Velkommen som bruker av nettbaserte håndbøker fra Hovedorganisasjonen Virke. Våre nettbaserte håndbøker kan tilpasses din virksomhet. De er redigerbare, samtidig blir de automatisk oppdatert med nye lover og regler. Dette dokumentet gir en innføring til hvordan du kan komme i gang med bruk internt, og hvordan du kan jobbe med å holde håndbøkene oppdatert. Virke tilbyr maler for håndbøker innen flere områder. Du kan velge å abonnere på én eller flere av disse, eller også å lage dine helt egne håndbøker. For en oppdatert oversikt over hvilke håndbøker som er tilgjengelige fra Virke kan du besøke www.virke.no eller kontakte oss på telefon (22 54 17 00) eller epost (support@virke.no). Uansett hvilken håndbok du benytter vil fremgangsmåten være den samme. I denne veiledningen benytter vi personalhåndboken som eksempel. Før vi går i gang med det tekniske oppsettet av håndboken minner vi om at Virke også kan bistå på med å tilpasse innhold. Kontakt oss for mer informasjon om hvordan våre jurister og HR-eksperter kan hjelpe dere med å utarbeide eller videreutvikle personalhåndboken og andre håndbøker.
Innhold Velkommen, brukernavn og passord... 3 Mine publikasjoner og master-publikasjoner... 3 Jobbe med håndbøker... 4 Kopiere fra master-publikasjoner... 5 Mine publikasjoner... 7 Redigere en håndbok... 8 Publisere endringer... 11 Synkronisere... 12 Varsel om endringer... 12 Se endringer... 12 Gjøre endringer... 13 Publisere endringer... 14 Lage en ny håndbok... 15 Lage kapitler og avsnitt... 16 Redigere et avsnitt... 17 Publisere håndboken... 18 Innstillinger... 18 Brukeradmin... 19 Legge til bruker... 19 Gi bruker en rolle... 20 Håndbok... 21 Tillatelser... 21 Innstillinger... 21 2
Velkommen, brukernavn og passord Når du bestiller tilgang til å bruke nettbaserte håndbøker vil du motta en epost med brukernavn og passord. Har du ikke mottatt denne eposten, eller du ikke finner den igjen, kan du kontakte support@virke.no for å få oppgitt riktig URL og brukernavn. Vi anbefaler at du bytter passordet for denne kontoen første gang du logger inn. Det gjør du ved å logge inn og så trykke på linken for Min konto oppe til høyre. Her vil du se at det er mulig å legge inn mer informasjon og gjøre enkelte innstillinger. Det viktige er å ha riktig epostadresse registrert. Krysser du av for å motta E-post varsling vil du få tilsendt en epost når Virke gjør endringer i malene. Skulle du glemme passordet ditt vil du finne en link på påloggingssiden. Klikk på denne og skriv inn epostadressen din for å få tilsendt et nytt passord. Har du nylig overtatt ansvaret for å vedlikeholde håndbøker, og er usikker på hvem i virksomheten som står oppført som administrator kan du kontakte vårt supportsenter på telefon eller support@virke.no. Mine publikasjoner og master-publikasjoner Dette er to viktige begreper når det det kommer til å redigere håndbøker. Før du går videre bør du forsikre deg om at du forstår forskjellen. Senere kapitler vil vise hvordan du kopierer, publiserer og synkroniserer. Virke leverer master-publikasjoner. Dette er håndbøker som er satt opp som et rammeverk og som inneholder lovtekster og forslag til tekster til bruk i deres håndbøker. Ofte vil det imidlertid kreves at håndbøkene tilpasses til hver enkel virksomhet. Det enkleste eksempelet vil være steder der det er naturlig å omtale firmanavn. Når du skal ta i bruk en håndbok velger du å ta i bruk en master-publikasjon og lager din egen publisering av denne. Da vil du kopiere all teksten som ligger i master-publikasjonen og få din egen utgave. Denne utgaven vil ligge under Mine publikasjoner og kan redigeres slik du selv ønsker. Vi kaller ofte denne versjonen for en lokal kopi. 3
Av og til kommer det endringer i lovtekster, tariffavtaler eller best practice som gjør at Virke oppdaterer master-publikasjonen. Du vil da få et varsel på epost, og kan synkronisere innhold mellom den nye master-versjonen og din publikasjon der du har gjort egne tilpasninger. Jobbe med håndbøker Når du logger inn kommer du til hovedsiden som viser en oversikt over de håndbøkene du har gjort tilgjengelig for brukere i din virksomhet. Hvis du velger fanen Master-publikasjoner kan du også finne andre ferdige publikasjoner du har kjøpt, men ikke tatt i bruk. Når du nå skal i gang å arbeide med håndbøker vil brukerveiledningen først ta deg gjennom hvordan du jobber med master-publikasjoner og lager egne publikasjoner. Under kapittelet om innstillinger vil du lære mer om å lage brukere som kan lese håndbøkene. 4
