/plan forprosjekt ELIN-k Utvikling av sykepleiefaglig innholdsstandard og struktur for elektronisk informasjonsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene
Godkjent av: Styringsgruppen Side 2 av 20 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Tilpasset BIT-prosjektmetodikk... 5 1.3 Aktører ved elektronisk samhandling i pleie- og omsorgssektoren i kommunene... 6 1.4 Prosjektansvarlig... 8 2.0 Mål og resultatkrav... 8 2.1 Hovedmål forprosjekt... 9 2.2 Hovedmål hovedprosjekt... 11 3.0 Budsjettrammer... 12 4.0 Risikovurderinger... 12 5.0 Samordning med andre prosjekter og aktiviteter... 13 6.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 15 6.1 Prosjektansvarlig... 15 6.2 Styringsgruppe... 15 6.3 Prosjektleder... 16 6.4 Prosjektgruppen... 16 6.5 Referanse/rådgivningsgruppe - kvalitetssikring (forslag)... 17 7.0 Milepælsplaner... 17 7.1 Milepælsplan forprosjektet 2005 (17.01.05 31.03.06)... 18 7.2 Tentativ milepælsplan hovedprosjekt 2006 07... 18 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 19 8.1 Endringskontroll og versjonsstyring... 19 8.2 Prosjektadministrative rutiner... 19 8.3 Akseptansekriterier... 19 8.4 Rettigheter og taushetserklæringer... 19 8.5 Signatur... 20 2
Godkjent av: Styringsgruppen Side 3 av 20 1.0 Innledning I forbindelse med Kommuneprogrammet under S@mspill 2007 som er den nasjonale strategien for IKT i helsesektoren, utlyste Sosial- og helsedirektoratet (SHdir) sommeren 2004 fyrtårnsprosjekter for kommunene. Hensikten med fyrtårnsprosjektene er å oppnå målene i den statlige strategien S@mspill 2007 elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, hvor visjonen er helhetlig pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid. Seks fyrtårnsprosjekter er nå valgt ut, og disse skal dekke ulike områder knyttet til feltet. Kommunene som representerer fyrtårnsprosjektene er; Stavanger, Tromsø, Trondheim, Sandefjord, Kongsvinger og Eidskog, Nord-Gudbrandsdalen med Sel som vertskommune (prosjektet er et interkommunalt samarbeid og består av kommunene Dovre, Lesja, Skjåk, Lom, Vågå og Sel). Nasjonalt senter for telemedisin (NST) er programsekretariat for fyrtårnssatsningen. For understøtte dette arbeidet har Norsk sykepleierforbund tatt initiativ til å opprette et prosjekt for elektronisk informasjonsformidling i pleie- og omsorgssektoren i kommunene (ELIN- k) som skal bygge på erfaringene til Den norske lægeforenings prosjekt for elektronisk informasjonsoverføring for legepraksis (ELIN-prosjektet). ELIN-prosjektet har benyttet BIT-prosjektmetodikken som er utviklet av Innovasjon Norge. Dette har vist seg å være en meget vellykket satsning for å nå fram til gode IKT-løsninger som sikrer mange til mange kommunikasjon, og som er utviklet gjennom sterk brukerstyring for elektronisk samhandling innen allmennlegetjenesten. ELIN-k-prosjektet ønsker å gjennomføre samme type prosjekt med vekt på sykepleiefaglig innhold og struktur i den elektroniske samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunene, spesialisthelsetjenesten og fastlegene. Arbeidet skal skje i tett samarbeid med fyrtårnskommunene Stavanger, Tromsø og Trondheim, evt. andre aktuelle kommuner, Nasjonalt senter for telemedisin (NST) som er programsekretariatet for fyrtårnsprosjektet og Kompetansesenter for IT i helsesektoren (KITH) gjennom Standardiserings- og samordningsprogrammet (SSP) og IKT-leverandørene, og bør baseres på erfaringer fra Stavanger og Tromsø kommune samt eksisterende forskning på området. Det skal også vektlegges også en bredere forankring i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene utover de tre fyrtårnkommunene. Prosjektet skal benytte BITprosjektmetodikken for å sikre sterk brukerstyring og bidra til samarbeid om utvikling av løsningene. 3
