Drammen kommune Sluttrapport Forprosjekt Meldingsutveksling PLO-fastlege 16.05.08
Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 5 4. Prosjektorganisering... 6 5. Erfaringer som samspill kommune... 6 6. Viktige erfaringer... 7 7. Regnskap... 7 8. Avslutning... 8 Vedlegg... 8
1. Sammendrag Drammen kommune har gjennomført et forprosjekt for meldingsutvkesling mellom aktører i helsetjenesten. Forprosjektet har hatt som formål å forberede kommunen og samarbeidspartnere på hovedprosjekt og implementering av meldinger for elektronisk samhandling etter hvert som disse klargjøres og kvalitetssikres i Elin-k prosjektet. Kommunens virksomheter har vært sterkt representert i forprosjektet, som har gjort kommunen i stand til å påbegynne arbeidet med innfasing av ulike meldinger med samarbeidspartnere. Enkelte aktiviteter i forprosjektet har blitt flyttet til hovedprosjektet, som vil starte i september 08. Prosjektgruppen vil bli noe utvidet i hovedprosjektet, mens de fleste av deltakerne vil bidra med sin kompetanse og delta også i hovedprosjektet. Drammen kommune har avtale med 2 legekontor om implementering av meldinger, og har dialog med flere legekontor for senere utbredelse av samhandlingen. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen I det følgende presenteres kort hvordan aktivitetene i prosjektet er utført. De administrative aktivitetene presenteres ikke, da disse dokumenteres gjennom ulike rapporter og planer. Tekniske T1 Anskaffelse av ELIN-k-løsningene, bestille dette fra leverandør, inngå avtale med leverandøren Prosjektgruppen har i lengre tid hatt dialog med TietoEnator om anskaffelse av Elin-k fase 1. Drammen kommune har fra 2006 fremforhandlet en fremtidig rabatt på meldinger grunnet deltakelse i Epikrise-prosjektet med Sykehuset Buskerud, og utvikling av meldingsmottaket i Gerica. Som følge av dette har også Drammen kommune hatt meldingsmottak for epikrise installert fra prosjektstart. TietoEnator kom 16.05 med nytt og komplett tilbud på meldingsbroker og Elin-k fase 1 meldingene til Drammen kommune, avtale vil bli inngått mai/juni. T2 Vurdere adresseringsnivå for kommunen (en adresse eller flere) Slik Gerica er i dag er det lagt opp til ett mottak for hele kommunen. Tilgangsstyringen i Gerica tillater kun de som har et behandler/pleie forhold til pasienten tilgang til meldinger, samtidig som det differensieres mellom hvem som kan lese og sende melinger og ikke. Gerica er ikke lagt opp til skille mellom ulike adresseringsnivå i dag. Prosjektet vil fortsatt vurdere om det er aktuelt å ha en desantralisert administrasjon/overvåkning av elektronisk samhandling, men dette må prøves av pilotkommunene (Arendal og Trondheim) eller i eget pilotprosjekt. T3 Anskaffelse av PKI PKI vil trolig inngå som tilbud sammen med meldingsbroker fra TietoEnator. Det har ikke så langt vært støtte for PKI i Gerica, og anskaffelse av dette blir gjennomført når det kan tas i bruk sammen med applikasjonen i hovedprosjektet i Drammen. Personellmessige
P1 Planlegge omfang av opplæring for de ansatte (opplæring fra leverandør, internopplæring) Prosjektgruppen har diskutert omfang og gjennomføring av prosjektet grundig. Dette har resultert i et utkast til undervisningsplan (innhold og deltakere), se vedlegg 1. Organisatoriske O1 Forankring av prosjektet i egen organisasjon Helse og sosialdirektøren har vært orientert om prosjektets fremdrift, og deltakelse er besluttet i virksomhetsleders ledermøte. Videre er de involverte virksomheter i kommunen representert i prosjektgruppen. Prosjektet kunne med fordel ha engasjert