Ifbm. anbudskonkurransen har Narvik kommune fått følgende spørsmål; SPØRSMÅL 1. HVA ER EN DØGN? Prismatrise er basert på antall døgn og/eller dagsverk. Hva gjelder - døgn eller dagsverk? Dagsverk: Et dagsverk er det samme som 7,5 timer arbeid. Er dette korrekt? Hvis vikaren bare jobber f.eks. en time, fakturerer da leverandøren avtalt administrativ gebyr dividert med 7,5. Er dette korrekt? Hvis vikaren jobber f.eks. 12 timer, fakturerer da leverandørern avtalt administrativ gebyr dividert med 7,5 og multiplisert med 12. Er dette korrekt? Døgn: Jeg merker meg at uttrykket "døgn" ikke er definiert i konkurransegrunnlaget: 1. regnes adm. gebyr på alle døgn i oppdragsperioden eller bare døgn da vikaren fysisk er i jobb? 2. hvor mange timer kan oppdragsgiver maksimalt bruke vikaren i løpet av en døgn? 3. hvor mange døgn blir det når vikaren jobber en 10 timer lang nattevakt som begynner kl 22.00 ene døgnet og slutter 08.00 andre døgnet? 4. hvad skjer når vikaren bare jobber en halv vakt eller kansje bare en time i løpet av en døgn? Regnes det som en døgn? 5. hvad skjer når vikaren jobber to vakter i løpet av døgnet (delt dagsverk/dobbelvakt)? Regnes det som en eller to døgn? 6. hvad skjer når vikaren jobber hvilende vakt (1/5 kompensasjon ifølge tariff)? Regnes det som en døgn? 7. hvad skjer når vakt blir avlyst og vikar får kompensasjon for oppmøte (2 timer lønn ifølge tariff)? Regnes det som en døgn? 8. hvad skjer når vikar møter opp og begynner jobbe men blir sendt hjem fordi tjenesten er overflødig (4 timer lønn ifølge tariff)? Regnes det som en døgn? 8. hvor mange døgn blir det når arbeidstid blir forskjøvet fra en døgn til en annen, (50% til 100% kompensasjon ifølge tariff)? Regens det som en eller to døgn? 9. hvad skjer når vikaren jobber en time og melder seg in syk? Regnes det som en døgn? 10. regnes en døgn som 24.00-00.00 eller er en døgn "fleksibel" 24 timer etter det at hver enkelt vakt begynner? SVAR 1: Oppdragsgiver endrer ordlyden i prismatrisen til: «Oppdragsgiver ber tilbyder gi et fast Adm.gebyr pr vakt pr vikar. Forlengelse av vakt medfører ikke nytt Adm.gebyr.» SPØRSMÅL 2. VIKARBYRÅDIREKTIVET VERSUS PRISMATRISE. Eksakt hvad vil tilbyder kunne fakturere oppdragsgiver innenfor rammene av vikarbyrådirektivets bestemmelser? Tarifflønn? Arbeidstøy? Yrkesskadeforsikring? Allt dette er jo bestemt i tariff og i vikarbyrådirektivet. Hva med arbeidsgiveravgift? (Det har jo ingenting med vikarbyrådirektivet å gjøre.) Skall adm.gebyr ta høyde for arbeidsgiveravgift? Dette med arbeidsgiveravgift er veldig viktig at spesifisere. En del av de svenske vikarerene har en såklalt A1/E101. Da må arbeidsgiver betale svensk arbeidsgiveravgift, som er ca 15% høyere en i Narvik (sone 4). Hvis leverandør har mulighet å fakturere Narvik for totale arbeidsgiveravgift så kommer leverandøren sende alle sine vikarer med A1/E101 til Narvik - det gir dere en dyrere vikartjeneste. Andre kommuner som ikke dekker arbeidsgiveravgift (de gjør de vanligvis ikke) får alle vikarene uten A1/E101. SVAR 2: Tilbyder skal kun fakturere tarifflønn + Adm.gebyr. Tilbyder må ta høyde for alle sine kostnader i sitt Adm.gebyr med unntak av; Innkvartering/losji Arbeidstøy Yrkesskadeforsikring
