Nærøy kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: 16.02.2018 Tidspunkt: 10:00 Scandic Rock City, Namsos Søknad om permisjon med gyldig begrunnelse må rettes til ordfører Steinar Aspli på telefon 74 38 27 11 eller mobil 957 70 548, som eventuelt innvilger permisjon og sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Program: 15.02.18 og 16.02.18 Felles kommunestyremøte se egen innkalling/program 16.02.18 kl. 10.00 Kommunestyremøte iht. sakliste Steinar Aspli ordfører Eva Kristin Nubdal formannskapssekretær
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/18 Innhold Kommunereformen: Fullmakt til rådmennene i Nærøy og Vikna Lukket
Nærøy kommune Arkiv: 020 Saksmappe: 2014/684-192 Saksbehandler: Helge Thorsen Dato: 06.02.2018 Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 1/18 Kommunestyret 16.02.2018 Sak: Kommunereformen: Fullmakt til rådmennene i Nærøy og Vikna Vedlegg: 1 Kommunesammenslåingen. Ref. fra adm. møte 31.01.18 (003) Bakgrunn Stortinget vedtok 8. juni 2017 at kommunene Leka, Nærøy, Vikna og Bindal skal slås sammen til en kommune fra 2020. Som oppfølging av dette vedtaket innkalte Fylkesmannen alle kommunestyrene til et felles møte på Leka 21. august. På dette møtet diskuterte kommunestyrene prosess knyttet til navn på den nye kommunen, antall representanter i det nye kommunestyret, kriterier for sammenslåing og funksjoner til Fellesnemnda. Dette var et drøftingsmøte, hvor det ikke ble fattet noen form for vedtak. I møte den 21. august på Leka ble det gitt tydelige signaler om at Fellesnemnda bør bestå av kommunestyrene i de respektive kommuner. Dette ble gjentatt i kystgruppemøte den 31. oktober i Nærøy, der det var felles formannskapsmøte hvor også Bindal var representert. I stortingsvedtak av 7. desember 2017 ble sammenslåingsvedtaket opphevet, og det ble fattet et nytt sammenslåingsvedtak som bare omfattet Vikna og Nærøy. Arbeidet med å etablere en ny kommune er en svært omfattende og kompleks oppgave. Administrative prosesser vil kreve mye ressurser framover. Målsettingen er at dette skal være et vellykket prosjekt hvor alle føler seg informert, involvert og inkludert, både politikere, innbyggere og tillitsvalgte. Prinsippet om likeverd, raushet og forståelse for hverandres ståsted i alle faser av prosessen blir da særdeles viktig. Rådmennene fremmer i denne saken forslag til vedtak om at kommunestyrene gir rådmennene fullmakter til å etablere prosjektadministrasjon, slik at de administrative oppgavene knyttet til sammenslåingsprosjektet kan startes så snart som mulig.
Vurdering For at sammenslåingen ikke skal komme i tidsnød, mener rådmennene at en rekke oppgaver må, og kan forberedes og iverksettes. Disse prosessene er i første omgang knyttet til personalområdet, arkiv, IT, økonomi, avtaler, innkjøp og informasjonstiltak. Det settes ned arbeidsgrupper til å starte arbeidet på de nevnte områder. Arbeidsgruppene skal gjennomgå område, planlegge, sørge for tiltak og ressurser slik at det enkelte område er best mulig organisert og klar til innsats i den nye kommune i 2020. Noen eksempler på oppgavene knyttet bl.a til personalområdet: Utarbeide plan for involvering/informasjon til tillitsvalgte og ansatte Drøfting frikjøp tillitsvalgte i henhold til Hovedavtalen Vurdere og foreslå tilsettingspolitikk i perioden 2018 2019 Identifisere duplikatstillinger Drøfte tilsettingsprosedyre for de som har duplikatstillinger Bidra til at Rådmannens ledergruppe kommer på plass Drøfte / foreslå organisasjonsstruktur i ny kommune Drøfte behov for styrking av personaltjenesten i prosjektperioden og annen saksbehandlerkapasitet/sekretærfunksjoner/støttefunksjoner Utarbeide oversikt over alle særavtaler og alle reglement Gjennomgå alle forhold knytta til lønn, stillingskoder, titler, plassering i HTAkapittel som forberedelse til nye tilsettingsbrev til alle tilsatte Gjennomgang og revidering stillingsbeskrivelser for duplikatstillinger med beskrivelse av fremtidige behov Gjennomgang av pensjonsforplikter (KLP/SPK) Gjennomgang og tilpassing til ny personvernlovgivning og arkivlovgivning Dette er ikke en uttømmende oversikt over oppgavene. Tilsvarende skal det listes opp oppgaver innenfor de andre områdene. Det vil også være nødvendig å rigge en prosjektorganisasjon der ressurser blir engasjert eller avgitt fra den enkeltes administrasjon. Det vil derfor være nødvendig med fullmakter til å etablere en prosjektadministrasjon, bemanne den, samt fullmakt til å bruke midler som fellesnemnda disponerer. Rådmennene ber derfor om fullmakt til å bruke av sammenslåingsmidlene begrenset oppad til 5 mill. kr. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Fullmakt til etablering av prosjektadministrasjonen gis rådmennene. 2. Fullmakt til å bruke inntil 5 mill. kr. i prosjektadministrering gis rådmennene.
