likebehandling i tilsynet. Kommunen har en plikt til å føre internkontroll. Til sammenlikning er forskriftshjemmel for internkontrollkrav i 7 om miljørettet helsevern en plikt som retter seg mot både offentlig og privat virksomhet og eiendom, og er således en aktørplikt. Aktuelle virksomheter det føres tilsyn med har et særskilt ansvar med å selv påse at man har «orden i eget hus». Kommunenes tilsyn innen miljørettet helsevern vil derfor også omfatte virksomhetenes oppfølging av krav om internkontroll. Det er mange virksomheter som kommunen potensielt kan føre tilsyn med, og det er viktig at det foretas en prioritering med utgangspunkt i det som har størst betydning for befolkningens liv og helse. For eksempel kan innretninger som kan spre legionella, slik som kjøletårn, dusjanlegg mv., potensielt ha stor negativ helsekonsekvens ved svikt. Videre er det av stor betydning at barn og unge har et miljø i skoler og barnehager som ikke er helseskadelig. Tilsyn og godkjenning med skoler og barnehager bør derfor prioriteres. Prioriteringen kan også tas utgangspunkt i at kommunes tilsynsmyndighet vet at enkelte barnehager mv. trenger en tettere oppfølging pga. tidligere erfaringer, dårlig bygningsmasse mv. Dette i henhold til merknader til 30 i folkehelseloven. Det er en målsetting at tilsyn innen miljørettet helsevern samordnes med andre myndigheters tilsyn i de tilfellene dette er hensiktsmessig. I tilfeller der flere myndigheter har tilsynsansvar, men det ikke er hensiktsmessig med felles tilsyn, tas det sikte på å orientere andre myndigheter om tilsyn utført av miljørettet helsevern. 5
4. Arbeid i Alta kommune Organisering: Som nevnt over, så er det kommuneoverlegen som er delegert myndighet innen fagområdet miljørettet helsevern. Helsekonsulent utøver det praktiske arbeidet. Begge er samlokalisert i helse- og sosialadministrasjonen, i staben til kommunalleder helse. Denne organisatoriske plasseringen medfører uavhengighet og likebehandling i tilsynet. Når det gjelder kommunale sykehjem, så er disse samme tjenesteområde/sektor som tilsynsmyndigheten, men har egen virksomhetsleder og avdelingsleder. Det vil derfor være en viss grad av uavhengighet for denne type virksomhet. Internkontroll: Rutiner for internkontroll og kvalitetssikring innen miljørettet helsevern er utarbeidet. Internkontroll og kvalitetsutvikling er i stadig utvikling, rutiner vil derfor bli vedlikeholdt jevnlig. Aktuelle rutiner er tilgjengelig på Alta kommunes fellesområde på Bollo: F:\HELSE&SOS\HS-stab\Miljørettet_helsevern\Internkontroll og kvalitetssikring. Det er blant annet laget et eget dokument om tilsynsplanlegging. Tilsynsarbeid: Bakgrunnen for tilsyn er enten kapittel 7 i dette dokumentet, eller andre grunner for tilsyn. Dette kan blant annet være politiske føringer, en hendelse, avviksmelding, en klage, eller at bransjen/virksomheten er aktuell på annen måte Et tilsyn kan gjennomføres ved ulike typer tilsynsformer (se kap 5) Det utarbeides i tillegg et dokument som viser oversikt over alle virksomheter som vi har tilsyn med. I dokumentet fremkommer informasjon om: o aktuelle tilsynsobjekter / virksomheter o tilsynsfrekvens o informasjon om når det sist er gjennomført tilsyn o årstall for planlagt tilsyn Det utarbeides årlig en tilsynsplan som viser hvilke virksomheter det skal gjennomføres tilsyn med hvert år. Tilsynsplanen utarbeides av helsekonsulent og kommuneoverlege, og godkjennes av kommunalleder. Godkjent tilsynsplan skal foreligge innen 15. februar hvert år. Det gjennomføres en årlig oppsummering og evaluering av forrige års gjennomførte tilsyn. Hovedansvarlig for tilsyn utarbeider rapporten. Oppsummeringen skal foreligge innen 1. mars hvert år. 6
