DIS Sør-Trøndelag Lokalavdeling av DIS-Norge Databehandling i slektsforskning epost@st.disnorge.no http://st.disnorge.no/ Til medlemmene i DIS-Sør-Trøndelag INNKALLING TIL ÅRSMØTE I DIS-SØR-TRØNDELAG Torsdag 7. mars 2013 kl. 18:30 Arkivsentret Dora Dagsorden 1. Åpning. 2. Godkjenning av fullmakter. 3. Valg av møteleder og referent, samt to til å undertegne protokoll. 4. Styrets beretning om siste års virksomhet. 5. Regnskap for siste års virksomhet med revisors beretning. 6. Innkomne forslag. 7. Budsjettforslag for inneværende år 2013. 8. Valg. - Leder - Styremedlemmer og varamedlemmer - Revisor - Valgkomité ( 3 stk) 9. Årsmøtet avsluttes Etter årsmøtet er det medlemsmøte med tema: Hva kan postkort fortelle? Slektshistorie med utgangspunkt i NTNU Universitetsbibliotekets postkortsamling v/inger Johanne Røkke Mvh Styret Side 1
Styrets beretning for driftsåret 2012 Beretningen omfatter perioden 1. januar til 31. desember 2012 Styrets sammensetning Styret har etter årsmøtet 1. mars 2012, bestått av følgende tillitsvalgte: Leder Per-Solve Tretli, Trondheim Nestleder Olav Langseth, Selbu Kasserer Sidsel Hay Wold, Trondheim Sekretær Ketil Figenschou, Trondheim Styremedlem Sølvi Løchen, Trondheim Varamedlem Målfrid Trøan, Trondheim Varamedlem Skule Kristiansen, Trondheim Andre verv og oppgaver våre medlemmer har i DIS-Sør-Trøndelag: Finn Karlsen Webmaster Arve Dispen DIStreff-bidragskjører Finn Guttvik Kilderegistreringskoordinator, Gravregkoordinator, BK-fadder Bjørn Flor TMG-fadder Paul Haakonsen Embla-fadder Bjørn Ranum Legacy-kontaktperson Eirik Strøm Reunion-kontaktperson Kjell Nervik Husfar Snikkarboden Finn Guttvik Valgkomite Hans Chr Haugen Valgkomite Anders Gjervan Valgkomite Anders Gjervan Revisor Medlemmer Ved utgangen av 2011 var det registrert 717 betalende medlemmer i DIS-Sør-Trøndelag. Pr. 31.12 2012 er det registrert 733 medlemmer. Det er registert 79 nye medlemmer siste år. DIS-Sør-Trøndelag er fortsatt det nest største lokallaget i DIS-Norge. Økonomi Regnskapet for 2012 viser et driftsunderskudd på kr. 28.127,23 mot et budsjettert underskudd på kr 15.000,-. Finanspostene renter minus bankgebyrer gir et pluss på kr 4.384,24, slik at våre likvide midler i bank (dr.konto) og kapitalinnskudd via DIS-Norge reduseres med kr 23.743 til kr163.388,13. Økonomien må fortsatt sies og være god med en bra styring av denne. Omleggingen av kontingentinnkrevingen fra 4 til 1 hovedtermin forklarer så å si hele underskuddet i 2012. I overgangsåret 2012 har vi kun fått inn kontingentandelen for de av våre medlemmer som har betalt i 2012. Andelen vi har fått avhenger når de har betalt i året, henholdsvis kr 100/kr 75/kr 50/kr 25 for 1. kv./2. kv./ 3. kv. / 4. kv.. Side 2
Alle våre medlemmer som har betalt kontingent i 2012 har nå fått kontingentkrav på kr 410,- for 2013 med forfall i månedsskiftet januar/februar. Distriktslagets andel i 2013 blir 102,50 og med over 700 medlemmer vil vi få godskrevet vel 70.000 kroner i løpet av 1. kvartal 2013. Salget av CD, bøker og anetavler innbrakte kr. 62863,50. Vi kan ikke forvente at inntektene fremover vil bli like stor, da alle som har kjøpt Trondheimsbasen 2012 ble lovet gratis oppdatering. Grasrotandelen var også en god inntektskilde i 2012. Vi takker våre 41 medlemmer som valgte å støtte DIS-Sør-Trøndelag med sine andeler på totalt kr 