Godkjent av: Styringsgruppen Side 4 av 20 1.1 Bakgrunn Sykepleiere har gjennom sin koordinerende rolle i helsetjenesten stor kommunikasjon med andre, både med personer innen sin egen faggruppe og andre helsefaggrupper. ELINprosjektet (T. Christensen - Dnlf, 2003), estimerer at allmennlegene bruker ca. 25 %, eller 800 årsverk, av sin tid til slik samhandling. Det antydes også i forprosjektrapporten til ELINprosjektet at annet helsepersonell bruker enda mer av sin tid til dette. Slike målinger er ikke gjennomført for sykepleiere, men det er grunn til å tro at tidsbruken er svært stor. All kommunikasjon har hittil vært papirbasert eller ved bruk av telefon. Innholdet i informasjonen har ikke vært standardisert. Det finnes et uttall av ulike overføringsrapporter, og det har vært opp til det enkelte sykehus eller den enkelte kommune å bestemme innholdet i disse. Det har heller ikke vært tilstrekkelig fokus på hvilken informasjon mottakeren trenger for å utføre forsvarlig helsehjelp. Elektronisk kommunikasjon mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene har hittil ikke eksistert med unntak av Stavanger kommune, og Ses@mprosjektet i Tromsø kommune som gjennomføres i regi av NST. Stavanger kommune har utarbeidet en grundig kravspesifikasjon som er kalt PLOmeldingene. Disse består av 11 meldingstyper, herunder både logistikk- og fagspesifikke meldinger. Ses@m-prosjektet i Tromsø har utviklet mulighet til elektronisk samhandling via sikker e-post. Prosjektet har også utarbeidet en kravspesifikasjon som dekker innholdsstandarder i seks meldingstyper. Begge kommunene har prøvd meldingene ut via henholdsvis EDI-postkasse og Norsk helsenett AS. KITH har samordnet disse kravspesifikasjonene til det som er kalt PLO-meldingene v. 0.9. PLO-meldingene har foreløpig ikke vært igjennom en bred høringsprosess. KITH har tidligere utviklet maler for Den gode epikrise og Den gode henvisning på oppdrag fra Sosial- og helsedirektoratet. Disse malene gir en anbefaling på hvilket medisinskfaglig innhold og struktur som skal inngå i elektroniske epikriser og henvisninger. Slike anbefalinger for sykepleiefaglig innhold og struktur i elektroniske meldinger er foreløpig ikke utviklet. Et prosjekt for å standardisere elektronisk samhandling innenfor og mellom den kommunale pleie- og omsorgssektorens samarbeidspartnere har ikke tidligere vært gjennomført i Norge. ELIN-k-prosjektet ønsker å bygge videre på PLO-meldingene v. 0.9, utvikle de gode meldinger for sykepleiefaglig innhold og struktur samt utvikle kravspesifikasjoner for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet. ELIN-k vil også 4
Godkjent av: Styringsgruppen Side 5 av 20 samhandle med fyrtårnsprosjektene og andre kommuner som jobber med meldingsutveksling. Slik sett kan det kan oppstå synergieffekter, og man kan på denne måten nå fram til nasjonale standarder. Et viktig sluttresultat er brukervennlige og funksjonelle IKT-løsninger. 1.2 Tilpasset BIT-prosjektmetodikk Innovasjon Norge har utviklet en prosjektmetode som kalles BIT. BIT står for bransjespesifikke IKT-løsninger. Dette er et samarbeid mellom bransjen og bransjens viktigste IKT-leverandører. Bransjen kan i denne sammenhengen defineres som pleie- og omsorgstjenesten i kommunene. I BIT-prosjektene er målgruppen aktører med like funksjonsbehov slik som pleie- og omsorgstjenesten. Det vektlegges brukerstyrte prosjekter, dvs. at brukerne definerer og spesifiserer behovene, og er eiere og drivere av prosjektene, og at leverandørene utvikler løsningene på bakgrunn av førstnevnte. Brukere Definerer og beskriver Leverandører Utvikling av løsninger Det anses å være et stort lønnsomhetspotensiale ved å samordne funksjonsforbedringer og utvikling. Finansieringen er som oftest et