FORRETNINGSPLAN I forretningsplanen skal dere bla. gi en beskrivelse av forretningsideen, mål for bedriften, hvilke markeder dere ønsker å få innpass på og hvem som er kundene/målgruppen deres. For å få andre til å tro på dere, er det viktig å beskrive hva som skiller deres produkt/tjeneste fra konkurrentenes produkter/tjenester. Forretningsplanen er først og fremst et verktøy for dere selv, men den er også nyttig når dere skal presentere ideen deres overfor banker, mentorer, samarbeidspartnere og lignende, samt i konkurranser i regi av Ungt Entreprenørskap. Forretningsplanen er det viktigste styringsverktøyet deres. Den vil være en rettesnor som dere kan jobbe etter, bearbeide og tilpasse ettersom forholdene rundt virksomheten endrer seg. Hva skal forretningsplanen inneholde? Det er flere måter å sette opp en forretningsplan på. Hvis dere foretar et søk på nettet, så vil dere se mange forskjellige oppsett. Forretningsplanen bør ikke være på mer enn 10 sider og skal gjerne inneholde følgende: Forside Innholdsfortegnelse Sammendrag Forretningsidé Mål og visjon Organisering av bedriften Markedsvurdering Produktutvikling og produksjon Økonomi m/budsjett og nøkkeltall Markedsplan Framdriftsplan Bedriftens utvikling og utsikter til lønnsomhet på lang sikt Forside Forsiden bør inneholde opplysninger som: Ungdomsbedriftens navn Navnet på skolen ungdomsbedriften er tilknyttet Årstall for når ungdomsbedriften er i drift Navn på mentor og mentors arbeidsplass Navn på ansvarlig lærer Ungdomsbedriftens navn Når det gjelder navn på ungdomsbedriften, så er det ikke lov å bruke A/S, kommandittselskap eller andre slike betegnelser på en ungdomsbedrift. En ungdomsbedrift skal bruke betegnelsen UB foran eller etter foretaksnavnet, eventuelt Ungdomsbedrift skrevet fullt ut. Navnet på ungdomsbedriften må være på plass før stiftelsesmøtet. I prosessen med å finne navn på bedriften kan det være lurt at dere sjekker Brønnøysundregistrene www.brrg.no slik at man ikke tar i bruk et navn som en annen bedrift allerede har registrert i Foretaksregisteret/Enhetsregisteret.
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelsen skal gi leseren oversikt over og sideanvisning til de ulike temaene som berøres i forretningsplanen. Sammendrag Sammendraget skal være kort slik at leseren blir interessert i å lese hele forretningsplanen. Forretningsidé Forretningsideen til bedriften bør formuleres på en enkel og beskrivende måte. Forretningsideen skal gi en kort beskrivelse av hva dere selger (produkt/tjeneste), til hvem (kunder/målgrupper), hvilket behov ideen dekker og hva som er unikt for deres produkt/tjeneste (konkurransefordeler). Mål og visjon Det å sette seg mål for arbeidet er viktig for å lykkes. Da har dere noe å strekke dere etter, samtidig som at alle vet hva dere skal jobbe etter. Når dere utformer mål er det viktig at det faktisk er mulig å nå målene og at de er formulert slik at de er konkrete. Her er noen eksempler: UE skal nå 200 000 elever årlig med våre programmer i 2010. UE vil motivere og støtte skoleledere, lærere og skoler, og tilby nettverk og etterutdanning. En visjon skal være noe å strekke seg etter, og kan tildels være uoppnåelig. En visjon symboliserer dit dere skal, en gang i tiden. Denne trenger ikke være så konkret som det målene er. Her er noen eksempler: Ungt Entreprenørskaps visjon: UE inspirerer unge til å tenke nytt og til å skape verdier. Ferds overordnede målsetting: å skape varige verdier og sette tydelige spor. Flere eksempler på ulike målformuleringer og visjoner kan dere finne ved å se på forskjellig bedriftssider på nettet. Organisering av bedriften Her kan dere beskrive den interne organiseringen av bedriften deres. Dere bør si noe om hvem som har ansvaret for de ulike ansvarsområdene. Det kan også være interessant å si noen få ord om hvilken kunnskap og erfaring hver ansatt har. For å bestemme dere for hvilke ansvarsområder og stillinger dere trenger, bør dere se på forretningsideen deres. Alle ungdomsbedrifter skal ha en daglig leder. I tillegg bør ungdomsbedriftene ha en økonomisjef, personalsjef, og salgs- og markedsføringssjef. Hvis dere skal produsere egne produkter, vil det også være naturlig at dere har en produksjonssjef og en innkjøpssjef. Hvis dere skal videreformidle et produkt vil dere nødvendigvis trenge en innkjøpssjef. Som dere ser, så er det ideen som til dels styrer hvilke stillinger dere bør ha. I forretningsplanen er det vanlig å lage et organisasjonskart som viser de ulike ansvarsområdene og stillingene. I forretningsplanen er det naturlig å gjøre rede for bedriftens administrasjon og styre. Dere kan også si noe om arbeidsrutiner i bedriften.
