Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 27.08.2008 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 49/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 50/08 Interpellasjoner og spørsmål PS 51/08 Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020. PS 52/08 Tilbud om pleie og omsorgstjenester utenfor landets grenser. PS 53/08 Regionrådet for Nedre Glomma - styrking av sekretariatet PS 54/08 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 14
PS 49/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 14
PS 50/08 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 14
Saksnr 2007/1095 - Kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester 2007-2020 Arkivkode 143 Saksbehandler Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 26.08.2008 19/08 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 26.08.2008 12/08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 28.08.2008 59/08 Formannskapet 27.08.2008 51/08 Kommunestyret Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020. Sammendrag Arbeidet med kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester er ferdig og klar til og legges ut på høring. Planen skal være et styringsverktøy for drift og utvikling av pleie- og omsorgstjenester. I forbindelse med planarbeidet er det foretatt en evaluering av nå situasjonen og en analyse av de fremtidige utfordringer basert på demografiske framskrivninger. Stortingsmelding nr 25 (2005-2006) med tittelen Mestring, muligheter og mening har gitt viktige føringer for planarbeidet. Kommunedelsplan omfatter virksomhetene; hjemmebaserte tjenester, sykehjemmet Dypedalåsen og Tiltak for funksjonshemmede. Det har vært bred deltagelse fra fagfolk, ansatte og brukere/pårørende i planprosessen. Planen viser at behovet for ressurser er meget stor og at Hvaler kommune står over for store økonomiske utfordringer innen pleie- og omsorgstjenestene. Saksopplysninger Planens mål og innhold. Arbeidet med høringsutkast til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester er ferdig og klar til og legges ut på høring. Planens hovedmål er å stadfeste overordnede målsetninger for utvikling av pleieog omsorgstjenestene fram mot 2020. I forbindelse med planen er det foretatt en helhetlig vurdering av institusjonstilbudet og andre omsorgstjenester i kommunen. Pleie og omsorgsplanen skal gi føringer for driftsplanleggingen i virksomhetene. Presiseringer, dokumentasjon og avveiinger i pleie og omsorgsplanen skal benyttes i kommunens økonomiarbeid. Kommunen har i henhold til blant annet kommunehelsetjenesteloven et ansvar for å holde oversikt over behovet for pleie- og omsorgstjenester i kommunen. I forbindelse med arbeidet med planen er det foretatt en evaluering av situasjonen i pleie og omsorgstjenesten, hvordan den påvirkes og forslag til tiltak for å gjøre noe med situasjonen. Kommunedelsplan for pleie og omsorgstjenester omfatter følgende virksomheter: Virksomhet for hjemmetjenester. Virksomhet for sykehjemmet Dypedalåsen. Virksomhet for Tiltak for funksjonshemmede. Avdeling for psykiatri er i arbeidsperioden organisert i NAV Hvaler og vil ikke bli behandlet i denne kommunedelsplan. Møteinnkalling side 4 av 14
Kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 har en kort og en lang versjon. Kortversjonen av planen gir et innblikk i hvilke utfordringer Hvaler kommune har foran seg mens selve hovedplanen er ment å gi en mer utfyllende dokumentasjon og forklaring. Mandat og rammer for planarbeidet. Det er lagt stor vekt på nasjonale føringer og retningslinjer i tillegg til vedtatte mål og rammer i Hvaler kommune. Stortingsmelding nr 25 (2005-2006) mestring, muligheter og mening om fremtidas omsorgsutfordringer ble lagt frem av regjeringen høsten 2006 og behandlet av stortinget 26. Mars 2007. Hovedfokuset i meldingen er framtidens omsorgsutfordringer og regjeringenes strategi for å møte utfordringene. Stortingsmeldingen