Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalets medlemmer Alf Magne Skeime (leder), Anne Gry Tønnessen (nestleder), Arild Mydland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Tirsdag 29. oktober 2013 kl. 13.00 15.00 på Kommunehuset. SAKSLISTE: ORIENTERINGER/PRESENTASJONER - Kommunalt beredskapsarbeid SAK 08/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.05.13 SAK 09/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 SAK 10/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2014 OG 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging av revisjonsåret 2013 - status Nytt fra sekretær: Planlegging av neste møte EVENTUELT REFERATER Ref. 07/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 08/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 09.08.13 Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 24.09.13 Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 09.10.13 Snartemo, 21. oktober 2013 Alf Magne Skeime Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf 90 95 62 46 / willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Kopi til: Ordfører, rådmann, revisor, varamedlemmer
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 08/13 Møtedato: 29.10.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 28.05.13 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 28.05.13 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 28.05.13 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.05.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen
HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/13 Tid og sted: 28.05.13 kl. 08.00 11.00 på Kommunehuset. Tilstede: Arild Mydland, medlem Ingebjørg Kjellingland, møtte for Skeime Sigurd Orthe, møtte for Tønnessen Forfall: Alf Magne Skeime, leder Anne Gry Tønnessen, nestleder Andre til stede: Økonomisjef Bente Fiddan, orientering Revisor Silje Djuvik Støle Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER/PRESENTASJONER - Presentasjon av årsregnskap/årsberetning 2012 for formannskap og kontrollutvalg - Presentasjon av nytt økonomireglement ved økonomisjef SAK 03/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18.03.13 SAK 04/13 ÅRSREGNSKAP HÆGEBOSTAD KOMMUNE 2012 SAK 05/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON, SAKSBEHANDLING IHT. SAKSBEHANDLINGSREGLENE I FORVALTNINGSLOVEN SAK 06/13 PLANLEGGING AV MØTENE I 2. HALVÅR SAK 07/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2012 FASTE POSTER Nytt fra revisor Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/13 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 23.04.13 Ref. 05/13 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte kontrollutvalgsledere 23.04.13 Ref. 06/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 26.04.13 Underskrift Arild Mydland Fungerende leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor.
Møtebok 28.05.13 Hægebostad kontrollutvalg Valg av møteleder: Arild Mydland ble valgt som fungerende møteleder som følge av forfall fra leder og nestleder. ORIENTERINGER/PRESENTASJONER - Felles presentasjon av årsregnskap/årsberetning 2012 for formannskap og kontrollutvalg ved økonomisjef og rådmann - Presentasjon av nytt økonomireglement ved økonomisjef Konklusjon: Kontrollutvalget ber om å få tilsendt nytt økonomireglement. SAK 03/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 18.03.13 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.03.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 18.03.13 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 18.03.13 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 18.03.13 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 04/13 ÅRSREGNSKAP HÆGEBOSTAD KOMMUNE 2012 Administrasjonen orienterte om årsregnskap og årsberetning i fellesmøte for formannskapet og kontrollutvalget. Revisor presenterte revisjonsberetning og oppsummeringsbrev. 2
Møtebok 28.05.13 Hægebostad kontrollutvalg Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Hægebostad kommunes regnskap for 2012. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget ber om at forholdet vedrørende budsjettet som medfører forbehold i revisjonsberetningen bringes i orden i løpet av inneværende regnskapsår. I tillegg ber kontrollutvalget om at det ved neste års regnskapsavleggelse gis nødvendige noteopplysninger om selvkostberegning på renovasjonstjenesten. 3. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 4. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 16. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Hægebostad kommunes årsregnskap for 2012. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 utsendt direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2012 utsendt direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert 16. april 2013 Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert 16. april 2013 Saksopplysninger: Regnskapsutkast og noter ble levert til revisjonen 7. mars. Fristen er 15. februar. Årsberetning for 2012 ble levert innen fristen 31. mars. Driftsregnskapet viser kr. 102 941 968 til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr. 0. Ifølge revisor er regnskapet med noter og årsberetning oversiktlig og informativt og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Revisor har ingen merknader i revisjonsberetningen vedrørende årsregnskapet. 3