14.358,-. Styremøter Styret har i perioden hatt 10 møter og 65 saker er behandlet. Samarbeidsavtale DIS-Sør-Trøndelag og Arkivsenteret. DIS-Sør-Trøndelag har i en rekke år samarbeidet nært med Arkivsenteret på Dora gjennom registering av kilder og andre aktiviteter. Sommeren 2012 ble det inngått en avtale hvor DIS-ST og Arkivsenteret samarbeider om prosjektet; Slipp eldrebølgen inn! Prosjektet har eldre som målgruppe og har resultert i en arrangementskalender hvor vi i en egen brosjyre presenterer felles aktiviter. Prosjektet videreføres i 2013. Per-Solve Tretli, Finn Guttvik og Ketil Figenschou er DIS-Sør-Trøndelags deltagere i prosjektgruppen. Medlemsmøter: I gjennomsnitt er det ca 80 deltagere på de åpne møtene første torsdag i måneden.. Sammen med Arkivsenteret på Dora tilbyr vi nå hjelp og veiledning i tre timer før medlemsmøtene, mens Arkivetsenteret tilbyr omvisning i magasinene. Det er avholdt 9 medlemsmøter og 4 temakvelder 5.jan Digitalarkivet Ny plattform og nytt søkesystem v/finn Karlsen Statsarkivet i Trondheim 2.feb Trønderske sjøfolk under Napoleonskrigene v/svein Bertil Sæther Kystmuseet på Hitra 1.mars Norges Dokumetarv og Røros kobberverks arkiv v/tor Anders Martinsen Statsarkivet i Trondheim 12.apr Nordmændene i Amerika v/elin Jacobsen Statsarkivet i Trondheim 3. jun Gentest og DNA-analyse v/anne Marit Berge 6. sep Tatere og reisende v/thor Gotaas 4. okt Bruk av bilder og personopplysninger i sosiale medier v/monica Johansen Høgskolen i Oslo 1.nov Lokalhistoriewiki.no nyttig oppslagsverk på nettet v/marianne Wiig rådgiver Norsk lokalhistorisk Instritutt 6. des Juletradisjoner på Røros v/tor Anders Martinsen Statsarkivet i Trondheim Side 3
Finn Din Slekt Er et tilbud om egne kvelder hvor vi hjelper interesserte i å lete etter slekt. Vi viser hvordan vi bruker data som hjelpemiddel og søker etter kilder på nett. 10-15 medlemmer hjelper til på disse kveldene. I tillegg er også 2-3 ansatte ved Arkivsenteret med. På våre tre første arrangementene i høsten 2012 har vi hatt ca. 30 besøkende, noe som gjør at vi må styrke bemanningen på disse kveldene. Kurs I samarbeid med Arkivsenteret er det arrangert kurs i Gotisk skrift. Temamøter Tema på Gunnerusbiblioteket; 16.febr: Innvandrete slektsnavn i slektsgranskingen. Søkemuligheter i bibliotekets kilder. 25.sept.: Søketeknikker på internett (bibliotekdatabaser). Bryllupsvers fra 1700-tallet i slektshistorisk sammenheng. 6.nov.: Et utvalg slekts- og lokalhistorisk litteratur for slektsforskere 2012 med søkekurs i BIBSYS. Tema på Arkivsenteret: 15.mars: Trondheim byarkivs billedbase på Flickr 19.april: Gravminnefotografering. Sommertur Sommerturen i 2012 gikk til Hitra og Kystmuseet på Fillan, og fiskeværet Titran på Frøya. Direktør Svein-Bertil Sæther ved Kystmuseet tok vel imot oss med foredrag og omvisning i museets utstillinger. 50 medlemmer m/følge deltok. Slektsforskerdagen 2012 Slektsforskerdagen som er årets store begivenhet, ble arrangert lørdag 27. oktober i samarbeid med Trondheim folkebibliotek. Tema i år var Brev og Postkort. Dagen startet med foredraget; Hvordan starte med slektsforskning v/idar Loe. Deretter presenterte Finn Karlsen Trondheimsbasen 2013, som etter oppgradering nå inneholder 1.1 millioner poster og over 200 kilder. Inger Johanne Røkke avsluttet med fordraget; Hva kan postkort fortelle? Styret takker lokallag, medlemmer og samarbeidspartnere som stilte opp og laget et vellykket arrangement. Andre arrangement Landsmøte i Trondheim 28.