MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND Møtested: Skogheim Møtedato: 22.05.2019 Tid: 09:30-15:30 SAKSLISTE TILLEGGSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 68/19 19/414 VERTSKOMMUNESAMARBEID INNENFOR OMRÅDET IKT/DIGITALISERING MELLOM NYE HAMARØY KOMMUNE OG BODØ KOMMUNE - SAMARBEIDSAVTALE Hamarøy, 20.05.2019 Jan-Folke Sandnes Leder
VERTSKOMMUNESAMARBEID INNENFOR OMRÅDET IKT/DIGITALISERING MELLOM NYE HAMARØY KOMMUNE OG BODØ KOMMUNE - SAMARBEIDSAVTALE Saksbehandler: Ørjan Higraff Arkiv: 060 Arkivsaksnr.: 19/414 Saksnr.: Utvalg Møtedato 68/19 Fellesnemnd 22.05.2019 Rådmannens innstilling: a) Fellesnemnda godkjenner avtalen om et administrativt vertskommunesamarbeid mellom Bodø kommune og Nye Hamarøy kommune om IKT drift og digitalisering. b) Rådmannen i begge kommuner bemyndiges til å signere avtalen om et administrativt vertskommunesamarbeid mellom Bodø kommune og Nye Hamarøy kommune c) Vertskommunesamarbeidet er bygd på fullkostnadsdekning for vertskommunen. Sammendrag: Fellesnemnda har i møte den 28.3.2019, sak 39/19 fattet slikt vedtak; a) Fellesnemnda gir prosjektleder/rådmann Nye Hamarøy kommune fullmakt til å gjennomføre forhandlinger med Bodø kommune om å inngå vertskommune samarbeid mellom Bodø og Nye Hamarøy kommune om IKT drift og digitalisering. b) Før inngåelse av en samarbeidsavtale må de faglige og økonomiske konsekvensene utarbeides. c) Samarbeidsavtalen om vertskommunesamarbeid mellom Bodø kommune og Nye Hamarøy kommune om IKT drift og digitalisering skal godkjennes av Fellesnemnda d) Prosjektleder/Rådmannen Nye Hamarøy kommune bemyndiges til å signere avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Nye Hamarøy kommune. e) Vertskommune samarbeidet er bygd på full kostnadsdekning for vertskommunen. Dette forutsetter at overføringen er finansiert før vertskommune overtar drift og forvaltning. Nye Hamarøy kommune ønsker å etablere et digitalt samarbeid med Bodø kommune. Det digitale samarbeidet ønskes regulert gjennom en administrativ vertskommuneavtale. I denne saken redegjøres for bakgrunnen for ønske om digital fusjon samt en redegjørelse av prosessen og sakens fakta fram til nå. Side 2 av 7
Bodø kommune og Nye Hamarøy kommune vil gi en kort presentasjon av saken. Saksopplysninger Digitalt samarbeid Det er et ønske om at Nye Hamarøy kommune og Bodø kommune gjennom en administrativ vertskommune avtale over tid gjennomfører en full digital fusjon mellom de to kommunene. Dette omfatter en felles digital infrastruktur, innføring av nye fagsystemer og økt satsning på digitale tjenester overfor innbyggerne. En slik fusjon vil være en forutsetning for å kunne realisere et dyptgående fremtidig samarbeid på andre områder. Det digitale samarbeidet skjer ved at ansvar for drift/support av IKT-tjenester i Nye Hamarøy overføres til Digitaliserings og IKT kontoret Bodø kommune og at alle fagsystemer i Nye Hamarøy konverteres til Bodøs systemer og plattform. Nye Hamarøy kommune skal være operativ fra 01.01. 2020. Overføring av IKT tjenestene til Bodø kommune må være gjennomført innen 01.01.2020. Målsettingen for det digitale samarbeidet mellom Nye Hamarøy og Bodø kommune er: Høyere effektivitet i tjenesteytingen Større bruk av digital arbeidsflyt Fjerne oppgaver som gjøres manuelt/unødvendig tungvint i dag Ressurser til å kvalitetssikre arbeidsprosesser i kommunen slik at disse er samstemt med grensesnittet til leverandørene og «beste praksis» for øvrig Høyere kvalitet i tjenesteytingen Lettere tilgang på nye digitale tjenester som også vil være utfyllende for innbyggere/næringsliv, ikke bare effektiviserende Bedre muligheter for samhandling og kommunikasjon, både mellom innbyggere/næringsliv og kommunen samt mellom enheter internt i kommunen Klargjøre kommunene for et mer dyptgående samarbeid fremover Bedre mulighet for samhandling også mellom Nye Hamarøy kommune og Bodø kommune Sikre at nødvendig infrastruktur for felles tjenesteproduksjon er til stede, både på generelle systemer og på spesifikke fagsystemer Side 3 av 7
