System for ledelse og styring, slik det jobbes med i Asker kommune Ernst Ole Solem, Asker kommune Kvalitetssjef og beredskapsleder NFKR frokostmøte Oslo Implementering av ny standard 9001:2015 2. mars 2017
Asker mulighetenes kommune Asker er en del av en voksende hovedstadsregion Politisk styrt (H) 60.000 innbyggere - Norges 11. største kommune 4000 ansatte Driftsbudsjett 4,1 mrd. kr.
Norges 11. største 100 km2-1/3 landbruksareal - 1/3 skog og friareal - 1/3 bebygget areal 17 % Innvandrere 50 % av befolkningsøkningen Asker i tall 60 000 innbyggere 2,4 % arbeidsledige 26 200 arbeidsplasser 80 % Familieboligersmåhus 4,1 mrd. i driftsutgifter 6 mil strandlinje 47 kommunestyrerepresentanter 61 idrettslag 24 300 medlemmer 46,3 % med høyere utdanning 2,1 % Befolknings vekst 381 frivillige foreninger
Kommunesammenslåing > Nye Asker kommune - 3 års prosess 91.000 innbyggere 6.000 ansatte 6. (7.) største kommune 6 mrd. til drift Del av stor-oslo - halvøya mellom Drammensfjorden og Oslofjorden Ny kommune med Hurum, Røyken og Asker Kommunen skal hete Asker med rådhus i Asker sentrum Fra gammelt av strakk Asker-soknet seg fra Tofte til Lysaker Like/ulike IKT-systemer 106+106+106 5 mil fra Sanner til digitaliseringsprosjekter i 2016 + 5 nye i 2017 70 mil i reformstøtte for sammenslåingen
Et bilde på nye muligheter
Sertifisering
Asker kommune er ISO-sertifisert Asker kommune er ISO-sertifisert på standarden ISO-9001:2015 Kvalitetsledelse. Systemet ivaretar ledelse og styring i Asker kommune og omfatter også: o ISO 14001 Ytre miljø o ISO 27001 Informasjonssikkerhet o ISO 26000 Etikk og samfunnsansvar
Felles, enhetlig og gjennomgående Lik struktur og oppbygging for hele organisasjonen Ledelsesprosesser vi blir styrt Vi forbedrer oss Brukerdialog - vi avklarer Kjerneprosesser vi produserer Resultatoppfølging - vi rapporterer Støtteprosesser vi får hjelp Vi forbedrer oss
Ledelse- og styringssystemet skal hjelpe oss RÅDMANNENS INTERNKONTROLL PROSESSER OG SYSTEMER Felles ledelsessystem Ledelsens gjennomgang Asker Dialogen Kvalitetsstyring ISO - standarder Interne revisjoner ISO-sertifisering Eksterne revisjoner
Kontinuerlig forbedring ligger til grunn for all ledelsesmessig aktivitet God balanse mellom daglig drift og utvikling
Helhetlig styring fra idé til gevinst Praksis?! Behov for noe NYTT Utviklet noe NYTTIG Ny Ny løsning er NYTTIGGJORT
Vi må gjøre det hele operativt > Det hjelper ikke bare å prate om gode modeller og systemer Vi må ha hovedfokus på å utføre kjerneoppgavene til beste for våre innbyggere, hvor god styring og kontroll på risiko og sårbarhet er en del av kvalitetssikringen Styring og kontroll må ikke overdrives slik at alle gode hensikter stjeler ressurser fra tjenesteproduksjonen Vi må være åpne for innovasjon som fremmer utvikling i tjenesteproduksjonen til beste for brukerne
Resertifisering/ny versjon
Grad av styring - 4 av 5 på Fokusområde 1 Implementering av ISO 9001:2015 Gjelder hele Asker kommune fra «topp til tå» Hele organisasjonen med plan og styringssystem/felles ledelsessystem er sertifisert iht. ISO-9001:2015 nytt sertifikat er utstedt - gjelder i 3 år
Grad av styring - 4 av 5 på Fokusområde 2 Hvordan sikrer kommunen innovasjon og tjenesteutvikling gjennom fokus på brukermedvirkning, involvering av relevante interessenter, gjennomføring og evaluering av sine aktiviteter? Kriterier for vurdering: > Handlingsprogrammet 2016-2019 (medborgerskap & samskaping, forebygging og tidlig innsats, helhet og samhandling, kvalitet og kompetanse). > Virksomhetsplan speiler HP og viser status, resultat og forbedringsområder. Tema per tjenesteområde: > Oppvekst: dekorasjon & dokumentasjon, vurdering for læring, ungdom i utvikling, tidlig innsats, helhet og samhandling. > Helse: kvalitetssløyfer, læringsnettverk, kompetanse og forbedringsprosjekter. > Natur & Idrett: Samskaping og mangfold. > Teknikk & miljø: Forretningsmessig drift. > Eiendom: Effektive bygg tilpasset behov. > Ledelse: Systemutvikling og innovasjon.