Ansettelse av medarbeidere Når dere har bestemt hvilke stillinger som trengs i ungdomsbedriften, må dere starte arbeidet med å ansette medarbeidere. Som et minimum bør søkere skrive søknad og CV. Ansettelse kan gjennomføres på bakgrunn av dette. En kan også gjennomføre intervjurunder før ansettelsene er på plass. Det kan være lurt å ansette daglig leder først. Dette gjøres av læreren. Deretter er det daglig leder og lærer som sammen ansetter resten av staben. Programmet Fra Utdanning til jobb gir kunnskap om arbeidsmarkedet, hvordan skrive søknad/cv, samt gir tips og råd for gjennomføring av intervju. Markedsvurdering Dere bør gjøre en vurdering av markedet. Det betyr at dere må finne ut hvor mange potensielle kunder dere har tilgang til. Antall potensielle kunder kan dere enkelt finne ved å sjekke www.ssb.no. På nettsidene til Statistisk sentralbyrå kan dere f.eks. finne innbyggertall etter kjønn og alder i deres marked (kommune, region, fylke). Det kan være lurt å gjennomføre en markedsundersøkelse for å avdekke om kundene (målgruppen) er interessert i produktet/tjenesten deres. Dette kan f.eks. gjøres ved å intervjue et visst antall personer om produktet. Spør lærer eller mentor om råd for hvordan dette kan gjøres. Dersom dere har gjennomført en markedsundersøkelse, så bør dere si noe om hva slags markedsundersøkelse dere har valgt å gjennomføre, og hvorfor dere valgte denne, samt presentere resultatene på en ryddig og grei måte i forretningsplanen. I denne delen er det også en del elever som gjennomfører en SWOT-analyse (= Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats). SWOT-analyse handler om å finne sterke og svake sider, samt muligheter og trusler for produktet/tjenesten. Spør lærer og/eller mentor om råd for å få gjennomført en slik analyse. Produktutvikling og produksjon Her skal dere beskrive hvilke behov produktet/tjenesten dekker, hvordan det/den skal designes og hvordan det/den skal brukes. I denne fasen kan det være en fordel å ta kontakt med produktdesignere eller noen som utøver tjenesteproduksjon for å få noen gode råd. Dere må også si noe om hvordan produksjonen skal utføres. Skal dere gjøre det selv eller er det noen andre som skal produsere for dere? Hvis dere skal videreselge produkter må dere etablere kontakt med mulige leverandører. Økonomi m/budsjett og nøkkeltall Å ha oversikt over økonomien er en viktig del av det å drive bedrift. Et resultatbudsjett viser en total oversikt over de inntekter og utgifter bedriften forventer å få, og dermed om det går mot et underskudd eller overskudd. Hvis det opprinnelige budsjettet viser et underskudd, må dere enten revurdere forretningsideen, eller jobbe med å få ned kostnadene og/eller øke inntektene ved høyere salgspriser/salgsvolum. Ved å ha gode budsjetter og god kontroll på økonomien, vil dere ha større muligheter for å få et overskudd. Når dere skal bestemme salgsprisen på produktet/tjenesten, er det flere forhold dere må ta hensyn til. Først og fremst må dere vite hvor mye det koster å framstille produktet/tjenesten (produktkalkyle), deretter hva markedet faktisk er villig til å betale for produktet/tejensten. Samtidig er det viktig at salgsprisen også gir et overskudd per solgte enhet..
