Business Communications Manager 3.0- oppdatering til hurtigreferansen for Desktop Messaging Business Communications Manager Om sletting av Desktop Messaging-meldinger Microsoft Outlook og Microsoft Exchange Meldingssletting håndteres på en annen måte i denne versjonen av Desktop Messaging. Når du sletter en melding i Microsoft Outlook eller Microsoft Exchange, blir meldingen flyttet til mappen Slettede elementer. Outlook sletter disse meldingene permanent fra CallPilotpostkassen når du avslutter Outlook. Meldingene blir slettet umiddelbart når du avslutter. I tidligere versjoner av Desktop Messaging ble de slettede meldingene ikke fjernet permanent før du fjernet dem fra mappen Slettede elementer. Lotus Notes Når du sletter en melding i Lotus Notes, blir meldingen flyttet til Papirkurv-mappen. Hvis du vil slette disse meldingene permanent, velger du Handlinger og klikker Tøm papirkurv. Hvis du vil slette en åpen melding, klikker du ikonet Tøm papirkurv på verktøylinjen til den åpne meldingen for å slette hele meldingen. Meldingen blir slettet permanent og flyttes ikke til Papirkurv-mappen. Novell GroupWise Hvis du bruker Novell GroupWise og sletter en CallPilot-melding, blir meldingen slettet umiddelbart. Den blir ikke flyttet til en mappe for slettede elementer. E-postklienter for Internett Som standard vil e-postklienter for Internett (Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook 98 og Eudora Pro) flytte slettede CallPilot-meldinger til en Slettede elementer- eller Papirkurv-mappe hvorfra du kan gjenopprette meldingene eller slette dem permanent. Meldinger som lagres i denne mappen forblir i CallPilot-postkassen på CallPilot-serveren til de blir slettet permanent. Hvis du vil slette meldingene permanent, tømmer du mappen. Ønsker du mer informasjon, kan du se i den elektroniske hjelpen for e-postklienten. Web Messaging Web-meldingsfunksjonen som er beskrevet i denne håndboken er ikke tilgjengelig på Business Communications Manager. Produkt- og dokumentasjonsoppdateringer for Business Communications Manager Den nyeste informasjonen om produkt- og dokumentasjonsoppdateringer for Business Communications Manager finner du på Nortel Networks ITAS' web-område på http://www.nortelnetworks.com/norstar-itas.
CallPilot Desktop Messaging Hurtigreferanse Produktversjon 1.07 Standard 1.0 April 2000
Velkommen til CallPilot Desktop Messaging CallPilot Desktop Messaging fra Nortel Networks gir deg tilgang til CallPilot-postboksen din fra datamaskinen. Du kan håndtere alle tale-, faks- og e-postmeldingene dine i ett grafisk grensesnitt. Du kan fremdeles når som helst få tilgang til postboksen din fra telefonen. I CallPilot Desktop Messaging kan du sende og motta meldinger som inneholder en kombinasjon av tale, faks og tekst. Her er noen av de mange måtene du kan bruke CallPilot Desktop Messaging på: Lytte til talemeldinger. Vise og skrive ut faksmeldinger. Spille inn og sende talemeldinger. Lage og sende faksmeldinger. Videresende og svare på tale- og faksmeldinger. Legge til leveringsmåter, som for eksempel haster og privat. Legge ved tale-, faks- eller tekstfiler i meldingene. Lage personlige distribusjonslister for Desktop Messaging. Endre CallPilot-passordet. Se i den skjermbaserte hjelpen som følger med CallPilot Desktop Messaging hvis du vil ha mer informasjon enn det du finner i denne håndboken. i
Innholdsfortegnelse Velkommen til CallPilot Desktop Messaging... i Logge på...iii Endre CallPilot-passordet...iv Microsoft Exchange Outlook CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook... 1 Kontrollere meldingene dine... 2 Utforme meldinger... 4 Videresende og svare på meldinger...6 Legge til vedlegg i meldinger... 6 Adressere meldinger... 7 Lage personlige distribusjonslister... 8 Stille inn meldingsfunksjoner... 9 Lotus Notes CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes... 1 Kontrollere meldingene dine... 2 Utforme meldinger... 4 Videresende og svare på meldinger...6 Legge til vedlegg i meldinger... 6 Adressere meldinger... 7 Adressere meldinger (fortsettelse)... 8 Lage gruppelister i CallPilot... 8 Stille inn meldingsfunksjoner... 9 Novell GroupWise CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise... 1 Kontrollere meldingene dine... 2 Utforme meldinger... 4 Videresende og svare på meldinger...6 Legge til vedlegg i meldinger... 6 Adressere meldinger... 7 Adressere meldinger (fortsettelse)... 8 Lage personlige distribusjonslister... 8 Stille inn meldingsfunksjoner... 10 Internett-postklienter CallPilot Desktop Messaging for Internett-postklienter... 1 Bruke CallPilot Player... 1 Kontrollere meldingene dine... 2 Utforme og sende meldinger... 3 Web Messaging CallPilot Web Messaging... 1 Kontrollere meldingene dine... 2 ii
Logge på Bruk CallPilot-passordet til å logge deg på Desktop Messaging. Slik logger du på fra Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes eller Novell GroupWise 1 Åpne Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes eller Novell GroupWise. 2 I påloggingsvinduet for CallPilot skriver du inn CallPilot-passordet i passordboksen. 3 Klikk OK. Slik logger du på fra programmet for Internett-post 1 Åpne programmet for Internett-post. Passordvinduet vil ligne det som vises til høyre. 2 Skriv inn CallPilot-passordet i passordboksen. 3 Klikk OK. Slik logger du på CallPilot Web Messaging 1 I Web-leseren går du til adressen for CallPilot Web Messaging. 2 I boksen Mailbox skriver du inn postboksnummeret. Dette er vanligvis linjenummeret til kontortelefonen din. 3 Skriv inn CallPilot-passordet i passordboksen. 4 Klikk Login. Ekstern pålogging Du kan logge på CallPilot-postboksen fra alle datamaskiner der Desktop Messaging er installert og der konfigurasjonen er lik den på kontordatamaskinen. Du kan for eksempel bruke en datamaskin som er konfigurert for gjestetilgang, eller hjemmedatamaskinen din med oppringt forbindelse til serveren. Du vil kanskje måtte snakke først for at talemeldinger skal spilles av, hvis de ikke gjør det umiddelbart. iii
