Seljord kontrollutval

Meeting Book: Seljord kontrollutval (06.03.2019) Seljord kontrollutval Date: 2019-03-06T09:00:00 Location: Kommunehuset, møterom 1. høgda Note: Meld forfall til utvalssekretær Ingebjørg Liland på e-post: ingebjorg.liland@temark.no, eller tlf.: 47034560, snarast mogeleg. Vara møter kunn etter eigen innkalling. Innkallast: Sak 1/19 Rådmann Finn-Arild Bystrøm kl. 09:00

Saksliste Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av innkalling 6.3.19 3 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 4 Saker til behandling 1/19 Seljord kommunes implementering av GDPR 17 2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for skatteoppkrevjarfunksjonen 2018 Seljord kommune 19 3/19 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune 35 4/19 Orientering frå revisor 6.3.19 38 5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune 39 6/19 Referatsaker 6.3.19 48 7/19 Eventuelt i møte 6.3.19 81

1/19 Godkjenning av innkalling 6.3.19-19/00066-1 Godkjenning av innkalling 6.3.19 : Godkjenning av innkalling 6.3.19 Arkivsak-dok. 19/00066-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Godkjenning av innkalling 6.3.19 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 6.3.19 vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling 6.3.19 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 6.3.19 1

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 Arkivsak-dok. 19/00066-2 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møtet 5.12.18 vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll frå møtet 5.12.18 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll frå møtet 5.12.18 1

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 Møteprotokoll Seljord kontrollutval Dato: 05.12.2018 kl. 9:00 11:30 Sted: Kommunehuset, møterommet 1. høgda Arkivsak: 18/00167 Til stede: Sigrun Dyrland Eidal Mette Aanderaa Arve Lia Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: John Olav Haugetuft Gunleif Oland Rådmann Finn-Arild Bystrøm Økonomisjef Halgeir Brekke Kommunalsjef Lillian Olsen Opedal Ordførar Halfdan Haugan Oppdragsrevisor Hilde Vatnar Utvalgssekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Det blei kalla inn vara i henhald til varaliste for John Olav Haugetuft og Gunleif Oland. Ingen hadde mogelegheit til å møte. Sakskart Side Møteinnkalling 4/18 18/00167-26 Godkjenning av innkalling 05.12.2018 3 Møteprotokoll 4/18 18/00167-25 Godkjenning av protokoll frå møte 03.10.2018 4 1

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 Saker til handsaming 25/18 18/12962-1 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune 5 26/18 18/12078-1 Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for 2019 6 27/18 16/13612-10 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar 7 28/18 18/06108-9 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune 8 29/18 18/00194-3 Orientering frå revisor 05.12.2018 9 30/18 18/12079-1 Møte og arbeidsplan 2019 - Seljord kontrollutval 10 31/18 18/00176-9 Referatsaker 05.12.2018 11 32/18 18/00183-7 Eventuelt 05.12.2018 12 Seljord, 05.12.2018 Sigrun Dyrland Eidal Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Utvalgssekretær 2

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av innkalling 05.12.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 4/18 Forslag frå sekretariatet: Møteinnkalling 05.12.2018 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling 05.12.2018 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte 03.10.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 4/18 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møtet 03.10.2018 vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll frå møtet 03.10.2018 vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 Saker til handsaming 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 25/18 Forslag frå sekretariatet: Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Møtehandsaming Kommunalsjef Lillian Olsen Opedal orienterte i saka. Ordfører Halfdan Haugan, Rådmann Finn-Arild Bystrøm og økonomisjef Halgeir Brekke kommentera i saka. Kontrollutvalet stilte spørsmål og fekk svar. Sekretær foreslo følgande vedtak: Saka vert teken til vitande. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 26/18 Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for 2019 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 26/18 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Rådmann Finn-Arild Bystrøm og økonomisjef Halgeir Brekke ga utvalet ei orientering om rådmannens forslag til budsjett 2019, og svara på spørsmål frå utvalet. Ordførar Halfdan Haugan kommenterte i saka. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 27/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 27/18 Forslag frå sekretariatet: Saka leggast fram utan tilråding då orientering vil bli gjeve i møte. Møtehandsaming Rådmann Finn-Arild Bystrøm ga utvalget attendemelding på korleis rapporten blir fulgt opp. Sekretariatet foreslo følgande vedtak: Kontrollutvalet finn skriftleg attendemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjon «Offentlege anskaffingar» tilfredsstillande, og avsluttar med dette saken. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet finn skriftleg attendemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjon «Offentlege anskaffingar» tilfredsstillande, og avsluttar med dette saken. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 28/18 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet utsett gjennomføring av forvaltningsrevisjonen med tema «Helse og omsorg» til hausten 2019. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Arkiv og dokumenthandtering» i tråd med den framlagte prosjektplanen. Møtehandsaming Notat frå Telemark kommunerevisjon og prosjektplan på forvaltningsrevisjonsprosjektet «Arkiv og dokumenthandtering» blei gått gjennom av kontrollutvalet. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet utsett gjennomføring av forvaltningsrevisjonen med tema «Helse og omsorg» til hausten 2019. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Arkiv og dokumenthandtering» i tråd med den framlagte prosjektplanen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 29/18 Orientering frå revisor 05.12.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 29/18 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Hilde Vatnar orientera om den laupande revisjonen i kommunen. Votering Samrøystes. Vedtak Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 30/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Seljord kontrollutval Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 30/18 Forslag frå sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2019 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2019: Onsdag kl. 09:00: 6.3 29.5 2.10 4.12 Møtehandsaming Møte og arbeidsplan for 2019 blei lag fram for kontrollutvalet. Votering Samrøystes. Vedtak Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2019 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2019: Onsdag kl. 09:00: 6.3 29.5 2.10 4.12 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 31/18 Referatsaker 05.12.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 31/18 Forslag frå sekretariatet: Referatsakene takast til vitande. Møtehandsaming 1. Referatsaker NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 30-31. januar. Påmeldingsfrist 18. Desember Mette Aanderaa melder seg på konferansen. 2. Neste møte Onsdag 6. mars 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Årsmelding 2018 for Seljord kontrollutval Forvaltningsrevisor sin eigenvurdeing av sjølvstende Orientering frå revisor Referatsaker/Eventuelt Votering Samrøystes. Vedtak Referatsakene takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

