Til seksjonseierne i Fossumhagen Sameie Velkommen til årsmøte, onsdag 20. mars 2019 kl. 17:00 i møterom i bodanlegget. Innkallingen inneholder sameiets årsrapport og regnskap for 2018. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på årsmøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Fossumhagen Sameie det kommende året. Hvem kan delta på årsmøtet? Alle seksjonseiere har rett til å delta i årsmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også seksjonseiers ektefelle, samboer eller et annet medlem av seksjonseiers husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Seksjonseieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Fossumhagen Sameie Innkalling til årsmøte Ordinært årsmøte i Fossumhagen Sameie avholdes onsdag 20. mars 2019 kl. 17:00 i møterom i bodanlegget. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT FOR 2018 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2018 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Beboere får ansvaret for å rydde og måke svalgangene utenfor sin egen leilighet. Om vinteren skal møbler, syler og liknende fjernes fra svalgangen 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, 19.02.2019 Styret i Fossumhagen Sameie Shahzad Ali Ahmed/s/ Lill-Grethe Hansen/s/ Harald Hoff/s/ Terje Karlsen/s/ Protokoll fra Ordinært årsmøte kan du få ved å henvende deg til OBOS Eiendomsforvaltning AS
3 Fossumhagen Sameie ÅRSRAPPORT FOR 2018 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Shahzad Ali Ahmed Fossumveien 70 Styremedlem Lill-Grethe Hansen Fossumveien 66 Styremedlem Harald Hoff Fossumveien 70 Styremedlem Terje Karlsen Fossumveien 64 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Fossumhagen Sameie Sameiet består av 129 seksjoner. Fossumhagen Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 999247679, og ligger i bydel Stovner i Oslo kommune med følgende adresse: Fossumveien 64 Fossumveien 66 Fossumveien 68 Fossumveien 70 Gårds- og bruksnummer : 99 og 136. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Fossumhagen Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.
4 Fossumhagen Sameie Styrets arbeid Diverse vedlikehold, garasjevask, alle oppgangene er malt i samarbeid med enkelte beboere. Skiftet lyspærer i garasje og ved inngangsdører. Oppgradert til sparelamper i hovedinngangen. Bestilt kontainer for første gang. Bortkjøring av søppel. Pusset opp styrerommet etter vannlekkasje. Reforhandlet avtalen med Vaktmesterkompaniet, og COOR. Inngått avtale med vaskefirma. Inkludert feiing av utearealer i avtalen med Vaktmesterkompaniet. Reparert løs kumlokk. Blomsterbed utenfor Vårt Marked er asfaltert. Montert gelender ved inngangen til Vårt Marked. Reparert ventilasjonsanlegget. Reparert garasjeporten. Flyttet aftenpostens distribusjonsmøteplass fra næringsparkeringen til utenfor T- bane inngangen/ Narvesen. Nytt system for gjesteparkering som gir mulighet for å svartliste utleverte kort og bestille nytt. Diverse styrearbeid.
5 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for 2019. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2018 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2018 var til sammen kr 3 785 136. Dette er kr 10 136 høyere enn budsjettert. Andre inntekter består i hovedsak av nøkkelbestillinger og bombrikker. Kostnader Driftskostnadene i 2018 var til sammen kr 3 579 394. Dette er kr 70 594 høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak drift og vedlikehold av bygg. Herunder større utgifter enn budsjetter til heis og elektro. I tillegg til økt strøm/fyring. Resultat Årets resultat er på kr 256 048 fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Eventuelt avdrag på langsiktig gjeld (lån) er ikke tatt hensyn til. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2018. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2018 var kr 2 719 848. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for 2019. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2018 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
6 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2019 Til orientering for årsmøtet legger styret fram budsjettet for 2019. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 909 000 for 2019. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune la i sitt budsjettforslag til grunn en økning på 8,8 % for renovasjon og 9,5 % for vann og avløp for 2019. Vi har ikke regnet med økning i feiegebyr. Eiendomsskatten følger egne satser. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett har vært variable og er vanskelige å anslå. Som følge av en varm sommer i Norge i 2018 økte strømprisene rundt budsjetteringstidspunkt. Det er derfor foreslått en økning i elektrisk energi med 20 % sammenlignet med fjoråret. Forsikring Forsikringspremien for 2019 er budsjettert økt. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,7 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Fossumhagen Sameie. Lån Fossumhagen Sameie har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2019) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,80 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2019. Budsjettet er basert på 5 % økning av felleskostnadene fra 01.01.19. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.