-29.mai Styret i DIS-ST deltok Lederkonferanse i Oslo 5.- 6. nov Per-Solve Tretli deltok Åpen dag på Arkivsentert 21. jan Lokalgrupper DIS-ST og DIS-Nord-Ttrøndelag deltok Svenske Slektsforskerdager 24.-26.aug DIS-ST deltok med egen stand i Gâvle Malvik bibliotek 18.april Arrangert i samarbeid Malvik historielag Saupstad Bibliotek 12. nov Arrangert i samarbeid Saupstad og Flatåsen frivillighetssentral Moholt bibliotek 01.des Arrangert i samarbeid med Strinda Historielag Selbumartnan 29.-1. juli DIS-Nea deltok Rennebumartnan 17.-19.aug DIS-Trollheimen deltok Side 4
Lokalgrupper DIS-ST-Trollheimen Møter/Lokalt treff: Årets lokale treff ble avholdt på tradisjonelt vis med 5 møter på Berkåk skole og 4 møter på Grefstad skole i Meldal. Nå er også denne skolen nedlagt, slik at vi d.d. ikke vet hvordan det blir med møtelokale i Meldal i 2013. Sesongavslutningen i juni ble lagt til Gorset, hvor vi opplevde det beste været på flere år. Rundt 20 stk hadde det trivelig på Gorset! Året ble avsluttet med den tradisjonelle juletallerkenen i Mjuklia. Her deltok 23 personer. Det har også i 2012 vært tradisjonelle tema på møtene, vi kan nevne: Det har vært satset spesielt på gotisk skrift, der en halvtime med leseprøver er blitt fast innslag på møtene. Vi har også vært innom mange av de tradisjonelle tema som, bildebehandling, skanning, GPS, hjelp til selvhjelp m.m. Oppmøtet er stabilt.vi har merket oss at 6,34 promille av befolkningen i Rennebu er DIS-medlemmer, og at kommunen dermed ligger på 2. plass i landet! Kirkebokregistreringen: Det ser ut som om luften har gått ut av ballongen på dette området, Det er kanskje ikke så rart, da mange foretrekker å lete selv i de skannede kirkebøkene. Vi har imidlertid liggenede en del filer fra 1682-boka (Meldal p.g.). Disse må gjennomgås og kanskje konverters til Augustus 2. Emigrantprosjektet: Her har det vært jobbet godt hele året, men fortsatt gjenstår en del arbeid. Vi ser enden i det fjerne og håper at vi klarer å få den ferdig i 2013. Registrering av husmannsplasser: Registereingen av husmannsplassene har pågått også i 2012 og vil fortsette også i inneværende år. Rennebumartnan: Årets største satsning med over 20 Trollheimere engasjert over 3 dager. Kurs: Høsten 2012 ble det arrangert kurs for nybegynnere med 11 deltakere. Kurset gikk over 6 kvelder = 18 timer. Tilsammen 5 "Trollheimere" stilte opp som lærere, hvorav 3 fast alle kveldene. Framtida: Nå har vel DIS-Trollheimen aldri tråkket ned dørstokkene på medlemsmøtene, men så lenge disse var på Rostenhallen hendte det da at man stakk innom. Nå, når møtene er flyttet til andre sida av byen, så blir det vel mer sjelden. Vi er derfor spente på hva som kommer ut av dette med Organisering av DIS-ST. Hvis ønket om å bidra til aktivitet i de lokale gruppene, betyr at DIS-ST vil legge til rette for at vi kan få f. eks. foredrag som er blitt holdt på medlemsmøtene, eller at en utsendt medarbeider kan ta for seg et tema i ny og ne på våre møter, så setter vi stor pris på det. I lokalgrupper som vår er det ikke til å unngå at det ofte blir de samme personene som går igjen når noe skal planlegges og utføres. Derfor ser vi fram til et samarbeid på dette området. Magne Granhaug som er leder for lokalgruppen. Side 5