spleiselag mellom aktørene. Leverandørene eier løsningene, og kan utligne eventuelle kostnader til utvikling og implementering mot salg av løsningene både nasjonalt og internasjonalt. Det skal inngås avtaler mellom aktørene for å bidra til forpliktende samarbeid. En tilpasset BIT-prosjektmetodikk 1 for pleie- og omsorgssektoren består av: 1 Hele BIT-prosjektmetodikken består av fem faser; Startprosjekt, kartlegging av leverandører og funksjonskrav spesifikasjon Forprosjekt med bla valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Videreutviklings- og effektiv anvendelsesprosjekter Spredning av bransjeløsninger, med blant annet støtte til implementering i den enkelte bedrift 5
Godkjent av: Styringsgruppen Side 6 av 20 Forprosjekt, kartlegging av leverandører, funksjonskrav spesifikasjon og valg av leverandører Hovedprosjekt, utvikling, drifting og pilotimplementering Det etableres aktive brukergrupper for systemene for å følge opp og bidra til videre utvikling. ELIN-k vil i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet representere alle interessenter i forhold til leverandørene når den gode -meldingene og kravspesifikasjonene for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet skal beskrives, utvikles og implementeres. Her er man avhenging av forankring i KS, de regionale helseforetakene (RHF) og helseforetakene (HF). ELIN-k tar initiativ til å etablere denne forankringen. ELIN-k tar også ansvar for samarbeid med Innovasjon Norge. Partene er i denne sammenheng ELIN-k som representerer brukerne på et bredt nivå (forankring i KS, hos RHF/HF og fastlegene), leverandørene og Innovasjon Norge. Offentlig forsknings- og utviklingskontrakter (OFU) skal benyttes i forhold til leverandørene. I ELIN-k-prosjektet vil start- og forprosjektet samordnes. 1.3 Aktører ved elektronisk samhandling i pleie- og omsorgssektoren i kommunene Figuren under illustrerer de ulike aktørene pleie- og omsorgssektoren i kommunene Apotek Sykehus Hjelpemiddelsentral Helse og omsorg - kommunene Fastleger Laboratorier samarbeider med. 6
Godkjent av: Styringsgruppen Side 7 av 20 De faste linjene viser pleie- og omsorgssektorens samhandlingspartnere. Pilene viser samarbeidsforholdene mellom de andre aktørene. Dette viser at det er en stor og kompleks informasjonsstrøm innen sektoren, og at det derfor er behov for å forenkle, standardisere, kvalitetssikre og effektivisere informasjonsoverføringen gjennom elektronisk samhandling. I tillegg samhandler kommunene med trygdekontorene i forhold til vederlagsberegning for opphold i institusjoner. Mange kommuner har også avtale med private aktører om hjemmehjelps- og hjemmesykepleietjenester, alders- og sykehjemstjenester, middagsleveranser til hjemmeboende brukere og alders- og sykehjem. ELIN-k avgrenses til å dreie seg om meldinger knyttet til elektronisk pasientjournal (EPJ). Det er mange yrkesgrupper som samhandler i forhold til brukerne/pasientene både på tvers av nivåene og innenfor det enkelte nivå i helsesektoren. Dette er leger, sykepleiere, hjelpepleiere, ergoterapeuter og fysioterapeuter. Disse har ulike behov og krav til IKTløsningene. Noen steder benytter alle disse yrkesgruppene samme IKT-løsning for å sikre gjenbruk av informasjon, hindre dobbeltføring og ivareta kravet til en pasientjournal. Dette er spesielt tydelig innenfor institusjonstjenestene i kommunene. For å sikre komplette IKTløsninger for disse må de inneholde alle meldingstyper som kreves, ikke bare PLOmeldingene. Det dreier seg om epikrisemeldingen, henvisningsmeldingen, laboratoriemeldinger, røntgenbeskrivelser og PLO-meldinger. Foruten PLO-meldingene er alle de andre meldingstypene ferdigstilt av KITH. Disse er også implementert i IKTløsningene for fastleger, spesialisthelsetjenesten. Imidlertid