Brukerveiledning Brukerveiledning Kurs- og konferansemodul for NFK http://www.nfk.no/kurs Nettbasert administrasjonssystem for kurs, konferanser og seminarer Sist oppdatert. 24.01.2012
Innhold Oversikt 2 Arrangementer for brukerne 3 Se på arrangementer 3 Funksjoner i kurslistene: 3 Påmelding til arrangementer 3 Deltaker melder seg på selv 3 Pålogging 4 Deltaker endrer kurspåmelding, avmelding4 Arrangementer for kursansvarlige 5 Pålogging som kursansvarlig 5 Registrere nytt arrangement 5 Slette arrangement 6 Endre arrangement 6 Avlyse arrangement 6 Legge til og slette vedlagte dokumenter 7 Tilføye og slette lenker 7 Manuell påmelding av deltakere 7 Godkjenne påmeldinger til arrangement 8 Sende meldinger til påmeldte 9 Sende e-postmelding til enkeltpersoner påmeldt kurset: 9 Sende e-postmelding til alle påmeldte: 9 Sende SMS til en eller flere påmeldte: 9 Utskrifter og andre utdata 10 Deltakerliste som tekstdokument 10 Deltakerliste som Excel-fil 10 Faktureringsdokumentasjon 10 Avholdte kurs 11 SMS-rapport 11 Søke i historikken 11 Administrators valg 12 Pålogging som administrator 12 Vis og endre kursansvarlige 12 Registrer ny kursansvarlig 12 Manuell avmelding av deltakere 8 1 av 1 Brukerveiledning
Oversikt Systemet er web-basert, og er derfor tilgjengelig fra hvor som helst i verden. Systemets hovedfunksjonalitet: - Administrere kurs, konferanser og seminarer. - Registrere kurs, seminarer eller konferanser med nødvendige opplysninger. - Opplasting av dokumenter (for eksempel kursprogram, presentasjoner etc.) som kan lastes ned av deltakerne. - Nettbasert påmelding med tilpasning av data som skal registreres fra påmelder. - Automatisk tilbakemelding til påmelder. - Adgang for påmelder til selv å endre sine registrerte opplysninger eller melde seg av kurset ved å bruke automatisk tildelt brukernavn/passord knyttet til kurspåmeldinga eller direkte link til registreringssida. - Mulighet til manuell registrering av påmeldte der de selv ikke har mulighet til å selvregistrere seg. - Utskrifter av deltakerlister og faktureringslister. - Lage Excel-dokument med innsamlede påmeldingsdata. - Lage navneetiketter 2 av 12 Brukerveiledning
Arrangementer for brukerne Se på arrangementer Snarveien til systemet er http://www.nfk.no/kurs. Dette tar det rett inn i startsida, som viser de kommende kurs som arrangeres av Nordland fylkeskommune. Kurset som vises øverst er det som er nærmest deg i tid. Du returnerer hit senere ved å klikke menypunktet Startside. For å se fullstendig kursliste for kommende kurs, klikk menypunktet Vis kursliste. Funksjonaliteten i denne lista er den samme som på Startsida i forhold til påmelding, visning av deltakerlister etc. For å se tidligere avholdte kurs, klikk Avholde kurs. Dette er en historikk over tidligere kurs, med mulighet for å hente ut deltakerlister, vedlegg, kursprogram, presentasjoner etc. Kursene i denne lista vises med det sist avholdte kurset øverst. Funksjoner i kurslistene: Se på detaljert kursinformasjon, bl.a. nedlaste program og andre vedlegg, følge lenker etc. - klikk på kursnavnet Se på deltakerliste klikk på tallet lengst til høyre for kurset (hvis 1 eller flere) Påmelding klikk på valget Påmelding bak kursnavnet Påmelding til arrangementer Du trenger ikke å være pålogget Intranett eller noe annet system for å melde deg på kurs. Kurs kan vises enten på Intranett eller Internett, der sistnevnte kurs vises til alle som har tilgang til Internett. Kurs som er publisert kun til Intranett, vises kun til personer som er pålogget NFKs intranett-sider. Ved påmelding til kurs registreres personinformasjon som gjør det mulig å fakturere eller sende informasjon til påmelder. Ved påmelding sendes det også informasjon til den som er kursansvarlig, som får beskjed om å godkjenne påmeldingen. Dette er en kvalitetssikring i påmeldingsprosessen. Den kursansvarlige har da muligheten for å innhente eventuell manglende informasjon fra påmelderen før påmeldingen blir endelig godkjent. Deltaker melder seg på selv Det er flere veier inn til påmelding, men følgende fremgangsmåte er den mest vanlige: 1. I kurslista, finn kurset du vil melde deg på. 2. Klikk på valget Påmelding bak kursnavnet. 