5. Tilsynsformer Tilsyn kan utøves etter forskjellige metoder og er avhengig av hvilke objekter det føres tilsyn med og hvilket lovverk man fører tilsyn etter. Under følger en oversikt over ulike tilsynsformer: 5.1. Dokumenttilsyn Kan benyttes ved: Egenmeldingsskjema Legionella Dokumenttilsyn/elektronisk tilsyn skoler og barnehager Hendelsesbaserte aktiviteter ved ulike virksomheter og eiendommer 5.2. Løpende overvåking, tilsyn og rapportering Overvåking badevannskvalitet 5.3. Hendelsesbasert tilsyn, tilsyn etter klage Består av tilsynsbesøk ved virksomheten, enten meldt eller uanmeldt, og kan være rettet mot svakheter som avtegner seg i virksomhetens egen rapportering. Tilsynet kan også være utløst av en hendelse, rapportert avvik eller etter klage/bekymringsmelding. Tilsynsformen brukes ofte for: virksomheter som kommer inn under klasse C (tilsyn etter klage), og kan omfatte klager på støyforhold, luftforurensning, grunnforurensning, inneklima i bolig etc. Klager på barnehager og skoler. Smitteoppsporing ved legionellasykdom 5.4 Inspeksjonstilsyn Planlagte tilsyn som gjennomføres etter oppsatt plan. Enklere form for tilsyn som gjerne begrenses til ett eller få tema. Tilsynsformen brukes bl.a. for: Solarier Basseng, boblebad Skoler og barnehager 5.5. Tematilsyn Tilsynet er et meldt tilsyn der tema for tilsynet fastsettes på forhånd. Brukes for å øke kunnskapen og bevisstheten omkring ulike tema i regelverket. Kan benyttes ved f. eks tilsyn av skoler og barnehager, sykehjem. 5.6. Godkjenning av skoler og barnehager Alle eksisterende skoler og barnehager skal ha godkjenning. I tillegg skal det fremlegges søknad for godkjenningsmyndigheten når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten. Det er krav om både bygningstekniske og driftsmessige bestemmelser. 7
For nye tiltak som også er søknadspliktige etter plan- og bygningsloven, er det hensiktsmessig å dele godkjenningen i 2 trinn: Trinn 1 eier av virksomheten søker om samtykke til planer for ny virksomhet eller større endringer/utvidelser/rehabiliteringer/tilbygg mv. Samtykke bør gis samtidig med at plan- og bygningsmyndigheten behandler rammesøknaden for tiltaket Trinn 2 Leder for virksomheten søker om godkjenning ifølge bestemmelser omkring driften av skolen. Godkjenning gis så vidt mulig før oppstart. Det kan være aktuelt for godkjenningsmyndigheten å be om å få vurdere skolens IK-system igjen etter noen måneders drift da ikke alt vil være helt på plass ved oppstart. 5.7. Systemrevisjon Består i gjennomgang av virksomhetens internkontrollsystem holdt opp mot årsrapport og annen skriftlig dokumentasjon, samt intervjuer med ledelse, ansatte og verneombud og i nødvendig utstrekning inspeksjoner og verifikasjoner. Tilsynsformen kan brukes bl.a. for: Skadedyrfirma Tatovering Skoler Barnehager Institusjoner (sykehjem, omsorgsboliger, boliger til mennesker med bistandsbehov) 5.8. Dokumentasjon De ulike tilsynsformene og tilsynsobjektene stiller ulike krav til dokumentasjon og skriftlige rapporter. Mal for gjennomføring av de ulike tilsyn blir utarbeidet i forbindelse med internkontroll innen miljørettet helsevern. 8
6. Tilsynskriterier Tilsynet skal være risikobasert, dvs at tilsyn i de virksomheter hvor det er størst mulighet for at det kan oppstå en helse- og/eller miljøskade skal prioriteres. Vi har delt tilsynsobjektene inn i tre klasser, A, B og C. Klasse A omfatter tilsynsobjekter hvor krav til tilsynsfrekvens er fastsatt i lov/forskrift. Klasse B omfatter tilsynsobjekter inndelt i fire nivåer avhengig av antatt risiko; det vil si: Hvor sannsynlig er helse-/miljøskade, hvor alvorlig kan helse-/miljøskaden bli og hvor stort omfang (antall personer/ størrelse på område etc.) kan skaden få? Klasse C omfatter objekter der tilsyn foretas kun etter hendelser/klage. Tilsyns- Klasse A B1 B2 B3 / B4 C Kriterier Virksomheter med tilsynsfrekvens fastsatt i lov/forskrift Betydelig risiko for helseskade/miljøskade Meget sannsynlig og/eller konsekvensen er alvorlig helse-/miljøskade og/eller omfanget er stort (stor effekt av forebyggende tiltak) Middels risiko for helseskade/miljøskade Ganske sannsynlig og/eller konsekvensen er moderat helse-/miljøskade og/eller omfanget er middels (god effekt av forebyggende tiltak) Middels til lav risiko for helseskade/miljøskade Mindre sannsynlig og/eller konsekvensen er noe helse-/miljøulempe og/eller omfanget er middels Liten eller ukjent risiko for helseskade/miljøskade Tilsyn utløses ved klage eller en hendelse (som: meldt avvik, politiske føringer) Tilsynsfrekvens Årlig 2. hvert år 3. hvert år 4. hvert år Ved klage og hendelser 9