gjenstår implementering IKTløsningene for pleie- og omsorgstjenesten i kommunene når det gjelder epikrise, henvisning, laboratoriemeldinger og røntgenbeskrivelser. Når det gjelder PLO-meldingsstandarden er det noen få leverandører som har implementert deler av meldingene. Denne standarden er heller ikke ferdigstilt fra KITH, men forventes ferdig innen første halvdel av 2005. ELIN-k vil være pådriver for at alle meldingstypene som er nødvendig implementeres i alle IKT-løsningene. Det må derfor legges opp til et samarbeid med legeforeningens ELIN-prosjekt for å gjenbruke kravspesifikasjoner dette prosjektet har utviklet. 7
Godkjent av: Styringsgruppen Side 8 av 20 Følgende IKT-leverandører er aktuelle i samhandlingsprosessen for å sikre mange til mange kommunikasjon; IKT-leverandør System Område Tietoenator AS Gerica Kommune VismaUnique AS Profil Kommune Acos AS Cosdoc Kommune Tietoenator AS Infomedix Sykehus DIPS AS Dips Sykehus Siemens Doculive Sykehus Infodoc AS Infodoc Fastleger Profdoc Norge AS Vision Fastleger Profdoc Norge AS Winmed Fastleger Hove Medical Systems AS System X Fastleger Well Diagnostics AS Well Communicator Alle NAF-Data AS NAF-Data AS Alle Fürst Medisinsk Laboratorium Fürst Interaktiv Kommune, fastlege 1.4 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig er Norsk sykepleierforbund og Kommunenes sentralforbund (KS). KS ansees som en svært viktig aktør da KS kan representere brukerne og eierne av IKTløsningene i kommunene. Norsk sykepleierforbund kan representere brukerne på et faglig nivå. Norsk sykepleierforbund skal gjennom dette prosjektet koordinere aktivitetene for kommunene i prosjektet. Prosjektet er en del av SHdir sin handlingsplan for 2005 som skal innfri nasjonale målsetninger om et helhetlig pasient- og brukerforløp (S@mspill 2007). Norsk sykepleierforbund i samarbeid med KS er ansvarlig for prosjektet. 2.0 Mål og resultatkrav Det overordnete målet med et ELIN-k-prosjekt er å bidra til og sikre brukeren/pasienten et helhetlig forløp i helse-og omsorgskjeden gjennom elektronisk mange til mange kommunikasjon. For å kunne nå målet må alle IKT-systemer som benyttes innen sektoren 8
Godkjent av: Styringsgruppen Side 9 av 20 basere meldingsutvekslingen på felles standarder, faglig innhold og felles struktur, samt at løsningene må være brukervennlige og funksjonelle. Prosjektet er en viktig del av Kommuneprogrammet under S@mspill 2007 i tillegg til fyrtårnsprosjektene. Prosjektet organiseres i et forprosjekt og et påfølgende hovedprosjekt. Forprosjektets tidsramme er 17.01.2005 31.03.2006. 2.1 Hovedmål forprosjekt Hovedmålet for forprosjektet er å kartlegge, beskrive og koordinere de sykepleiefaglige krav til elektronisk kommunikasjon mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunene, spesialisthelsetjenesten og fastlegene både når det gjelder sykepleiefaglig innhold og struktur, samt brukervennlighet og funksjonelle krav. Det ansees som svært viktig å skape konsensus om det ovennevnte slik at man kan nå fram til omforente nasjonale standarder. Følgende oppgaver må ivaretas. Disse er som følger; 1. Utarbeide flere typer den gode -meldinger mht. sykepleiefaglig innhold og struktur. 2. Utarbeide kravspesifikasjoner for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet i IKT-løsningene. I tillegg skal KITH utarbeide meldingsstandarder (PLO-meldingene). Dette vil ikke ligge som en del av ELIN-k sine oppgaver med unntak av at ELIN-k skal bidra til å sikre begrepsentydighet i meldingsstandardene. KITH vil vurdere behovet for og eventuelt ivareta høringsprosesser vedrørende PLO-meldingene. Dette tas med her for å vise at det er mange oppgaver som må løses og som sluttresultatet er avhengig av. 2.1.1 Delmål forprosjektet Her skilles det mellom organisatoriske og faglige mål. Organisatoriske mål: 1. Avklare og avgrense oppgaven 2. Avklare prosjektmetodikk (tilpasninger til BIT-prosjektmetodikken Innovasjon Norge) 3. Avklare prosjektorganisasjon, aktører, roller og bemanning 4. Skaffe finansiering til forprosjekt og hovedprosjekt. 5. Informere om og forankre prosjektet hos aktuelle aktører/interessenter 6. Avklare samordning mot fyrtårnsprosjektene og andre aktiviteter på området. 9