3. Fyll ut alle påkrevde felt (merket med *) og det som måtte være nødvendig av andre felt. 4. Klikk knappen Registrer påmelding. Det blir sendt en e-post til e-postadressen som ble oppgitt i skjemaet for påmelding. 5. Du vil få se oppsummering av data som er registrert ved påmeldingen. Du får også tildelt brukernavn og passord som kan brukes til å senere logge inn og endre, eventuelt slette påmeldingen din. I løpet av 3 av 12 Brukerveiledning
våren 2012 utvikles en forenklet metode for dette der den påmeldte følger en lenke han/hun har fått på e-post for å logge seg på og redigere påmeldingen. 6. Klikk knappen Endre dersom noen av opplysningene er feil og skal rettes. 7. Klikk knappen Skriv ut dersom du vil ha en skriftlig bekreftelse på påmelding her og nå. Pålogging Brukere i systemet må logge på med tildelt brukernavn og passord for å kunne gjøre endringer. Deltakere på arrangementer bruker brukernavn og passord som systemet har gitt dem ved påmelding. Kursansvarlige bruker brukernavn og passord tildelt av Administrator for systemet. Administrator bruker brukernavn og passord tildelt av OPUS Bodø. 1. Klikk på menypunktet Rediger påmelding. 2. Skriv inn tildelt brukernavn og passord, klikk knappen Logg på. Systemet tar ikke hensyn til forskjell mellom store og små bokstaver. 3. Skjermbildet og funksjonaliteten du får se etter pålogging avhenger av hvilken rolle du er tildelt i systemet. Deltaker endrer kurspåmelding, avmelding Den påmeldte kan selv endre sin påmelding og eventuelt melde seg av arrangementet dersom dette gjøres før avmeldingsfristen. For å kunne gjøre dette, må den påmeldte logge seg inn i systemet med tildelt brukernavn og passord (se Deltaker melder seg på selv). 1. Du må være pålogget, se overskrifta Pålogging i denne brukerveiledninga. 2. Gjør de ønskede endringene og klikk Registrer endringene, alternativt klikk valget Meld av. 3. Vær oppmerksom på at det er mulig å aktivere påmeldingen igjen senere på samme måte som vist over, dersom du overholder fristene for av/påmelding for det aktuelle arrangementet. 4 av 12 Brukerveiledning
Arrangementer for kursansvarlige Pålogging som kursansvarlig For å administrere kurs, konferanser og seminarer (heretter kalt Arrangement(er)) må du være pålogget som en kursansvarlig. Pålogging som kursansvarlig skjer vist under overskrifta Pålogging i denne brukerveiledninga. Registrere nytt arrangement Et arrangement må inneholde en del standardinformasjon, og kan inneholde spesielt tilpasset informasjon (tilleggsfelt) som skal innhentes fra de som melder seg på. 2. Klikk på menypunktet Reg nytt kurs. 3. Foreta aktuelle valg. NB: For å velge mer enn én medansvarlig på arrangementet, kan Ctrl-tasten holdes inne når du gjør valgene. Medansvarlige har samme muligheter og rettigheter som deg selv i forbindelse med å håndtere påmeldingene til kurset. 4. Klikk knappen Neste. 5. Tilføy eventuelt nye data om arrangementet. Settes Maks deltakere på kurs til noe annet enn 0, vil adgangen til påmelding for eksterne brukere fjernes når deltakergrensa er nådd. 6. Klikk knappen Neste. 7. Tilføy eventuelt ekstrafelt som må fylles ut av påmelder. a. Velg ett av feltene fra Velg felt -boksen. b. Klikk knappen Sett inn. c. Tast inn informasjonen som dette feltet krever. d. Gjenta fra punkt a hvis du trenger flere inndatafelt for påmelder. e. Har du satt inn et felt som ikke skal være der, får du anledning til å redigere eller fjerne dette senere i prosessen, se nedenfor. 8. Klikk knappen Neste. 9. Du får se ei oppsummering av dine registreringer. 10. Klikk knappen Registrer kurs for å fullføre og lagre registreringene. 11. Du har i nåværende versjon av systemet ingen mulighet til å gå tilbake underveis i prosessen, men du får muligheten både til å endre og slette senere i prosessen. Hvis du har gjort en feil, rett opp denne etter at kurset er fullstendig opprettet og registrert. 5 av 12 Brukerveiledning