har vært et viktig dokument i arbeidet med kommunedelsplanen. Situasjonsanalyse. For å kunne planlegge for fremtiden er det viktig å ha kunnskap om hvordan situasjonen er i de ulike pleie- og omsorgstjenestene i dag. Det er i hver av virksomhetene blitt foretatt en evaluering av brukerbehov, bemanningssituasjon og den økonomiske og bygningsmessige situasjon. Prognoser. Planen beskriver det fremtidige behov innen pleie- og omsorgstjenestene. Befolkningsprognosen som benyttes i planen er utarbeidet av Østfold analyse og er den samme prognose som benyttes i kommuneplan frem mot 2021. Et spesielt trekk med Hvaler kommune er at eldre øker mer en gjennomsnittet i landet for øvrig og i tillegg til at feriegjester har krav på pleie- og omsorgstjenester. Fremskrivninger av brukerbehov skal indikere hvordan tjenestene må dimensjoneres for å ha et godt tilrettelagt omsorgstilbud i fremtiden. Ressursbehov. For å opprettholde dekningsgrad og kvalitet på dagens nivå innenfor hjemmebaserte tjenester må driftsbudsjettet økes med kr 1,3 millioner kroner fra 2009. Behovet øker hvert år og i 2020 vil det være behov for 5,1 million kroner mer i årlige driftsmidler sammenlignet med budsjett 2008. Behovet for flere sykehjemsplasser i kommunen er meget stor. Det vil være behov for 16 til 19 nye sykehjemsplasser. Drift av 16 nye sykehjemsplasser vil kreve årlige driftsutgifter på 10,2 millioner kroner i tillegg til budsjett 2008. Med utgangspunkt i at antall unge mennesker med psykisk utviklingshemming øker i kommunen vil det være behov for økte driftsbudsjettet til Tiltak for funksjonshemmede med 1,6 million kroner senest i budsjett for 2011. Behovet i 2020 viser et behov for 8,5 million kroner i økning i forhold til budsjett 2008. Overordnede mål. Basert på stortingsmelding 25, kommuneplan og ulike planer og vedtak knyttet til de enkelte virksomheter er mål for kommunens pleie- og omsorgstjenester utarbeidet. Situasjonsanalyser og prognoser for de kommende årene vil være et diskusjonsgrunnlag for de prioriteringer som skal foretas inne kommunen og pleie og omsorgstjenester. Kvalitet i pleie og omsorgstjenester. Planen bygger på vedtatte kvalitetsmål vedtatt av kommunestyret i Hvaler. Planprosessen. For at planen skulle få en bred medvirkning av fagpersoner og interessegrupper er det gjennomført flere arbeidsgrupper, allmøter og drøftingsmøter jfr vedtak i sak KS 36/07. Kommunen har i tillegg mottatt skriftelige henvendelser i prosessen. Det har vært stor medvirkning fra virksomhetsledere og andre ressurspersoner i seksjonen. Vedlegg Kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 Høringsutkast. Kortversjon av Kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 Høringsutkast. Innkomne merknader Innspill vedrørende drift og utvikling av sykehjem fra pårørende, datert Vesterøy 20.05.08 Møteinnkalling side 5 av 14
Hjemmelsgrunnlag Lov om helsetjenester 1-4 Plan og bygningsloven 20-1 om kommuneplanlegging Plan og bygningsloven 20-2 om organisering av planarbeidet Vurdering Arbeidet med kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester er svært viktig for å synliggjøre de fremtidige utfordringer innen pleie- og omsorgstjenestene. Kommunedelsplan skal være et styringsverktøy for drift, utvikling og prioriteringer i Hvaler kommune. Planen viser at kommunen står over for store økonomiske utfordringer de nærmeste årene på grunn av økt behov for pleie- og omsorgstjeneter. I arbeidet med kommunedelsplan er det lagt opp til en prosess som skulle skape en felles virkelighetsforståelse og stor grad av enighet om mål og strategier. Det skal ut i fra planen foretas viktige prioriteringer for kommunens fremtidige pleie- og omsorgstjenester som det er viktig at både politikere og administrasjon har et eierforhold til. Et resultat av planen vil være at den vil styrke forståelse og samarbeid mellom ulike interessegrupper og faggrupper på tvers av