1/19 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18-19/00066-2 Godkjenning av protokoll frå møte 5.12.18 : Protokoll Seljord kontrollutval 05.12.2018 32/18 Eventuelt 05.12.2018 Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval 05.12.2018 32/18 Møtehandsaming Ingen saker vart handsama. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

1/19 Seljord kommunes implementering av GDPR - 19/03651-1 Seljord kommunes implementering av GDPR : Seljord kommunes implementering av GDPR Arkivsak-dok. 19/03651-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Seljord kommunes implementering av GDPR Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek saka til vitande. Bakgrunn for saka: I 2018 sette EU i verk ei personopplysningsforordning GDPR (GDPR General Data Protection Regulation). Forordninga er eit sett reglar som gjeld for alle EU/EØS-land. I juli 2018 blei denne forordninga implementert i ei ny personopplysningslov i Noreg. Hensikta med regelverket er å styrke personvernet, sørgje for meir openheit rundt innsamling av personopplysningar og at bruk av opplysningar skal grunngjevast og avgrensast. Personopplysningslova handlar om handsaming altså innsamling og bruk- av personopplysningar. Reglane gjev verksemdene ei rette plikter samtidig som den gjev enkeltpersonar ei rekke rettigheitar. Personopplysningslova får ei rekke konsekvensar for kommunane. Dette dreier seg blant anna om at personvernombod blir obligatorisk for alle offentlige myndigheiter, samt at alle kommunar må ha oversikt over kva personopplysningar dei har. Datatilsynet har laga mange oversikter over dei viktigaste endringane som følgjer med det nye regelverket, ei av desse oversiktene ligg lagt ved. Saksopplysningar: Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for å tilpasse seg reglane i forordninga. Det er difor aktuelt å få eit innblikk i kva kommunen har gjort eller planlagt for å tilpasse seg nytt regelverk. Rådmann Finn-Arild Bystrøm vil gje utvalet ei orientering i møtet. Vedlegg: - Nye personvernregler fra 2018. Hva betyr det for din virksomhet? 1