Slette arrangement Du kan slette et arrangement som tidligere er definert. Arrangementet vil bli helt fjernet fra systemet og kan ikke gjenopprettes. 3. Klikk på navnet til arrangementet du vil slette. Du kan kun slette kurs der du er definert som kursansvarlig. 4. Klikk på Slett kurs. 5. Bekreft at du vil slette arrangementet. Endre arrangement Du kan endre innholdet i et arrangement som tidligere er definert, bl.a. legge til og fjerne ekstrafelt for innsamling av informasjon fra påmelder. Dette kan kun gjøres hvis det ikke er noen påmeldte til arrangementet. 1. Du må være pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig) 3. Klikk på navnet til arrangementet du vil endre. Du kan kun endre arrangementer der du er definert som kursansvarlig eller medansvarlig. 4. Gjør nødvendige endringer, tilføyelser og evt. slettinger av innhold. 5. Klikk på Endre kursdata for å lagre endringene. Avlyse arrangement Du kan avlyse et arrangement som tidligere er definert. Arrangementet vil fortsatt vises i systemet, men tar ikke imot påmeldinger. Arrangementet vil merkes som avlyst i kurslista. 1. Du må være pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig) 3. Klikk på navnet til arrangementet du vil avlyse. Du kan kun avlyse arrangementer der du er definert som kursansvarlig. 4. Klikk på Avlys. Valget vil skifte til Ikke avlyst. 5. Et klikk på Ikke avlyst vil aktivere arrangementet igjen. 6 av 12 Brukerveiledning
Legge til og slette vedlagte dokumenter Enhver som i systemet er definert som kursansvarlig eller medansvarlig, uansett til hvilket kurs, har tilgang til å laste opp dokumenter knyttet til et kurs i som er registrert i systemet. Det er mulig å laste opp dokumenter både før, under og etter at kurset avholdes. 1. Du må være pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig) 2. Klikk på menypunktet Kursliste 3. Klikk på navnet til arrangementet du vil laste opp dokumenter til. 4. Klikk på Opplasting av fil 5. For å velge ei fil som skal lastes opp til kurset, klikk Velg og bla igjennom filsystemet på din datamaskin for å finne fila. 6. Klikk på filnavnet i lista di og deretter på Åpne. 7. Velg Last opp fil 8. Når dokumentet er lastet opp klart, vil du få spørsmål om hvilken beskrivende tekst som skal vises i stedet for filnavnet i informasjonen om kurset. Skriv dette og klikk Lagre visningsnavn. 9. Dersom du vil slette et dokument som vises på et kurs, klikk på bak visningsnavnet for dokumentet. For å legge til en ny versjon av et dokument, må du manuelt slette den gamle og laste opp den nye. Tilføye og slette lenker Som for dokumenter, er det mulig å tilføye og slette lenker. Dette gjøres i samme skjermbilde som dokumenter, og følger en lignende fremgangsmåte: 1. Du må være pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig) 2. Klikk på menypunktet Kursliste 3. Klikk på navnet til arrangementet du vil laste opp dokumenter til. 4. Klikk på Legg til link 5. Du blir spurt om lenkeadresse, eksempelvis http://www.vg.no/. http:// foran Internett-adressa MÅ være der for at den skal virke. Skriv også et visningsnavn, eksempelvis Verdens Gang. 6. Dersom du vil slette ei lenke som vises på et kurs, klikk på bak visningsnavnet for dokumentet. For å redigere lenka, må du manuelt slette den gamle og legge til den nye. Manuell påmelding av deltakere Det er mulig for kursansvarlig å melde på personer til et arrangement, for eksempel dersom man får en e- post eller telefonisk påmelding. Disse påmeldes på helt vanlig måte, se punktet Påmelding til. Hvis kursansvarlig melder personer på arrangementet, vil påmelding kunne skje uavhengig av eventuell kapasitetsbegrensning som er lagt inn på arrangementet. 7 av 12 Brukerveiledning