virksomheter. Saksgang. Det er i følge reglement for delegering av oppgaver og myndighet fra kommunestyret kommunestyret som vedtar kommunens overordnede planer og rapporter og som fatter vedtak i denne sak. Konklusjoner Høringsutkastet for kommunedelsplan pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til høring. Rådmannens forslag til vedtak Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne avgir slik innstilling til Kommunestyret: Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til alminnelig ettersyn med følgende merknader: Eldrerådet avgir slik innstilling til Kommunestyret: Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til alminnelig ettersyn med følgende merknader: Formannskapet avgir slik innstilling til Kommunestyret: Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til alminnelig ettersyn med følgende merknader: UKPT avgir slik innstilling til Kommunestyret: Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til alminnelig ettersyn med følgende merknader: Kommunestyret fatter slikt vedtak: Forslag til kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020 legges ut til alminnelig ettersyn med følgende merknader: Hvaler kommune, 21.07.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 6 av 14
Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2008/1461 - Tilbud om pleie og omsorgstjenester utenfor landets grenser. Lars H Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 26.08.2008 18/08 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 26.08.2008 11/08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 28.08.2008 60/08 Formannskapet 27.08.2008 52/08 Kommunestyret Tilbud om pleie og omsorgstjenester utenfor landets grenser. Sammendrag Kommunestyre vedtok i desember 2007 at pleie- og omsorgstjenester i utlandet skulle innarbeides i budsjett 2009. Rådmannens kommenterer vedtaket i notat 07. Januar 2008 og opplyser om at saken vil ha behov for en utredning. Administrasjonen har gjennomført samtaler med andre kommuner og firma om deres erfaringer, hvilke tilbud som er tilgjengelig og kostnader. Erfaringer fra andre kommuner tilsier at kvaliteten på pleie- og omsorgstjenester øker ved tilbud om pleie- og omsorgstjenester i utlandet. Brukere som har vært på opphold opplever at livskvaliteten økes og har stor glede av oppholdet. Tilbudet vil være i samsvar med kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020, men det vil ikke være mulig å finansiere et tilbud i utlandet innenfor helse og sosialseksjonens økonomiske rammer. Saksopplysninger Bakgrunn. Fra deler av det politiske miljø i Hvaler kommune har det i flere år vært et ønske om pleie og omsorgstjenester utenfor landets grenser. Fremskrittspartiet i Hvaler har i flere år arrangert helsereiser til Kroatia for eldre og funksjonshemmede i Hvaler. Detter er et tilbud hvor Hvaler kommune ikke har hatt noe ansvar. I kommunestyrets møte 12. Desember 2007 (sak 78/07) fremmet Fremskrittspartiet følgende forslag og som fikk flertall for videre behandling; Rådmannen bes om å innarbeide i budsjett for 2009 et tilbud om pleie og omsorg utenfor landets grenser. Tilbudet skal være frivillig og av god kvalitet. Et slikt tilbud vil redusere kommunens utgifter innen seksjon Helse og sosial. Rådmannen gir i sitt oppfølgingsnotat til kommunestyre, dater 07.01.08, følgende kommentarer til forslaget: Oppdraget krever utredning og spesifikt vedtak som grunnlag for eventuell innarbeiding i budsjettet. En slik utredning må blant annet avklare: Hva et slikt tilbud om pleie og omsorg skal bestå av? Hvem skal få et slikt tilbud? Hvor skal tilbudet gis? Kommunens formelle ansvar for de brukerne som får et slikt tilbud? Sammenhengen mellom dette tilbudet og kommunens øvrige planer for drift av eldreomsorg? Økonomiske konsekvenser av et slikt tilbud? Vedtaket i kommunestyret 12. Desember og rådmannens oppfølgingsnotat er førende for utredningen av denne sak. Møteinnkalling side 7 av 14