Godkjent av: Styringsgruppen Side 10 av 20 7. Ivareta høringsprosesser i forhold til den gode -meldinger samt en mindre høring vedrørende kravspesifikasjon i forhold til funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet. 8. Utforme informasjonsstrategi for å forankre prosjektet og dets resultater blant helsepersonell. Faglige mål: 1. Sykepleiefaglig innhold og struktur - utvikle den gode -meldinger. Herunder å avklare hvilke meldinger det er behov for både logistikkmeldinger og fagspesifikke meldinger. Det tas utgangspunkt i PLO-meldingsstandarden v. 0.9. Prioriteringer av meldingene. Veiledninger for utvikling og implementering utarbeides av KITH. Eksempler på flere mulige den gode -meldinger kan være; o Den gode overføringsrapport o Den gode melding om utskrivingsklar bruker fra sykehus til kommune o Den gode søknad om pleie- og omsorgstjenester brukerens/pasientens inngangsport til kommunale pleie- og omsorgstjenester. o Den gode henvisning til fra pleie- og omsorgstjenesten til ergo- /fysioterapitjenesten i kommunene. o Den gode samhandlingsmelding mellom fastlegene og pleie- og omsorgstjenesten Følgende oppgaver må gjennomføres; a. Organisering av arbeidsgrupper b. Avklare hvilke meldinger som skal benyttes samt prioritering av disse. c. Utarbeide meldingene. d. Gjennomføre intern kvalitetssikring e. Høring blant NSFs medlemmer. f. Ferdigstille meldingene. 2. Utarbeide kravspesifikasjoner for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet i IKT-løsningene for hver meldingstype. Kravspesifikasjonene skal vise til PLO-meldingene og de gode -meldingene. 10
Godkjent av: Styringsgruppen Side 11 av 20 a. Organisere arbeidsgrupper b. Utarbeide kravspesifikasjoner for hver meldingstype samt en for generell funksjonalitet og presentasjon. c. Gjennomføre intern kvalitetssikring d. Ivareta en mindre høringsprosess e. Ferdigstille kravspesifikasjonen 2.2 Hovedmål hovedprosjekt I hovedprosjektet skal ELIN-k i samarbeid med KITH og evt. NST bidra til at PLOmeldingene implementeres i leverandørsystemene og at meldingene tas i bruk, samt sikre korrekt anvendelse av disse. Plan for hovedprosjektet skal foreligge innen 31.12.05. Hovedprosjektets tidsramme er 01.01.06 31.12.07. I det følgende listes foreløpige delmål opp. Dette vil trolig gjennomgå endringer på bakgrunn av en mer detaljert vurdering og utredning. 2.2.1 Tentativt forslag til hovedprosjektets delmål Forslag til hovedprosjektets delmål tas med her for å vise mulige videre oppgaver. 1. Inngå bindende utviklingsavtaler med leverandørene 2. Evaluering av leverandørenes design/løsningsforslag 3. Implementering i leverandørsystemene 4. Test og godkjenning av løsningene 5. Velge ut pilotkommuner, utlysning - herunder fyrtårnskommunene + andre som kan være aktuelle inngå avtaler med disse. 6. Utvikle faglige veiledninger til meldingene 7. Opplæring av systembrukerne 8. Pilotutprøving 9. Evaluering/justering 10. Prosjektrapport 11