1/19 Seljord kommunes implementering av GDPR - 19/03651-1 Seljord kommunes implementering av GDPR : Punktliste-ny personvernlov 2018 Nye personvernregler fra 2018. Hva betyr det for din virksomhet? Hva blir nytt? 1 Alle norske virksomheter får nye plikter Alle virksomheter må sette seg inn i den nye lov givningen og finne ut hvilke nye plikter som gjelder dem. Ledelsen må sørge for å få på plass rutiner for å overholde de nye pliktene. Alle ansatte må følge de nye rutinene når reglene trer i kraft. 2 Alle skal ha en forståelig personvernerklæring Informasjon om hvordan din virksomhet behandler personopplysninger skal være lett tilgjengelig og skrevet på en forståelig måte. Det nye lovverket stiller strengere krav til informasjonens form og innhold enn dagens lovgivning. All informasjon som gis til barn, skal tilpasses barnas forståelsesnivå. 3 Alle skal vurdere risiko og personvernkonsekvenser Dersom et tiltak utgjør en stor risiko for personvernet, må virksomheten også utrede hvilke personvernkonsekvenser det kan ha. Hvis utredningen viser at risikoen er stor og dere selv ikke kan redusere den, skal Datatilsynet involveres i forhåndsdrøftelser. 4 Alle skal bygge personvern inn i nye løsninger De nye reglene stiller krav til at nye tiltak og systemer skal utarbeides på en mest mulig personvernvennlig måte. Dette kalles innebygd personvern. Den mest personvernvennlige innstillingen skal være standard i alle systemer. 5 Mange virksomheter må opprette personvernombud Alle offentlige og mange private virksomheter skal opprette personvernombud. Et personvernombud er virksomhetens personvernekspert, og et bindeledd mellom ledelsen, de registrerte og Datatilsynet. Ombudet kan være en ansatt eller en profesjonell tredjepart. 6 Reglene gjelder også virksomheter utenfor Europa Virksomheter som holder til utenfor Europa må også følge forordningen, dersom de tilbyr varer eller tjenester til borgere i et EU- eller EØS-land. Dette gjelder også om de ikke direkte tilbyr tjenester, men kartlegger adferden til europeiske borgere på nett. De som er etablert i flere land i Europa, skal bare trenge å snakke med personvernmyndighetene i det landet der de har sitt europeiske hovedkvarter. 7 Alle databehandlere får nye plikter Databehandlere er virksomheter som behandler personopplysninger på oppdrag fra den ansvarlige virksomheten. Ofte er det snakk om leverandører av IT-tjenester. De nye reglene pålegger databehandlere å ha rutiner for innsamling og bruk av personopplysninger. Databehandlere skal også si ifra til oppdragsgiveren sin hvis de får instrukser som er i strid med loven. Oppdragsgiver skal også godkjenne data behandlerens underleverandører. Databehandlere kan også bli holdt økonomisk ansvarlig sammen med oppdragsgiver. 8 Alle bør samarbeide i egne nettverk og følge bransje normer De nye reglene oppmuntrer til sektorvis utforming av retningslinjer og bransjenormer. Om dere følger bransjenormer, vil dere ha de viktigste rutinene på plass. Datatilsynet skal godkjenne bransjenormene. 9 Alle får nye krav til avvikshåndtering Reglene for håndtering av sikkerhetsbrudd blir strengere. Forordningen stiller krav til når det skal varsles, hva varselet skal inneholde og hvem som skal varsles. Kort sagt skal man si fra raskere og oftere enn man gjør i dag. 10 Alle må kunne oppfylle borgernes nye rettigheter Den enkeltes rett til å kreve at hans eller hennes personopplysninger slettes blir styrket. Dette kalles «retten til å bli glemt». Norske og europeiske borgere vil blant annet kunne kreve å ta med seg personopplysningene sine fra en leverandør til en annen i et vanlig brukt filformat. Dette kalles «dataportabilitet». De kan også motsette seg profilering. Alle henvendelser fra borgere skal besvares innen en måned. Hva bør dere gjøre nå? 1 Ha oversikt over hvilke personopplysninger dere behandler Alle virksomheter som samler inn eller bruker personopplysninger skal ha oversikt over hvilke personopplysninger det er snakk om, hvor de kommer fra og hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen. Sørg for å ha en slik oversikt. Det er et krav som gjelder også etter dagens lov. 2 Sørg for å oppfylle dagens lovkrav Overgangen til de nye reglene blir lettere om dere etterlever kravene i personopplysningsloven, som gjelder i Norge i dag. Har dere gode rutiner for internkontroll som fungerer etter hensikten og er kjent i organisasjonen, er det lettere å få oversikt over hva dere må endre. 3 Sett dere inn i det nye regelverket Dere finner forordningsteksten på Datatilsynets nettsider. Der fyller vi også på med artikler om de nye reglene etter hvert som vi utarbeider dem. 4 Lag rutiner for å følge de nye reglene Gå gjennom rutinene dere har for behandling av personopplysninger. Oppdater dem etter nytt regelverk der det trengs. Dokumenter de nye rutinene, og legg en plan for nødvendige endringer. Er systemene deres laget for å ivareta kravet til innebygd personvern, dataportabilitet og personvern som standardinnstilling? Klarer dere å fange opp og besvare henvendelser fra borgerne innen én måned? Endringer i systemer og rutiner tar tid. Begynn allerede nå! datatilsynet.no/forordning

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for Arkivsak-dok. 19/03653-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for skatteoppkrevjarfunksjonen 2018 Seljord kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek «Kontrollrapport 2018 vedkomande skatteoppkrevjaren for Seljord kommune» og Årsrapport med årsrekneskap frå Skatteoppkrevjaren i Seljord for 2018» til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har motteke årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport i samband med skatteoppkrevjarfunksjonen 2018 Fyresdal kommune frå skatteetaten. Dei ber om at kontrollrapporten distribuerast til både kommunestyret og kontrollutvalet i Seljord kommune. Saksopplysningar: Skatteoppkrevjarens ansvar og mynde følgjer av «instruks for skatteoppkrevjar» av 8. april 2014. Skatteoppkrevjaren skal utarbeide ein årsrapport som skal omtale alle ansvarsområde angitt i skatteoppkrevjarinstruksen, dvs. skatteoppkrevjarens verksemd, skatterekneskapet, innfordring av krav og arbeidsgjevarkontrollen. Skatteoppkrevjarfunksjonen i Seljord består av 0,8 årsverk. Skatteoppkrevjaren i Seljord kjøper arbeidsgjevarkontrollen frå Midt-Telemark Arbeidsgivarkontroll. Det blei i 2018 gjennomført kontrollar som utgjer 5,6 % av totalt antall opplysningspliktige arbeidsgjevarkontrollar i kommunen. Resultatkravet for arbeidsgjevarkontroller var for 2018 satt til 5%. Skatteetaten har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfunksjonen utøvast tilfredsstillande ut frå gjeldande regelverk på følgjande område: - Internkontroll - Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet - Skatte- og avgiftsinnkreving - Arbeidsgiverkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret/skatteetaten har gjennomført, finn dei at skatteoppkrevjarfunksjonen i det alt vesentlege har utført sin verksemd i samsvar med gjeldande regelverk. 1