Endre CallPilot-passordet Du kan endre CallPilot-passordet fra Desktop Messaging eller fra telefonen. Slik endrer du CallPilot-passordet fra Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook 1 Velg Tjenester fra Verktøy-menyen i innboksen. 2 Velg CallPilot Desktop Messaging under kategorien Tjenester, klikk Egenskaper og velg deretter kategorien Generelt. 3 Klikk Endre passord. Slik endrer du CallPilot-passordet fra Lotus Notes 1 Fra Handlinger-menyen i innboksen velger du Konfigurering av CallPilot og deretter kategorien Generelt. 2 Klikk Endre passord. Slik endrer du CallPilot-passord fra Novell GroupWise 1 Fra Verktøy-menyen i innboksen velger du CallPilot Desktop Messaging fulgt av Alternativer for CallPilot Desktop Messaging, og velger så kategorien Generelt. 2 Klikk Endre passord. Slik endrer du CallPilot-passordet fra programmer for Internett-post Du må ha installert CallPilot Player på datamaskinen. 1 Fra Start-menyen i Windows velger du Programmer, Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging og deretter CallPilot Player. 2 Velg Alternativer fra Verktøy-menyen og deretter kategorien Konfigurering av IMAP-server. 3 Klikk Endre passord. Slik endrer du CallPilot-passordet fra Web Messaging Du må ha installert CallPilot Player på datamaskinen. 1 Fra Start-menyen i Windows velger du Programmer, Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging og deretter CallPilot Player. 2 Velg Alternativer fra Verktøy-menyen og deretter kategorien Konfigurering av IMAP-server. 3 Klikk Endre passord. Slik endrer du passordet 1 Skriv inn det gjeldende passordet i boksen Gammelt passord. 2 I boksen Nytt passord skriver du inn det nye passordet. 3 I boksen Bekreft passord skriver du det nye passordet en gang til. 4 Klikk OK. iv
CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook Når du åpner Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook, vises CallPilot-meldingene dine i innboksen under CallPilot-meldingslager. Fra innboksen kan du åpne, flytte, kopiere, slette, videresende og svare på meldinger, samt lage nye meldinger. CallPilot-indikatoren i Windows-systemkurven blir rød når du får en ny melding. CallPilotmeldingslageret inneholder CallPilot-meldinger du har mottatt, sendt og slettet. Når du sletter en melding fra innboksen, blir den flyttet til mappen Slettede elementer. Hvis du vil slette meldinger permanent fra CallPilotpostboksen, må du tømme mappen Slettede elementer. Du kan flytte eller kopiere meldinger til nye mapper. La den nye mappen være innenfor CallPilot-meldingslageret hvis du vil ha tilgang til meldinger fra telefonen. Hvis du vil åpne en melding, dobbeltklikker du meldingslinjen Utropstegnet viser at denne meldingen haster Hvis du vil lage en ny melding, klikker du ikonet Ny CallPilot-melding Nye meldinger vises med fet skrift Binders-ikon viser at denne meldingen har et filvedlegg Dato og tid mottatt Emnet viser avsenders telefonnummer, og om det er en tale-, faks- eller tekstmelding. Talemeldinger viser varighet, faksmeldinger viser ID og antall sider. Leveringsrapport viser at meldingen ble mottatt Lesekvittering viser at meldingen ble åpnet av mottaker Slik arbeider du i frakoblet modus Hvis du vil arbeide i frakoblet modus, trenger du en datamaskin der Desktop Messaging er installert og konfigurasjonen er lik den på kontordatamaskinen. Logg på Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook, velg CallPilot Desktop Messaging fra Verktøy-menyen og klikk deretter Last ned alle CallPilotmeldinger. Da kan du arbeide i frakoblet modus, spille av meldinger og spille inn nye meldinger fra datamaskinen. CallPilot lagrer de nye meldingene i utboksen og sender dem neste gang du logger på CallPilot-serveren. CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook 1
Kontrollere meldingene dine Slik spiller du av en talemelding Du åpner en talemelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare har tale, kommer CallPilot Player frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke taleikonet for å åpne CallPilot Player. Du kan velge å spille av talemeldingene fra telefonen eller datamaskinen ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet i CallPilot Player. Du kan endre dette valget når som helst. Hvis du velger telefon, ringer telefonen når du åpner en melding, og meldingen spilles av når du svarer. Hvis du velger datamaskin, blir meldingene spilt av gjennom høyttalerne på datamaskinen eller hodetelefoner. Klikk for å lukke meldingen Åpne neste melding Åpne forrige melding Videresend Posisjon i melding Svar til alle Svar Varighet for melding Slett hele meldingen Status Spill/gjenta Stopp Juster volum Gå til start på melding Bla bakover Gå til slutt av melding Bla forover Juster hastighet Klikk for å spille alle meldinger fra datamaskinen Klikk for å spille alle meldinger fra telefonen Slik endrer du standard lydenhet og telefonnummer Du kan endre standard lydenhet for CallPilot Player ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet. I Exchange- eller Outlook-innboksen kan du også velge Alternativer fra Verktøy-menyen, velge Profil, Egenskaper og kategorien Lyd, og der velge Telefon eller Datamaskin. Hvis du vil endre standardtelefonnummeret som CallPilot ringer for å spille av talemeldingene, må du passe på at Telefon er valgt som lydenhet i kategorien Lyd, og deretter endre telefonnummeret. 2 CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook
Kontrollere meldingene dine (fortsettelse) Slik viser du en faksmelding Hvis du vil vise fakser i Desktop Messaging, må Imaging for Windows være installert på PC-en. I tillegg må CallPilot-administratoren aktivere faksmulighet for postboksen din. Du åpner en faksmelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare inneholder faks, kommer faksbildet frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke faksikonet for å vise faksen. Når du viser faksen, kan du forstørre eller forminske bildet, rotere det, flytte det, lagre det, legge til en talekommentar i den lagrede filen, videresende og svare på faksen og skrive den ut. Klikk for å lukke melding Skriv Slett hele meldingen Merk del av bildet Dra/rull bilde Åpne neste melding Åpne forrige melding Svar, Svar til alle, Videresend Endre sidevisning Gå til neste eller forrige side Roter venstre Roter høyre Zoom inn Zoom ut CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook 3