SPØRSMÅL 3. SOMMERBONUS. Det er stor mangel på sykepleiere i Norge og dette kommer bare bli værre ifølge alle tilgængelige rapporter. Bonus i tillegg til tarifflønn er derfor en veldig viktig forutsetning og verktøy for vikarbyråene for å kunne rekruttere sykepleiere, spesiellt i løpet av sommeren. Kommunen kan ikke bare bestemme seg for å betale høyere lønn, men det kan vikarbyrået. Det er också hele poenget med at jobbe i vikarbyrå - att lønnen er bedre (og at du får reise og bolig gratis). Denne kostnad kan levarandøren i nåværende prismatrise riktigtnok prøve å dekke ved å øke på døgn- /dagsverkprisen. Men det er f.eks. ikke bestemt hvor mye oppdragsgiver har lov å bruke vikaren i jobb i løpet av en "døgn". En sykepleier kan jobbe full stilling (35,5 timer i uken) men er det krise kansje vikaren jobber 50 timer i uken. Dette er ikke specifisert i konkurransegrunnlaget. Bruker oppdragsgiver vikaren på overtid oppstår store, uforutsigbare lønnskostnader for leverandøren kopplet til bonus, som prismatrise ikke tar hensyn til i sin nåværende form. Dette gjelder også for "dagsverk" som ikke tar hensyn til f.eks. overtid. Arbeidsgiveransvar ligger på leverandøren og risikoen for f.eks. sykefravær og bonuskostnader øker med arbeidsintensitet - dobble vakter, delt dagsverk, hvilende vakt og nattevakter. Prismatrise, i sin nåværende form, tar ikke hensyn til dette. SVAR 3: Oppdragsgiver kan ikke tilpasse seg den enkelte tilbyders bonusordninger. Tilbyder må ta høyde for sine bonusprogram i sitt Adm.gebyr. Se for øvrig svar 1. SPØRSMÅL 4. MANGEL PÅ SYKEPLEIERE OG PRISMATRISE. Det er ikke slik at denne anbudskonkurrensen fører til at flere svenske sykepleiere/vernepleiere velger å jobbe i Norge. Antall sykepleier-/vernepleiervikarer som jobber i Norge er begrenset. Den største mangel på vikarer er i løpet av sommeren. Vikarbyråene har allerede oppdragsgivere (kommune/sykehus) som betaler gode penger for sykepleiere/vernepleiere og byråene er bare interessert i å leie ut disse vikarene til Narvik istedet, hvis de kan få en høyere pris fra Narvik. Tre opplæringsvakter i Narvik koster leverandøren 7000-8000 nok. På andre sted er vikarene kansje allerede opplærte og godt kjente. Leverandøren må ta en god pris av Narvik for det skal til å lønne seg. Rammeavtalen i sin nåværende form gjelder for sykepleiere, vernepeleiere og helsefagarbeidere. Leverandøren som gir den laveste prisen på totale estimerte behovet (case) vinner avtalen. Dette høres kansje bra ut, men dere må tenke på at det finns en stor ubalanse i hvor vanskelig det er å rekruttere helsefagarbeidere sammenlignet med sykepleiere/vernepleiere (Det er selvfølgelig veldig mye lettere og billigere å rekruttere helsefagarbeidere. Det er f.eks. overskudd på helsefagarbeidere i Sverige.) Det er defor "lett" å tjene bra penger på strategisk prissettning i denne anbudskonkurransen. Hvordan? Et eksempel: Leverandør nr 1 gir i prismatrise en lav pris på sykepleiere/vernepleiere og en markedsmessig pris på helsefagarbeidere, Leverandør nr 2 gir markedsmessig pris på både sykepleiere/vernepleiere og helsefagarbeidere. Leverandør nr 1 har laveste totale pris og vinner derfor anbudskonkurransen. Leverandøren leier i løpet av året med glede ut helsefagarbeidere til Narvik. Når Narvik bestiller sykepleiere så bare unnlater leverandøren å svare på forespørseln (se avklaring 2, spørsmål + svar på spørsmål nr 2). Dette helt uten noen negative konsekvenser for leverandøren. I konkurransegrunnlaget Vedlegg B, Virkninger av forsinkelse er det bare nevnt Dagmulkt/konvensjonalbot med 0,5 % av det totale vederlag. Men da må leverandøren først akseptere bestillingen og deretter ikke være i stand til å levere. Veldig mange kommuner i Norge med rammeavtal sliter med akkurat dette, spesielt i løpet av sommeren. Allerflestestore, kjente leverandører gjør som "Leverandør nr 1" og er ikke i stand til å levere bestillte sykepleiere i løpet av sommeren, eller snarere velger å ikke levere sykepleiere fordi
