Møteprotokoll Nissedal kontrollutval Dato: 09.09.2019 kl. 9:00 12:30 Sted: Møterommet, Teknisk eining Arkivsak: 19/00067 Til stede: Inge Magnus Evja Kirsten Jensby Magne Olav Fjellhøy Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Rådmann Sverre Sæter Miljøterapeut Runa Tveit Einingsleiar skule Roger Steinbakk Kommunalsjef Jan Arvid Setane Teknisk sjef Kristin Kyrkjerud Vaa Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen Utvalgssekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Leiar ynskja velkommen til valperiodens siste møte i kontrollutvalet. Sakene blei handsama i følgande rekkjefylgje 18-19/19, 21-22/19, 20/19, 23/19-31/19. Sakskart Side Møteinnkalling 3/19 19/00067-20 Godkjenning av innkalling 9.9.19 3 Møteprotokoll 1
3/19 19/00067-19 Godkjenning av protokoll frå møte 7.5.19 4 Saker til handsaming 18/19 19/03158-4 Orientering om kommunenes arbeid med ungdom og rus 5 19/19 19/03097-5 Orientering om implementering av GDPR 6 20/19 18/04726-12 21/19 19/09375-5 Oppfølging av eigarskapskontroll - "Eigarskap - tiltak og gjennomføring" Tilsyn frå Fylkesmannen - Samfunnstryggleik og beredskap - Nissedal kommune 7 8 22/19 17/13590-27 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" 9 23/19 18/11856-6 Oppfølging av sak - kommunens handtering av massetak 10 24/19 19/09770-1 Melding om endring i revisjonsteamet i Nissedal kommune 2019 11 25/19 19/11664-1 Overordna revisjonsstrategi 2019 - Nissedal kommune 12 26/19 19/11662-1 Revisors sjølvstende 2019 - Nissedal kommune 13 27/19 19/11670-1 28/19 19/11676-1 Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for eigarskapskontroll 2020-2023 - Nissedal kommune Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2020-2023 - Nissedal kommune 14 15 29/19 19/11668-1 Budsjett for kontrollarbeid 2020 - Nissedal kommune 16 30/19 19/00082-7 Referatsaker 9.9.19 17 31/19 19/00095-9 Eventuelt i møte 9.9.19 18 Treungen, 09.09.2019 Inge Magnus Evja Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Utvalssekretær 2
Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av innkalling 9.9.19 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 3/19 Møteinnkalling 9.9.2019 vert godkjend. Møteinnkalling 9.9.2019 vert godkjend. 3
Møteprotokoll 3/19 Godkjenning av protokoll frå møte 7.5.19 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 3/19 Protokoll frå møtet 7.5.19 vert godkjend. Protokoll frå møtet 7.5.19 vert godkjend. 4
Saker til handsaming 18/19 Orientering om kommunenes arbeid med ungdom og rus 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 18/19 Saka leggjast fram utan forslag til vedtak da orientering vil bli gjeve i møte. Rådmann Sverre Sæter, miljøterapeut Runa Tveit, einingsleiar skule Roger Steinbakk ga kontrollutvalet ei orientering korleis kommunen arbeidar for å førebygge rus blant ungdom. Leiar sette fram følgande forslag til vedtak: Saken takast til vitande. Saken takast til vitande. 5
19/19 Orientering om implementering av GDPR 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 19/19 Saka takast til vitande. Kommunalsjef Jan Arvid Setane orienterte om kor langt kommunen nå har komme med arbeidet med GDRP. Kommunen vil ta i bruk et system som heiter «Orden i eget hus» og «Kompilo». Forslag til tillegg vedtak: Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. Saka takast til vitande. Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. 6
20/19 Oppfølging av eigarskapskontroll - "Eigarskap - tiltak og gjennomføring" 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 20/19 Saka takast til vitande. Kontrollutvalet avsluttar med dette oppfølginga av eigarskapskontrollen «Eigarskap tiltak og gjennomføring» Rådmann Sverre Sæter orienterte kontrollutvalet om korleis eigarskapsrapporten har blitt følgt opp. Saka takast til vitande. Kontrollutvalet avsluttar med dette oppfølginga av eigarskapskontrollen «Eigarskap tiltak og gjennomføring» 7
21/19 Tilsyn frå Fylkesmannen - Samfunnstryggleik og beredskap - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 21/19 Saken leggjast fram utan forslag til vedtak. Teknisk sjef Kristin Kyrkjerud Vaa orientert om arbeidet med lukking av dei avvika som vart peika på i tilsynsrapporten frå Fylkesmannen. Rådmann Sverre Sæter kommentere i saka. Leiar sette fram følgande forslag til vedtak: Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. Samrøystes for leiars forslag til vedtak. Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. 8
22/19 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport "Saksutgreiing" 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 22/19 Saka leggast fram utan forslag til vedtak i påvente av attendemelding frå rådmann. Teknisk sjef Kristin Kyrkjerud Vaa og rådmann Sverre Sæter orienterte i saka. Rutinane er enda ikkje laga. Kommunen har fleire store byggeprosjekt gåande som skal vere klare i laupet av året. Ressursane på teknisk eining gjeng derfor til dagleg oppfølging av investeringsprosjekt. Leiar sette fram følgande forslag til vedtak: Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. Samrøystes for leiars forslag til vedtak. Kontrollutvalet anbefaler at saka følgast opp i byrjinga av 2020. 9
23/19 Oppfølging av sak - kommunens handtering av massetak 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 23/19 Saka takast til vitande. Kontrollutvalgsmedlem Magne Olav Fjellhøy kommenterte i saken. Saka takast til vitande. 10