DIS-ST-Røros Styremøter: 8 styremøter har behandlet: Økonomi. Møtestruktur. Utsending av møtereferat. Messe i Verket. Gravminneregistrering. Kurs i gotisk skrift. Slektstreff med svenskene. Kontakt med Røros Vg. skole. Databasen etter Hans I. Galaaen. Slektforskerdagen. Flytting av medlemsmøtene. Folkebibliotek. Planer for 2013. Abonnement på Arkiv Digital i Sverige. Årsmøte. Medlemsmøter: Det er avholdt 5 møter i Kurantgården. 3 møter på Røros Folkebibliotek. Ola Arvid Feragen hadde et kort referat fra kurs som hadde avholdt i Funäsdalen 14.04. Slektsforskergruppe i Funäsdalen ville ha litt mere informasjon om hvordan de skulle søke etter kilder i Norge. Det var 12-13 personer til stede. Svenskene ønsker å opprettholde kontakt med oss. Slekt på begge sider av grensen. Det har vært jobbet med å få til kurs i gotisk skrift. Kan bli i samarbeid med slektsforskermiljøet i Nord-Østerdalen. Ola Arvid Feragen deltok på årsmøte i Härjedalen Slektforsker-forening, som var i Hedeviken. Her var det en orientering fra riksarkivene i Østersund. Gravminneregisteringa for Røros er påbegynt. Det var dugnad på dette, som startet i juni. Blir fullført til våren 2013. Gruppa deltok på messe i Verket den 2/6. Bra med folk i hallen og mange potensielle medlemmer. I løpet av høsten har flere slektsprogram blitt presentert. Jostein Løkken og Ola Arvid Feragen gjennomgikk programmet EMBLA. Jan Willy Trønnes har gjennomgått BROTHER'S KEEPER. Ola Arvid Feragen viste to andreprogram GRAMPS og LEGASY. Steinar Bekken har presentert TMG og Bård Døhl ett program som heter PAF. Slektsforskerdagen 2012 ble avholdt på folkebiblioteket. Det var ca. 10 personer tilstede. Rolf Engan hadde ett intresant foredrag om noen amerikabrev fra Ålen. I tillegg orienterte Inge litt om DIS-gruppa på Røros. Inger Anne fra biblioteket fortalte hva som de hadde om temaet. Ola Arvid Feragen fortalte om hva som er på Rørosmuseet, samt om noen brev og dokumenter. Planer for 2013 er presentert. Det er ikke sikkert vi trenger å ha noe bestemt tema på enkelte møter, men heller hjelpe hverandre med problemer vi står fast i. Eller jobbe med felles slekt. Utvandring er også ett tema å jobbe med. Noen nye medlemmer har også kommet til på møtene våre, og det er bra. Det er opp til ca. 10 personer på hvert møte. Det blir oppstart av kurs i gotisk skrift i løpet av mars/april. Forespørsel fra DIS Sør-Trøndelag om hva vi kan tenke oss, de skal hjelpe oss med. Lolalgruppen har ca. 25 medlemmer Styret: Inge Hånes, leder, Jostein Løkken, nestleder, Guri Heggem, kasserer, Ola Arvid Feragen, sekretær, Anne E. E. Lunde, styremedlem, Steinar Bekken, varamedlem Side 6
DIS-ST-Nea Lokalgruppa har avholdt 9 medlemsmøter, deltatt med egen stand på Selbumarta og markert Slektsforskerdagen. Lokallaget har hatt forskjellige temaer på sine møter, billedbehandling, utvandringsbasen, Brother`s Keeper, søking i databaser etc. Alle arrangementene har vært godt besøkt og medlemstallet har økt i løpet av året. Lokallagets gode samarbeid med Granby gård har fortsatt gjennom hele året. Lokallaget har også deltatt i et samarbeid med Selbu kommune angående digitalisering av bygdabøkene for Selbu. Arbeidet er kommet godt i gang og vi venter med spenning på resultatet. Finn Karlsen og Finn Gutvik har vært ressurspersoner i dette