Side 1 av 6 Møteprotokoll SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF 63 82 53 00 Utvalg: Møtested: Møtedato: Styret for Bingsfosshallen i Sørum KF Bingsfosshallen 08.04.2010 Møtetidspunkt: 19-21 Følgende representanter møtte: Ivar Egeberg, Styreleder, Senterpartiet Anette Carnarius Elseth, FrP Randi Michaelsen, Ap Kjell Hulby, Sørum Idrettsråd Følgende representanter hadde forfall: Helge Seiertun, Sørum Kulturforum Følgende vararepresentanter møtte: Pål Eddie Corneliussen, Sørum Kulturforum Følgende representanter møtte ikke: Ingen Inviterte møtedeltakere: Kjell Hermann, rektor Sørumsand vgs Helge Lillekvelland, rektor Bingsfoss ungdomsskole Hans Marius, Ordfører, møtte i sak 7/10 Helga Soldal, Konstituert Rådmann, møtte i sak 7/10 Forfall inviterte møtedeltakere: Helge Lillekvelland, Bingsfoss ungdomsskole Møtet ble ledet av Ivar Egeberg Av 5 representanter møtte 5, inkludert møtende vararepresentanter. Av 4 inviterte møtedeltakere møtte 3. Underskrifter: Ivar Egeberg Anette Carnarius Elseth Randi Michaelsen
Side 2 av 6 Kjell Hulby Pål Eddie Corneliussen Sakliste Utvalgsaknr. Arkivsaknr. Tittel 4/10 10/2033 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 04.FEB 2010 5/10 10/2034 ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP 2009 6/10 10/2035 RETNINGSLINJER FOR SØKNADSBEHANDLING 7/10 10/2038 LEIEKONTRAKTER SØRUM KOMMUNE OG SKOLENE
Side 3 av 6 Dette ble diskutert: Styret drøftet resultatoppfølgingen og tok den til etterrettning. Styret drøftet budsjettoppfølgingen og tok den til etterrettning med følgende kommentar; Daglig leder informert om vann- og kloakkfaktura på kr 165.000 for 1. halvår. Den er altfor høy og antagelig er det en feilavlesing og misforståelse rundt vannmålere. Det samme forholdet gjelder også for Bingsfoss ungdomsskole.de to institusjonene har en historikk for å få felles faktura, mens det i år er blitt avlest vannmålere for de respektive bygg. Det nøstes i saken i samarbeid med Eiendomsforetaket og daglig leder avventer invitasjon fra rektor for ungdomsskolen til et oppklaringsmøte med Kommunalteknikk. Styret drøftet situasjonsrapporten og tok den til etterrettning. Vårens styremøter: Tirsdag 20. April kl 19.00 i Bingsfosshallen Torsdag 17. Juni kl 19.00 i Bingsfosshallen Sak 4/10 Sakstittel: GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 04.FEB 2010 Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet referatet og godkjente det slik det forelå. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF godkjente møteprotokollen av 4. 02.2010. Sak 5/10 Sakstittel: ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP 2009 Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet forslaget til årsregnskap og årsberetning med endringsforslag under Årets drift fra daglig leder. Endringsforslaget innehold en presisering av hvordan underskuddet under side 4 Årets drift er fremkommet, samt en tilføyelse om at det legges til grunn for årsregnskapet at forutsetningene for fortsatt drift er til stede. Forslaget til årsregnskap og årsberetning med endringsforslag under Årets drift ble deretter vedtatt. Daglig leder av foretakets forslag til årsregnskap og årsberetning med endringsforslag fastsettes som årsregnskap og årsberetning 2009 for Bingsfosshallen i Sørum KF. Styret foreslår at underskudd stort kr 62 262,- dekkes av foretakets disposisjonsfond.