Utforme meldinger Du kan utforme en melding som inneholder en kombinasjon av tale, faks og tekst. Meldingen du utformer kan være en ny melding, et svar på en mottatt melding eller en innledning til en melding du videresender. Før du sender meldingen, kan du legge til vedlegg og funksjoner. Slik spiller du inn og sender en talemelding Du lager en talemelding ved å åpne en ny CallPilot-melding og spille inn en melding fra datamaskinen eller telefonen. Du kan sende meldingen eller lagre den for sending på et senere tidspunkt. 1 Klikk ikonet for ny CallPilot-melding på verktøylinjen i Microsoft Exchange eller Outlook. 2 I vinduet for den nye meldingen klikker du telefonikonet i verktøylinjen for å åpne CallPilot Player. 3 Klikk den røde innspillingsknappen på CallPilot Player for å starte innspillingen. 4 Hvis du spiller inn fra datamaskinen, leser du inn meldingen i mikrofonen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen. Hvis du spiller inn fra telefonen, svarer du den når den ringer. Vent på tonen før du spiller inn meldingen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen, og legg på. 5 Klikk Til for å åpne CallPilot-adresseboken eller Personlig adressebok, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 6 Legg om nødvendig til vedlegg og funksjoner. Se side 6 og 9. 7 Klikk ikonet Send melding på verktøylinjen. Send melding Lagre melding Klikk for å gå til CallPilot- eller Personlig adressebok Klikk ikonet Legg ved fil for å legge ved tale-, faks eller tekstfil Meldingsfunksjoner: Haster eller Normal llevering Offentlig eller Privat Be om lese- eller leveringsbekreftelse Klikk for å spille inn alle meldinger fra datamaskinen Klikk for å spille inn alle meldinger fra telefonen Stopp Juster volum Spill inn Juster hastighet Slik lagrer du en nyopprettet talemelding som en fil Du kan spille inn en talemelding og lagre den som en fil til bruk ved en senere anledning. 1 Spill inn en melding i en ny CallPilot-melding, og velg Lagre som... fra Fil-menyen. 2 Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen, velg en mappe du vil legge filen i, og klikk Lagre. Hvis mottakerne er CallPilot-brukere, lagrer du talefilene som vbk-filer. Hvis noen av mottakerne ikke bruker CallPilot, lagrer du talefilene som wav-filer. 4 CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook
Utforme meldinger (fortsettelse) Slik lager og sender du en faksmelding Hvis du vil sende faks, må CallPilot-postboksen ha faksmulighet. Mottakerne av faksen må også ha mulighet til å vise faksen på datamaskinen. Hvis mottakerne får tilgang til meldingene sine fra telefonen, kan de bare vise faksen ved å skrive den ut. Internet Explorer må være standard Web-leser. 1 Åpne dokumentet du vil fakse. Det kan maksimalt være 21,5 cm bredt (8,5 tommer). 2 Klikk Skriv ut på Fil-menyen. 3 I listen over skrivere velger du Nortel-faks og velger Skriv ut eller OK. 4 Dialogboksen Utforme faks vises. Før du sender faksen, kan du legge til flere dokumenter, inkludert en tittelside, ved å gjenta trinn 1 til 3. Du kan også vise faksen og lagre den som en fil. 5 Velg et Send-alternativ. Hvis du vil sende faksen til en faksmaskin, skriver du inn nummeret eller numrene og klikker Send. Hvis du vil sende faksen til en CallPilot- eller e-postmottaker, velger du Send using... og klikker så Send. Filformat og navn på filen Velg dette for å sende faksen til en faksmaskin Velg dette for å sende faksen til en postboks Lagre faksen som en.tif type fil hvis du vil sende den senere Vis valgt bilde Slett valgt bilde Endre rekkefølge for filene i fakslisten Klikk Send etter å ha valgt passende Sendalternativ 6 Hvis du valgte Send using, kan du legge til en taleinnledning i faksen. I dialogboksen Valgfri talemerknad klikker du Ja, og spiller inn talefilen. Klikk Nei hvis du bare vil sende faksen. 7 Et nytt meldingsvindu blir åpnet med faksfilen som vedlegg. Klikk Til for å åpne CallPilotadresseboken eller Personlig adressebok, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 8 Legg om nødvendig til vedlegg og funksjoner. Se side 6 og 9. 9 Klikk Send. CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook 5
Utforme meldinger (fortsettelse) Slik lager og sender du en tekstmelding Hvis du vil lage en tekstmelding, åpner du en ny CallPilot-melding og skriver eller limer inn ren tekst i den. Deretter klikker du ikonet Send melding. Hvis du vil lagre tekstmeldingen som en fil, klikker du Lagre som på Fil-menyen og lagrer den som en txt-fil. Videresende og svare på meldinger Du kan videresende en melding og utforme en innledning som sendes sammen med den. Du kan også utforme et svar til avsenderen av en melding, eller til avsenderen og alle mottakerne av en melding. Slik videresender eller svarer du på en melding 1 Mens meldingen er åpen, velger du ikonet Videresend, Svar eller Svar til alle. 2 Følg trinnene for utforming av en melding. Se side 4. 3 Adresser en videresendt melding på samme måte som en ny melding. Svar blir adressert automatisk. Du kan endre emnelinjen før du sender meldingen. Legge til vedlegg i meldinger Før du sender en melding, kan du legge ved en tale-, faks- eller tekstfil. Talefiler kan være i vbk- eller wav-format for CallPilot-mottakere, men må være i wav-format for mottakere som ikke bruker CallPilot. Faksfiler må være i tif-format av type f. Tekstfiler må være i txt-format. Slik legger du ved en fil i en melding 1 I en ny CallPilot-melding klikker du ikonet Legg ved fil. 2 Velg eller skriv inn navnet på filen du vil legge ved i boksen Åpne fil. 3 Klikk Åpne for å legge ved filen og gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. Legg ved fil 6 CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook
Adressere meldinger Slik laster du ned CallPilot-adresseboken CallPilot-adresseboken inneholder navnene og adressene til alle brukerne på den lokale CallPilotserveren. Du kan ikke redigere denne listen. Du må laste ned CallPilot-adresseboken til datamaskinen for å kunne bruke den. 1 Fra Verktøy-menyen i innboksen velger du Tjenester... og deretter CallPilot Desktop Messaging i kategorien Tjenester. 2 Klikk Egenskaper og deretter kategorien Adressebok. 3 Klikk Last ned nå. Hvis du vil oppdatere listen jevnlig, merker du av i boksen Minn meg på og skriver inn hvor mange dager det skal være mellom påminnelsene. 4 Klikk OK for å gå tilbake til innboksen. Slik legger du til CallPilot-adresser i Personlig adressebok Du kan legge til CallPilot-adresser i listen over e-postadresser i Personlig adressebok. Du kan skille mellom e-postadresser og CallPilot-adresser ved å legge til CallPilot etter mottakerens navn. Du kan også legge til navn fra en distribusjonsliste i Personlig adressebok. Du kan legge til en adresse i Personlig adressebok ved å dobbeltklikke et navn i CallPilotadresseboken. I Egenskaper klikker du Legg til i personlig adressebok. Du kan også lage en adresse manuelt og legge den til i Personlig adressebok. 