arbeidet. Olav Langseth er leder for lokalgruppen DIS-Austråt, DIS-Sørfosen, DIS-Gauldal og DIS-Orkdal har ikke levert årsrapport. Som vi ser er det fire lokalgrupper som ikke har sendt inn årsrapport. I disse gruppene har det siste år ikke vært aktivitet. Selv om styret har hatt som ambisjon og øke aktiviteten i lokalgruppene har dette ikke lykkes. Som vi ser har både DIS-Røros, DIS-Nea og DIS-Trollheimen hatt et aktivt år, men også disse lokalgruppene ønsker at samarbeidet med DIS-Sør-Trøndelag blir bedre. Brukergrupper for slektsprogram Reunion og Legacy Brukergrupper for disse 2 slektsprogrammene ble startet i oktober, og har møte 1 gang i måneden. Eirik Strøm er kontaktperson for Reunion og Bjørn Ranum for Legacy TMG-gruppen Det har vært få møter i TMG- gruppa i 2012. De fleste brukerne kjenner den delen av programvaren de bruker, og prioriterer dermed heller å bruke tida til søk etter slekt. I stedet for faste møtedager, blir mest sansynlig også møtene i TMG-gruppa i 2013 satt opp når nyheter skjer eller når noen ber om hjelp. Kontaktperson for TMG-gruppa er Bjørn Flor. BK-gruppen Det har vært et aktivt år med BK. Vi har hatt 4 brukergruppemøter. Interessen fra brukerne har vært stor med opptil 15 deltakere på møtene. Siste år er det gjort mange tilføyelser i programmet, og dette har vært tema på alle brukermøter. Side 7
Gjennomførte 2 kurs, februar og mars, med til sammen 18 deltakere. Vi presenterte også programmet under slekstforskerdagen. Interessen er stor med et jevnt tilsig av nye brukere. Også i 2012 har vi gitt mye brukerhjelp både via telefon og mail, men også ved hjemmebesøk. Fadderne har også deltatt på møter i lokalgrupper og utenfor laget med informasjon om Brothers Keeper, men også om slektsforskning generelt. Idar K. Loe og Finn Guttvik er faddere for Brothers Keeper, og ansvarlig for brukergruppemøter. Embla-gruppen Det har blitt avviklet Nybegynnerkurs i Embla, Navnebruk med henvisning til Lov om personnavn (navneloven), Enkel bildebehandling og Kort innføring i metadata med demonstrasjoner. I tillegg forsøker vi å løse felles problemer i forbindelse med innmating av data i slekts program og rapport utskrift. Det har gjennom året blitt avviklet 9 møter på Snikkarboden og 6 møter på Dora. Pr. i dag er vi 80 medlemmer med interesse for Embla systemet. EMBLA- gruppen ledes av Richard Bjørklund, Roar Aspen og Paul Haakonsen Kilderegistrering. Finn Guttvik har i 2012 vært kilderegistreringskoordinator med ansvar for både kirkebokregistrering, gravminner og andre registreringer som skjer i lagets regi. Samarbeidet med arkivsenteret har i 2012 vært godt, og vi har fått tilgang til flere kilder som er ferdig eller under registrering. I likhet med forrige år har aktiviteten vært stor, og med stort engasjement fra medlemmer. Ca 40 medlemmer har vært engasjert i arbeidet med alt fra fotografering, klargjøring, fordeling av materiell, registrering og korrekturlesing. Kirkebøker. Det er fortsatt registrering av kirkebøker, og noe av dette gjelder andre fylker bl.a. har Jostein Mediaa ferdig med Namdal og Grane i Nordland. Det er også gjort registreringer i Brønnøy og Selbu ved hjelp av våre medlemmer. Det er også startet opp registrering av kirkebøker i Bjørnør. Vi har også fått noen flere registratorer, men vi arbeider fortsatt med rekrutteringen. Kirkegårdsprotokoller Arbeidet skjer i samarbeid med Trondheim byarkiv, og fremdriften er god. Fortsatt gjenstår noe. Dette arbeidet håper vi skal avsluttes i 2013. Flytte/politiprotokoller I 2010 ble skanning av flytteprotokoller og fremmedprotokoller for områder i regionen gjennomført. Dette arbeidet ble avsluttet i 2012. Side 8