Side 4 av 6 Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF oversender med dette årsregnskap og årsmelding 2009 til videre behandling i Kommunestyret Sak 6/10 Sakstittel: RETNINGSLINJER FOR SØKNADSBEHANDLING Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet saken om å gi lag og foreninger som søker på fast treningstid i hallen innflytelse på tildelingen ved å sitte i et tildelingsutvalg med daglig leder. Det var enighet i styret om at søkernes innflytelse bare måtte være rådgivende, mens daglig leder ble gitt avgjørelsesmyndighet for tildelingen. Det bør høyst delta 5 representanter fra lag og foreninger i tildelingsutvalget og daglig leder gjør representativt valg etter mangfold og antall medlemmer. Styret drøftet kriteriene for tildeling av fast leietid. I tillegg til kriteriene som står i leiekontrakten for langtidsleie, var det enighet om å føye til følgende: Det økonomiske aspektet må ivaretas, og søkere som søker om leietid hele kalenderåret foretrekkes for søkere som ønsker kortere leietid. Det er viktig med forutsigelighet og ved lik kriterier skal fjorårets leieforhold, så som videreføring av dag og tid tillegges vekt. Det er viktig å ivareta mangfoldet i barne- og ungdomsidrett-/kulturen, spesielt skal nye søkere uten egne lokaler prioriteres. Det skal vektlegges hvis søkeren kan forespeile helgearrangementer i tillegg til fast leieforhold. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok at søkernes innflytelse på tildeling av treningstid i Bingsfosshallen kun måtte være rådgivende. Daglig leder skulle ha avgjørelsesmyndigheten. Det burde sitte høyst 5 representanter fra lag og foreninger i tildelingsutvalget og daglig leder plukker ut lagene som kan delta i tilsettingsutvalget utfra mangfold og antall medlemmer i laget. Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF vedtok følgende kriterier ved tildeling av leietid: Ved tildeling av halltid går barn- og unge foran voksne brukergrupper. Kultur har prioritet inntil 50 % av tiden på leie av Bingsfosshallen. Det økonomiske aspektet må ivaretas, og søkere som søker om leietid hele kalenderåret foretrekkes for søkere som ønsker kortere leietid. Det er viktig med forutsigelighet og ved lik kriterier skal fjorårets leieforhold, så som videreføring av dag og tid tillegges vekt. Det er viktig å ivareta mangfoldet i barne- og ungdomsidrett-/kulturen, spesielt skal nye søkere uten egne lokaler prioriteres. Det skal vektlegges hvis søkeren kan forespeile helgearrangementer i tillegg til fast leieforhold.
Side 5 av 6 Sak 7/10 Sakstittel: LEIEKONTRAKTER SØRUM KOMMUNE OG SKOLENE Styret i Bingsfosshallen i Sørum KF drøftet saken med inviterte gjester. Historikken i saken og hvorfor styret sendte et brev til Sørum Kommune v/rådmann for å invitere til et møte, ble gjennomgått av Ivar Egeberg. Helga Soldal informerte om tilbud som var sendt til Sørumsand vgs 8. April. Sørumsand vgs ble tilbudt internett-forbindelse for lærerne i Bingsfosshallen mot å betale et tilknytningsgebyr på kr 5.000,-. Driften skulle Sørum Kommune betale. Sørumsand vgs var glad for en løsning i saken og ville aksepetere tilbudet. Helga Soldal og Hans Marius Johnsen ga en resymé over historikken til leieavtalen mellom Bingsfosshallen og Sørumsand vgs. Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF v/ daglig leder som eier er den som har ansvar for å holde kontakten med Akershus Fylkeskommune om gjeldende avtale. Helga Soldal gjennomgikk leiekontraktene mellom foretakene og skolene. Sørum Kommune v/rådmann er ikke lenger rette instans å henvende seg til når det gjelder leieforholdene i kommunen. Ansvaret for Sørum Kommunes eiendommer er overtatt av Sørum Kommunale Eiendomssselskap KF. Leieforholdene er regulert etter følgende forhold: 1. Det er inngått leieavtale om bruk av Bingsfosshallen for Sørumsand vgs mellom Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF og Akershus Fylkeskommune. Leieavtalen inneholder en detaljert plan over hvilke arealer inne og ute med tilhørende datoer og klokkeslett som avtalen omfatter. Dersom leieavtalen skal fravikes må dette gjøres i samarbeid med Sørumsand vgs. Bingsfosshallen inngår imidlertid i Sørum Kommunes kriseberedskap, se Plan for kommunal kriseledelse pkt 3.2.2 Alternative lokaler, og Sørum Kommune har rett til å rekvirere Bingsfosshallen ved håndtering av krisesituasjoner. Dette er den eneste retten Sørum Kommune har og innebærer at Sørum Kommune ikke kan rekvirere hallen til andre ting, så som for eksempel til valglokale, planleggingsdag for seksjonene eller kommunale festligheter uten etter søknad til Bingsfosshallen. 2. Det er inngått leieavtale mellom Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF og Bingsfosshallen KF med vedlegg over bruker/forvalterrollen. Herunder leieavtalen med Sørumsand vgs som blant annet gir skolen en eksklusiv rett til 2 saler. 3. Det er inngått fremleieavtale mellom Bingsfosshallen i Sørum KF og Bingsfoss ungdomsskole. Avtalen inneholder ingen vedlegg eller spesifisering for hvilke arealer dette dreier seg om, men det har omfattet klatrerom og 1/3 sal kl 08-14 i skolekalenderåret med fratrekk av ferier siden 1.1.2004. Den generelle leieavtalen gir ikke ungdomsskolen en eksklusiv rett til å si nei hvis gymlokalene skal brukes til andre formål. Dette gjelder for eksempel hvis Tut og Kjør og SørumFestivalen skal inn. Skolen eller styret må vurdere å inngå en mer spesifikk leieavtale. Bingsfosshallen må melde inn til skolene hvis den får søknader om leie i skoletiden. Det må likeledes bli et tettere samarbeid mellom skolene for når og hvordan disse avvikler sine arrangementer og gjensidig fortrenger hverandre fra gymområdene. Avtalen skolene i mellom skal ikke Bingsfosshallen legge seg opp i, men det bør være samarbeidsmøter mellom de tre partene. Noen av avtalene bør også kunne gjøres fortløpende for å kunne løse oppståtte situasjoner. Daglig leder utarbeider en anbefaling for samarbeid mellom skolene og Bingsfosshallen.
Side 6 av 6 1. Styret aksepterte at saken om internettforbindelse for gymlærerne ved Sørumsand vgs er løst ved at rektor Kjell Hermann aksepterte det mottatte tilbudet og betingelsene fra Sørum Kommune. Herunder hører en tilknytningsavgift på kr 5.000,- som Sørumsand vgs betaler mot at Sørum Kommune betaler driftsutgiftene. 2. Anbefaling for samarbeid mellom skolene og Bingsfosshallen:. a. Skolene gjennom samarbeid med styret finner frem til felles årsplanlegging. Årsplanleggingen som berører skoletiden i Bingsfosshallen må foreligge skolene senest 15. april hvert år. b. Sørumsand vgs har en eksklusiv rett i følge leiekontrakten til å se nei til arrangementer som fortrenger undervisningen fra lokalene i Bingsfosshallen. Den samme retten har ikke Bingsfoss ungdomsskole i følge sin leiekontrakt. Bingsfoss ungdomsskole vil derfor få beskjed om arrangementer som fortrenger undervisningen i gymlokalene som ren informasjon. c. Bingsfosshallen ved daglig leder innkaller til samarbeidsmøte med skolene ved lærere og eventuelt rektorer ved skoleoppstart. Daglig leder innkaller til flere møter om en av partene ønsker det. d. Skolene vurderer om de ønsker samarbeidsmøter med hverandre utover møtene med daglig leder i Bingsfosshallen.