1 Velg Adressebok fra Verktøy-menyen. 2 Klikk Ny oppføring på Fil-menyen. Velg CallPilot-adresse og Legg denne oppføringen i den personlige adresseboken, og klikk deretter OK. 3 I CallPilot Generelt velger du aktuell adressetype fra nedtrekkslisten. 4 Angi så de adresseelementene som trengs. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. 5 Klikk OK. Slik adresserer du en melding fra CallPilot-adresseboken eller Personlig adressebok 1 Klikk Til... i en ny CallPilot-melding. 2 Velg CallPilot-adressebok eller Personlig adressebok fra listen Vis navn fra. 3 Merk navnet til mottakeren eller distribusjonslisten. 4 Klikk Til ->. Du kan velge én eller flere adresser og klikke Til -> etter hver. 5 Klikk OK for å gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. Slik adresserer du en melding manuelt Du kan skrive en adresse direkte inn i Til-feltet i en ny melding. Sett klammer rundt adressen. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook 7
Lage personlige distribusjonslister Du kan lage en personlig distribusjonsliste i Desktop Messaging for en gruppe mottakere som du ofte sender meldinger til. Når du har opprettet en liste, vises den i Personlig adressebok. Du velger bare listen når du adresserer en melding. Du kan ikke få tilgang til disse listene fra telefonen. Du oppretter en personlig distribusjonsliste for CallPilot på samme måte som du gjør det for Microsoft Exchange eller Outlook. Slik lager du en personlig distribusjonsliste 1 Velg Adressebok fra Verktøy-menyen i innboksen. 2 Velg Personlig adressebok og klikk Ny oppføring på Fil-menyen. 3 Velg Personlig distribusjonsliste og klikk OK. 4 Under Navn i egenskapene for den nye personlige distribusjonslisten skriver du et listenavn. 5 Klikk Legg til / fjern medlemmer for å vise Rediger personlig distribusjonsliste. 6 Bla til CallPilot-adressebok og merk den. Velg navn du vil legge til distribusjonslisten, og klikk Medlemmer -> etter hvert navn. 7 Trykk OK for å avslutte listen. 8 Klikk OK for å lagre listen. 8 CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook
Stille inn meldingsfunksjoner I en ny CallPilot-melding kan du angi innstillinger for prioritet, følsomhet og kvittering. Slik angir du leveringsprioritet for en melding Velg Haster, eller behold innstillingen som Normal. Slik stiller du inn følsomhet for en melding Velg Privat, eller behold innstillingen som Offentlig. Vær oppmerksom på at meldinger du angir som private, kan videresendes av mottakeren. Mottakere som ikke bruker CallPilot vil kanskje heller ikke bli informert om at meldingen er privat. I meldingen din opplyser du mottakeren om at meldingen er privat. Slik ber du om en lese- eller leveringsbekreftelse Merk av for Lesebekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren åpnet meldingen. Merk av for Leveringsbekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren mottok meldingen. CallPilot Desktop Messaging for Microsoft Exchange/Outlook 9
CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes Når du åpner Lotus Notes og logger på CallPilot Desktop Messaging, er du i vinduet Arbeidsområde på Kontor. Du åpner CallPilot-innboksen ved å klikke Post-ikonet, Mapper og oversikter og deretter CallPilot Desktop Messaging. Innboksen innholder CallPilot-meldingene du har mottatt, sendt, laget utkast til og slettet. Fra innboksen kan du åpne, flytte, kopiere, slette, videresende og svare på meldinger, samt lage nye meldinger. CallPilot-indikatoren i Windows-systemkurven blir rød når du får en ny melding. Hvis du vil åpne CallPilot Desktop Messaging, klikker du post-ikonet i Arbeidsområde på kontor-vinduet Hvis du vil åpne innboksen, velger du Mapper og oversikter, så CallPilot Desktop Messaging Klikk Ny CallPilotmelding hvis du vil lage en ny melding. Klikk Slett hvis du vil merke en melding for sletting. Hvis du vil slette meldinger permanent fra CallPilotpostboksen, klikker du Tøm papirkurv på Handlinger-menyen Du kan flytte en melding til en ny mappe. Behold meldingene i CallPilot Desktop Messagingmappene Innboks eller Utkast hvis du vil ha tilgang til dem fra telefonen Laste ned alle CallPilot-meldinger Emnet viser avsenders telefonnummer, og om det er en tale-, fakseller tekstmelding. Talemeldinger viser varighet, faksmeldinger viser ID og antall sider. Hvis du vil åpne en melding, dobbeltklikker du meldingslinjen Leveringsrapport viser at meldingen ble mottatt Stjerne-ikonet Utropstegnet viser Detektivikonet viser ny melding at denne viser at denne Lesekvittering meldingen haster meldingen er viser at privat meldingen ble åpnet av mottaker Slik arbeider du i frakoblet modus I den skjermbaserte hjelpen finner du anvisninger om hvordan du konfigurerer Desktop Messaging slik at du kan arbeide i frakoblet modus. Du kan hente meldingene dine før du skal arbeide frakoblet ved å logge på Lotus Notes, åpne innboksen og klikke Last ned alle meldinger fra Handlinger-menyen. Når du vil arbeide i frakoblet modus, må du logge av og starte Lotus Notes i Island-modus. Da kan du spille av meldinger og spille inn nye meldinger fra datamaskinen. Lotus Notes lagrer meldingene du sender i Island-modus og sender dem neste gang du i kobler deg til CallPilot-serveren. Du kan logge deg på CallPilot fra Island-modus. CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes 1
Kontrollere meldingene dine Slik spiller du av en talemelding Du åpner en talemelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare har tale, kommer CallPilot Player frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke taleikonet for å åpne CallPilot Player. Du kan velge å spille av talemeldingene fra datamaskinen eller telefonen ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet i CallPilot Player. Du kan endre dette valget når som helst. Hvis du velger telefon, ringer telefonen når du åpner en melding, og meldingen spilles av når du svarer. Hvis du velger datamaskin, blir meldingene spilt av gjennom høyttalerne på datamaskinen eller hodetelefoner. Klikk for å lukke meldingen Flytt melding til papirkurv Svar til alle Svar Posisjon i melding Varighet fr melding Videresend Status Klikk for å spille alle meldinger fra datamaskinen Spill/gjenta Stopp Juster volum Gå til start på melding Bla bakover Gå til slutt på melding Bla forover Klikk for å spille alle meldinger fra telefonen Juster hastighet Slik endrer du standard lydenhet og telefonnummer Du kan endre standard lydenhet for CallPilot Player ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet. I Lotus Notes kan du velge Handlinger-menyen, velge Konfigurering av CallPilot, velge kategorien Lyd, og velge Telefon eller Datamaskin. Hvis du vil endre standardtelefonnummeret som CallPilot ringer for å spille av talemeldingene, må du passe på at Telefon er valgt som lydenhet i kategorien Lyd, og deretter endre telefonnummeret. 2 CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes
Kontrollere meldingene dine (fortsettelse) Slik viser du en faksmelding Hvis du vil vise fakser i Desktop Messaging, må Imaging for Windows være installert på PC-en. I tillegg må CallPilot-administratoren aktivere faksmulighet for postboksen din. Du åpner en faksmelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare inneholder faks, kommer faksbildet frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke faksikonet for å vise faksen. Når du viser faksen, kan du forstørre eller forminske bildet, rotere det, flytte det, lagre det, videresende og svare på faksen og skrive den ut. Klikk for å lukke meldingen Skriv ut Flytt melding til Papirkurv Svar til alle Svar Videresend Endre sidevisning Gå til neste eller forrige side Merk del av bilde Dra/rull bilde Roter venstre Roter høyre Zoom inn Zoom ut CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes 3
Utforme meldinger Du kan utforme en melding som inneholder en kombinasjon av tale, faks og tekst. Meldingen du utformer kan være en ny melding, et svar på en mottatt melding eller en innledning til en melding du videresender. Før du sender meldingen, kan du legge til vedlegg og funksjoner. Slik spiller du inn og sender en talemelding Du lager en talemelding ved å åpne en ny CallPilot-melding og spille inn en melding fra datamaskinen eller telefonen. Du kan sende meldingen eller lagre den for sending på et senere tidspunkt. 1 Klikk knappen Ny CallPilot-melding i CallPilot Desktop Messaging-innboksen. 2 I vinduet for den nye meldingen klikker du telefonikonet i verktøylinjen for å åpne CallPilot Player. 3 Klikk den røde innspillingsknappen på CallPilot Player for å starte innspillingen. 4 Hvis du spiller inn fra datamaskinen, leser du inn meldingen i mikrofonen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen. Hvis du spiller inn fra telefonen, svarer du den når den ringer. Vent på tonen før du spiller inn meldingen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen, og legg på. 5 Klikk Til for å åpne Personlig adressebok, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 6 Legg om nødvendig til vedlegg og funksjoner. Se side 6 og 9. 7 Klikk ikonet Send melding på verktøylinjen. Send melding Lagre Klikk for å gå til Personlig adressebok. Du må bruke CallPilotadresser, ikke e-postadresser. Klikk telefonikonet for å åpne CallPilot Player, spill så inn meldingen Klikk ikonet Legg ved fil for å legge ved tale-, faks eller tekstfil Meldingsfunksjoner: Haster eller Normal levering Offentlig eller Privat Be om lese- eller leveringsbekreftelse Klikk for å spille inn alle meldinger fra datamaskinen Klikk for å spille inn alle meldinger fra telefonen Stopp Juster volum Spill inn Juster hastighet Slik lagrer du en nyopprettet talemelding som en fil Du kan spille inn en talemelding og lagre den som en fil til bruk ved en senere anledning. 1 Spill inn en melding i en ny CallPilot-melding, og velg Lagre som... fra Fil-menyen. 2 Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen, velg en mappe du vil legge filen i, og klikk Lagre. Hvis mottakerne er CallPilot-brukere, lagrer du talefilene som vbk-filer. Hvis noen av mottakerne ikke bruker CallPilot, lagrer du talefilene som wav-filer. 4 CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes
Utforme meldinger (fortsettelse) Slik lager og sender du en faksmelding Hvis du vil sende faks, må CallPilot-postboksen ha faksmulighet aktivert. Mottakerne av faksen må også ha mulighet til å vise faksen på datamaskinen. Hvis mottakerne får tilgang til meldingene sine fra telefonen, kan de bare vise faksen ved å skrive den ut. Du kan sende faksen til en faksmaskin. 1 Åpne dokumentet du vil fakse. Det kan maksimalt være 21,5 cm bredt (8,5 tommer). 2 Klikk Skriv ut på Fil-menyen. 3 I listen over skrivere velger du Nortel-faks og velger Skriv ut eller OK. 4 Dialogboksen Utforme faks vises. Før du sender faksen, kan du legge til flere dokumenter, inkludert en tittelside, ved å gjenta trinn 1 til 3. Du kan også vise faksen og lagre den som en fil. 5 Velg et Send-alternativ. Hvis du vil sende faksen til en faksmaskin, skriver du inn nummeret eller numrene og klikker Send. Hvis du vil sende faksen til en CallPilot-postboks, velger du Send using... og klikker Send. Filformat og navn på filen Velg dette for å sende faksen til en faksmasking Velg dette for å sende faksen til en CallPilot-postboks Lagre faksen som en.tif type fil hvis du vil sende den senere Vis valgt bilde Slett valgt bilde Endre rekkefølge for filene i fakslisten Klikk Send etter å ha valgt passende Send-alternativ 6 Hvis du valgte Send using, kommer det frem et nytt meldingsvindu. Klikk Til for å åpne Personlig adressebok, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 7 Legg om nødvendig til meldingsalternativer. Se side 9. 8 Klikk ikonet Send melding. Slik lager og sender du en tekstmelding Hvis du vil lage en tekstmelding, åpner du en ny CallPilot-melding og skriver eller limer inn ren tekst i den. Deretter klikker du ikonet Send melding. Hvis du vil lagre tekstmeldingen som en fil, klikker du Lagre som på Fil-menyen og lagrer den som en txt-fil. CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes 5
Videresende og svare på meldinger Du kan videresende en melding og utforme en innledning som sendes sammen med den. Du kan også utforme et svar til avsenderen av en melding, eller til avsenderen og alle mottakerne av en melding. Slik videresender eller svarer du på en melding 1 Mens meldingen er åpen, velger du ikonet Videresend, Svar eller Svar til alle. 2 Følg trinnene for utforming av en melding. Se side 4. 3 Adresser en videresendt melding på samme måte som en ny melding. Svar blir adressert automatisk. Du kan endre emnelinjen før du sender meldingen. Legge til vedlegg i meldinger Før du sender en melding, kan du legge ved en tale-, faks- eller tekstfil. Talefiler kan være i vbk- eller wav-format for CallPilot-mottakere, men må være i wav-format for mottakere som ikke bruker CallPilot. Faksfiler må være i tif-format av type f. Tekstfiler må være i txt-format. Slik legger du ved en fil i en melding 1 I en ny CallPilot-melding klikker du ikonet Legg ved fil. 2 Velg eller skriv inn navnet på filen du vil legge ved i boksen Åpne fil. 3 Klikk Åpne for å legge ved filen og gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. Legg ved fil 6 CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes
Adressere meldinger Slik laster du ned CallPilot-adresser til Personlig adressebok. Du kan laste ned navnene og adressene til alle CallPilot-brukerne på Lotus Notes-serveren til den personlige adresseboken din. Når du har lastet ned denne listen, kan du redigere den eller legge til oppføringer i den. 1 Adressene kan lastes ned automatisk hvis du fra Handlinger-menyen i innboksen velger Konfigurering av CallPilot og deretter kategorien Adressebok. 2 Merk av for Last ned adressebok ved pålogging, og klikk deretter OK. Eller 1 Adressene kan lastes ned manuelt hvis du fra Handlinger-menyen i innboksen velger Konfigurering av CallPilot og deretter kategorien Adressebok. Kontroller at det ikke er merket av i boksen Last ned adressebok ved pålogging. 2 Dobbeltklikk Adressebok-ikonet i vinduet Arbeidsområde på kontor. 3 Klikk Personer (CallPilot) i den venstre ruten i den personlige adresseboken. 4 Klikk Last ned CallPilot-adressebok på menyen Handlinger. Slik legger du til navn i Personlig adressebok Du kan lage en CallPilot-adresse manuelt og legge den til i Personlig adressebok. 1 Dobbeltklikk Adressebok-ikonet i vinduet Arbeidsområde på kontor. 2 Velg Personer (CallPilot) og klikk Tilføy person. 3 Skriv minst et etternavn og et fornavn. 4 Klikk pilen ved siden av CallPilot-adresse for å åpne CallPilot Adressehjelper. Velg aktuell adressetype. 5 Fyll ut den adresseinformasjonen som trengs i adressedialogboksen. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. 6 Klikk Tilføy Adresse til Personlig Adressebok og velg så OK. 7 I Person (CallPilot) klikker du Lagre-knappen og så Lukk-knappen. CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes 7
Adressere meldinger (fortsettelse) Slik adresserer du en melding fra adresseboken 1 I en ny CallPilot-melding klikker du Til og velger enten CallPilot-adresselisten på Lotus Notesserveren, eller velger Personer eller Grupper (CallPilot) i Personlig adressebok. 2 I Navn-listen velger du navnet på mottakeren. Hvis du vil velge en gruppe, merker du av i boksen Vis etter gruppe og velger deretter et gruppenavn. 3 Klikk Til ->. Du kan velge én eller flere adresser og klikke Til -> etter hver. 4 Klikk OK for å gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. Slik adresserer du en melding manuelt Du kan skrive en adresse direkte inn i Til-feltet i en ny melding. Skriv anførselstegn før og etter adressen. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. Lage gruppelister i CallPilot Du kan lage en distribusjonsliste for en gruppe mottakere som du ofte sender meldinger til. Når du har opprettet en liste, vises den i den personlige adresseboken under Grupper (CallPilot). Du oppretter en CallPilot-gruppe på samme måte som du oppretter en Lotus Notes-gruppe. Forskjellen er at CallPilot-gruppen bare kan inneholde CallPilot-adresser, ikke e-postadresser. Slik lager du en CallPilot-gruppe 1 Dobbeltklikk Adressebok-ikonet i vinduet Arbeidsområde på kontor. 2 Velg Grupper (CallPilot) og klikk Tilføy gruppe. 3 Skriv inn Gruppenavn og Beskrivelse, og klikk pilen ved Medlemmer. 4 I den personlige adresseboken merker du av for hvert navn du vil legge til i gruppen. Trykk OK for å gå ut av listen. 5 Klikk Lagre og deretter Lukk. Du kan redigere eller slette listen i Grupper (CallPilot). 8 CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes
Stille inn meldingsfunksjoner I en ny CallPilot-melding kan du angi innstillinger for prioritet, følsomhet og kvittering. Slik angir du leveringsprioritet for en melding Velg Haster, eller behold innstillingen som Normal. Slik stiller du inn følsomhet for en melding Velg Privat, eller behold innstillingen som Offentlig. Vær oppmerksom på at meldinger du angir som private, kan videresendes av mottakeren. Mottakere som ikke bruker CallPilot vil kanskje heller ikke bli informert om at meldingen er privat. I meldingen din opplyser du mottakeren om at meldingen er privat. Slik ber du om en lese- eller leveringsbekreftelse Merk av for Lesebekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren åpnet meldingen. Merk av for Leveringsbekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren mottok meldingen. CallPilot Desktop Messaging for Lotus Notes 9
CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise Når du åpner Novell GroupWise, kommer CallPilot-meldingene dine frem i mappen CallPilot Desktop Messaging. Du kan åpne, flytte, kopiere, slette, videresende og svare på meldinger, samt lage nye meldinger. CallPilot-indikatoren i Windows-systemkurven blir rød når du får en ny melding. Hvis du vil åpne en melding, dobbeltklikker du meldingslinjen Hvis du vil lage en ny melding, klikker du ikonet Ny CallPilotmelding MappenCallPilot Desktop Messaging inneholder CallPilotmeldingene Du kan flytte en melding til en ny mappe som du oppretter innenfor CallPilot-mappen. Dato og tid mottatt Emnet viser avsenders telefonnummer, og om det er en tale-, faks- eller tekstmelding. Talemeldinger viser varighet, faksmeldinger viser ID og antall sider. Rødt ikon viser at denne melding haster Nye meldinger vises med fet Leveringsrapport viser at meldingen ble mottatt. En lesekvittering viser at meldingen ble åpnet av mottaker. Slik arbeider du i frakoblet modus Hvis du vil arbeide i frakoblet modus, trenger du en datamaskin der Desktop Messaging er installert og konfigurasjonen er lik den på kontordatamaskinen. Logg på Novell GroupWise, velg CallPilot Desktop Messaging fra Verktøy-menyen og klikk deretter Last ned alle CallPilot-meldinger. Da kan du arbeide i frakoblet modus, spille av meldinger og spille inn nye meldinger fra datamaskinen. CallPilot lagrer de nye meldingene og sender dem neste gang du logger på CallPilot-serveren. CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise 1