Arbeidsgruppe. Så langt i prosessen er saksutredningen utført av seksjonssjefen for helse og sosial. Det vil i et eventuelt videre arbeid nedsettes en arbeidsgruppe som skal bestå av seksjonssjef for helse og sosial, virksomhetsleder for sykehjem og virksomhetsleder for hjemmetjenester. Pleie og omsorg. Hvaler kommune har ingen erfaring med å tilby omsorgstjenester utenfor landets grenser. Kommunen har heller ingen erfaring med hvilke tjenester det er hensiktsmessig og aktuelt å tilby. Det er derfor innhentet erfaringer fra flere kommuner og hvilke tjenester som er mest aktuelle. De fleste kommuner som har erfaring og tilbyr tjenester i utlandet tilbyr sykehjemsplasser i hovedsak som korttidsopphold. De mest aktuelle brukergrupper er mottaker av slike tilbud: Personer som er i behov av korttidsopphold, avlastning og rehabilitering i egen kommune. Avlastning for pårørende som har store omsorgsoppgaver (for eksempel ektefeller, samboer, foreldre). Tilbud til omsorgstrengende personer som har behov for avveksling i hverdagen og rehabilitering enten de bor i egen bolig, omsorgsbolig eller institusjon. Opptreningsopphold etter sykdomstilfeller som hjerneslag, proteseoperasjoner mv. Opphold for kronisk syke, for eksempel muskel skjelett lidelser. Ferieopphold for funksjonshemmede. Samarbeidspartner. Det er flere kommuner og private firma som tilbyr tjenester i utlandet. Kommunen har valgt å ha samtaler med to aktører i denne del av prosessen. Valg av samtalepartnere er foretatt med bakgrunn i tidligere kontakt/samarbeid. Hvaler Kommunen har satt som vilkår for et eventuelt samarbeid at omsorgstilbudet ikke medfører for lang reise og at tilbudet drives etter norske lover og forskrifter for drift av sykehjem. Sun Adriatic/Sabra Tours. Firma Sun Adriatic har i flere år arrangert helsereiser for innbyggere av Hvaler kommune. Tilbakemeldingen fra de som har deltatt på slike turer har vært meget positive. Det falt seg naturlig når Sun Adriatic kontaktet kommunen for å gi tilbud om pleie og omsorgstjenester i Kroatia at det ble opprettet kontakt. Representanter for firma har ved to anledninger orientert om sine tilbud. Kommunen har i møte 12. Juni 08 presentert sine krav og behov for dokumentasjon for Sun Adriatics drift av sykehjemsplasser i Kroatia. Finca el Romeral. Finca el Romeral er et Sykehjem i Alfaz del Pi som drives av en stiftelse. Alfaz del Pi er en kommune som ligger mellom Altea og Benidorm på spanske Costa Blanca kysten. Stiftelsen eies av Sagene Menighet i Oslo (42%) og Østfoldkommunene Askim, Rygge, Spydeberg og Skiptvet (til sammen 52%). Sykehjemmet har 14 sykehjemsplasser i enerom og er bygget opp rundt en gammel hovedbygning på en appelsinplantasje hvor den gamle stilen er beholdt. Sykehjemmet oppfyller Husbankens krav til standard og oppfyller norsk lovgivning i forhold til drift. Sykehjemmet har innredet hybler for ansatte og arbeidsforholdene er sikret like godt som i Norge. Ved behov kan dokumentasjon for godkjent drift for sykehjem etter norsk standard fremlegges. Kostnader. Det anbefales at det legges opp til at brukerne skal betale for oppholdet som om de var på institusjon i Norge. Avlastning er gratis, korttidsopphold koster kr 118.- pr døgn og institusjonsbetaling utregnes etter inntekt. For brukere som allerede bor i institusjon kan kommunen inngå avtale med institusjonsbeboeren om å låne plassen til andre brukere under oppholdet i utlandet. Finca el Romeral har ledig kapasitet på sitt sykehjem og Hvaler kommune har fått tilbud om leie av plasser for kr. 1520.- pr døgn. Til sammenligning koster en sykehjemsplass i Hvaler (Jfr. KOSTRA 2007) kr. 1748.- pr. døgn. I tillegg kommer det for brukeren reisekostnader på kr. 5000.- og egen reiseforsikring Det er i samtaler med representanter for eierne av sykehjemmet antydet muligheter for at Hvaler kommune kan kjøpe seg inn som eiere. Døgnprisen vil i så fall bli noe redusert i forhold til vanlig leie. Møteinnkalling side 8 av 14