leverandøren ofte kan få bedre betalt ved å leie ut sykepleierene på annet sted, f.eks. til en kommun der kontrahert leverandør ikke er i stand å levere. Da vil timeprisen for en sykepleier ofte være dobbelt så høy og det er gode penger for en vikarbyrå. Jeg ville foreslå at dere deler anbudskonkurrensen i to deler: en for helsefagarbeidere og en for sykepleiere/vernepeleiere. Dette vil eliminere leverandører som driver med strategisk prissetting og hjelpe Narvik få en realistisk pris/god tilgang til sykepleiere. Enda bedre ville ha vært at også dele anbudskonkurrensen i forhold til periode - en for ferieavvikling (sommer) og en for resten av året. Det er ikke vanskelig å bryte ned avtalen og det vil spare kommunen millioner. Markedskreftene styrer og selvfølgelig er en sykepleiervikar vanskeligere å rekruttere og dermed dyrare i løpet av sommeren sammenlignet med resten av året. I løpet av sommeren har leverandører i praksis mulighet å leie ut sine sykepleiere til høystbydende rundt i hele Norge - utenfor rammeavtaler. Leverandøren MÅ ikke leie ut dem til Narvik. Dere må ta hensyn til dette i konkurransen. Det mindste dere kan gjøre er å spesifisere hvor stor del av vikarbehovet (i case) er i løpet av sommeren. SVAR 4: Oppdragsgiver refererer til Avklaring nr 1, spørsmål 1. Tilbydere får selv ta stilling til eventuell taktisk prising. SPØRSMÅL 5. REFERANSER - HVA SIER DET OM LEVERANDØREN? Hva gjør da dere for å skille ut "seriøse" levarantører fra de "useriøse" - f.eks. de som ser sin sjanse til å tjene lette penger på helsefagarbeidere? Jo, dere kræver referanser av leverandøren gjennom Vedlegg A: 2.2.3 "Det skal legges ved liste over de to viktigste leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget. Det skal dokumenteres oppgitt responstid og leveringsgrad i forhold til kompetansekrav." og Vedlegg A: 2.2.4 "Referanser". En typisk norsk vikarbyå i helsesektoren har 20-200 oppdragsgiver. Det er nok ikke vanskelig for en slik leverandør å finne to vellykket leveranser og like mange kjempefornøjde oppdragsgiver. Den typen av referansesjekk gir absolutt ingen nøyaktig bilde av leverandørens kapasitet og pålitelighet for leveranser til Narvik. Finnes det ikke noen bedre måte å gjøre refereansesjekk? SVAR 5: Oppdragsgiver opprettholder sitt krav om referanser. SPØRSMÅL 6. MEDISINSTUDENTER KONTRA SYKEPLEIERE. Når leverandøren ikke klarer levere, eller ikke ønsker levere sykepleiere tilbyr den ofte kommunen medisinstudenter som erstatter for sykepleiere. Dette er en nød-løsning som praktiseres i hele Norge i løpet av sommeren, også i Narvik. Det er veldig mye lettere og billigere å rekruttere medisinstudenter sammenlignet sykepleiere. Leverandøren betaler medisinstudenten lavere lønn en sykepleiere. Er leverandøren heldig aksepterer kommunen medisinstudentene som fullverdig sykepleiererstattning og betaler for vikartjenesten som for sykepleiere. Det er derfor veldig viktig at dere allerede i konkurransegrunnlaget fastslår hvilke konsekvenser slike situasjoner får for leverandøren. Slik jeg forstår det leier f.eks. hjemmesykepleien i Narvik hver sommer in ganske månge medisinstudenter. Kan være lurt å også få en pris på medisinstudenter fra leverandørene i anbudskonkurrensen? SVAR 6: Konkurransen gjelder for vikartjenester, helse. Oppdragsgiver har valgt å avgrense tildeling innenfor de faggruppene som representerer majoriteten av omsetning. SPØRSMÅL 7. PRISMATRISE: Jeg ville foreslå at prismatrise tar hensyn til antall jobbtimer og antall tillegg i stedet for døgn. Jeg som leverandør ønsker å gi en så lav pris som mulig men pris er sterkt knyttet til risiko og forutsigbarhet. God forutsigbarhet = lav risiko = lav pris.