Kontrollere meldingene dine Slik spiller du av en talemelding Du åpner en talemelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare har tale, kommer CallPilot Player frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke taleikonet for å åpne CallPilot Player. Du kan velge å spille av talemeldingene fra telefonen eller datamaskinen ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet i CallPilot Player. Du kan endre dette valget når som helst. Hvis du velger telefon, ringer telefonen når du åpner en melding, og meldingen spilles av når du svarer. Hvis du velger datamaskin, blir meldingene spilt av gjennom høyttalerne på datamaskinen eller hodetelefoner. Lukk melding Åpne neste melding Åpne forrige melding Svar Posisjon i melding Varighet for melding Videresend Slett hele meldingen Status Klikk for å spille alle meldinger fra datamaskinen Spill/gjenta Stopp Gå til start på melding Gå til slutt av melding Klikk for å spille alle meldinger fra telefonen Juster volum Bla bakover Bla forover Juster hastighet Slik endrer du standard lydenhet og telefonnummer Du kan endre standard lydenhet for CallPilot Player ved å klikke telefon- eller datamaskinikonet. Fra Verktøy-menyen i innboksen velger du CallPilot Desktop Messaging fulgt av Alternativer for CallPilot Desktop Messaging, velger kategorien Lyd og deretter Telefon eller Datamaskin. Hvis du vil endre standardtelefonnummeret som CallPilot ringer for å spille av talemeldingene, må du passe på at Telefon er valgt som lydenhet i kategorien Lyd, og deretter endre telefonnummeret. 2 CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise
Kontrollere meldingene dine (fortsettelse) Slik viser du en faksmelding Hvis du vil vise fakser i Desktop Messaging, må Imaging for Windows være installert på PC-en. I tillegg må CallPilot-administratoren aktivere faksmulighet for postboksen din. Du åpner en faksmelding ved å dobbeltklikke meldingslinjen. Når du åpner en melding som bare inneholder faks, kommer faksbildet frem med en gang. I meldinger som inneholder både tale og faks eller tekst, må du klikke faksikonet for å vise faksen. Når du viser faksen, kan du forstørre eller forminske bildet, rotere det, flytte det, lagre det, legge til en talekommentar i den lagrede filen, videresende og svare på faksen og skrive den ut. Lukk melding Skriv ut Slett hele meldingen Merk del av bildet Dra/rull bilde Åpne neste melding Åpne forrige melding Svar Videresend Endre sidevisning Gå til neste eller forrige side Roter venstre Roter høyre Zoom inn Zoom ut CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise 3
Utforme meldinger Du kan utforme en melding som inneholder en kombinasjon av tale, faks og tekst. Meldingen du utformer kan være en ny melding, et svar på en mottatt melding eller en innledning til en melding du videresender. Før du sender meldingen, kan du legge til vedlegg og funksjoner. Slik spiller du inn og sender en talemelding Du lager en talemelding ved å åpne en ny CallPilot-melding og spille inn en melding fra datamaskinen eller telefonen. Du kan sende meldingen eller lagre den for sending på et senere tidspunkt. 1 I Novell GroupWise-verktøylinjen velger du ikonet Ny CallPilot-melding. 2 I vinduet for den nye meldingen klikker du telefonikonet i verktøylinjen for å åpne CallPilot Player. 3 Klikk den røde innspillingsknappen på CallPilot Player for å starte innspillingen. 4 Hvis du spiller inn fra datamaskinen, leser du inn meldingen i mikrofonen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen. Hvis du spiller inn fra telefonen, svarer du den når den ringer. Vent på tonen før du spiller inn meldingen. Trykk Stopp for å avslutte innspillingen, og legg på. 5 Klikk Til for å åpne adresseboken, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 6 Legg om nødvendig til vedlegg og funksjoner. Se side 6 og 9. 7 Klikk ikonet Send melding på verktøylinjen. Send melding Lagre melding Klikk for å gå til adressebok Meldingsfunksjoner: Haster eller Normal llevering Offentlig eller Privat Be om lese- eller leveringsbekreftelse Klikk ikonet Legg ved fil for å legge ved tale-, faks eller tekstfil Klikk tekstikonet for å lage en tekstmelding Klikk telefonikonet for å åpne CallPilot Player, spill så inn meldingen Klikk for å spille inn alle meldinger fra datamaskinen Stopp Juster volum Spill inn Juster hastighet Klikk for å spille inn alle meldinger fra telefonen Slik lagrer du en nyopprettet talemelding som en fil Du kan spille inn en talemelding og lagre den som en fil til bruk ved en senere anledning. 1 Spill inn en melding i en ny CallPilot-melding, og velg Lagre som... fra Fil-menyen.. 2 Skriv inn et navn på filen i Filnavn-boksen, velg en mappe du vil legge filen i, og klikk Lagre. Hvis mottakerne er CallPilot-brukere, lagrer du talefilene som vbk-filer. Hvis noen av mottakerne ikke bruker CallPilot, lagrer du talefilene som wav-filer. 4 CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise
Utforme meldinger (fortsettelse) Slik lager og sender du en faksmelding Hvis du vil sende faks, må CallPilot-postboksen ha faksmulighet. Mottakerne av faksen må også ha mulighet til å vise faksen på datamaskinen. Hvis mottakerne får tilgang til meldingene sine fra telefonen, kan de bare vise faksen ved å skrive den ut. Du kan sende faksen til en faksmaskin. 1 Åpne dokumentet du vil fakse. Det kan maksimalt være 21,5 cm bredt (8,5 tommer). 2 Klikk Skriv ut på Fil-menyen. 3 I listen over skrivere velger du Nortel-faks og velger Skriv ut eller OK. 4 Dialogboksen Utforme faks vises. Før du sender faksen, kan du legge til flere dokumenter, inkludert en tittelside, ved å gjenta trinn 1 til 3. Du kan også vise faksen og lagre den som en fil. 5 Velg et Send-alternativ. Hvis du vil sende faksen til en faksmaskin, skriver du inn nummeret eller numrene og klikker Send. Hvis du vil sende faksen til en CallPilot- eller e-postmottaker, velger du Send using... og klikker Send. Filformat og navn på filen Velg dette for å sende faksen til en faksmasking Velg dette for å sende faksen til en postboks Lagre faksen som en.tif type fil hvis du vil sende den senere Vis valgt bilde Slett valgt bilde Endre rekkefølge for filene i fakslisten Klikk Send etter å ha valgt passende Send-alternativ 6 Hvis du valgte Send using, kommer det frem et nytt meldingsvindu som viser faksen. Klikk Til for å åpne adresseboken, eller skriv den formaterte adressen i Til-feltet. Se side 7 hvis du vil ha informasjon om adresser. 7 Legg om nødvendig til tale- eller tekstvedlegg og meldingsalternativer. Se side 6 og 9. 8 Klikk ikonet Send melding. Slik lager og sender du en tekstmelding Hvis du vil lage en tekstmelding, åpner du en ny CallPilot-melding og skriver eller limer inn ren tekst i den. Deretter klikker du ikonet Send melding. Hvis du vil lagre tekstmeldingen som en fil, klikker du Lagre som på Fil-menyen og lagrer den som en txt-fil. CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise 5