24/19 Melding om endring i revisjonsteamet i Nissedal kommune 2019 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 24/19 Saka vert teken til vitande. Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen orienterte om endringa i revisjonsteamet. Saka vert teken til vitande. 11
25/19 Overordna revisjonsstrategi 2019 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 25/19 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2019 takast til vitande. Oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen la frem den overordna revisjonsstrategien for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2019, og svarte på spørsmål frå utvalsmedlemmene. Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Nissedal kommune 2019 takast til vitande. 12
26/19 Revisors sjølvstende 2019 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 26/19 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Oppdragsrevisor kommenterte eigenmeldinga. Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. 13
27/19 Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for eigarskapskontroll 2020-2023 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 27/19 Nissedal kontrollutval bestiller risiko- og vesentlegheitsanalyse av kommunen sine eigarskap i tråd med ny kommunelov 23-4 frå Telemark kommunerevisjon IKS/ Vestfold og Telemark revisjon IKS. Analysa er forventa levert i løpet av våren 2020. Det er forventa at både sittande og nytt kontrollutval blir involvert i analyseprosessen. Innspel frå sittande utval: Utvalssekretær la fram saken. Kontrollutvalet diskuterte saka. Dei hadde ikkje innspel. Nissedal kontrollutval bestiller risiko- og vesentlegheitsanalyse av kommunen sine eigarskap i tråd med ny kommunelov 23-4 frå Telemark kommunerevisjon IKS/ Vestfold og Telemark revisjon IKS. Analysa er forventa levert i løpet av våren 2020. Det er forventa at både sittande og nytt kontrollutval blir involvert i analyseprosessen. 14
28/19 Bestilling av risiko- og vesentlegheitsvurdering som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2020-2023 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 28/19 Nissedal kontrollutval bestiller risiko- og vesentlegheitsanalyse av kommunen si verksemd og verksemd i kommunen sine selskap i tråd med ny kommunelov 23-3 frå Telemark kommunerevisjon IKS/ Vestfold og Telemark revisjon IKS. Analysa er forventa levert i løpet av våren 2020. Det er forventa at både sittande og nytt kontrollutval blir involvert i analyseprosessen. Innspel frå sittande utval: Utvalssekretær la fram saka for utvalet. Kontrollutvalet diskutera saka og kom med følgande innspel til område dei ser at det kan vere hensiktsmessig å gjennomføre ei forvaltningsrevisjon i neste periode. - Vatn og avlaup. Kommunen har store investeringar og prosjekter på området. Utvalet peika og på VA samarbeid med Drangedal som potensielt risiskoområde. - Arkiv og journalføring. Kontrollutvalet har tidlegare fatta vedtak der dei oppmodar at det sjåast på Arkiv og journalføring i neste periode. Ein forvaltningsrevisjon på dette området har blitt utsett fleire gonger. Innspela settast inn i vedtak. Nissedal kontrollutval bestiller risiko- og vesentlegheitsanalyse av kommunen si verksemd og verksemd i kommunen sine selskap i tråd med ny kommunelov 23-3 frå Telemark kommunerevisjon IKS/ Vestfold og Telemark revisjon IKS. Analysa er forventa levert i løpet av våren 2020. Det er forventa at både sittande og nytt kontrollutval blir involvert i analyseprosessen. Innspel frå sittande utval: Teknisk eining, Vatn og avlaup investeringar Arkiv og journalføring 15
29/19 Budsjett for kontrollarbeid 2020 - Nissedal kommune 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 29/19 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2020 for kontrollarbeid i Nissedal kommune med ei ramme på kr 658 500,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Utvalssekretær la fram budsjettet. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2020 for kontrollarbeid i Nissedal kommune med ei ramme på kr 658 500,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet 16
30/19 Referatsaker 9.9.19 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 30/19 Referatsakene takast til vitande. Det blei orientert om følgjande under referatsaker: - Opplæring for nytt kontrollutval, Bø hotell 20.11 - Oppsett møte 11.11 flyttast eller avlysast Referatsakene takast til vitande 17
31/19 Eventuelt i møte 9.9.19 1 Nissedal kontrollutval 09.09.2019 31/19 Møtehandsamin Kontrollutvalet drøfta under eventuelt i møtet 6.11.17 samansetninga i kontrollutvalet. Det har er feil kjønnsballanse i utvalet og har og vore det andre periodar. Utvalssekretær opplyste om at det har blitt sendt ut skriv frå sekretariatet og frå Forum for kontroll og tilsyn til alle eigar-/medlemskommunane. Desse skriva gir informasjon om kven som er valbare til å sitje i kontrollutvalet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber kommunestyret ta desse breva til etterretning ved val av nytt kontrollutval. Brevene «Valg av kontrollutvalg og folkevalgtopplæring etter kommune- og fylkestingsvalget 2019» og «Brev til kommuner og fylkeskommuner ifm val av kontrollutvalg 2019» leggjast ved når saka sendast kommunestyret. Kontrollutvalget ber kommunestyret ta desse breva til etterretning ved val av nytt kontrollutval. 18