Manuell avmelding av deltakere Enhver som er definert i systemet som kursansvarlig kan manuelt slette påmeldte til alle arrangementer. Den påmeldte som slettes fra arrangementet, får ingen systemgenerert beskjed om dette. 1. Du må være pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig) 3. Klikk på antallet påmeldte som står i parentes lengst til høyre på kurset du vil slette påmeldte fra. 4. Klikk på slette-knappen for hver påmeldt som skal slettes. Godkjenne påmeldinger til arrangement Systemet er laget slik at før påmelding til arrangement blir gjeldende, må en kursansvarlig for arrangementet godkjenne de påmeldte. Dette er for at kursansvarlig skal ha en viss kontroll med påmelding, evt. dobbeltregistreringer etc. Dersom arrangementet har nådd sin deltakergrense, er ikke påmelding tilgjengelig unntatt via kursansvarlig. 2. I toppen av skjermbildet på alle sidene i systemet vil det vises om du eventuelt har nye påmeldinger som ikke er godkjent. Dette oppdateres hver gang du klikker deg til ei ny side i systemet. 3. For å se på og godkjenne nye påmeldte, klikk valget Godkjenn i toppen av skjermbildet. 4. Det vises nå ei liste over ikke godkjente påmeldinger gruppert etter hvilket kurs de har meldt seg på. Du har muligheten til å se detaljer om hver enkelt påmelding ved å klikke på knappen. 5. Sett kryss for de du vil godkjenne. 6. Klikk knappen Godkjenn avmerkede. Du kan nullstille avkrysningene ved å klikke på knappen Tilbakestill. 8 av 12 Brukerveiledning
Sende meldinger til påmeldte Enhver som er definert i systemet som kursansvarlig kan sende meldinger til en eller alle påmeldte på et arrangement. Denne meldinga sendes som en e-post eller SMS fra systemet. Sende e-postmelding til enkeltpersoner påmeldt kurset: 3. For å få fram deltakerlista på arrangementet, klikk på antallet påmeldte som står lengst til høyre for aktuelt arrangement. 4. Klikk knappen send-e-post bak navnet på den påmeldte som skal ha meldinga. 5. Skriv emne og tekst i meldinga. 6. Klikk knappen Send. Sende e-postmelding til alle påmeldte: 3. For å få fram deltakerlista på arrangementet, klikk på antallet påmeldte som står lengst til høyre for aktuelt arrangement. 4. Klikk valget E-post til alle på kurset. 5. Skriv emne og tekst i meldinga. 6. Klikk knappen Send. Sende SMS til en eller flere påmeldte: 3. For å få fram deltakerlista på arrangementet, klikk på antallet påmeldte som står lengst til høyre for aktuelt arrangement. 4. Kryss av hvem som skal ha SMS foran navnet på den/de som skal ha meldinga. 5. Skriv emne og tekst i meldinga. 6. Klikk knappen Send. 9 av 12 Brukerveiledning
Utskrifter og andre utdata Alle utskrifter og andre utdata fra systemet nås gjennom å klikke på menypunktet Kursliste utskrifter. Disse er kun tilgjengelig om du er pålogget som kursansvarlig (se Pålogging som kursansvarlig). Deltakerliste som tekstdokument Deltakerliste for arrangementet inneholder utdrag av informasjonen som er registrert om hver deltaker, mao. fullt navn, organisasjon, stilling, telefon og mobiltelefon. 1. Klikk på symbolet bak det aktuelle arrangementnavnet. 2. Systemet generer et RTF tekstdokument som inneholder informasjonen som er nevnt ovenfor. Dette kan ta inntil et minutt. 3. Velg Åpne om du får spørsmål om dette. Dokumentet åpnes da i din tekstbehandler. Du velger Lagre om du heller vil lagre dokumentet for å åpne senere. Noen nettlesere spør ikke, men åpner dokumentet direkte i programmet du har for å lese det. 4. Lagre eller skriv ut dokumentet fra tekstbehandleren, alt etter behov. Deltakerliste som Excel-fil All informasjon som er registrert fra deltakerne på et bestemt arrangement kan vises i Excel-format. Dette Excel-dokumentet kan du gjøre hva du vil med i etterkant, for eksempel skrive ut, bruke som datagrunnlag for et flettedokument, etc. Dokumentet kan også brukes som deltakerliste ved å slette eller skjule informasjon som ikke skal vises. 