7. Oversikt over tilsynsobjekter og tilsynsklasse Listen er ikke uttømmende da virksomheter etableres og legges ned fortløpende. I det daglige tilsynsarbeidet forholder kommunens miljørettet helsevern seg til de oversikter som finnes på kommunens nettsider og nettbaserte opplysningstjenester. Klasse A omfatter tilsynsobjekter hvor krav til tilsynsfrekvens er fastsatt i lov/forskrift. Klasse B omfatter tilsynsobjekter inndelt i fire nivåer avhengig av antatt risiko; det vil si: Hvor sannsynlig er helse-/miljøskade, hvor alvorlig kan helse-/miljøskaden bli og hvor stort omfang (antall personer/ størrelse på område etc.) kan skaden få? Klasse C omfatter objekter der tilsyn foretas kun etter hendelser/klage. Virksomhetstype Kommunale vannverk Private vannverk (godkjenningspliktige) Tilsynsklasse B1 og B3 B3 Antall virksomheter Mai 2014 Ca 20 Ca 5 Asylmottak B2 1, men mange boenheter (totalt 187 beboere) Regelverk Folkehelseloven, Forskrift om vannforsyning og drikkevann Folkehelseloven, Basseng/svømme-anlegg B2 5 Folkehelseloven, Forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu Tatovering/piercing Hudpleie med permanent makeup B2 1 tatovering, ellers ukjent antall Folkehelseloven, Forskrift om hygienekrav for frisør, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Boblebad / badestampp B3 5 Folkehelseloven, Forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu Kommunale avløpsanlegg B4 Ukjent Forurensingsloven Forurensningsforskriften kap 12 Folkehelseloven Solarier B4 7 Folkehelseloven, Forskrift om strålevern og bruk av stråling ( 42) Forskrift om hygienekrav for frisør, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Kommunale barnehager Private barnehager Kommunale grunnskoler Private grunnskoler B4 14 14 B4 18 1 Folkehelseloven, i skoler og barnehager m.m. Lov om vern mot tobakkskader Folkehelseloven, i skoler og barnehager m.m. Lov om vern mot tobakkskader Kommentarer Hovedvannverket (Alta by) er gitt tilsynsklasse B1, resterende vannverk B3 10
Virksomhetstype Videregående fylkeskommunale skoleanlegg Skoleinternat og elevboliger ved Videregående skole Tilsynsklasse Antall virksomheter Mai 2014 Regelverk B4 1 Folkehelseloven, i skoler og barnehager m.m. Lov om vern mot tobakkskader B4 2 hovedenheter Folkehelseloven, i skoler og barnehager m.m. Sykehjem B4 6 Folkehelseloven, Campingplasser, rorbuer B4 8 Folkehelseloven, Skadedyr-bekjempere C Ukjent Folkehelseloven, Forskrift om skadedyrbekjempelse Husdyrgjødsel og avløpsslam Andre virksomheter og eiendommer med risiko for helse-/miljøskade: barnevernsinstitusjoner, krisesenter, hoteller varmtvannsanlegg, bilvaskeanlegg, avløpsanlegg, utleieboliger m.v Bygge- og anleggsvirksomhet C Ukjent Folkehelseloven,, Forskrift om gjødselvarer mv av organisk opphav C Varierende antall Folkehelseloven, C Varierende antall Folkehelseloven,, Forurensningsloven 37 Kommentarer Samarbeid med ASU og DU Frisører C Varierende antall Folkehelseloven, Forskrift om hygienekrav for frisør, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Hudpleie C Ca 5 Folkehelseloven, Forskrift om hygienekrav for frisør, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Støy fra restauranter, utendørs arrangementer, tekniske installasjoner etc C Ca 5 saker i året Folkehelseloven, Offentlige inngangsparti C Ukjent Lov om vern mot tobakkskader Kjøletårn C Ingen kjente i Alta Folkehelseloven, Salgs- og skjenkesteder B1 Ca 150 Alkoholloven Lov om vern mot tobakkskader Utføres av innleid firma. Det finnes en egen plan for dette Det gjennomføres tilsyn minimum en gang per år 11