Godkjent av: Styringsgruppen Side 12 av 20 3.0 Budsjettrammer Forprosjektet estimeres forsiktig til kr. 1,5 mill. Dette dreier seg om utgifter til prosjektleder fra NSF, rådgivning fra KITH og NST, frikjøp av personell fra kommuner og helseforetak og fastleger, samt forarbeid og møter for leverandører. Dette forutsettes finansiert av NSF, KS, Shdir og Innovasjon Norge ELIN-k utarbeider detaljert budsjett og finansieringsplan i samarbeid med Innovasjon Norge, både vedrørende forprosjektet og hovedprosjektet. ELIN-k utformer søknader om tilskudd med bistand fra Innovasjon Norge. Det forutsettes en kostnadsdeling mellom prosjektet og leverandørene i hovedprosjektet ved utvikling og implementering av meldingene i IKTsystemene. 4.0 Risikovurderinger 1. Sikre at viktige aktører engasjerer seg og tar ansvar i prosjektet. Tiltak: Informere og opprette tidlig kontakt med disse. (KS, Nasjonal IKT/RHF og andre aktuelle fagorganisasjoner og aktuelle leverandører.) 2. Risiko for at prosjektet kan overlappe og komme i uttakt med ambisjonene i fremdriftsplanen i fyrtårnssatningen til kommuneprogrammet i S@mspill 2007. Tiltak: Avgrensning og ansvars-/oppgavefordeling i samarbeid med NST og KITH og de aktuelle fyrtårnskommuner 3. Risiko for at meldingene ikke blir implementert i leverandørsystemene. Kritisk suksessfaktor er økonomi. Tiltak: Skaffe finansiering og bidra til kostnadsdeling mellom impliserte parter. 4. Risiko for at meldingene ikke blir tatt i bruk etter at de er implementert. Tiltak: Sikre at meldingene dekker behovene, at funksjonaliteten er brukervennlig, samt informere om bruken av de. Kommunenes sentralforbund (KS), NSF SHdir, KITH, NST er viktige samarbeidspartnere for å bidra til spredning av informasjon. 5. Risiko for utilsiktede hendelser ved implementering og bruk av funksjonaliteten i IKTsystemene. 12
Godkjent av: Styringsgruppen Side 13 av 20 Tiltak: Funksjonaliteten skal gjennom en test- og godkjenningsordning før den settes i produksjon. Også arbeidsprosesser som følger av funksjonaliteten må testes og godkjennes for å unngå fare for feil bruk eller mulig misforståelse av innhold. 6. Brudd på regler om behandling av person-/helseopplysninger. Tiltak: Juridiske forhold og løsningsstrategier for behandling av personopplysninger i forbindelse med sending og mottak av elektroniske meldinger må avklares. 5.0 Samordning med andre prosjekter og aktiviteter Prosjektet samordnes med fyrtårnsprosjektene i kommuneprogrammet under S@mspill 2007- strategien. KITH har allerede utarbeidet PLO-meldingene v. 0.9. Disse meldingene er utarbeidet med utgangspunkt i REUMS-modellen (KITH, 2000), som er metoden KITH benytter for å utvikle meldingsstandarder. REUMS-modellen har følgende faser; 1. Etablering av prøvestandarder, i form av pilotprosjekter som samordnes av Standardiserings- og samordningsprogrammet (SSP) og med involvering av aktuelle brukermiljøer, IKT- og helsefaglig kompetansemiljøer og eventuelt leverandører. Fastsettelsen av informasjonsinnholdet er en sentral del. 2. Pilottesting av prøvestandarder, i form av pilotprosjekter i mindre skala, samordnet med utviklingsprosjekter i forrige fase. 3. Fastsettelse av standarder, gjennom høringer i impliserte- og leverandørmiljøer, ev. kun med godkjenning hos helsemyndighetene der fase 1 og 2 har involvert tilstrekkelig bredde i impliserte bruker- og leverandørmiljøer. 4. Utbredelse av standarder, i form av storskala implementering og innføring av standarder. Fyrtårnskommunene Stavanger og Tromsø har vært pådrivere til utvikling av PLOmeldingene. Slik sett er det allerede etablert en prøvestandard for meldingene som er klar for fase to i REUMS-modellen, dvs. pilottesting av prøvestandarden. KITH skal ferdigstille prøvestandarden etter nye innspill fra Tromsø. ELIN-k vil raskt gjennomgå prøvestandarden med hensyn til begrepsentydighet. KITH vil deretter gjøre den om til 1.0-versjon som da vil være klar til utprøving. ELIN-k vil deretter i gangsette arbeidet med Den gode -meldingene og kravspesifikasjoner for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet. Dette arbeidet vil skje gjennom opprettelse av arbeidsgrupper med representanter fra bruker- og leverandørmiljøene, høringsprosesser og endelig fastsettelse. Sammenligner man dette med REUMS-modellen tilsvarer det fase 1. Dette vil være en del av forprosjektet i ELIN-k. Det 13