Videresende og svare på meldinger Du kan videresende en melding og utforme en innledning som sendes sammen med den. Du kan også utforme et svar til avsenderen av en melding, eller til avsenderen og alle mottakerne av en melding. Slik videresender eller svarer du på en melding 1 Mens meldingen er åpen, velger du ikonet Videresend eller Svar. 2 Følg trinnene for utforming av en melding. Se side 4. 3 Adresser en videresendt melding på samme måte som en ny melding. Svar blir adressert automatisk. Du kan endre emnelinjen før du sender meldingen. Legge til vedlegg i meldinger Før du sender en melding, kan du legge ved en tale-, faks- eller tekstfil. Talefiler kan være i vbk- eller wav-format for CallPilot-mottakere, men må være i wav-format for mottakere som ikke bruker CallPilot. Faksfiler må være i tif-format av type f. Tekstfiler må være i txt-format. Slik legger du ved en fil i en melding Legg ved fil 1 I en ny CallPilot-melding klikker du ikonet Legg ved fil. 2 Velg eller skriv inn navnet på filen du vil legge ved i boksen Åpne fil. 3 Klikk Åpne for å legge ved filen og gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. 6 CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise
Adressere meldinger Slik legger du til CallPilot-adresser i Personlig adressebok. Du kan legge til CallPilot-adresser i listen over e-postadresser i Personlig adressebok. Du vil gjerne skille mellom e-postadresser og CallPilot-adresser ved å legge til CallPilot etter mottakerens navn. Du kan også legge til navn fra en distribusjonsliste i Personlig adressebok. Du kan legge til en CallPilot-adresse i Personlig adressebok ved å kopiere den. 1 I CallPilot-adressebok merker du et navn og høyreklikker det. 2 Klikk Kopier til.... 3 I Copy Names Between Address Books merker du navnet på din personlige adressebok og klikker OK. Du kan lage en adresse manuelt og legge den til i Personlig adressebok. 1 Velg Adressebok fra Verktøy-menyen. 2 Merk din personlige adressebok og klikk Legg til. 3 I Ny oppføring velger du Person og klikker OK. 4 I CallPilot Generelt velger du aktuell adressetype fra nedtrekkslisten. Angi så de adresseelementene som trengs. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. Klikk OK. CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise 7
Adressere meldinger (fortsettelse) Slik adresserer du en melding fra adresseboken 1 Klikk Til... i en ny CallPilot-melding. 2 Velg CallPilot-adressebok eller din personlige adressebok. 3 Merk navnet til mottakeren eller distribusjonslisten. 4 Klikk Legg til ->. Du kan velge én eller flere adresser og klikke Legg til -> etter hver. 5 Klikk OK for å gå tilbake til den nye CallPilot-meldingen. Slik adresserer du en melding manuelt Du kan skrive en adresse direkte inn i Til-feltet i en ny melding. Se i skjermbasert hjelp om korrekte adresseformater. Lage personlige distribusjonslister Du kan lage en personlig distribusjonsliste i Desktop Messaging for en gruppe mottakere som du ofte sender meldinger til. Når du har opprettet en liste, vises den i Personlig adressebok. Du velger bare listen når du adresserer en melding. Du kan ikke få tilgang til disse listene fra telefonen. Du oppretter en personlig distribusjonsliste for CallPilot på samme måte som du gjør det for Novell GroupWise. Slik lager du en personlig distribusjonsliste 1 Velg Adressebok fra Verktøy-menyen. 2 Velg CallPilot-adressebok eller din personlige adressebok. 3 Velg navn og klikk Til -> etter hvert enkelt. 4 Klikk Lagre gruppe. 5 I Save as Group skriver du et navn for listen og klikker OK. Du kan legge til eller slette navn for denne gruppen. Klikk Informasjon, så Rediger gruppe. 8 CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise
Stille inn meldingsfunksjoner I en ny CallPilot-melding kan du angi innstillinger for prioritet, følsomhet og kvittering. Slik angir du leveringsprioritet for en melding Velg Haster, eller behold innstillingen som Normal. Slik stiller du inn følsomhet for en melding Velg Privat, eller behold innstillingen som Offentlig. Vær oppmerksom på at meldinger du angir som private, kan videresendes av mottakeren. Mottakere som ikke bruker CallPilot vil kanskje heller ikke bli informert om at meldingen er privat. I meldingen din opplyser du mottakeren om at meldingen er privat. Slik ber du om en lese- eller leveringsbekreftelse Merk av for Lesebekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren åpnet meldingen. Merk av for Leveringsbekreftelse hvis du ønsker en kvittering for at mottakeren mottok meldingen. CallPilot Desktop Messaging for Novell GroupWise 9
CallPilot Desktop Messaging for Internettpostklienter Du kan bruke følgende Internett-postprogrammer med CallPilot Desktop Messaging: Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook 98 og Eudora Pro. Spør administratoren om hvilke versjoner av disse programmene som er støttet i denne utgaven. Når du åpner Internett-postprogrammet, kan du se CallPilot-meldingene dine i tillegg til e- postmeldingene. Du kan åpne, flytte, kopiere, slette, videresende og svare på CallPilot-meldinger, og utforme nye CallPilot-meldinger, på samme måte som med e-postmeldingene. Hvis du vil åpne en melding, dobbeltklikker du meldingslinjen Emnet viser avsenders telefonnummer, og om det er en tale-, fakseller tekstmelding. Talemeldinger viser varighet, faksmeldinger viser ID og antall sider. Slettede meldinger blir slettet med en gang eller senere, avhengig av konfigurasjon Bruke CallPilot Player Bruk CallPilot Player til å spille av og spille inn talemeldinger. Du åpner CallPilot Player fra Startmenyen ved å velge Programmer, Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging og CallPilot Player. Se i skjermbasert hjelp som er tilgjengelig fra CallPilot Player om konfigureringsinformasjon. Klikk for å lukke CallPilot Player Posisjon i melding Varighet for melding Spill/gjenta Stopp Juster volum Gå til start på melding Bla bakover Bla forover Gå til slutt av melding Spill inn Klikk for å spille alle meldinger fra telefonen Klikk for å spille alle meldinger fra datamaskinen Juster hastighet CallPilot Desktop Messaging for Internett-postklienter 1