Sun Adriatic/Sabra Tours har ikke kommet med konkret tilbud, men orientert Hvaler kommune om at de har tilbud om sykehjemsplasser i Krotaia. Det er sendt skriftlig forespørsel om pris og dokumentasjon til firma etter møte 12. Juni 08. Lov om offentlig anskaffelser. Kjøp eller leie av sykehjemsplasser i syden reguleres av Lov om offentlig anskaffelser. Vedlegg Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Lov om helsetjenester i kommunene. Lov om offentlig anskaffelser Vurdering Et tiltak som sykehjemsplasser i syden vil øke kvaliteten og mangfoldet i det kommunale tjenestetilbudet. Kommuner som har erfaring med sykehjemsdrift i utlandet erfarer at det er få begrensninger for hvilke brukere som kan sendes. De må kunne sitte i fly, men rullestolavhengighet er ikke noe problem i forhold til flytransport. Erfaringen fra de brukere som har vært i Spania på opphold er at dette øker livskvaliteten betydelig og brukerne opplever at de får større funksjonsevne og har stor glede av oppholdet. Flere brukere ønsker å få et slikt tilbud flere ganger. For Hvaler kommune som mangler sykehjemsplasser til dagens behov kan et slikt tiltak, på sikt, være med på å dekke opp noe av behovet. Det ligger an til at det vil bli konkurranse om arbeidskraften i pleie- og omsorgstjenesten i tiden fremover. Dette tiltaket kan ha en rekrutteringsfremmende element. Ansatte i pleie- og omsorgstjenesten i kommunen kan få arbeide på sykehjemmet samtidig som de er følgetjeneste for brukerne. De beholder sin kommunale ansettelses- og arbeidsvilkår. Slik at hospitering kan også gi effekter på tjenestetilbudet her hjemme ved at den ansatte tar med seg ideer og opplegg tilbake til sykehjemmet i Hvaler. Hvaler kommune har ingen erfaring med å tilby helsetjenester i syden. Kommunen vil være tjent med selv å høste erfaringer. Kommunen kan gjennom et tidsavgrenset tidsrom innhente erfaringer. Tilbudet kan gjennomføres ved at Hvaler kommune f. eks. leier plasser på sykehjemmet Finca el Romeral og eller gjennom firma Sun Adriatic. Eierne av sykehjemmene må fremlegge dokumentasjon for at driften er i tråd med norske krav før tjenester kjøpes. Som nevnt tidligere vil pleie- og omsorgstjenester i utlandet øke kvaliteten på Hvaler kommunes tjenester. Tjenester i utlandet vil være i samsvar med kommunedelsplan for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020. Rådmannen mener likevel at tilbudet ikke kan prioriteres da kommunen står overfor store økonomiske utfordringer. Innen seksjon heles og sosial vil det være behov for flere sykehjemsplasser på Dypedalåsen, behov for stor ressursøkning i virksomhet Tiltak for funksjonshemmede og ikke minst behov for økte ressurser i hjemmetjenesten. Dette er tiltak som først må løses før pleie- og omsorgstjenester i utlandet kan prioriteres. Konklusjoner Et tiltak som sykehjemsplasser i syden vil øke kvaliteten og mangfoldet i det kommunale tjenestetilbudet. Erfaringen fra de brukere som har vært i Spania på opphold er at dette øker livskvaliteten betydelig og brukerne opplever at de får større funksjonsevne og har stor glede av oppholdet. Flere brukere ønsker å få et slikt tilbud flere ganger. Hvaler kommune ville kunne øke sitt tilbud til innbyggerne ved å tilby pleie- og omsorgstjenester i syden. På grunn av kommunens anstrengte økonomi anbefales det at et slikt tilbud ikke etableres. Rådmannens forslag til vedtak Møteinnkalling side 9 av 14
Et tilbud om pleie- og omsorgstjenester i utlandet vil øke kvalitet og mangfold til kommunens innbyggere, men rådmannen ser ingen muligheter for at tilbudet kan innarbeides i budsjett 2009 Rådmannen anbefaler kommunestyret med bakgrunn i dette om ikke å tilby pleie- og omsorgstjenester i utlandet. Rådmannen finner ikke tiltaket økonomisk forsvarlig innenfor kommunens økonomiske rammer. Hvaler kommune, 25.07.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 10 av 14