2 2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for Årsrapport og årsrekneskapet for 2018 frå skatteoppkrevjaren i Seljord, samt kontrollrapport 2018 i samband med skatteoppkrevjarfunksjonen for Seljord kommune leggjast fram for kontrollutvalet til orientering. Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet har plikt til å følgje opp at kommunen tek vare på skatteoppkrevjarfunksjonen på ein tilfredsstillande måte, og at den utøvast i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg frå skatteetaten. På bakgrunn av dei opplysningar som ligg føre tilrådast kontrollutvalet å ta dei rapporter som ligg føre til vitande. Vedlegg: - Årsrapport med årsrekneskap 2018 frå Skatteoppkrevjaren i Seljord - Kontrollrapport 2018 i samband med skatteoppkrevjarfunksjonen for Nissedal kommune

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for Vår dato Din/Dykkar dato Saksbehandlar 15.02.2019 Svein Kåre Eikefjord 800 80 000 Din/Dykkar referanse Telefon Skatteetaten.no 40808212 Org.nr Vår referanse Postadresse 974761076 2019/5254383 Postboks 9200 Grønland 0134 OSLO Kommunestyret i Seljord kommune Brøløsvegen 13 A 3840 SELJORD Kontrollrapport 2018 vedkomande skatteoppkrevjaren for Seljord kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjaren Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av skattebetalingslova og "Instruks for skatteoppkrevjarar" av 8. april 2014. Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt overfor skatteoppkrevjarane. Det betyr at skattekontoret: pliktar å gje rettleiing og bistand i faglege spørsmål gjennom mål- og resultatstyring søker å leggje til rette for best mogeleg resultat utfører kontroll av skatteoppkrevjaren Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarane er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1. januar 2014. Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarane er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 16. mai 2016. Føremålet med kontrollen er å avklare: om skatteoppkrevjaren har ein tilfredsstillande internkontroll for utføringa av sine gjeremål om føring av rekneskapen, rapportering og avlegging av årsrapporten og årsrekneskapen samsvarar med gjeldande regelverk om utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfylgjing av restansane samsvarar med gjeldande regelverk om utføringa av arbeidsgjevarkontrollen samsvarar med gjeldande regelverk 2. Om skatteoppkrevjaren Sum årsverk i samsvar med skatteoppkrevjaren sine årsrapportar: Tal årsverk 2018 Tal årsverk 2017 Tal årsverk 2016 0,64 0,80 0,80 Side 1 / 4

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for 3. Måloppnåing Skatte- og avgiftsinngang Skatteoppkrevjaren sin frist for avlegging av årsrekneskapen og årsrapporten er 20. januar 2019. Skattekontoret har motteke rekneskapen innan fastsett frist. Årsrekneskapen for Seljord kommune viser per 31. desember 2018 ein endeleg skatte- og avgiftsinngang 1 til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) og vidaresending plassering mellom kommunar på kr 311 931 118 og uteståande restansar 2 på kr 3 878 763. Tabellen viser innkrevjingsresultata per 31. desember 2018 for Seljord kommune. Resultatkrav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2018 (i %) Innbetalt av sum krav 2017 (i %) Innbetalt av sum krav for regionen 2018 (i %) Restskatt personlege skattytarar 2016 96,00 99,78 98,91 96,38 Forskotstrekk 2017 99,95 100,00 100,00 99,94 Forskotsskatt personlege skattytarar 2017 99,40 100,00 100,00 99,22 Forskotsskatt upersonlege skattytarar 2017 99,95 100,00 100,00 99,95 Restskatt upersonlege skattytarar 2016 99,50 100,00 99,81 98,84 Arbeidsgjevaravgift 2017 99,93 99,99 100,00 99,84 Resultat for arbeidsgjevarkontrollen Skatteoppkrevjaren for Seljord kommune er tilslutta den interkommunale kontrollordninga Midt-Telemark Arbeidsgiverkontroll. Resultat for den interkommunale kontrollordninga per 31. desember 2018 viser i følgje skatteoppkrevjaren sin resultatrapportering: Tal Arbeidsgjevarar i kommunen/ kontrollordninga Minstekrav tal kontrollar (5 % av arbeidsgjevarane) Tal utførte kontrollar i 2018 Utførte kontrollar 2018 (i %) *Utførte kontrollar 2017 (i %) Utført kontroll 2018 region (i %) 1211 61 68 5,6 5,3 4,8 Tala for 2018 omfattar alle kommunane i kontrollordninga. Talet for 2017 (*) er berre for Seljord kommune. Skatteoppkrevjar/kontrollmiljø har også deltatt i ulike kontrollsamarbeid og aksjonar saman med Skatteetaten, blant anna mot arbeidslivskriminalitet (Akrim). Arbeidsgjevarkontrollen er svært viktig for arbeidet mot Akrim og svart økonomi. Tverretatlege samarbeid gjev gode effekter i arbeidet mot Akrim, og dette har vore ei arbeidsform som har vore prioritert også i 2018. Dette er eit område som i dag ikkje har direkte styringsparameter, men eit stort engasjement og prioritering frå skatteoppkrevjar har vore og er viktig for dei gode resultata som satsinga gjev. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav Side 2 / 4