9 Fossumhagen Sameie FOSSUMHAGEN EIERSEKSJONSSAMEIE ORG.NR. 999 247 679, KUNDENR. 7068 RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett 2018 2017 2018 2019 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 3 775 086 3 769 414 3 775 000 3 911 000 Andre inntekter 3 10 050 13 582 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 3 785 136 3 782 996 3 775 000 3 911 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-32 344-29 596-31 000-36 000 Styrehonorar 5-220 000-195 621-220 000-220 000 Revisjonshonorar 6-7 125-6 875-7 500-7 500 Forretningsførerhonorar -151 875-186 263-150 000-150 000 Konsulenthonorar 7-21 346-41 792-75 000-75 000 Kontingenter -3 000-2 075-2 000-2 000 Drift og vedlikehold 8-824 871-842 574-752 000-909 000 Forsikringer -228 038-267 243-221 300-241 436 Kommunale avgifter 9-853 964-798 355-852 800-935 000 Energi/fyring -230 083-193 085-160 000-255 000 TV-anlegg/bredbånd -533 504-505 344-533 700-560 000 Andre driftskostnader 10-473 243-515 211-503 500-516 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -3 579 394-3 584 033-3 508 800-3 906 936 DRIFTSRESULTAT 205 742 198 963 266 200 4 064 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 50 454 57 327 0 0 Finanskostnader 12-148 0 0 0 RES. FINANSINNT./- KOSTNADER 50 306 57 327 0 0 ÅRSRESULTAT 256 048 256 290 266 200 4 064 Overføringer: Til opptjent egenkapital 256 048 256 290
10 Fossumhagen Sameie FOSSUMHAGEN EIERSEKSJONSSAMEIE ORG.NR. 999 247 679, KUNDENR. 7068 BALANSE EIENDELER Note 2018 2017 ANLEGGSMIDLER Andre varige driftsmidler 13 250 000 250 000 SUM ANLEGGSMIDLER 250 000 250 000 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 8 112 8 271 Kortsiktige fordringer 14 235 387 203 878 Driftskonto OBOS-banken 617 213 453 063 Skattetrekkskonto OBOS-banken 69 69 Sparekonto OBOS-banken 1 984 917 2 270 899 SUM OMLØPSMIDLER 2 845 698 2 936 180 SUM EIENDELER 3 095 698 3 186 180 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 2 969 848 2 713 800 SUM EGENKAPITAL 2 969 848 2 713 800 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 36 008 50 374 Leverandørgjeld 89 223 422 006 Skyldige offentlige avgifter 15 619 0 SUM KORTSIKTIG GJELD 125 850 472 380 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 3 095 698 3 186 180 Pantstillelse 0 Garantiansvar 0 Oslo, 19.02.2019, Styret i Fossumhagen Eierseksjonssameie Shahzad Ali Ahmed/s/ Lill-grethe Hansen/s/ Harald Hoff/s/ Terje Karlsen/s/
11 Fossumhagen Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Inntektene inntektsføres etter opptjeningsprinsippet. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdi-fallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 2 719 500 TV/Bredbånd 534 528 Parkering 246 450 Felleskostnader næring 176 400 Forretningslokaler 100 008 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 3 776 886 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie -1 800 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 3 775 086 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Resett brannvarsler-frakoblet 1 500 Nøkler, bombrikke, portåpner 8 550 SUM ANDRE INNTEKTER 10 050
12 Fossumhagen Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Fri bil, tlf etc. -5 000 Naturalytelser speilkonto 5 000 Arbeidsgiveravgift -32 344 SUM PERSONALKOSTNADER -32 344 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2017/2018, og er på kr 220 000. I tillegg har styret fått dekket mat styremøte for kr 100, jf. noten om andre driftskostnader. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 7 125. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -1 969 Tilleggstjenester, OBOS Eiendomsforvaltning -19 377 SUM KONSULENTHONORAR -21 346 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -161 684 Drift/vedlikehold VVS -11 773 Drift/vedlikehold elektro -134 696 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -31 142 Drift/vedlikehold fellesanlegg -25 161 Drift/vedlikehold heisanlegg -142 257 Drift/vedlikehold brannsikring -153 565 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -26 338 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -131 756 Egenandel forsikring -6 000 Kostnader dugnader -500 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -824 871 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -532 507 Renovasjonsavgift -321 458 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -853 964
13 Fossumhagen Sameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -7 163 Verktøy og redskaper -288 Telefon-/kontormaskiner -13 473 Driftsmateriell -2 162 Lyspærer og sikringer -4 636 Vaktmestertjenester -136 262 Renhold ved firmaer -142 744 Snørydding/gressklipping -127 401 Andre fremmede tjenester -3 192 Kontor- og datarekvisita -349 Trykksaker -2 347 Andre kostnader tillitsvalgte -100 Telefon, annet -8 494 Porto -8 619 Bank- og kortgebyr -4 733 Velferdskostnader -11 281 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -473 243 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 704 Renter av sparekonto i OBOS-banken 14 018 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 634 Kundeutbytte Gjensidige 35 098 SUM FINANSINNTEKTER 50 454 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -148 SUM FINANSKOSTNADER -148 NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Garasjeanlegg Avgang 1900-50 000 Tilgang 2014 300 000 250 000 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 250 000 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2019) 235 387 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 235 387 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2019, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2019. NOTE: 15 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Skyldig arbeidsgiveravgift -619 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -619
14 Fossumhagen Sameie Innkomne forslag: A) Forslag fra styret: Beboere får ansvaret for å rydde og måke svalgangene utenfor sin egen leilighet. Om vinteren skal møbler, syler og liknende fjernes fra svalgangen Forslag til vedtak: Forslaget godkjennes
15 Fossumhagen Sameie Annen informasjon om sameiet Styret Styret er tilgjengelig på telefon tirsdag, onsdag og torsdag mellom kl. 13 og kl. 17. Styret har telefonnummer 47963708, Se sameiets hjemmeside på www.fossumhagen.no for ytterligere informasjon. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Fossumhagen Sameie har avtale om vaktmestertjeneste med Gårdpass. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Parkering Sameiet har parkering i fellesparkeringsanlegg. Den enkelte har en vedtektsfestet bruksrett til parkeringsplass. Parkeringsplassen overføres kjøper ved eierskifte, med melding til forretningsfører. Nøkler/skilt Skilt og nøkler kan bestilles hos styret. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 82977452. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 22868398, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr Ifølge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
16 Fossumhagen Sameie HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med Entelios (tidl.los) på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Fossumhagen Sameie er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Telenor Norge AS er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Telenor på telefon 915 09 000 eller besøke deres nettside www.telenor.no.