Godkjent av: Styringsgruppen Side 14 av 20 forutsettes samarbeid med fyrtårnskommunene Stavanger, Tromsø og Trondheim samt andre aktuelle kommuner. Hovedprosjektet kan sammenlignes med fase 2 i REUMS-modellen gjennom pilotutprøving av standarder, den gode -meldinger, kravspesifikasjoner for funksjonalitet, presentasjon og brukervennlighet. KITH skal utvikle de tekniske meldingsformatene, bistå med utforming av den gode meldingene, kravspesifikasjoner, utvikling av definisjoner/definisjonskataloger samt utvikle tekniske veiledninger for leverandørene. KITH har ved standardiserings- og samordningsprogrammet (SSP) ansvaret for PLO-meldingene og skal kvalitetssikre de underliggende meldingstypene. KITH skal også være samarbeidsaktør i forbindelse med kontakt med de ulike journal- og kommunikasjonsleverandørene i forbindelse med implementering, test og godkjenning. KITH/ SSP har også ansvaret for at det lages gode beskrivelser av de aktuelle standardene, meldingstypene og kravspesifikasjonene, og at disse formidles ut til alle aktuelle aktører. NST kan ha en rolle både gjennom fyrtårnsprosjektet Ses@m, Tromsø kommune, som programsekretariat, og gjennom konsulentvirksomhet for ELIN-k der en av oppgavene kan være å koordinere testing i brukermiljøene, herunder aktuelle fyrtårnskommuner og evt. andre aktuelle kommuner, fastleger og HF, samt med konsulent- og rådgivningstjenester både i forog hovedprosjekt mht. planlegging, gjennomføring og rapportering. Andre viktige oppgaver som bør vies oppmerksomhet, men som ikke skal ligge under ELIN-k er; Vurdering av informasjonssikkerhet og behov for avtaler mellom sender og mottaker Juridiske implikasjoner mht. sending og mottak av elektroniske meldinger Informasjonsstruktur Sikkerhetsløsninger Evaluering Følgeforskning 14
Godkjent av: Styringsgruppen Side 15 av 20 6.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet organiseres med prosjektansvarlig, styringsgruppe, prosjektgruppe, arbeidsgrupper og referanse-/rådgivningsgruppe. Organisasjonskartet ser slik ut; Styringsgruppe Referanse/rådgivingsgruppe Prosjektgruppe prosjektleder Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe 6.1 Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig har ansvar for Godkjennelse av prosjektets direktiv, plan og omfang. Behandling og godkjennelse av større endringer i prosjektets omfang. Prosjektansvarlig er leder av styringsgruppen 6.2 Styringsgruppe Styringsgruppen har ansvar for Godkjennelse av prosjektets resultater ved hver milepæl. Informere om og forankre prosjektet i aktuelle aktører (brukere og systemeiere). Se til at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet. Følgende aktører oppnevnes i styringsgruppen: NSF 15
Godkjent av: Styringsgruppen Side 16 av 20 KS evt. også med oppnevning av sykepleiefaglige ledere i kommunene SHdir Nasjonal IKT Den norske lægeforening Innovasjon Norge (observatørstatus) Stavanger kommune som representant for fyrtårnskommunene 6.3 Prosjektleder Merete Lyngstad - NSF Prosjektleders ansvar i prosessen er: Ledelse av prosjektet og prosjektgruppen Utarbeide prosjektdirektiv og plan i samarbeid med prosjektansvarlig Forbereder og planlegger møter i styringsgruppen Prosjektets løpende styring og fremdrift, inkl. regnskap, budsjett og statusrapportering til styringsgruppen Å tilføre nødvendig metodikk og kompetanse for prosessen. Å bidra til at kvalitetssikring av endelig resultat blir gjennomført. 6.4 Prosjektgruppen Har ansvar for utarbeidelse av alle resultater og delresultater, inkludert kvalitetssikring av disse. Prosjektgruppen vil bli delt i mindre arbeidsgrupper som skal ha ansvaret for hver sine områder. Representanter i prosjektgruppen: Sissel Skarsgård, Stavanger kommune Tor Erling Evjen, Trondheim kommune Elin Albrigtsen, Tromsø kommune Ove Nordstokke, Stavanger universitetssykehus 16