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for 4. Skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjaren Skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarane i regionen vert utført i samsvar med ei årleg plan, der behovet for kontroll av områda skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgjevarkontroll vert vurdert overordna for kvar skattoppkrevjar. Samtlege områder vil derfor nødvendigvis ikkje verte kontrollert kvart år. Skattekontoret har for 2018 utført kontorkontrollar av skatteoppkrevjaren for området skatterekneskap. Skattekontoret har i 2018 òg gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjaren for områda skatterekneskap og innkrevjing 12. september 2018. Rapport er send skatteoppkrevjaren 2. oktober 2018. Skatteoppkrevjaren har gjeve tilbakemelding på rapporten 9. oktober 2018. Stadleg kontroll for området arbeidsgjevarkontroll vart halden ved Midt-Telemark Arbeidsgiverkontroll 18. juni 2018. Rapport er sendt arbeidsgjevarkontrolleininga 10. juli 2018. Det vart gjeve tilbakemelding på rapporten 11. juli 2018. Skatteoppkrevjaren sin overordna internkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av årsrekneskapen Gjennom kontrollane som skattekontoret har gjennomført, har vi gjeve følgjande pålegg: Vi pålegg skatteoppkrevjar å følgje krava Skattedirektoratet har stilt til dokumentasjon og internkontroll for manuell endring av bankkonto. Skatteoppkrevjar opplyser i årsrapporten at dokumentasjonen og krava til internkontroll skal vere i samsvar med regelverket. Ut over gjevne pålegg ser vi at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av årsrekneskapen i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevjing Gjennom kontrollane som skattekontoret har gjennomført, har vi gjeve følgjande pålegg: Vi pålegg skatteoppkrevjar å følgje reglane i Lov om tvangsfullbyrdelse for varsling av utleggsforretningar. Skatteoppkrevjar opplyser i årsrapporten at utleggsforretninger vert varsla i samsvar med regelverket. Ut over gjevne pålegg ser vi at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege samsvarar med gjeldande regelverk. Side 3 / 4

2/19 Årsrapport med årsrekneskap og kontrollrapport for 5. Skattekontoret sin oppfølging av skatteoppkrevjaren Skattekontoret har vore i dialog med skatteoppkrevjar om resultatkrava og det er halde dialogmøte 2. februar 2018 i Skien. Med helsing Ingvill Helstad Avdelingsdirektør Innkreving, oppfølging skatteoppkrevere Skatteetaten Elisabeth Gylder Vingereid For ettertida kan spørsmål til Skatteetaten om oppfølgjing av skatteoppkrevjarene rettast til: oppfolging-skatteoppkrever@skatteetaten.no for skattereknskaps- og innkrevjingsområdet SKOstyringAGK@skatteetaten.no for arbeidsgjevarkontrollområdet Kopi til: Skatteoppkrevjaren for Seljord kommune Kontrollutvalet for Seljord kommune Rådmann/ administrasjonssjef for Seljord kommune Riksrevisjonen Dokumentet er elektronisk godkjend og har derfor ikkje handskrivne signaturar. Side 4 / 4

3/19 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune - 19/02804-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune : Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune Arkivsak-dok. 19/02804-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, være uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Seljord kommune. Kirsti Torbjørnson si eigenvurdering av at ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til eigenvurderinga. Vedlegg: - Seljord kommune Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende 1

3/19 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune - 19/02804-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune : Seljord kommune - uavhengighetserklæring 2019 m. TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalget i Seljord kommune v/agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 4 3833 BØ i Telemark Hovedkontor: Postboks 2805, 3702 Skien Tif.: 35 91 70 30 e post: post tkrtekomrev.no Distriktskontor: Postboks 83, 3833 Bø Tif.: 35 OS 90 00 Foretaksregisteret: 985 867 402 Vår ref.: i 9/66/tork Deres ref.: Arkivkode: 728016 Vurdering av om oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjon er uavhengig Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon gjennomfører i Seljord kommune. Eigenvurderinga av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved dette brevet. Vandelsattest er dokumentert ved tilsetjing i Telemark kommunerevisjon IKS. Skien, 14.01.2019 Telemark kommunerevisjon IKS Mette Nilsen sekretær ill1m Ved/egg: Skrift/eg eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet

3/19 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune - 19/02804-1 Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende - Seljord kommune : Seljord kommune - uavhengighetserklæring 2019 Vedlegg: Skriftieg eigenvurdering av at oppdragsansvarleg er uavhengig og objektiv for forvaltningsrevisjonsprosjekt i Seljord kommune Pkt 1: Tilsetjingstilhøve Underteikna er ikkje ti/sett hos andre arbeidsgjevarar enn Telemark kommunerevisjon IKS. Pkt 2: Medlem i styrande Underteikna er ikkje medlem av styrande organ i verksemd som Seljord organ kommune deltek i. Pkt 3: Å delta i eller ha Underteikna deltek ikkje i eller harfunksjonar i anna verksemd som kanføre til funksjonar i anna verksemd, interessekonflikt eller svekka tillit til rolla som revisor. som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt 4: Nærståande Underteikna har ikkjé nærståande som er knytt tilseljord kommune slik at dette har verknadfor sjølvstende og objektivitet. Pkt 5 : Rådgjeving eller a nd re Underteikna har ikkje utført rådgjeving eller andre tenesterfor Seljord kommune tenester som er eigna til å som kjem i konflikt med denne føresegna. påverke revisor sin habilitet Pkt 6: Tenester under leiing- Underteikna har ikkje gjeve tenester til Seljord kommune som høyrer inn under og kontrolloppgåvene til leiing- og kontrolloppgåvene til kommunen. kommunen Pkt 7: Opptre som fullmektig Underteikna er ikkjefullmektigfor Seljord kommune. for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særeigne forhold Underteikna kjenner ikkje til andre særeigne høve som er eigna til å svekke tilliten til at revisor er sjølvstendig og objektiv. Skien, 14.01.2019 Telemark kommunerevisjon IKS )i Kirsti Torbjørnson \ oppdragsansvarleg for fohialtningsrevisjon