1. Klikk på symbolet bak det aktuelle arrangementnavnet. 2. Systemet generer et Excel regneark som inneholder all informasjon som er registrert for alle deltakerne på kurset. Dette kan ta inntil ett minutt. 3. Velg Åpne om du får spørsmål om dette. Dokumentet åpnes da i ditt regnearkprogram. 4. Se gjennom dokumentet, bruk funksjonene i regnearkprogrammet til å redigere bort eller skjule informasjon som ikke er interessant for utskrift eller videre bruk 5. Skriv ut dokumentet fra regnearkprogrammet dersom det er korrekt. 6. Lagre det redigerte dokumentet fra regnearkprogrammet dersom det skal brukes i andre sammenhenger. Faktureringsdokumentasjon Dersom en kursdeltaker skal betale for noe på et arrangement, lager systemet vedlegg som spesifiserer kostnadene i fakturaen som lages separat. Dette skjer i henhold til hva som er krysset av under påmelding til det aktuelle kurset. 1. Klikk på symbolet bak det aktuelle arrangementnavnet. Symbolet vises kun på kurs som noe skal betales for. 10 av 12 Brukerveiledning
2. Systemet generer et RTF tekstdokument som inneholder ei spesifikasjonsside for hver av deltakerne. Dette kan ta lang tid, inntil noen minutter. 3. Velg Åpne om du får spørsmål om dette. Dokumentet åpnes da i din tekstbehandler. 4. Se gjennom dokumentet og skriv det ut fra tekstbehandleren dersom innholdet i dokumentet er riktig. Avholdte kurs Menypunktet Avholdte kurs gir en oversikt over arrangementer som er gjennomført, år for år sortert fallende etter startdato. Det er mulighet til å se på grunninformasjonen om kurset, inkludert vedlagte dokumenter (klikk på kursnavnet), pluss å se deltakerlistene for hvert arrangement (klikk på valget Deltakerliste for aktuelt kurs). Deltakerlistene vises direkte i nettleseren. SMS-rapport Det er mulig å få ut en rapport over hvilke SMS-er som er sendt ut til kursdeltakerne. Denne får du fram slik: 1. Klikk på menyvalget SMS 2. Velg tidsperiode for rapporten 3. Du vil få se sendt tidspunkt, melding, sendt av og til hvilket kurs. Søke i historikken Det er mulig for en kursansvarlig å søke med fritekst i noen av systemets registre: 2. Klikk på menypunktet Søk. 3. Velg hvilket register du vil søke i: Kurstittel, Deltakernavn, Kurssted eller Kursdato. 4. Skriv teksten du vil søke etter i Søkeord-feltet og klikk skjermknappen Søk. 11 av 12 Brukerveiledning
Administrators valg Systemets administrator (brukernavn Admin) har tilgang til å tilføye (slette kommer i en senere versjon) kursansvarlige og tildele brukernavn og passord til disse. Her vil det også inngå å legge nye passord på kursansvarlige som måtte ha glemt passordet. Kursansvarlige har anledning til å opprette og endre kursinnhold og har tilgang til å administrere kurs som beskrevet under overskrifta Feil! Fant ikke referansekilden. i denne brukerveiledninga. Pålogging som administrator Pålogging som administrator skjer på samme måte som beskrevet under overskrifta Pålogging i brukerveiledninga, men bruker brukernavn og passord som er tildelt administrator. Startbildet for administrator vil være annerledes, med færre valg. Vis og endre kursansvarlige 1. Du må være pålogget som administrator. 2. For å se allerede registrerte kursansvarlige, klikk menypunktet Vis kursansvarlige. 3. Hvis du vil endre på noe klikk på navnet til aktuell kursansvarlig for å få fram redigeringsskjemaet. 4. Foreta nødvendige endringer. 5. Dersom du trenger å gjenopprette de forrige data i skjemaet, klikk knappen Tilbakestill. 6. Klikk knappen Endre brukerdata for å lagre endringene. Registrer ny kursansvarlig 1. Du må være pålogget som administrator. 2. For å registrere ny bruker av systemet, klikk menypunktet Registrer ny kursansvarlig. 3. Skriv inn nødvendige opplysninger om personen. 4. Klikk knappen Registrer ny kursansvarlig for å lagre den nye informasjonen. 12 av 12 Brukerveiledning