Kopiere fra master-publikasjoner Har du akkurat blitt kunde er listen over Mine publikasjoner tom. Klikk på Master-publikasjoner for å se listen over håndbøker fra Virke. I listen over ser du de håndbøkene du har kjøpt tilgang til, eller som Virke tilbyr gratis. Listen over håndbøker er som oftest lengre enn det du ser over. Ikonene til venstre for tittelen på håndboken blir forklart litt lengre ned. Under Handling er det først to ikoner tilgjengelig, de to som vises eksempelet over. PDF-knappen gir deg mulighet til å lese innholdet i håndboken i PDF-format. Kopier-knappen er nøkkelen til å komme i gang. Når du trykker på denne knappen kommer det opp en dialogboks som ber deg bekrefte at du vil lager du en kopi av master-publikasjonen. Denne kopien vil så være tilgjengelig for deg i Mine publikasjoner, slik at du kan gjøre tilpasninger for din virksomhet. Helt til høyre er det en kolonne som viser når Virke sist oppdaterte master-publikasjonen. Etter å ha jobbet med egne kopier av håndbøkene vil det komme opp nye ikoner i listen. Du ser ikke disse ikonene nå, men etter hvert som du jobber med håndbøker vil de kunne vises her. 5
De to nye ikonene som har dukket opp er: Når du har laget din egen versjon av en master-publikasjon vil du kunne endre denne helt fritt. Du kan når som helst velge å synkronisere din versjon med masterpublikasjonen. Dette kan være fordi du vil se på originalen en gang til, eller fordi du har fått varsel fra Virke om at master-publikasjonen er oppdatert. Les mer om synkronisering senere. Hvis du har slettet en av publikasjonene kan du gjenopprette den ved å trykke på denne knappen. Helt til venstre er det en kolonne med plass til to ikoner. Lenke-ikonet ( ) du ser til venstre på linjen for Personalhåndbok viser at denne håndboken er lenket til en av dine publikasjoner, slik at synkronisering vil være aktuelt. Handlekurven ( ) viser at det er en betalbar håndbok. En håndbok som er markert som betalbare vil du i innstillinger manuelt velge hvilke brukere og grupper som skal kunne lese. Gratis håndbøker vil automatisk være synlige for alle brukere i din virksomhet. 6
Mine publikasjoner I listen vil du finne de publikasjonene du har bestemt deg for å jobbe med. Listen ser slik ut: I denne listen ligger det to håndbøker, Personalhåndbok og Husordensregler. Helt til venstre har den øverste linjen et lenkeikon ( ), som viser at dette er en lenket håndbok. Det betyr at den er bygget på en master-publikasjon og dermed kan oppdateres og synkroniseres dersom det kommer oppdateringer i master-versjonen. At Husordensregler ikke er lenket indikerer at dette er en håndbok dere har laget helt selv. Til venstre for navnet på håndboken står det i den øverste linjen et handlekurvikon ( ). Det betyr at denne publikasjonen krever at brukere eller grupper gis tilgang til håndboken under innstillinger. Når husordensreglene i eksempelet over ligger uten handlekurv betyr det at alle brukere får tilgang til denne håndboken uten at du trenger å gi tilgang manuelt. Hovedkolonnene viser navnet på håndbøkene og en beskrivende tekst dersom det er lagt inn. Under Handling ligger det totalt seks ikoner. Åpne / rediger publikasjon er det mest brukte valget. Dette vil gi deg mulighet til å redigere den aktuelle håndboken. Ingen endringer vil bli synlige for brukerne før du velger å publisere ved å trykke på det siste ikonet i raden ( ). Visning som PDF-dokument gir deg en mulighet til å se hele håndboken formatert som PDF. Dette er et godt alternativ når håndboken nærmer seg ferdig, men du vil at andre skal lese gjennom. Kopier denne publikasjonen lager en kopi. Merk deg at dersom du kopierer en lenket håndbok, altså en som er opprettet ved å bruke en master-publikasjon, vil kopien ikke være lenket og dermed ikke kunne synkroniseres. En publikasjon kan slettes ved å trykke på det rød krysset. Slettete publikasjoner kan finnes igjen ved å trykke på søppelkasseikonet nede til høyre. Før du publiserer en håndbok til de ansatte kan du også se gjennom hvordan den vil se ut for de som skal lese den online. Du åpner da håndbokviseren. Når du er ferdig med å gjøre endringene du vil ha gjort kan du publisere håndboken til alle brukerne i din organisasjon. 7