4/19 Orientering frå revisor 6.3.19-19/00072-1 Orientering frå revisor 6.3.19 : Orientering frå revisor 6.3.19 Arkivsak-dok. 19/00072-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Orientering frå revisor 6.3.19 Forslag frå sekretariatet: Saka takast til vitande. Saksopplysningar: Kontrollutvalet har som sine oppgåver å halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at revidering av kommunens rekneskap skjer på ein god måte. Heimmelen for dette finn ein i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er også beskrive nærmare i Kontrollutvalsforskrifta: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Det er fast praksis at revisor orienterer om det laupande revisjonsarbeidet i kommunen i kontrollutvalsmøta. Oppdragsrevisor Hilde Vatnar vil orientere om revisjonsarbeidet Seljord kommune. 1

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune Arkivsak-dok. 19/03652-1 Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval 06.03.2019 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2018 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek Årsmelding 2018 for Seljord kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalet sin aktivitet i 2018. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal i samsvar med kommuneloven 77, punkt 6, informere kommunestyret om sitt arbeid. Saksopplysningar: Årsmeldinga summerer opp utvalets viktigaste aktiviteter gjennom 2018, og gir eit bilde av utvalets formelle rolle, instruks og forholdet til revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapet, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar. Føresegna må sjåast i samanheng med vedtekne planar og presenterast på denne måten for året 2018. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg med dette fram forslag til årsmelding for 2018 for godkjenning i kontrollutvalet. Den vil deretter bli sendt over til kommunestyret til orientering. Vedlegg: - Årsmelding for kontrollutvalet 2018 Seljord kommune (ettersendes) 1

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 Seljord kommune Årsmelding for kontrollutvalet 2018 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 1. INNLEIING Kontrollutvalet gir med dette ei samla årsmelding for aktiviteten i 2018. Årsmeldinga skal gje eit bilete av utvalet si formelle rolle, instruks, forhold til revisjonen og sekretariatet og dei viktigaste saker som er handsama i år. Kontrollutvalet gir kvart år uttale til kommunerekneskapen, adressert til kommunestyret. Etter forskrift for kontrollutval, skal kontrollutvalet årleg rapportere om resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar. Bestemminga må sjåast i samanheng med vedtekne planar og vert presentert på denne måten for året 2018. 2. SAMANSETTING AV KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet er valt av kommunestyret og skal i kommunestyret sin stad føre tilsynet med den kommunale forvaltninga. Alle kommunar og fylkeskommunar er pliktige til å velje eit kontrollutval. Kommunestyret kan foreta nyval av kontrollutvalets medlemmer i valperioden, men da må heile utvalet veljast på nytt. Reglar for val av medlemmer til kontrollutvalet er fastsette i eiga forskrift. Det er strenge avgrensingar i kven som er valbare til utvalet. Medlem og varamedlem i kontrollutvalet 2017 Medlem Varamedlem Leiar Sigrun Dyrland Eidal (Sp) Stig Høgetveit (V) Nestleiar Mette Aanderaa (SP) Tone Reiten (MDG) Medlem John Olav Haugetuft (SP) Agnes Byberg Skårnes (SP) Medlem Arve Lia (AP) Svein Forberg Liane (V) Medlem Gunleif Oland (H) Alice Bratås (A) Tone Astrid Hjartsjø (H) Hanne Lise Kåsen (A) Kommunelova krev at minst eitt av medlemmene skal veljast blant kommunestyret sine medlemmer. Departementet har tolka det slik at det gjeld ved konstituering. 3. RAMMER FOR KONTROLLUTVALET SITT ARBEID Etter Kommunelova 77 er kommunestyret pålagt å opprette eit eige kontrollutval som skal stå for løypande tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga og dei folkevalde organa som kommunestyret har oppretta. Tilsynet og kontrollen skjer i kommunestyret sin stad. Kommunelova 77 slår fast: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens rekneskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Side 1 av 7