Funn hvor tiltak er akseptert (5 enkeltavvik): 1. Systematikk for å forstå interesseparters behov og forventning Prosjekt nytt felles ledelsessystem 2. Tiltak for å ta hensyn til risiko og muligheter Implementeres i nytt felles ledelsessystem 3. Kvalitetsmål og planlegging for måloppnåelse Følges opp som en del av nytt felles ledelsessystem 4. Spesialpedagogisk tilbud og tidlig innsats BFE og frister Tiltak er satt inn for å lukke åpne vedtak - følges opp ved senere revisjoner 5. Infeksjonskontroll Gullhella Bo- og aktivitetssenter Smittevernkontakt oppnevnes i desember og innarbeides i opplæringsplan for nyansatte (februar) > Funn som er lukket: > 4 enkeltavvik, 15 observasjoner, 3 forbedringsmuligheter
Prosjektet har tre hovedleveranser: 1. Vurdere omfang og forenkling av kvalitets- /ledelsessystemet 2. Anskaffe ny programvare for kvalitets- /ledelsessystemet 3. Innføre / implementere nytt kvalitets- /ledelsessystemet
Nytt systemverktøy Målesystem Prosedyresystem «Gjøre»-system Prosedyresystem > Systemet skal være nyttig for folk der de er Intuitivt grensesnitt God søkefunksjon Mobilklient Målesystem Forbedre Følge opp Planlegge Utføre «Gjøre»-system > Systemet er anskaffet og teknisk implementert jobben er startet med strukturering, oppsett og innhold få det hele godt implementert i organisasjonen involvering starte med pilot for hele tjenesteområdet Helse og omsorg ha med en virksomhet fra hvert av de andre tjenesteområdene ha med stab/støtte for å ivareta fellesprosessene og i tillegg ha med de som er veldig «tent» og melder seg på > Raskt i gang med noen Quick Wins Digitale virksomhetsplaner Digital oppfølging av informasjonssikkerhet
Visjon og verdier
Mulighetenes kommune
Åpenhet Menneskesinnet er som en fallskjerm Det fungerer best når det er åpent.. Cole s rules
Troverdighet TILLIT KONTROLL
Gjensidig respekt
Dialog gir resultat
AskerDialogen digitalt inn i styringen Sammen med våre innbyggere forbedrer vi oss kontinuerlig gjennom AskerDialogen
Direkte inn i drift- og styringssystemet
All oppfølging gjennom AskerDialogen Lett tilgjengelig på kommunens nettsider Enkelt skjema Ivaretar kontinuerlige forbedringer Melde fra om avvik, forbedringsforslag og positive tiltak Funn fra tilsyn og revisjoner Statistikk
Balansert målstyring > Indikatorer som kan følges opp
Forbrukerådets kommunekåring Tester kvalitet på informasjon og service Henvendelser via telefon Henvendelser via e-post Gjenfinning av informasjon på nettsidene Til sammen 281 tester i 2005-2016 Forskjellige tester fra år til år
Systematisk kvalitetsarbeid over tid > Proaktivitet ved god informasjon i tide Nett-tjenester, AskerPosten, Interninformasjon > Besvare alle innbyggerhenvendelser i tide Oppmøte, telefon, e-post, AskerDialogen, Chat, Facebook, twitter > Oppfølging og internkontroll Kontinuerlige automatiserte rutinekontroller Innbyggerundersøkelser Forbrukerrådet tester > Internrevisjon og eksternrevisjon - ISO 9001, 14001 og 27001
Men vi har utfordringer
Hendelser læring og forbedring «Sikre at vi lærer av feil og reduserer risiko for alvorlige feil»
Kvalitet i praksis! Møtet mellom innbyggere og ansatte hva er vesentlig? rett forvaltning og tjenestekvalitet Verifisering Vesentlig for bruker - innbygger - allmenheten - politikere - ansatte - arbeidsgiver..