Sammenslåingen av kommunene Nærøy og Vikna fra 01.01.2020 Arbeidsgrupper Referat fra administrativt møte 31.01.2018 kl. 13.00 15.00 i Rørvik Samfunnshus mellom representanter fra begge kommunene. Til stede: Nærøy kommune: rådmann Helge Thorsen, ass. rådmann Camilla Vågan, personalsjef Tore Bye Mellingsæter Vikna kommune: rådmann Roy H. Ottesen, ass. rådmann Trine Kvalø, personalsjef Jens Reidar Husby, rådgiver Dag Roar Opdal Tema for møtet var organisering av administrativ prosess i det videre arbeidet med sammenslåingen. Mye må på plass uavhengig av den politiske prosessen. Dette er et arbeid som må startes umiddelbart. Konklusjon i møtet IT, arkiv, personal, økonomi, hjemmeside, avtaler, HMS, internkontroll er sentrale områder i det videre administrative arbeidet. Det settes i første omgang ned følgende 6 arbeidsgrupper til å starte arbeidet på de nevnte områder: Arbeidsgruppe 1 - Arkiv Trine Kvalø og Camilla Vågan er ansvarlig for området og setter sammen gruppen med øvrige medlemmer fra de to kommunene. Camilla Vågan kaller inn til første møte. Arbeidsgruppe 2 - Avtale/HMS/Internkontroll Trine Kvalø, Jens Reidar Husby, Kenneth Haug er ansvarlig for området og setter sammen gruppen med øvrige medlemmer fra de to kommunene. Trine Kvalø kaller inn til første møte. Arbeidsgruppe 3 - Hjemmeside/Informasjonstiltak Trine Kvalø og Hilde Storkjørren er ansvarlig for området og setter sammen gruppen med øvrige medlemmer fra de to kommunene. Trine Kvalø kaller inn til første møte. Her skal det etableres en ny fullverdig hjemmesideside for den nye kommunen fra 2020. Det må også vurderes om en «forenklet utgave» av denne siden kan etableres så raskt som mulig og brukes til felles informasjon i sammenslåingsprosessen. Det skal også driftes egne sider i begge kommunene i 2018 og 2019. 1
Arbeidsgruppe 4 - IT Trine Kvalø og Tor Christiansen er ansvarlig for området og setter sammen gruppen med øvrige medlemmer fra de to kommunene. Tor Christiansen kaller inn til første møte. Arbeidsgruppe 5 - Personal Tore Bye Mellingsæter (kaller inn til første møte) og Jens Reidar Husby er ansvarlig for området. Sentrale oppgaver vil være å utarbeide oversikt over duplikatstillinger, oversikt over antall ansatte/arbeidsoppgaver, lage forslag til tilsettingsregler ved overgang til ny kommune, overtallighet, mv Arbeidsgruppe 6 - Økonomi Fred Moen og Ida Fløan Beisvåg er ansvarlig for området og setter sammen gruppen med øvrige medlemmer fra de to kommunene. Fred Moen kaller inn til første møte. Ny kontoplan må utarbeides. Annet Det er nødvendig å styrke administrative ressurser på alle områdene med hensyn til både kompetanse og sekretærressurs. Det fremmes likelydende sak til kommunestyrene om konkret bevilgning for utlysing av stillinger/ressurser. Det vil nedsettes arbeidsgrupper etter hvert innenfor oppvekst, helse og sosial, teknisk m.fl. Rørvik, 31.01.2018 Roy H. Ottesen referent 2