fagorganisasjonene tidligere. På slutten av prosjektet har nytilsatt kommuneoverlege blitt involvert, noe som sees på som en styrke for å forankre prosjektet hos fastlegene. Fastlegenes respons på kommunens initiativ har vært lavere enn forventet. Det er behov for sterkere involvering og forankring i hovedprosjektet, det legges derfor opp til informasjonsaktivitet mot politikere, utvalg og interesseorganisasjoner. Fagforbundet og Norsk Sykepleieforbund blir også engasjert på lokalt nivå, enten i styringsgruppe eller prosjektgruppe. Det planlegges også hyppigere statusmøter for virksomhetsledere og helse og sosialdirektør i gjennomføringen. O2 Lage oversikt over hvilke organisatoriske tiltak som må gjøres internt i kommunen for å kunne ta i bruk løsningene. Det ble tidlig laget en oversikt over organisatoriske tiltak som skal gjennomføres. Enkelte av tiltakene, som mottakskontroll for meldingene er etablert i dag. Andre tiltak er planlagt iverksatt sammen med utprøving av meldingene. Se vedlegg 2. Tiltak knyttet til døgndrift av datasentral forelå før prosjektets oppstart. O3 Utarbeidelse av rutiner og avvikshåndtering for bruk av meldingene internt i kommunen Kommunen har i dag system for håndtering av avvik, som vil bli videreført ved elektronisk samhandling. Kommunen benytter i dag EQS (Elektronisk kvalitetssystem), og rutinene for elektronisk samhandling vil bli tilgjengelig for alle ansatte i pleie og omsorgstjenesten. Prosjektet har over flere møter gjenomgått og revidert retningslinjene for elektronisk samhandling. Som utgangspunkt ble retningslinjene fra Stavanger og Bergen kommune brukt, disse ble tilpasset Drammen kommunes oppgavedeling og journalsystem. Retningslinjene vil bli kvalitetssikret gjennom hovedprosjektet. O4 Kommunen må ha koordineringsansvar i forhold til samhandlingsaktør (beskrivelse av ansvar og rolle) Koordineringsansvar vil bli lagt til kontor for tjenestetildeling. Funksjonen vil enten være selvstendig, eller knyttet sammen med administrasjonsansvaret for Gerica. Se vedlegg 2. O5 Etablere/revidere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum én samhandlingsaktør På bakgrunn av arbeidet som gjøres mellom KS og Nasjonal IKT har kommunen ikke inngått avtale med syklehuset om elektronisk samhandling. Kommunen vil avvente til det foreligger utkast/eksempel på en slik avtale. Kommunen har intensjon om å inngå en slik avtale innen 2008. Kommunen vil avvente å avtalefeste samhandling med fastlegene da det ikke finnes andre kommuner som har en slik avtale (jmf Elin-k), og behovet for å pilotere løsningene er stort før man kan se rekkevidden av en slik inngåelse. Det er intensjonen at kommunen skal ha en slik avtale med fastlegene innen 2009. O6 Avklare retningslinjer for bruk av løsningen med samarbeidspartnere
Aktiviteten er flyttet til hovedprosjektet, da kommunen innen utløpet av forprosjektet ikke hadde avtale med et eller flere legekontor om pilotering. Det vil bli legekontoret (ene) som deltar i piloten som i første instans vil inviteres til å delta i kvalitetssikring og avklaringer av retningslinjene. 3. Målrealisering Prosjektet hadde følgende hovedmål: Gjennomføre et forprosjekt som definerer mål og tiltak for hovedprosjektet for innføring av elektronisk samhandling med fastlegene i regionen, og etablere en prosjektplan for dette. Forprosjektet er gjennomført ihht til milepælsplanen. Prosjektplan for hovedprosjekt vil bli utarbeidet som siste aktivitet i forprosjektet. Hovedmålet ansees for oppnådd. I prosjektet var det også definert delmål, listet og kommentert nedenfor: 1. Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling med sykehus og fastleger. Infrastruktur i Drammen kommune er etablert, så nær som meldingsbroker. Dette installeres høsten 08, og er et nytt produkt fra TE (3. part Communicate) 2. Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen. Dette målet er ikke nådd. Det finnes ikke eksempler på avtaleverk mellom fastlegene og kommune av pilot- eller samspillkommunene i dag. Drammen kommune vil, som en aktivitet i hovedprosjektet, søke å integrere avtale om elektronisk samhandling med eksisterende avtaleverk med fastlegene. 3. Bidra til at fastlegene i kommunen kopler seg til NHN, og forbereder seg til meldingsutveksling med kommunen. Kommunen har invitert 8 legekontor til å delta i pilot høsten 08. Videre har kommunen hatt møte med lederen for legenes samarbeidsutvalg, og det er fra lederen orientert om prosjektet til samtlige legekontor. 4. Påbegynne arbeidet med å etablere rutiner for kommunikasjon med fastleger via elektroniske meldinger. Retningslinjer for elektronisk samhandling er etablert (basert på forslag fra Elin-k de gode samhandlingsmeldingene). Disse må justeres etter pilotering, men er grundig kvalitetssikret i kommunen. 5. Definere nødvendig tilgang og rettigheter til de ulike yrkesgruppene for hver enkelt melding. Ikke mulig i dagens versjon av Gerica. Imidlertid er dette spilt inn til leverandør, og må håndteres internt så snart systemet gir muligheter for bedre rettighetsstyring.
6. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. Dette er i hovedsak gjort gjennom at deltakelsen i prosjektet er spredd på mange virksomheter i kommunen. Videre er det planlagt informasjonsaktiviteter mot politisk og brukernes interesseorganisasjoner i hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering Prosjektet har vært eid av helse og sosialdirektøren, og det har vært etablert en prosjektgruppe med følgende organisering fra ulike virksomheter i kommunen: Asbjørn Finstad, Drammensregionen IKT (leder) Toril Løberg, Rådgiver, Plan og økonomiavd. Tone Merethe Svenkerud, hjemmetjenesten Bragernes Liv Busland, hjemmetjenesten Strømsø Kjetil Axelsen, Kontor for tjenestetildeling Ellen Horslev, omsorgstiltakene Kari-Mette Vindheim, Representant fra DGKS Prosjektorganiseringen oppleves å ha vært hensiktsmessig, med representasjon nær den daglige tjenesteutførelse og saksbehandling. Prosjektdeltakerne har, med noen unntak, hatt anledning til å møte til alle avtalte møter. Erfaringer fra prosjektet viser at det er en utfordring for personell i turnus å delta på prosjektmøtene, selv om disse har vært lagt til tidspunkt på dagen som skal forenkle deltakelse også fra personell i turnus. Deltakerne har deltatt i prosjektmøter. I tillegg har de løst deloppgaver sammen utenom prosjektmøtene. 4 av prosjektdeltakerne var i tillegg med til nettverkssamlingen i Tromsø. Dette opplevde alle som nyttig, og var med på å gi ansatte i kommunen ytterligere kompetanse innenfor elektronisk samhandling. 5. Erfaringer som samspill kommune Nettverkssamlingene: Begge disse har føltes nyttig. Drammen kommune har forsert fremdriften noe sammenliknet med andre kommuner, og kunne hatt utbytte av at samling 2 ble arrangert noe tidligere. Innhold i samlingene har vært tilfredsstillende. I Tromsø opplevde vi at noen kommuner har slitt med enkelte problemstillinger, eksempelvis forståelse og anvendelse av PKI. Kanskje kunne dette med fordel vært orientert om på et tidligere tidspunkt. Telefonmøtene: Har vært nyttige av både fordi det i seg selv forplikter til fremdrift, samt