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalet sine oppgåver er i utgangspunktet gitt i kommunelova 77, og i forskrift om kontrollutval av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalet utføre særskilte tilsynsoppgåver på deira vegne. Kontrollutvalet si hovudoppgåve er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegner av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet skal ifølgje kommunelova sørge for mange oppgåver som vi vil komme nærmare inn på seinare. 4. OPPLÆRING OG KURS Det vert stadig stilt større krav og forventningar til kontrollutvalet sin kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunen sine innbyggjarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåvene som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet vert blant anna årleg invitert til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) og fagkonferansen til Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalet ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet kan møtast og drøfte saker og arbeidsmetodar. Kontrollutvalet var representert ved NKRF sin kontrollutvalskonferanse i 2018, samt ved Temarks haustkonferanse. 5. SEKRETARIAT Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS (Temark). Temark har sekretariatsoppdraget for 34 kommunar i Vest-Agder, Aust-Agder og Telemark. Temark er med det eit av landets største kontrollutvalssekretariat. Sekretariatet har åtte tilsette og sekretær for kontrollutvalet i 2018 var Ingebjørg Liland. Sekretariatet skriv saksframstillingar, bistår kontrollutvalet i praktisk tilrettelegging av møte og med oppfølging av vedtak. I det laupande arbeidet er sekretariatet bindeleddet mellom utval og revisjonsselskap, og utfører oppgåver på vegne av kontrollutvalet. 6. REVISJON Kommunen er medeigar i, og har avtale om levering av revisjonstenester med Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjonen leverer revisjonstenester til 21 kommunar. Selskapet bistår kommunen med rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og rådgiving. Side 2 av 7

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 Oppdragsrevisor er Hilde Vatnar, oppdragsansvarleg revisor er Ottar Kleppe og oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor er Kirsti Torbjørnson. 7. ØKONOMI For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som mogleggjer den aktiviteten som det vert lagt opp til i møte- og arbeidsplanen. Kontrollutvalet er i tråd med kommunelova pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. Rekneskapstala for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen kjem fram av kommunens samla årsrekneskap. Kontrollutvalet vil få lagt fram ei eiga sak som går på økonomien knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan halde seg oppdatera på utvalets økonomiske stilling, i tillegg til kostnadane til sekretariat og revisjon. Budsjett og rekneskap for 2018 Beskrivelse: Budsjett Regnskap Møtegodtgjørelse/Tapt arbeidsfortjeneste 25 000 23 200 Arbeidsgiveravgift 3 000 2 459 Bevertning 2 000 2 609 Kontingent og tidsskrift 2 000 1 275 Kurs, møter og anna 50 000 18 552 Transport, reise og diettgodtgjørelse 5 000 1 321 Sum kontrollutvalget: 87 000 49 416 Kjøp av sekretariatstjenester 110 000 109 331 Kjøp av revisjonstjenester 637 000 637 140 Selskapskontroll o.l. 50 000 0 SUM TOTALT 884000 795887 8. KONTROLLUTVALET SITT ARBEID MØTE OG SAKER Møter 2018 Kontrollutvalet har i 2018 gjennomført 4 møter og handsama 32 saker. Åpne møter I likskap med andre folkevalde organ er møta i kontrollutvalet som hovudregel opne. Side 3 av 7

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 Sakskart, saksdokument og protokollar vert løypande lagt ut på kommunen og sekretariatet sine heimesider (www.temark.no). Deltaking frå administrasjonen Rådmannen deltar (etter innkalling) på dei fleste av kontrollutvalet sine møter. God dialog med den administrative leiinga er ei styrke for kontrollutvalet i sitt arbeid. I tillegg til rådmann Finn-Arild Bystrøm har følgande frå administrasjonen delteke på møter i 2018: - Kommunalsjef plan, utvikling og tekniske tenester, frid Berge (7.3.18) - Organisasjons- og personalsjef Ingeborg Nenseter Jensen (7.3.18) - Økonomisjef Halgeir Brekke (7.3.18, 30.5.18, 3.10.18 og 5.12.18) - Kommunalsjef Helse og omsorg Kari Gro Espeland (7.3.18) - Kommunalsjef Lillian Olsen Opedal (5.12.18) Deltaking frå ordfører Ordfører har vore til stade i 2 av 4 møter. Det at ordfører møter på kontrollutvalets møter bidrar til ein god dialog mellom kommunens øvste leiing og kontrollutvalet, og styrker relasjonen mellom kommunestyret og kontrollutvalet i det laupande arbeidet. Orienteringar og einingsbesøk Utvalet ynskjer å ha oppdatert informasjon om kommunens verksemd, og samtidig gjere eigen funksjon kjend for både innbyggjarane og kommunens tilsette. Administrasjonen inviterast med jamne mellomrom til kontrollutvalet for å orientere om forskjellige verksemdsområder i kommunen. Kontrollutvalet ynskjer å vere synleg og ha god kontakt med kommunens leiing og tilsette/organisasjonen forøvrig. Kommunens verksemd = mangfald av saker Ein stor del av kontrollutvalet si saksbehandling omfattar forhold utvalet er pålagt å arbeide med, gjennom krav i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Saker handsama i kontrollutvalet i 2018: Protokoll frå sist møte (eiga sak i kvart møte) Innkallingar (eiga sak i kvart møte) Referatsaker / Eventuelt (eiga sak i kvart møte) Orientering frå revisjonen (eiga sak i kvart møte) Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlege anskaffingar Vurdering av forvaltningsrevisors sjølvstende Tilsettingsvilkår rådmannen sak frå administrasjonsutvalet Orientering frå administrasjonen refusjon av sjukepengar Orientering frå kommunalsjef helse og omsorg Kommunens oppfølging av tilsyn - Brannvern Årsrapport 2017 Skatteoppkrevjaren i Seljord Side 4 av 7