Redigere en håndbok Klikk på i listen over publikasjoner for å redigere en håndbok. Du kommer da til et bilde som ser omtrent slik ut. Også her er det noen knapper du kan forholde deg til. Den viktigste er tannhjulet,, der du kan gå inn og gjøre innstillinger for håndboken som helhet. Du kan lese mer om dette i kapittelet Lage en ny håndbok. Funksjonene er de samme enten du lager en ny håndbok eller du redigerer en eksisterende. For å redigere enkeltkapitler eller avsnitt kan du navigere i menyen til venstre. Når vi jobber med en håndbok er det to begreper som er viktige. Kapitler kan sees på som overskrifter. Et kapittel vil ha en tittel, men alt innholdet i kapitler skrive i egne avsnitt. Utvider du et kapittel ved å trykke på plussene til venstre vil det utvides og vise avsnitt som ligger i kapittelet. Du kan klikke på et avsnitt for å lese det, eller høyreklikke på det for å få opp en ny meny: 8
I menyen du fikk opp da du høyreklikket har du tre valg: PDF vil laste ned en PDF-fil som inneholder kun det aktuelle avsnittet. Deaktiver vil gjøre at avsnittet fjernes fra håndboken din. Dette kan være aktuelt dersom du vil ha en håndbok som er mindre detaljert, eller dersom kapittelet er irrelevant for din virksomhet. Editèr dokument vil ta deg videre til en ny side der du kan redigere avsnitt ved å bruke en Word-liknende editor. 9
Teksten kan her tilpasses akkurat slik du ønsker. Vi anbefaler som et minimum å gå gjennom tekstene vi har markert med lilla. Dette er tekster vi tror vil variere mye fra virksomhet til virksomhet. Det er heller ikke noe i veien for å gjøre endringer i den svarte teksten, dersom du vil forenkle håndboken. Hvis du velger å bruke den lilla teksten som din egen anbefaler vi at du endrer teksten til svart skrift, slik at det blir mer konsistent for leserne dine. Det gjør du ved å endre tekstfarge med knappen nesten helt til høyre i den mellomste knappelinjen i eksempelet over. Når du er ferdig med å redigere et avsnitt kan du trykke på Lagre. Merk at endringen ikke vil bli synlig for leserne av håndboken før du også har publisert håndboken på nytt ved å trykke på oversikten Mine publikasjoner. -knappen i 10
Publisere endringer Når du har gjort endringer i en håndbok vil de ikke bli synlige for lesere av håndboken før du har publisert håndboken på nytt ved å trykke på -knappen i oversikten Mine publikasjoner. 11
Synkronisere En viktig del av de nettbaserte håndbøkene er muligheten til å synkronisere oppdateringer. Virke har spesialister innen både jus og HR-prosesser, og vurderer fortløpende om det bør gjøres endringer i master-publikasjonene. Varsel om endringer Når det kommer endringer i master-publikasjoner vil de brukerne som har rollen Administrator bli varslet. Oppsett av brukere er omtalt i kapittelet Brukeradmin (Side 19) (Eksempel er laget for bruk av håndbøker, ikke en reell endring i avtalevilkår for forsikring) Det er ikke alltid innholdet som blir endret av Virke automatisk bør legges ut til ansatte i din virksomhet. Du må derfor logge inn med administratorbrukeren og se gjennom endringene. I listen over master-publikasjoner kan du i kolonnen til høyre se når Virke sist sendte ut en oppdatering. I forsikringshåndboken i eksempelet under sendte Virke ut en ny versjon 29. oktober. Se endringer Du kan til en hver tid synkronisere master-publikasjonen og din egen versjon. Det kan hende du vil gjøre det for å se hva du har endret tidligere, eller du gjør det fordi Virke har kommet med en ny versjon du vil ta i bruk. I listen over master-publikasjoner trykker du på synkroniseringsknappen ( ). Da vil du få opp et skjermbilde der du kan sammenlikne din nåværende versjon og den nyeste master-publikasjonen. 12