Møtebok 28.05.13 Hægebostad kontrollutvalg Når det gjelder øvrige forhold, har revisor tatt et forbehold i revisjonsberetningen vedrørende budsjettet. Dette forholdet er redegjort for i revisors oppsummeringsbrev og i rådmannens årsberetning. For øvrig har revisor kommentert mangel i note om selvkost. For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors oppsummeringsbrev. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap og årsberetning i møtet, og vil da kunne kommentere punktene i revisors oppsummeringsbrev. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Hægebostad kommunes regnskap for 2012. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget ber om at forholdet vedrørende budsjettet som medfører forbehold i revisjonsberetningen bringes i orden i løpet av inneværende regnskapsår. I tillegg ber kontrollutvalget om at det ved neste års regnskapsavleggelse gis nødvendige noteopplysninger om selvkostberegning på renovasjonstjenesten. 3. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 4. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 16. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Hægebostad kommunes årsregnskap for 2012. SAK 05/13 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON, SAKSBEHANDLING IHT. SAKSBEHANDLINGSREGLENE I FORVALTNINGSLOVEN Forvaltningsrevisor presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandling iht. saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven godkjennes. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 4
Møtebok 28.05.13 Hægebostad kontrollutvalg Vedlegg: Forslag til prosjektplan fra Kommunerevisjonen Vest. Bakgrunn for saken: Prosjektplanen vil bli gjennomgått i møtet. Utvalget har mulighet til å justere planen dersom det er ønskelig. Forslag til vedtak: Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandling iht. saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven godkjennes. SAK 06/13 PLANLEGGING AV MØTENE I 2. HALVÅR Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes. SAK 07/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2012 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 5
Møtebok 28.05.13 Hægebostad kontrollutvalg FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/13 Innkalling til representantskapet i Kommunerevisjonen Vest 09.01.13 Ref. 02/13 Protokoll fra møte i representantskapet i Kommunerevisjonen Vest 09.01.13 Ref. 03/13 Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Hægebostad for 2012 (utlevert i møtet) Konklusjon: Sekretær orienterte om referatene. Kontrollutvalget tok referatene til etterretning 6
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 09/13 Møtedato: 29.10.13 Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 09.10.13 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 109.000 i 2013 til kr. 114.000 i 2014. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Budsjettet er behandlet og vedtatt av både styre og representantskap. Forslaget innebærer 320 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Totalt sett økes Hægebostad kommunes tilskudd til revisjonen fra kr. 396.000 i 2013 til kr. 414.000 i 2014. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjetter for Kommunerevisjonen Vest og Agder Sekretariat for 2014. Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Budsjettforslag 2014 Vedtatt budsjett 2013 Vedtatt budsjett 2012 Tilskudd til Kr. 414.000 Kr. 396.000 Kr. 381.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 114.000 Kr. 109.000 Kr. 104.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 543.000 Kr. 520.000 Kr. 500.000
Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr. 543.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg.
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 9. oktober 2013 Sak 09/13 Budsjett for 2014 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2014 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 09/13 BUDSJETT FOR 2014 Generelt: 2014 er det10. driftsåret i Agder Sekretariat. For årene 2005, 2006,2007 og 2008 var selskapets tilskudd fra hver eierkommune kr 75.000. For 2009 var tilskuddet kr 80.000 fra hver kommune, i 2010 kr 95.000, i 2011 kr. 99.000, i 2012 kr 104.000 og i 2013 kr 109.000 fra hver kommune. I forslag til budsjett for 2014 er tilskuddet fra hver kommune kr 114.000 Pr. 31.12.2012 hadde selskapet en egenkapital på kr 578 002. Kommentarer til enkelte budsjettposter i 2014: For 2014 budsjetteres det med en lønnsøkning med 4,0 % fra 1.5.2013. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2013-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres på omtrent samme nivå som for 2013. Renteinntektene er redusert med kr 5.000, basert på erfaringstall for 2013. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Da regnskapsoppsettet for 2012 ble noe endret fra tidligere år, er budsjettet for 2013 nedenfor også endret når det gjelder fordelingen mellom personalutgifter og andre driftsutgifter. Dette gjøres for å få sammenlignbare tall for regnskap 2012, budsjett 2013 og budsjett2014. Det foreslås i budsjett for 2014 at bidraget fra eierkommunene fullt ut dekker driftskostnadene. Forslag til budsjett for driftsåret 2014 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2014 2013 2012 Tilskudd fra eierkommunene 1 824 1 744 1 664 Øvrige inntekter 39 Sum driftsinntekter 1 824 1 744 1 703 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 671 1 594 1 550 Andre driftsutgifter 178 180 198 Sum driftsutgifter 1 849 1 774 1 748_ Brutto driftsresultat - 25-30 - 45_ Finansinntekter 25 30 31 Netto driftsresultat 0 0-14 Bruk av disposisjonsfond 0 0 14 Rett utskrift: 2
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2013 Representantskapet Møtedato: 24.09.2013 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2014 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan 2014 2017. Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak (10 repr. til stede): Det framlagte årsbudsjett for 2014 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2014 2017 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Saksutredning: Vedlegg: Styresak 8/2013 Forslag til budsjett for 2014 I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. 1
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. Vi vil i kommende årsoppgjør ha to revisorer ute i fødselspermisjon. Den ene revisorene vil komme delvis tilbake midt i årsoppgjøret. Vikarer er ikke ansatt i skrivende stund, men prosessen er igangsatt. Da det også er enkelte endringer i bemanningen i noen av våre kommuner, vil vi nok måtte innse at det vil bli et krevende årsoppgjør i 2014. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises til vedlagt styresak 08/2013. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2014. Økonomiplan i perioden 2014 2017: Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013-2014 Sum driftsinntekter -7 535-7 539-8 576-8 576-8 576-8 576 13,76 % Sum driftsutgifter 7 255 7 559 8 601 8 601 8 601 8 601 13,78 % Brutto driftsresultat -280 20 25 25 25 25 25,0 % Netto finansinntekter -69-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -349-20 -25-25 -25-25 Netto avsetninger 22 20 25 25 25 25 Årets mer/mindreforbruk -327 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 439-6 794-7 100-7 100-7 100-7 100-7 100 Inntekt fra andre kunder -930-700 -850-850 -850-850 -850 Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 100 000. Dette er en økning på 4,5 % fra 2013. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2013. 2
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2014: Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2014 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2014 2017 vedtas Flekkefjord, 26.09.2013 Irene Loka Revisjonssjef 3
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 08/2013 Styret Møtedato: 21.08.2013 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett 2014. Økonomiplan 2014-2017 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2014 og økonomiplan for årene 2014-2017 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for 2014. Rammer for budsjettet Budsjettet for kommende år er lagt opp etter tilnærmet samme ramme som for 2013. Det er 9 fast ansatte personer, hvorav 1 stilling er budsjettert med redusert arbeidstid i perioden utenom årsoppgjøret pga små barn. To revisorer går ut i fødselspermisjon i slutten av 2013, og det er dermed måttet ta høyde for ekstra utgifter til vikarer. Refusjon av fødselspenger fra folketrygden dekker ikke de totale lønnsutgiftene. Dette påvirker således budsjettet for 2014. 1
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Når det gjelder fordeling av utgiftene på kommunene i budsjettet har jeg ikke foretatt noen endringer av timefordelingen mellom kommunene. Jeg vil forøvrig presisere at innbetalinger i budsjettåret blir avregnet mot den enkelte kommunes faktiske forbruk av timer og motregnet mot kravet som utsendes i andre termin. Nedenfor gjennomgås de forutsetningene som er lagt til grunn for årsbudsjettet 2014. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr 7 603 000 Lønnsoppgjøret for 2013 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Derfor har jeg i budsjettet tatt utgangspunkt i oppgjøret for konkurranseutsatte bedrifter samt lønnsglidning i selskapet. Lønnen for 2014 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, herav tatt hensyn til en revisor med redusert stilling pga barn. Jeg har lagt til et generelt tillegg på 1,28 % per 1.5.13 og tatt høyde for ansatte som har rett til tillegg (ansiennitet, lojalitet, kompetanse) som dermed påvirker lønnsveksten. I 2014 som er et år med hovedoppgjør i lønnsforhandlingene, har jeg tatt høyde for en generell lønnsøkning på 4 % fra mai. Dette gir en vekst i gjennomsnittslønn fra 2013 2014 på 3,25 %. SSB har i sine konjunkturtendenser per 30.05.2013 antatt en vekst i gjennomsnittlig årslønn på 3,7 %. Posten for lønn til faste stillinger har en økning på 4,42 % i forhold til budsjett for 2013. Denne økningen kan forklares med at to av revisorene har rett til flere tillegg i 2013 etter selskapets lønnsplan. Siden tilleggene tilkommer flere ansatte i samme år, gir det utslag i lønnsveksten. I tillegg kommer økning i stillingsprosent for en av revisorene som var budsjettert med redusert arbeidstid i 2013. Det er lagt inn en budsjettpost på kr 605 000 til vikarer. Dette dekker vikar i 100 % stilling fram til 1. august 2014, samt en vikar fram til 1. november 2014. En av revisorene som skal i fødselspermisjon vil ta ut en del ulønnet permisjon og fastlønn vil dermed dekke vikar i den perioden. Overtidsbruken har ligget på et akseptabelt nivå de to siste årene, men vi har dog overskredet budsjettposten likevel. I 2014 vil vi ha to vikarer og jeg antar at det kan bli en økning i overtidsbruken. Jeg har likevel bare økt posten fra kr 100 000 til kr 130 000 og den er i underkant av faktisk utbetalt i 2013. Pensjonspremien er beregnet ut fra en sats på 16 %. I tillegg har jeg anslått at pensjonskostnaden blir lavere enn premien. Vi vil få økt pensjonskostnad siden vi må dekke pensjonen både for de som er ute i fødselspermisjon og for vikarer. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr 800 000 i budsjettet. Posten er usikker. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en økning på 14,69 % i forhold til budsjett for 2013. 2
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Andre driftsutgifter Budsjett: kr 998 000 Sum driftsutgifter er økt med 7,3 % fra budsjett for 2013. I denne økningen ligger også en økt post for momskompensasjon. Ellers er det posten for IT-lisenser som er økt særskilt. Dette skyldes at vi har gått til innkjøp av nytt timeregistreringssystem. For øvrig er det bare mindre endringer på enkelte poster. Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr 7 100 000 Inntektene fra kommunene er økt med 4,5 %. Jfr. nærmere forklaring nedenfor. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr 850 000 Inntektsanslaget er økt i forhold til 2013. Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Inntekten har de siste årene blitt høyere enn budsjettanslaget og budsjettposten er derfor økt. Når det gjelder timeprisen vi fakturer med har ikke denne vært endret siden 2008. Jeg foreslår derfor at denne i 2014 økes fra kr 700 til kr 720 per time. En økning på 2,86 %. Refusjon fødselspenger Budsjett: kr 566 000 Posten gjelder to revisorer som skal ut i fødselspermisjon. Samlet er budsjettet for inntektspostene økt med 13,76 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr 50 000, en økning på kr 10 000 fra i fjor. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr 25 000 for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 100 000. Dette er en økning på 4,5 % fra 2013. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2013. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære 3
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2014: Fordeling budsjett av andre antall timer oppdrag totalt %-fordeling budsjett 2014 fordeling av budsjett 2014 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2013 %-fordeling budsjett 2013 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2012 Timer avregnet 2012 Audnedal 340 100 440 6,1 % 434 000 4,6 % 415 000 6,1 % 374 000 418 Farsund 520 360 880 12,2 % 868 000 4,6 % 830 000 12,2 % 845 000 944 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 789 000 4,5 % 755 000 11,1 % 729 000 815 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 414 000 4,5 % 396 000 5,8 % 372 000 416 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 739 000 4,4 % 708 000 10,4 % 837 500 936 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 700 000 4,5 % 670 000 9,9 % 459 500 513 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 759 000 4,4 % 727 000 10,7 % 525 000 586 Mandal 550 400 950 13,2 % 937 000 4,6 % 896 000 13,2 % 1 118 500 1 250 Marnardal 380 150 530 7,4 % 523 000 4,6 % 500 000 7,4 % 352 000 393 Sirdal 400 100 500 6,9 % 493 000 4,4 % 472 000 6,9 % 418 000 467 Åseral 350 100 450 6,3 % 444 000 4,5 % 425 000 6,3 % 408 000 456 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 100 000 4,5 % 6 794 000 100 % 6 438 500 7 194 Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2014. Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013-2014 Sum driftsinntekter -7 535-7 539-8 576-8 576-8 576-8 576 13,76 % Sum driftsutgifter 7 255 7 559 8 601 8 601 8 601 8 601 13,78 % Brutto driftsresultat -280 20 25 25 25 25 25,0 % Netto finansinntekter -69-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -349-20 -25-25 -25-25 Netto avsetninger 22 20 25 25 25 25 Årets mer/mindreforbruk -327 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 439-6 794-7 100-7 100-7 100-7 100-7 100 Inntekt fra andre kunder -930-700 -850-850 -850-850 -850 4