Saksnr 2005/1855 - Regionråd for Nedre Glomma Arkivkode 026 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet 27.08.2008 53/08 Kommunestyret 10.09.2008 Regionrådet for Nedre Glomma - styrking av sekretariatet Sammendrag Regionrådet Nedre Glomma ble etablert i 2004 av kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler. Opprettelsen ble behandlet av kommunestyret i Hvaler i møte 18.02.04, sak 8/04. I møte 10.06.08 vedtok regionrådet at man ønsker å styrke sekretariatet for regionrådet. Dette forslaget skal nå behandles i alle de tre medlemskommunene før det iverksettes, hvis kommunestyrene gir sin tilslutning. Denne saksfremstillingen er skrevet i Sarpsborg kommune og er felles for behandlingen i de tre kommunene. Saksopplysninger Regionrådet for Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler ble etablert i 2004 i hovedsak som en videreføring av samarbeidet om felles næringsplan. Regionrådet er senere blitt en forutsetning når fylkeskommunen forholder seg til regioner framfor enkeltkommuner når det gjelder for eksempel utviklingsavtaler og viktige prosesser for fylkesplanlegging. Etableringen av Osloregionen skapte også et behov for en regional samordning for representasjon i samarbeidsalliansen. Ifølge regionrådets vedtekter skal regionrådet tilrettelegge for samarbeid om regional utvikling mellom kommunene, og mellom regionen og fylkeskommunen, regionale statsetater og Osloregionen. De mest sentrale regionale utviklingsoppgavene er: storbyutvikling næringsutvikling markedsføring og profilering Dessuten kan regionrådet være styringsorgan for utvikling av samarbeidstiltak som er eller blir etablert mellom kommunene i regionen. Rådmennene har etter vedtektene ansvaret for å stille til disposisjon de ressurser som trengs for å betjene regionrådets sekretærfunksjoner og gjennomføre regionrådets handlingsprogram. Regionrådets sekretariats- og rådgiverfunksjon er som følge av dette ivaretatt av næringsansvarlige i kommunene som en deloppgave. Det er nå ønskelig å formalisere og styrke sekretariats- og rådgiverfunksjonen ytterligere. En profesjonalisering av den rene sekretariatsfunksjonen som innebærer møteinnkallinger, referater og oppfølging av saker, vil sikre at dokumenter kommer i rett tid og i gjenkjennelig form, og at formelle krav til for eksempel saksbehandling og offentlighet ivaretas. Dette ivaretas best dersom oppgaven legges til sekretariatet for politiske organer i en av kommunene og følger samme prosedyrer som sekretariatsfunksjonen for øvrige utvalg. Møteinnkalling side 11 av 14
En styrking av rådgivingsfunksjonen for regionrådet vil gi bedre muligheter for å ta initiativ til å få relevante saker til regionrådets behandling og følge opp initiativ fra regionrådet. Dessuten kan eksempelvis følgende oppgaver ivaretas bedre: utarbeide handlingsplan og budsjett for regionrådet være pådriver for utvikling av det regionale samarbeidet være kontaktperson for kommunene mot regionrådets virksomhet forberede saker til og forestå utredninger og saksforberedelse for regionrådet (i samarbeid med fagpersoner i kommunene) informere om regionrådets arbeid og vedlikeholde internettside koordinere regionale utviklingsprosjekter med forankring i regionrådet (Prosjektene vil som regel bemannes med utgangspunkt i etablerte nettverksgrupper innen ulike fagområder) organisere møteplasser mellom regionrådets organer og kommunestyrer/formannskap representere regionen i Osloregionens samordningsgruppe Både i Østfold fylke og i de øvrige regionene som deltar i Osloregionen satses det stadig mer på regionalt samarbeid, særlig i utviklingsoppgaver knyttet til verdiskaping og næringsutvikling. En samordnet opptreden fra kommunene i Nedre Glomma vil ha sterkere påvirkningskraft både overfor fylkeskommunen og sentrale myndigheter, enn om kommunene opptrer enkeltvis. En mer samordnet planlegging vil være