I dette skjermbildet ser du strukturen i master-publikasjonen til venstre, din egen struktur til høyre og en fargeforklaring nederst. Gjøre endringer Som den blå fargekoden viser i eksempelet over, har Virke oppdatert avsnittene for erstatningsbeløp for henholdsvis ulykker og uhell på reise. Ved å dobbeltklikke på den blå teksten kommer vi videre til et redigeringsskjermbilde. Fortsatt er den venstre visningen master-publikasjonen, og den høyre din egen. Dette kjenner du lett igjen ved at du ikke har mulighet til å redigere i master-publikasjonen. I bildet over ser vi at det har kommet en endring i erstatningsbeløpet for tapt livsutfoldelse. Som administrator kan du nå velge å 13
enten ignorere endringen som har kommet fra Virke, eller å redigere direkte i håndboken din. Når du er ferdig trykker du på. Etter å ha lagret endringene du ønsker å gjøre kan du nå velge hvilke avsnitt du ønsker å synkronisere over til din versjon av håndboken. Kryss av de avsnittene du nå vil ha oppdatert, og trykk på synkroniser-knappen nederst i skjermbildet under. Hvis du ikke synkroniserer når du er ferdig vil endringene du har gjort gå tapt. Når du trykker på synkroniser-knappen vil du få opp en dialogboks som ber deg bekrefte hvilke dokumenter du vil oppdatere. Publisere endringer Når du har gjort endringer i en håndbok vil de ikke bli synlige for lesere av håndboken før du har publisert håndboken på nytt ved å trykke på -knappen i oversikten Mine publikasjoner. 14
Lage en ny håndbok Når du abonnerer på nettbaserte håndbøker kan du også lage dine egne håndbøker uten å benytte master-publikasjoner fra Virke. I oversikten over Mine publikasjoner kan du trykke på knappen for å lage en ny publikasjon:. Du får da opp et nytt vindu der du setter opp noen få, generelle punkter om håndboken. Tittel og beskrivelse er felter som brukes mange steder i systemet. Vi anbefaler at både tittel og beskrivelse holdes korte og presise. Om publikasjonen markeres som gratis vil det si at den er tilgjengelig for alle brukere i virksomheten, uavhengig av avanserte tilgangsoppsett. Under innstillinger (se kapittelet Logo på side 21) er det mulig å laste opp din egen logo. Vil du at denne skal vises i håndboken krysser du av for Vis logo. Krysser du av for Vis forside kan du legge til et bilde. Dette brukes som forside når håndbøker skrives ut i PDF-format. De brukes også i den visningen lesere av håndbøkene får når de logger inn på web for å lese. 15
I bildet over ser du at to av håndbøkene bruker forsidebilde. Du ser også viktigheten av en kort og god beskrivelse. Vis innholdsfortegnelse og Vis bunntekst har betydning for håndbøker som skrives ut i PDF-format. Når du har gjort valgene dine trykker du på OK-knappen nederst. Hvis du gjør endringer i innstillinger for en eksisterende publikasjon er det viktig å huske at du må publisere endringene når du er ferdig. Lage kapitler og avsnitt Da du trykket på OK kom du til en teksteditor som viser et blankt dokument. For å få litt oversikt først anbefaler vi at du trykker «Avbryt» for å gå tilbake til et oversiktsbilde. Det oversiktsbilde vil da se slikt ut: 16
I den venstre kolonnen ser du strukturen i håndboken din. Den er helt tom nå. Bildet for øvrig er det samme som det du tidligere har sett i avsnittet for å redigere en håndbok. Høyreklikker du på tittelen på håndboken din, «Reiseregler» i eksempelet over, får du opp en ny meny. Strukturen er slik at du skriver all tekst i avsnitt. Kapitler brukes til å lage en struktur i alle avsnittene. Det er mulig å legge flere nivåer av kapitler under hverandre dersom det er ønskelig. Klikker du på Link til fil får du opp en dialogboks som gjør at du kan laste opp en fil fra din lokale datamaskin. Den vil bli liggende i strukturen med det filnavnet de har, slik Dette er en fil.pdf gjør i eksempelet over. Redigere et avsnitt Når du oppretter et avsnitt kommer du rett til editoren for å skrive inn tekst. Over knappene som minner om dem du finner i vanlige tekstbehandlingsprogrammer er det to knapper for henholdsvis å lagre det du har skrevet ( )og å lukke uten å lagre ( ). I tillegg er det et felt der du kan skrive inn tittelen på det avsnittet du skriver. Dette er tittelen som vises i strukturen. Knappene for å formatere tekst går vi ikke nærmere inn på i denne veiledningen. Du vil finne de fleste formateringsmuligheter du kan ha bruk for. 17