Det er vanskelig å sette en pris på noe som er vagt beskrevet (døgn/dagsverk). Prismatrise basert på antall timer + tillegg er standard i vikarbransjen fordi det gir forutsigbarhet og fleksibilitet for både kunden og leverandøren og helt sikker en billigere vikartjeneste. Hvis prismatrise likevel er umulig å endre på ønsker jeg mer informasjon/statistikk fra tidligare års innleie, for å kunne regne ut en realistisk adm.gebyr. Jeg tenker først og fremst på historisk overtid, forskjøvet arbeidstid og helligdager. Hvis det er så at "dagsverk" og "døgn" i praksis er det samme som 7,5 timer, (les "HVA ER EN DØGN?) så er det godt nok, da kan jeg klare meg uten statistikk. Men da det er også viktigt å spesifisera hvad som skjer med adm.gebyr ved overtid, forskjøvet vakt, hvilende vakt, delt dagsverk/dobbelvakt, avlyst vakt, helligdager etc. SVAR 7: Se svar 1. SPØRSMÅL 8. Viser til punkt 2.3.3 i Tilbudsmappen, her er kravet: «Leverandør skal stå for pensjonsordning til egne ansatte». Hvilke pensjonsordninger menes det, utover de lovpålagte? SVAR 8: Ingen. SPØRSMÅL 9. Viser til punkt 2.3.18 i Tilbudsmappen, her er kravet: «Leverandør har en leveringsgaranti på minimum 75 % pr. måned, forutsatt at oppdraget er bestilt 1 uke før vaktens begynnelse?» Hvordan er dette tenkt gjennomført, når Narvik kommune har tenkt å velge tre leverandører, i prioritert rekke følge? SVAR 9: Leveringsgarantien gjelder pr leverandør pr faggruppe basert på oppdragsgivers forespørsel. SPØRSMÅL 10. Viser til konkurransegrunnlaget, punkt 6. Avgjørelsen av konkurransen. Tildelingskriteriene er oppgitt til Pris 80 % og Adm.forhold til 20 %. a) Hvordan er vektingen mellom de tre Personellkategoriene? b) Hva er definisjonen av «Adm. Forhold»? c) Hva legges vekt på under tildelingskriteriet «Adm.Forhold»? SVAR 10: a) Vekting av pris skjer med bakgrunn i et case som er ment å synliggjøre oppdragsgivers antatte behov. «Vekting» mellom de ulike faggruppene vil skje med bakgrunn i den antatte timefordelingen på faggruppene, forutsatt at tilbyder differensierer sitt Adm.gebyr. b) Se Tilbudsmappen pkt. 3.2 c) Se Tilbudsmappen pkt. 3.2 SPØRSMÅL 11. Det er oppgitt antall dagsverk pr Personellkategori. Hvordan er fordelingen mellom dag/kveld/nattevakter, lørdag- og søndagsvakter? SVAR 11: Dette vil være avhengig av oppdragsgivers fremtidige behov.
SPØRSMÅL 12. Prising-adm.gebyr Narvik kommune ønsker at det gis et fast adm.gebyr pr. døgn pr. vikar, og at adm.gebyret skal ta høyde for alle kostnader. a) Hva skal adm.gebyeret inneholde? b) Skal lønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger og sosiale kostnader inngå i adm.gebyret? c) Dersom nei på spørsmål b, hva definerer Narvik kommune som arbeidsgiveravgift og feriepenger? d) Dersom nei på spørsmål b, hva definerer Narvik kommune som sosiale kostnader? SVAR 12: a) Se svar 2. b) Se svar 2. c) Oppdragsgiver har ingen egen definisjon på dette, men forholder seg til gjeldende regler og bestemmelser. d) Oppdragsgiver har ingen egen definisjon på dette, men forholder seg til gjeldende regler og bestemmelser. SPØRSMÅL 13. Arbeidsgiveravgift Som kjent er det stor forskjell mellom norsk og svensk arbeidsgiveravgift, og innen bransjen brukes det brukes det ofte svenske sykepleiere. Vil Narvik kommune kunne akseptere forskjellig adm.gebyr mellom norske og svenske medarbeidere? SVAR 13: Nei.