Resultatbudsjett I et resultatbudsjett setter dere opp hvor mye dere regner med å selge for og hvilke kostnader dere regner med å få. Resultatbudsjett skal forsøke å gi svar på om dere vil tjene penger på virksomheten. Budsjettet kan vise hvilke måneder dere vil få underskudd og hvilke som vil gi overskudd. I begynnelsen har dere normalt underskudd, fordi det tar tid å få opparbeidet omsetningen. Men dette må ikke pågå for lenge, ellers sitter dere til slutt igjen med mer gjeld enn da dere begynte og det er jo ikke meningen! Produktkalkyle Enhver beregning som gjøres for å finne kostnader eller lønnsomhet kan man kalle en kalkyle. Dere bør blant annet benytte en produktkalkyle. Dette gjør man ved å estimere kostnadene ved å produsere ett produkt/en tjeneste. Når dere kjenner kostnadene, blir det lettere å fastsette en forsvarlig salgspris på produktet/tjenesten. Dermed framkommer også fortjeneste per solgte produkt/tjeneste. Markedsplan En forutsetning for å komme i gang med salg, er at deres produkt blir kjent hos kundene. Derfor er det lurt å utarbeide en plan for hvordan dere skal markedsføre bedriften. Det er smart å tenke kreativt når man lager en markedsplan. I markedsplanen tar dere for dere de fire P er: pris, produkt, påvirking og plass/distribusjon. Produkt Hvilken kvalitet, design, merkevare og emballasje skal produktet ha? Det viktigste er at det finnes et marked for det produktet dere skal selge. Produktet er det bedriften skal tjene penger på. Noen mener kvalitet har med hvor lang levetid og holdbarhet produktet har. Andre vil si at kvalitet er identisk med avansert teknikk. Pris Hvilken pris skal produktet ha? Bedriften må ta hensyn til sine kostnader når prisen skal fastsettes. Dere må sette prisen ut fra et økonomisk perspektiv, det vil si at dere tjener penger. I tillegg kan dere se på hva endre liknende produkter koster. Prisen på et produkt kan formidle høy kvalitet, middels kvalitet eller lav kvalitet på produktet. Folk forbinder ofte høy pris, eksklusiv butikk og god design med høy kvalitet. Tenk gjennom hva dere vil formidle gjennom prisen. Plass/distribusjon Hvor og hvordan skal produktet selges? Det finnes flere måter å selge produktet til sluttkunden. Et produkt kan selges ved å oppsøke kunden personlig, via venner, ved bruk av telefon, pr. postordre, på websiden, direkte fra eget verksted, via grossist, via detaljister, på messer etc. Det som bestemmer valg av salgskanal, er tildels hvor kunden vil kjøpe produktet, dels hvilke kostnader det innebærer for bedriften. Markedsplanen bør også inneholde en aktivitetsplan som antyder hvilke markeds- og salgsaktiviteter som skal gjennomføres og når. Påvirkning Hvordan skal dere spre kjennskap om produktet? Det er ikke nok at en bedrift har et godt produkt, riktig pris og bra salgskanal. Bedriften må også kommunisere med sine kunder, fortelle dem hvor bra produktet tilfredsstiller deres behov. Dette kan gjøres på mange måter, gjennom personlig salg, reklame, PR, webside, brosjyremateriell etc.