Redusere driftskostnadene gjennom samdrift Stordriftsfordeler som følge av et større IKT-miljø og større innkjøp Gjenbruk av eksisterende digitale løsninger Mer helhetlig og effektiv leverandørstyringsmodell og kontraktsoppfølging Gjøre nye digitale tjenester lettere tilgjengelig Tilgang til andre fagmiljø enn IKT-avdelingen som også kan se muligheter Avtale om vertskommune samarbeid etter kap. 20 i Kommuneloven Lovgrunnlaget for vertskommune ligger i følgende: Kommunelovens 20-1 første ledd: En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver og delegere myndighet til å treffe enkeltvedtak eller vedta forskrift til en vertskommune etter reglene i dette kapitlet, så langt annen lovgivning ikke er til hinder for det. Kommunelovens 20-2 første og annet ledd: En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning. Dette gjelder på tilsvarende måte mellom fylkeskommuner. Kommunestyret eller fylkestinget delegerer selv myndighet til å treffe vedtak som er nevnt i første ledd, ved å instruere kommunedirektøren i egen kommune eller fylkeskommune om å delegere myndigheten til kommunedirektøren i vertskommunen. Hovedformålet ved etableringen av vertskommuneloven var å tilby en lovregulert samarbeidsmodell for individrettet kommunal tjenesteyting og offentlig myndighetsutøvelse. Men loven gir ingen rettslig hinder for å organisere administrative støttetjenester som IKT-drift i et vertskommunesamarbeid. For samarbeid om oppgaver som ligger utenfor offentlig myndighetsutøvelse, vil imidlertid regelverket om offentlige anskaffelser kunne legge begrensninger på mulighetene for å etablere vertskommunesamarbeid om dette uten at det oppstår plikt til å sette virksomheten ut på anbud. Dette er behandlet i et eget avsnitt nedenfor. Et administrativt vertskommunesamarbeid har en enkel styringsform som innebærer få kostnader, og som krever lite administrasjon. Side 4 av 7
For et vertskommunesamarbeid skal det foreligge en skriftlig vertskommuneavtale mellom deltakerne i vertskommunesamarbeidet. Kommuneloven 20-4 punkt a stiller opp minimumskrav til hva avtalen skal inneholde bestemmelser om. Bestemmelsen lyder: Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om: a) deltakerne i samarbeidet b) hvem av deltakerne som er vertskommune c) hvilke oppgaver og hvilken myndighet som skal legges til vertskommunen d) når oppgaver og myndighet skal overføres e) hvilke av vertskommunens vedtak deltakerne skal underrettes om f) hvordan det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen skal foregå g) hvordan deltakerne kan tre ut av samarbeidet h) hvordan samarbeidet skal oppløses i) annet som etter lov skal fastsettes i avtale. Det er kommunestyret i de enkelte kommuner som selv må vedta avtalen. I dette ligger at det ikke kan delegeres til andre. Endringer i de elementer av avtalen som er omtalt i loven kan heller ikke delegeres til andre. Vertskommune samarbeid og lov om anskaffelses I forbindelse med etableringen av vertskommuneavtale med Røst kommune så ble det vurdert om etablering av et vertskommunesamarbeid med tilhørende overføring av arbeidsoppgaver faller inn under lov om offentlig anskaffelse. Røst kommune ba om betenkning fra Kommunerevisjonen i Lofoten. Svaret fra Raymond Birkeland Stenberg/Kommunerevisjonen i Lofoten var at dette var unntatt lov om offentlig anskaffelse. «Samarbeidet mellom Røst kommune og Bodø kommune faller utenfor anskaffelsesregelverket. Her er det snakk om offentlig-offentlig samarbeid. Dette er omtalt i Veileder til reglene om offentlig anskaffelser kap. 3. Samarbeidet mellom Røst og Bodø blir en form for horisontalt offentlig-offentlig samarbeid. Det er redegjort nærmere for dette unntaket i kapittel 3.1.3.» Side 5 av 7