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Seljord Årsrekneskap og årleg rapport 2017 for Seljord kommune kontrollutvalet si uttale Bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Forum for kontrollog tilsyn - medlemskap Orientering om kommunens økonomiske situasjon Prosjektplan Forvaltningsrevisjonsprosjekt Pleie og omsorg Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing Overordna revisjonsstrategi 2018 Seljord kommune Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Seljord kommune Kommuneal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten Orientering om Seljord kommunes budsjett for 2019 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Offentlege anskaffingar Bestilling/endring av forvaltningsrevisjonsprosjekt Seljord kommune Møte- og arbeidsplan 2019 for Seljord kontrollutval 9. REKNESKAPSREVISJON Revisjon av årsrekneskapen er ein heilt sentral del av kommunen sin eigenkontroll. Revisor skal gi tryggleik for at ein kan stole på informasjonen kommunen gir om økonomien sin. Dette er ei viktig oppgåve. Revisor er ein uavhengig og objektiv tredeperson som gjennom sine kontrollar kan avdekke og førebygge feil og manglar i den økonomiske rapporteringa. Revisor vil i tillegg rettleie kommunen for å bidra til å førebygge og avdekke feil og underslag. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen blir revidert på ein tryggjande måte. Utvalet er derfor avhengig av at revisor gir tilstrekkeleg rapportering om revisjonsarbeidet. At kontrollutvalet og revisor har ein god dialog og god forståing av kva deira oppgåver er, er ein viktig føresetnad for å vere trygg på at revisjonsarbeidet blir forsvarleg utført. Kontrollutvalet registrerer at revisors arbeid med å utføre rekneskapsrevisjon dei siste åra er blitt meir omfattande, spesielt knytt til dei mange attestasjonsoppgåvene som vert utført på vegne av staten og andre offentlege organ. I tillegg til å gje skildringar og uttaler mottar kontrollutvalet jamleg i møte informasjon om utført rekneskapsrevisjon. Kontrollutvalet har ved fleire høve gitt utrykk for at det vert gjort mykje godt arbeid innanfor området rekneskapsrevisjon og at dei er nøgde med måten revisjonen løyser oppdraget på. 10. FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal bruke for å sikre at kommunen blir driven på ein måte som tar vare på innbyggarane sine behov og rettar best Side 5 av 7

5/19 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune - 19/03652-1 Årsmelding 2018 for kontrollutvalet i Seljord kommune : Årsmelding 2018 mogeleg. Forvaltningsrevisjon er ei av de pålagte oppgåvene til kontrollutvalet. Gjennom forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalet undersøke om kommunen følgjer regelverk, når fastsette mål, og om ressursane blir forvalta på ein effektiv måte. Kontrollutvalet har vore delaktig i val av tema og utforming av problemstillingar basert på ei risiko- og vesentlegheitsvurdering, innanfor dei rammene som er gjevne av kommunestyret. Kontrollutvalet er delegert mynde til å bestemme korleis avsette ressursar til forvaltningsrevisjon skal nyttast, og revisjonen har gjennomført forvaltningsrevisjonen i tråd med faglege krav i løpet av valperioden. Sjølv om det er spesifikke krav til gjennomføring av ein forvaltningsrevisjon, er det viktig at kontrollutvalet involverer seg i val av problemstillingar, avgrensingar og tilnærming. Forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalet mogelegheita til å gå i djupna i ulike saksforhold, innan eit kvart verksemdsområde i kommunen. Forvaltningsrevisjon vil derfor kunne ha høg nytteverdi, både i utvalet si kontrollverksemd, og i kommunen sin internkontroll og forbetringsarbeid. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtakast av kommunestyret sjølv, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å gjere endringar i planperioden. Seljord kommune har ei ramme på 3 prosjekt i valperioden, noko avhengig av omfanget på dei ulike prosjekta. Kontrollutvalet har handsama og følgt opp ein forvaltningsrevisjon i 2018. Offentlege anskaffingar Kontrollutvalet handsama den 7.3.18 sak 1/18, forvaltningsrevisjonsrapport Offentlege anskaffingar. Rapporten hadde følgande problemstillingar: I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at reglane om offentlige anskaffingar vert følgde? I kva grad vert varer og tenester anskaffa i samsvar med reglane om offentlige anskaffingar? I kva grad bruker kommunen rammeavtalene sine? Rapporten konkluderte med følgande anbefalingar til Seljord kommune: Sette i verk tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon om verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet. Sikre at det blir ført protokoll for alle anskaffingar med verdi på kr 1 100 000 og oppover. Vurdere å inngå rammeavtalar der kommunen gjer jamlege innkjøp av ein vare eller teneste som overstiger kr 100 000 i løpet av året. Sørge for at rammeavtaler som er eldre enn fire år blir fornya/konkurranseutsatt i tråd med regelverket. Kommunestyret handsama rapporten i møte 12.4.18, sak 21/18, og vedtok i kontrollutvalets innstilling, med følgande tillegg: Side 6 av 7