Gravminner Vi har siste år fått avtaler med nye kommuner om tilgang til kirkegårdsdata, og det mangler nå bare tre kommuner. Kirkevergene der er positiv til utlegging av dataene, men de ønsker å kvalitetssikre data før de legges ut. Når det gjelder fotograferingen, så har det siste år vært gjort mye godt arbeid. De store kirkegårdene i Trondheim er ferdig, men fortsatt er noe under arbeid. Også i andre kommuner gjenstår fortsatt fotografering. Mangler fotografer for kirkegårder i Rissa og enkelte andre. Trondheimsbasen 2013 En arbeidsgruppe bestående av Finn Karlsen, Ketil Figenschou og Finn Guttvik har hatt ansvaret for gjennomføring av arbeidet med Trondheimsbasen. Arbeidet med basen fortsatte bl.a. ble den supplert med flere kilder og skannet materiell. Digitalarkivets omlegging har ført til mye merarbeid, og behov for egne løsninger. Flere medlemmer ble engasjert i dugnader for å tilpasse datamateriellet bl.a. var vi 13 medlemmer som brukte en lørdag formiddag til normalisering av navn. Databasen er bearbeidet av Finn Karlsen, og 2013 utgaven innehold ca 1.1. mill hendelser fra over 250 kilder. Finn Karlsen har gjort endringer i databasen både utseende og ikke minst forbedret søking med mer. Uten hans kompetanse har det ikke vært mulig å gjennomføre dette. På Slektsforskerdagen 2012 ble Trondheimsbasen 2013 presentert. Folketelling 1875 I forbindelse med Trondheimsbasen startet vi med registrering av folketelling for 1875, og den er videreført. Vi er ferdig med kommunene på Fosen, og regner med å gå videre med de øvrige som mangler. Takk til alle som har deltatt i arbeidet med registrering av de ulike kilder. Det er fortsatt plass til medlemmer som vil registrere eller korrekturlese. DIStreff Det er i 2012, mottatt og behandlet 36 DIStreff bidrag. Dette er 6 ferre enn i 2011. Av de instendte bidrag er det bare 8 KMQ-bidrag, der bidrags-innsender selv har kjørt GEDtreff for å analysere og trekke ut data. Også i år er GEDtreff programmet forbedret, og er et svært nyttig verktøy til å ferbedre kavaliteten av dine data. Du finner detaljert bruksanvisning for GEDtreff på DIS-Norge sine websider: http://www.disnorge.no/distreff/gedtreffbruk/html/index.html Bare 1 av bidragene er fra Nord-Trøndelag. Arve Dispen er bidragskjører Side 9
Snikkarboden Snikkarboden er DIS-Sør-Trøndelags møtested utenom medlemsmøtene. Aktiviteten de senere år er bedtydelig redusert samtidig som utgiftene øker. Styret ble på årsmøtet i 2012 bedt om se om det var mulig å balansere inntekter og utgifter. Saken har vært gjennom en grundig vurdering i styret. Husfar er Kjell Nervik. Avslutning Aktiviteten i DIS-Sør-Trøndelag har vært meget god i 2012. Styret vil takke alle som på hver sin måte har bidratt til det vi har oppnådd i 2012 til beste for foreningen og vår fine hobby. Trondheim 31. desember 2012 Styret i DIS-Sør-Trøndelag: Per-Solve Tretli (sign.) Olav Langseth (sign.) Sidsel Hay Wold (sign.) Sølvi Løchen (sign.) Ketil Figenschou (sign.) Målfrid Trøan (sign.) Skule Kristiansen (sign.) Side 10