Bodø kommune ønsket en egen betenking rundt denne problemstillingen og ba derfor om en utredning fra advokat Robert Myhre i Wahl-Larsen. Advokat Robert Myhre har offentlig anskaffelse som arbeidsområde. «Konklusjonen er at kommunen bør kunne legge til grunn at avtalen er unntatt fra anskaffelsesregelverket etter regelen i forskriften 3-3.» Etableringen av vertskommuneavtale med Nye Hamarøy er tilsvarende den som ble gjort for Røst, slik at oppgavene fra Nye Hamarøy ikke faller inn under lov om offentlig anskaffelse. Det ble gjennomført forhandling med Bodø kommune den 29.4.2019. Fra Nye Hamarøy kommune deltok rådmann Nye Hamarøy kommune, prosjektleder og IKT ansvarlig Hamarøy kommune. Begge parter godkjenner vedlagte avtale. Vurderinger Ansvar for drift/support av IKT-tjenester for Røst kommune ble overført fra Vågan kommune til Bodø kommune med virkning fra 01.01.2017. Med en felles systemportefølje er det skapt en felles plattform som gir økt samarbeid og felles løsninger. Overføringen og en framtidig forvalting av Nye Hamarøy kommune vil følge den samme prosessen som ble brukt for Røst kommune. Det er en målsetting at Nye Hamarøy kommune skal over på den samme programportefølje som Røst, Rødøy og Bodø. For samarbeidskommunene vil dette sikre gode felles løsninger og hvor vi i fellesskap kan forbedre disse. En forutsetning for å gjennomføre etableringen av vertskommuneavtalen og flytting er at Bodø kommune ikke påføres merkostnader ved flyttingen og ved den framtidige forvaltningen. Drift og forvaltning i vertskommunesamarbeidet er bygd på full kostnadsdekning. Det betyr at vertskommunen Bodø skal fullt ut ha dekket sine merkostnader ved dette samarbeidet. Faglige og økonomiske konsekvenser Følgende forhold er vurdert som sentrale; Reduserte utgifter til planlegging, koordinering og rådgiving mellom Nye Hamarøy kommune og Atea, jf. avtale om fase 1 og 2. Nye Hamarøy kommune bygger om egen kompetanse(frikjøp) i oppbyggingsfasen Nye Hamarøy kommune slipper egen drifts- og supporter avtale med Atea. (vaktordning/personalressurser mv.) Nye Hamarøy kommune slipper å bygge eget datarom Side 6 av 7
Nye Hamarøy kommune må kjøpe en del tjenester ved flyttingen til Bodø kommune Nye Hamarøy kommune unngår sårbarhet Nye Hamarøy kommune blir en del av Bodø kommune sin kompetanse(personalressurser) Nye Hamarøy kommune blir en del av Bodø kommune sin plan og utviklingskompetanse Et vertskommunesamarbeid med Bodø kommune vil både i forhold til investeringer, drift og faglig utvikling gi totalt en betydelig gevinst for Nye Hamarøy kommune. Konklusjon og anbefaling Det er ønskelig med et tettere IKT samarbeid med kommuner i regionen, jf. Arbeidet i Salten regionråd. Et slikt samarbeid vil gi bedre kommunale digitale tjenester for alle aktører i regionen. Gjennom et tettere samarbeid vil det også gi lavere drift- og lisenskostnader for alle deltakende kommuner. Nye Hamarøy kommune vil være den tredje kommunen Bodø kommune etablerer et tettere samarbeid med og er derved nok et steg til et regionalt samarbeid innenfor IKT og digitalisering. Anbefaling: 1. Avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Nye Hamarøy kommune om IKT drift og digitalisering godkjennes. 2. Rådmannen bemyndiges til å signere avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Nye Hamarøy kommune. 3. Vertskommune samarbeidet er bygd på full kostnadsdekning for vertskommunen. Dette forutsetter at overføringen er finansiert før vertskommune overtar drift og forvaltning. Vedlegg som følger saken: Samarbeidsavtale mellom Nye Hamarøy kommune og Bodø kommune Oversikt over systemporteføljen mellom Hamarøy/Tysfjord og Bodø kommune, datert 29.4.2019 Ørjan Higraff Prosjektleder kommunesammenslåing Side 7 av 7