et nødvendig tiltak for å få til en god byutvikling i regionen som helhet. Samlet sett er Nedre Glomma en verdifull bidragsyter til Osloregionens internasjonale styrke, men dette bidraget må synliggjøres tydeligere. Omfanget av sekretariats- og rådgiveroppgavene avhenger av ambisjonene for regionrådet. Regionrådet har for 2008 vedtatt en ambisiøs handlingsplan som retningsgivende (jf vedlegg). Det foreslås å starte en videre utvikling av sekretariats- og rådgiverrollen ved at oppgavene legges til en av kommunene. Det er hensiktsmessig at disse oppgavene ivaretas av den kommunen som har lederrollen i regionrådet. Lederen velges blant ordførerne for 2 år av gangen, og for tida er ordfører i Sarpsborg leder av regionrådet. I tillegg må hver av de andre kommunene oppnevne en kontaktperson for sekretariatet for å sikre smidig saksgang og god koordinering. Det er nødvendig at det gis en utgiftsdekning for de meroppgaver denne rollen medfører. Sarpsborg kommune har sagt seg villig til å påta seg oppgaven for 2008-2009 innenfor en årlig ramme på kr. 400 000. For 2008 betyr dette kr. 100 000,- for hver av kommunene Fredrikstad og Sarpsborg. Det forventes ikke at Hvaler kommune bidrar til denne utgiftsdekningen. I tillegg er det behov for ytterligere klarering av saksgang og innstillingsmyndighet til regionrådet enn det som framgår av vedtektene. For å sikre administrativ forankring av innstillingene til regionrådet, innføres det et rådmannsmøte. Sekretariatet legger fram saksutredningene med forslag til vedtak for rådmannsmøtet før sakene fremmes for regionrådet. De foreslåtte tiltakene er skritt på veien for å utvikle regionrådsfunksjonen, og erfaringene vil bli tatt opp til drøfting etter en tid. Regionrådet behandlet sak om sekretariatsfunksjonen i sak 0812 10. juni 2008, og fattet følgende vedtak: 1. Sekretariatsfunksjonen legges til en av kommunene og ivaretas av det politiske sekretariatet samt en saksbehandler med ansvar for rådgiverfunksjonen. 2. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av den kommunen som har lederen for regionrådet. 3. Fredrikstad og Sarpsborg kommune anbefales å bevilge kr. 100 000,- til dekning av kostnader for sekretariatsfunksjonen for 2008. Møteinnkalling side 12 av 14
4. Fredrikstad og Sarpsborg kommune anbefales å innarbeide kr. 200 000,- til dekning av sekretariatsfunksjonen for 2009. 5. Rådmennene i fellesskap har innstillingsrett til regionrådet. 6. De kommunene som ikke har sekretariatsfunksjonen oppnevner en kontaktperson for sekretariatet Vedlegg Vedtekter for Regionrådet Nedre Glomma Regionrådets handlingsprogram 2008 ambisjoner, strategi og prosess Innkomne merknader Ikke aktuelt i saken Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i sak 8/04, behandlet i møte 18.02.04, om deltakelse i regionrådet Nedre Glomma Vurdering Rådmannen finner det ikke nødvendig med kommentarer utover det som fremkommer i foranstående felles saksfremstilling utarbeidet i Sarpsborg kommune. Vurderingene og konklusjonene i saksfremstillingen støttes av rådmannen i Hvaler kommune. Rådmannens forslag til vedtak 1. Sekretariatsfunksjonen legges til en av kommunene og ivaretas av det politiske sekretariatet samt en saksbehandler med ansvar for rådgiverfunksjonen. 2. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av den kommunen som har lederen for regionrådet. 3. Fredrikstad og Sarpsborg kommmune anbefales å bevilge kr. 100 000,- til dekning av kostnader for sekretariatsfunksjonen for 2008. 4. Fredrikstad og Sarpsborg kommune anbefales å innarbeide kr. 200 000,- til dekning av sekretariatsfunksjonen for 2009. 5. Rådmennene i fellesskap har innstillingsrett til regionrådet. 6. De kommunene som ikke har sekretariatsfunksjonen oppnevner en kontaktperson for sekretariatet Hvaler kommune, 20.08.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 14
PS 54/08 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 14 av 14