at man har fast avtale for å drøfte sentrale problemstillinger. Mal for sluttrapport og hovedprosjektplan ble sent tilgjengelig for kommunen, og har vært etterspurt siden mars. Felles epostadresse: Drammen kommune har ikke benyttet denne. Imidlertid har kommunen hatt nær dialog med andre komnuner, især Bærum, Bergen og Arendal. Vi har også drøftet problemstillinger med andre Gerica-kommuner. Erfaringer fra samarbeid med andre: Leverandør av journalssystemet, TietoEnator har lagt vekt på innformasjonsaktiviteter i forbindelse med prosjektet, noe som har vært til god støtte. Det ble arrangert
en egen dag for samspillkommunene, med informasjon om leverandørens produkt, ansvar og planer for prosjektoppfølging. 6. Viktige erfaringer Prosjektgruppen vurderte i siste møte gjennomføringen av forprosjektet, og trakk frem følgende positive og negative erfaringer: Positivt Strukturert fremdrift God oversikt over hva vi skulle fokusere på God sammensetning, medlemmene (de som har vært til stede) har bidratt positivt, og fulgt opp sine oppgaver. God ivaretakelse av medlemmer i prosjektet 2. nettverkssamling og tema på denne viktig for prosjektet og deltakerene Negativt Manglende oppmøte fra deltakere i prosjektet (nøye utvelgelse av deltakere, kan man ha stedfortreder?) Prosjektleder burde ha forpliktet deltakerne i prosjektet til deltakelse, og forankret dette bedre i virksomhetene. 2. nettverkssamling og tema kom noe sent i gjennomføringen Ut over dette har det vært utfordrende å forholde seg til kostnadene ved prosjektet, da ingen av leverandørene pr. 13.05 har endelige priser for sine moduler/tjenester. Dette er særlig vanskelig ifht dialog med fastlegene vedrørende kompenasjon for deltakelse. 7. Regnskap I dette avsnittet oppsummeres kort budsjett og regnskap for forprosjektet. Det vises til budsjett i forprosjektet. Budsjettet i forprosjektet var satt opp for anskaffelse av programvare i kommunen, prosjektledelse og utgifter til møter. Møtene med lege har vært gjennomført i den tiden han disponerer i kommunen, og har således ikke utløst kostnader. Imidlertid vil møteaktiviteten med fastlegene bli større i et hovedprosjekt, og dette er også budsjettert i prosjektperioden. Kostnader til programvare settes opp i regnskapet etter tilbudet som er gitt, selv om kjøpskontrakt med TieotEnator foreløpig ikke er inngått. Regnskap/budsjett Kostnadsplan Aktiviteter Budsjett Regnskap Prosjektledelse* 132 500 60 000 Delprosjektledelse 25 000 0 KOSTNADER i forb.med DIV INVESTERINGER Investering Elin-k modul Gerica 100 000 190 000
Tilrettelegging/Opplæring kommune 30 000 40 000 Tilrettelegging/Opplæring fastlege/pilotlegekontor 30 000 0 Reiser, dekn. møteutgifter, div. adm. utg. 10 000 2 000 Sum 327 500 292 500 Drammen kommune har hatt prosjektleder fra Drammensregionen IKT. Kostnaden ligger i rammefinansieringen av Drammensregionen IKT fra Drammen kommune, og er således ikke fakturert internt. 8. Avslutning Drammen kommune har i sin eomsorgsplan for 2007-2009 forpliktet seg til å følge implementeringen av nye meldinger i henhold til fremdrift i Elin-k prosjektet. Det startes derfor et hovedprosjekt før sommeren, i hovedsak med deltakere som også var med i forprosjektet. Varighet av hovedprosjektet planlegges å være ca. 1 år, med fokus på pilotering av løsningen mot 1-2 legekontor, og deretter spredning til flere kontor. Drammen kommune vil parallelt fortsette samhandlingen med Sykehuset Buskerud, og planlegger pilotering av Klinisk-kjemiske svar ila vinteren 08-09. Vedlegg 1 - Undervisning pilotprosjekt 2 - Roller og ansvar