Godkjent av: Styringsgruppen Side 17 av 20 Lisbeth Dahlhaug, St. Olavs Hospital Harald Igesund, Universitetssykehuset i Nord-Norge Berit Hellebø, Bergen kommune Heidi Snoen Glomsås, Nes kommune i Akershus Regin Hjertholm, fastlege Eidsvåg legekontor Odd Lauvskard, fastlege Flaktveit legesenter Arbeidet med kravspesifiseringen av de ulike meldingene vil bli organisert i små grupper. Dette innebærer at de som skal delta må ha kapasitet og motivasjon til å arbeide med dette. I arbeidsgruppene bør det tilstrebes representasjon fra kommuner utenfor fyrtårnsatsningen også. 6.5 Referanse/rådgivningsgruppe - kvalitetssikring (forslag) Tom Christensen, ELIN-prosjektet Ragnhild Hellesø, stipendiat ISV, UIO Egil Rasmussen, Stavanger kommune Heidi Jacobsen, NST Magnus Alsaker, KITH Annebeth Askevold, KITH 7.0 Milepælsplaner I det følgende presenteres milepælsplaner både for forprosjektet og hovedprosjektet. Milepælsplan for hovedprosjektet tas med for å beskrive et mulig videre forløp. 17
Godkjent av: Styringsgruppen Side 18 av 20 7.1 Milepælsplan forprosjektet 2005 (17.01.05 31.03.06) Aktivitet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Avklare og avgrense oppgaven Avklare prosjektmetodikk Avklare prosjektorganisasjon, aktører og bemanning Samordning mot fyrtårnsprosjektene og andre aktiviteter Budsjett- og finansieringsplan forprosjekt Informere om og forankre prosjektet hos aktørene De gode meldinger sykepleiefag. innhold/struktur Ivareta høringsprosesser, justere meldingene Kravspesifikasjon/funksjonalitet/presentasjon/brukervennlighet Ivareta høringsprosesser, justere kravpesifikasjonene Planlegge og utarbeide forslag til hovedprosjekt Budsjett og finansieringsplan hovedprosjekt Utforme informasjonsstrategi Ferdigstille forprosjektrapport 7.2 Tentativ milepælsplan hovedprosjekt 2006 07 Aktivitet 1 5 9 13 17 Avtaleinngåelse med leverandørene Løsningsforslag fra leverandørene Evaluering av løsningsforslagene Implementering i leverandørsystemene Test og godkjenning av løsningene Skaffe pilotkommuner, utlysning, avtaler Utvikle faglige veiledninger til meldingene Opplæring i de ulike løsningene Pilotutprøving Evaluering og justering Spredning 18
Godkjent av: Styringsgruppen Side 19 av 20 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapporter leveres styringsgruppen senest en uke før styringsgruppens møter. 8.1 Endringskontroll og versjonsstyring Følgende dokumenter skal underlegges formell endringskontroll og versjonsstyring: /plan Prosjektets budsjett Prosjektrapport 8.2 Prosjektadministrative rutiner Prosjektets administrative rutiner utover prosjektoppfølging skal generelt holdes på et minimum. Prosjektet skal ha et manuelt og maskinelt arkiv under kontroll av prosjektleder. Arkivene skal omfatte: (alle versjoner) Prosjektrapport (alle versjoner) Møteinnkallinger og referater Vedtak i styringsgruppen Statusrapporter til styringsgruppen Referater fra styringsgruppens møter Problem/mulighetslister og andre arbeidsdokumenter 8.3 Akseptansekriterier Tilslutning og forankring av forslag i deltakende virksomheter. Forprosjektrapport m/overordnet plan danner tilstrekkelig grunnlag for prioritering og beslutning om igangsetting av videre tiltak. 8.4 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. 19
Godkjent av: Styringsgruppen Side 20 av 20 Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.5 Signatur et er gjennomgått og godkjent av prosjektansvarlig. 20