Kreativitet er stikkord. Hva kan dere gjøre for å spre kjennskap om produktet? Få opp ideer på dette. Det er mye gøy dere kan finne på! Utfordringen blir å vurdere hva dere har økonomi og kapasitet til å gjøre. Hvor mye skal dere satse på når det gjelder utvikling av reklamemateriell? Dette er som dere skjønner et økonomisk spørsmål og det handler også om interesser og talenter. Det kan være lurt å ta opp dette med lærer og mentor for å få noen råd. Mange av dere er flinke til å designe brosjyrer og logoer. Kanskje dere kan gjøre en del av arbeidet selv, kanskje må dere ut for å kjøpe tjenester. Virkemidler for å nå ut med bedriftens budskap kan f.eks. være personlig salg, webside, mailannonser, reklame og redaksjonell omtale. Tenk kreativt! I forretningsplanen skal dere skrive overordnet om hvordan dere skal lykkes med salg. Dere må tenke gjennom hvordan dere skal lykkes med å oppnå salgstallene som dere har lagt til grunn i budsjettet. Dere kan lage et internt salgsbudsjett for hver måned. På den måten vil dere enklere kontrollere hvordan dere ligger an i forhold til målene. Selve utformingen av salgsbudsjett og salgssamtalen er ikke en del av forretningsplanen. Det å utvikle en logo som skal symbolisere og skape gjenkjennelse for kunden er en spennende prosess. Logoen bør brukes på alle rapporter, plakater, brev osv som dere benytter som kommunikasjon med kunder, leverandører osv. Webside er et annet virkemiddel som også egner seg for de fleste ungdomsbedrifter. Men her bør dere vurdere hvor mye tid dere har til disposisjon, om dere har kompetanse selv eller må innhente hjelp og ikke minst om det er et egnet virkemiddel for deres produkt. Reklame kan brukes til å bygge opp langvarige merkevareprofiler og den kan benyttes til å gi raske salgsresultater. Reklame når mange mennesker både i nære og fjerne strøk. Reklame kan være annonser, brosjyre, reklamefilm, radioreklame, sponsing, messer og direkte reklame. Reklame betyr egentlig å rope høyt - og i mylderet av all informasjon og påvirkning, er det lett for at små annonser blir borte i vrimmelen. Dere bør derfor arbeide ut fra det forhold at dere ønsker at annonsen eller brosjyren deres skal bli lagt merke til, sett og lest. Reklamen skal fange kundens oppmerksomhet, skape interesse hos kunden, skape et sterkt ønske/behov for produktet hos kunden, og få kunden til å handle. En brosjyre eller plakat er også gode virkemidler i markedsføringen. Det å lage gode brosjyrer og plakater krever også en del arbeid, men her finnes det mange eksempler som dere kan benytte til inspirasjon for utforming og innhold. Mange ungdomsbedrifter velger også å kontakte bedrifter som arbeider innenfor dette temaet for å få råd og tips. Før dere begynner å lage en reklamefilm bør dere gjøre en grundig jobb på idé og manus. Dette vil gjøre filmopptaket og redigeringen enklere for dere i etterkant og sikre at dere får fram budskapet i filmen. Redaksjonell omtale er når et blad, en avis eller fjernsyn omtaler bedriften deres i en artikkel/tv-innslag. En artikkel eller nyhetsinnslag på TV er gratis og dessuten effektivt, ofte mer effektivt enn en annonse (som koster penger). Ofte har omtale i pressen også en høyere troverdighet enn annen type påvirkning.
Det er ikke nødvendig å velge alle disse virkemidlene for å markedsføre dere. Det er mye bedre å konsentrere seg om å jobbe med noen få gode virkemidler enn å prøve alt. Det er viktig at dere vurderer nøye hva dere vil satse på i forhold til tid, økonomiske ressurser og ikke minst hva dere kan og ikke kan. Det kan være lurt å innhente råd fra lærer, mentor og andre ressurspersoner i nettverket deres når det kommer til disse spørsmålene. Hvis dere skal delta i konkurransene logo, brosjyre, reklamefilm eller webside på fylkesmessen, bør dere også sjekke konkurransereglene slik at dere kan forholde dere til disse kriteriene tidlig i utformingen av virkemidlene. Framdriftsplan En framdriftsplan viser hvilke aktiviteter dere planlegger å gjennomføre. Dette kan være Kick Off, kurs om inkluderende arbeidsliv (IA), lokale salgsmesser, fylkesmesser osv. Det viktigste med denne planen er at den har sammenheng med de målene dere har satt for produksjon, salg og markedsføring. Den gir dere noen datoer å jobbe frem mot og vil være et hjelpemiddel i planleggingen. Bedriftens utvikling og utsikter til lønnsomhet på lang sikt Her skal dere si noe om deres muligheter for å lykkes på lang sikt, dvs. dersom dere fortsetter som en reel bedrift. Har produktet/tjenesten deres mulighet til bli noe markedet etterspør og i motsatt fall hvilke endringer må dere eventuelt gjøre for å få til dette? Dette kan det være vanskelig å si noe om så tidlig på året, men det er allikevel viktig at dere tenker igjennom dette.