Ett unntak gjør vi likevel, og det er knappen for å sette inn bilder ( ). Ved å laste opp bilder har du mulighet til å sette inn illustrasjoner du har fra før. Du finner den i den midterste knapperaden i eksempelet over. Når du trykker på bildeknappen får du opp en dialogboks der du kan se bilder du har lastet opp tidligere, eller bla deg frem til en bildefil på din lokale datamaskin og velge å laste opp filen. Vi anbefaler å holde formateringen renest mulig. Publisere håndboken Når du har gjort endringer i en håndbok vil de ikke bli synlige for lesere av håndboken før du har publisert håndboken på nytt ved å trykke på -knappen i oversikten Mine publikasjoner. Innstillinger Under Innstillinger vil du finne en del muligheter for å tilpasse både håndbøker og tilgang til håndbøker. Trykker du på Innstillinger i den øverste menyen vil du få disse valgene: Fra nå kaller vi den øverste linjen, der det står «Brukeradministrasjon» og så videre, for hovedmenyen. Linjen under der det nå kun står «Brukere» kaller vi undermenyen. I hovedmenyen er det bare Brukeradmin og Håndbok» som er relevante for deg som abonnerer på håndbøker. 18
Brukeradmin Første gang du logger på vil det ligge én bruker i systemet. Denne brukeren er ment som en standardbruker med lesetilgang til håndbøker. Vi anbefaler at du enten sletter den og lager dine egne lesebrukere, eller at du endrer passordet til brukeren. Siden håndbøker av natur er dokumenter som leses, og som leses likt av alle, anbefaler vi for enkelhets skyld å opprette fellesbrukere. Et eksempel kan være å lage en bruker som heter «ansatt» og la alle ansatte bruke samme brukernavn og passord. Dersom dere for eksempel har egne håndbøker for ledere kan dere lage fellesbrukere per rolle. De som skal ha tilgang til å redigere håndbøker bør ha egne brukere. Legge til bruker Til høyre i bildet over finner du en knapp for å legge til brukere. Når du legger til en bruker er det kun Brukernavn, Passord og Språk som er obligatoriske felt. 19
Det er ikke nødvendig å knytte brukere til ansatte. Navnefelt, epostadresser og telefonnummer er det ikke nødvendig å fylle ut, utover at det gjør det enklere for deg selv å se hvem som har hvilke brukernavn i listen over brukere. Kun lesetilgang, Sider/linker i liste, Aktiver mottak av varsel og Motta standard varslinger er ikke relevante felter. Aktiv er et viktig felt. Dette må krysses av for at brukeren skal kunne logge inn. Gi bruker en rolle Når en bruker er lagt til, eller du er inne og redigerer en bruker, er det et alternativ til i menyene øverst. Trykk på Roller / Grupper for å tilordne brukeren en rolle. De to rollene du kan velge mellom er Handbook eller Administrator. Den første er for brukere som skal lese håndbøker, den andre for brukere som skal redigere. Etter å ha gitt brukeren en generell rolle vil vi i neste kapittel se på hvordan brukeren gis tilgang til hver enkelt håndbok. Grupper er ikke i bruk. 20
Håndbok Det andre relevante menypunktet fra hovedmenyen er Håndbok. Her velger vi hvilke brukere som skal se hvilke håndbøker, og noen flere fininnstillinger for utseende på håndbøker. Tillatelser Under Tillatelser kan du tildele rettigheter til hver enkelt håndbok enten til spesifikke brukere eller til roller. Det er to generelle roller i systemet: Handbook for å lese og Administrator for å endre. For å tildele rettigheter til en håndbok velger du håndboken i listen øverst. Du kan velge flere håndbøker samtidig. De håndbøkene du har laget selv og som du markerte som gratis håndbøker vil ikke listes her, siden de uansett er tilgjengelige for alle. Når du tildeler en rolle tilgang til en publikasjonen vil de få henholdsvis lese- eller endrerettigheter til publikasjonen. Dette innebærer at om en bruker er tildelt en av rollene vil brukeren ha samme tilganger i alle håndbøker. Det er ikke mulig å lage brukere som har endrerettighet kun til én, bestemt håndbok. Innstillinger Under dette punktet vil du finne avanserte innstillingsmuligheter for erfarne brukere. Vi anbefaler å la de aller fleste feltene stå som de er, med ett unntak. Logo Under valget «Logo» kan du laste opp din virksomhets logo. Denne vil da bli brukt som logo i håndbøkene. 21