Asker har ikke opplevd slike overskrifter men ingen er immune
Løses med tillit, læring og kultur og kontroll
Å finne verdier på tvers Tverrgående behov Tverrgående løsninger Deling og læring av både feil og framgang
Skal være en integrert del i systemet
Arbeidsgiverpolitisk plattform Satsningsområder: 1. Etikk og samfunnsansvar 2. Medarbeiderskap og ledelse 3. Partssamarbeid 4. Arbeidsmiljø og nærværsarbeid HMS 5. Rekruttering 6. Kompetanseutvikling 7. Mangfold og inkludering 8. Lønnspolitikk
Kontrollene fanges opp i systemet TILSYN - Staten kontrollerer kommunene EGENKONTROLL Kommunestyret kontrollerer rådmannen gjennom kontrollutvalget, primært ved bruk av revisjonsfirma/kommunerevisjonen INTERNKONTROLL Rådmannen kontrollerer virksomhetene gjennom styringssystemet hvor metode/rammeverk som COSO, ISO, BMS mm er implementert. Som del av dette brukes ROS-analyse som verktøy
Vi må prøve å vite, og å bevisstgjøre
Integritetsprofil Asker kommune 2007 2013
Nye tiltak Inn i virksomhetsplaner ROS-analyser, felles forståelse o Etikk/samfunnsansvar o Hederlig virksomhet o Forbrukerspørsmål o Arbeidsforhold Etiske retningslinjer o Både folkevalgte og ansatte i Asker kommune Antikorrupsjon o Handlingsplan o Innmeldt i Transparency International Norge (TI) o Med i korrupsjonsforebyggende nettverk KS og TI Arbeidsgiverpolitisk plattform
Handlingsplan mot korrupsjon Første kommune med handlingsplan mot korrupsjon Forebygging Levende arbeidsverktøy/verktøykasse Lett tilgjengelig på kommunens nettside
Etiske retningslinjer
Varsling i kommunen
Varslingskanal Ekstern varslingskanal Innbyggere og andre samfunnsaktører Tilgjengelig på nettsidene Intern varslingskanal For ansatte Tilgjengelig på intranettet
ISO hjelper oss med samfunnsansvaret Det handler om å håndtere våre mest kritiske risikoer. Bygger på FNs 10 prinsipper, jf. Global Compact. Menneskerettigheter Arbeidsforhold Klimaendringer Bruk av naturressurser Biologisk mangfold produktsikkerhet Ansattes rettigheter Leverandørkjede Kunder/rettigheter Etisk handel Informasjon Forretningsmoral Avfallshåndtering Habilitet Likebehandling Korrupsjonsbekjempelse Samfunnssikkerhet Eierstyring Anskaffelser
Oppsummering
Slik ville vi ikke ha det
Samme mål og struktur
Applaus blir vi enda bedre neste gang?
Helhetlig ISO-sertifisering Asker kommune er ISO-sertifisert gjennom standarden for kvalitet, ledelse og styring (ISO-9001:2015). Kommunen har også implementert samfunnsansvar (26000), miljøstyring (14001) og informasjonssikkerhet (27001). I den sammenheng er det etablert et gjennomgående kvalitetsstyringssystem i organisasjonen - Felles ledelsessystem. Dette innbefatter prosesser og arbeidsbeskrivelser og et avviks- og forbedringssystem AskerDialogen, som ivaretar kontinuerlige forbedringer. Avvik, forbedringsforslag og positive tiltak meldes inn både fra innbyggere og ansatte. I tillegg legges funn fra tilsyn og revisjoner inn i systemet for oppfølging. Systemet avgir statistikk som brukes til å identifisere tiltak som hindrer gjentakelse og som viser forbedringer, samt gir grunnlag for årsaksanalyse og trendanalyser. Følges opp gjennom "Ledelsens gjennomgang" både på virksomhetsnivå og på kommunenivå. I tillegg sjekkes forbedringsprosessene opp gjennom de årlige interne og eksterne revisjonene.
Takk for meg ernst.ole.solem@asker.kommune.no 908 50 701 Vi må finne den gode balansen mellom tillit og kontroll som bidrar til å utvikle samfunnet vårt i riktig retning