ÅRSBERETNING 2014 VANSJØ/SVINNDAL IL Om idrettslaget... 2 Et idrettslag i en kommune i endring... 2 Drift og styring av idrettslaget... 2 Idrettslagets styre og administrasjon... 3 Styremøter... 3 Saker styret har jobbet med... 3 Fremtidige utfordringer... 4 Gruppenes virksomhet... 5 Årsmøter... 5 Idrettslagets økonomi... 6 Middagsåsen sportssenter AS... 7 Historiegruppen... 7 Æresmedlemmer... 7 Vedlegg... 7
Om idrettslaget Vansjø/Svinndal Idrettslag omtales i det daglige som V/S, og regner Sportsklubben Vansjø som ble stiftet i 1920 som sin opprinnelse, og gjennom senere sammenslåinger av ulike idrettslag og foreninger i Våler kommune ble laget til slutt til Vansjø/Svinndal IL i 1968. Idrettslaget har pr. idrettsregistreringen for 2014 407 medlemmer (153 kvinner og 254 menn) fordelt på fem grupper; alpin, brett, fotball, friidrett og håndball. I løpet av idrettslaget nær hundreårige historie har også andre idretter gjort seg gjeldende, og idrettslaget har som målsetting å legge til rette for fremvekst av nye aktiviteter i en kommune som er i sterk vekst. Et idrettslag i en kommune i endring Idrettslagets hjemkommune er preget av tilflytting, vekst og debatt om kommunesammenslåing. Når kommunen endres, må etter hovedstyrets vurdering idrettslaget være våken for endring. En økning i innbyggertallet, flere barn, unge voksne og småbarnsforeldre betyr muligheter for vekst i medlemstall, men også for tilvekst av nye aktiviteter. Idrettslaget har i sin nær hundreårige historie sett særidretter vokse frem, og svinne hen det siste gjelder blant annet idretter som sykling og kappgang hvor idrettslaget har kunnet notere prestasjoner i norgestoppen. Hovedstyret mener at idrettslaget må være aktiv i å sørge for at våre nåværende grupper har gode vilkår, samtidig som vi må oppmuntre de som ønsker å skape ny aktivitet. Hovedstyret mener idrettslaget har en viktig rolle som pådriver i å etablere nye idrettsanlegg i kommunen, og foreslår i regnskapet at det etableres et anleggsfond for slike formål. Hovedstyret er imidlertid av den oppfatning at idrettslaget bør være varsom med å ta på seg nye driftsforpliktelser for anlegg, ut over oppgaver det er naturlig å løse på dugnad. Drift og styring av idrettslaget Etter hovedstyrets vurdering kan ikke lenger et idrettslag på størrelse med V/S drives på dugnad. Lønnet administrasjon som kan sørge for kontinuitet og kompetanse på idrettsadministrasjon er en nødvendig forutsetning for at idrettslaget skal fungere og kunne overholde sine forpliktelser og ansvar overfor medlemmene, norsk idrett og myndighetene. Idrettslaget har i de senere år hatt en ansatt ressurs i idrettslaget som har avlastet leder/nestleder med administrative oppgaver, for tiden i 30 %. I tillegg har nestleder tatt på seg å føre idrettslagets regnskap på dugnad, mens leder har tatt ansvar for drift av nettsted og epostløsning. På sikt må laget være forberedt på at disse oppgavene må løses på annen måte, og følgelig må man planlegge for økte administrative kostnader. Idrettslaget har i dag mye aktivitet og en medlemsmasse på over 400 som forutsetter oppfølging på daglig basis. Styreleder har mottatt honorar og kostnadsdekning for vervet i 2013, og hovedstyret mener at denne praksisen må videreføres, dels som en anerkjennelse av at dette er et krevende verv og dels fordi vervet krever innsats ut over det som med rimelighet kan forventes som en dugnadsinnsats. - 2 -
Idrettslagets styre og administrasjon Hovedstyret har siden valget på det ekstraordinært årsmøtet for 2012 i oktober 2013 bestått av: Steinar Hafto Myre, leder Atle Helgedagsrud, nestleder Arnhild Markestad, styremedlem Per Weum, styremedlem Rikke Skalleberg Trine Lundem Tonje Nilssen Mats Hattevig er tilsatt som lagets administrative ressurs i 30% stilling. Styremøter Det sittende styret ble valgt i oktober, og har hatt ett styremøte/styreseminar i løpet av 2014, i tillegg til seks styremøter under det foregående styret. Saker styret har jobbet med Kunstgressbanen Dialogen med Våler kommune om kunstgressbanen har vært tidkrevende, og det dessverre ikke lykkes styret å komme til enighet med Våler kommune om en løsning for bruk og drift av kunstgressbanen. Hovedstyret har valgt å si opp avtalen som ble inngått i 2009 med begrunnelse i at denne avtalen ikke er hensiktsmessig, og på vårparten 2015 har det vært dialog på rådmannsnivå uten at vi har noen løsning på plass. Kunstgressbanen er imidlertid spillemiddelfinansiert og gjenstand for momsrefusjon, slik at kommunen er forpliktet til å stille banen til rådighet for idrettslagets bruk. Hovedstyrets vurdering er at inntil en avklaring foreligger, så vil vi kunne fortsette vår bruk og samtidig bidra med rydding mv. som dugnadsinnsats. Status pr. mai 2015 er at saken er drøftet politisk og hovedstyret vil fortsette dialogen med rådmannen ut fra de fullmakter han har fått. Innkjøp I klubbutviklingsprosessen som har foregått over flere år, kom innkjøp opp som et utviklingsområde. Som oppfølging av dette, er det inngått klubbavtale med G- MAX i Moss. Avtalen gir gunstige rabatter til alle medlemmer og til gruppene. Select- avtalen videreføres med gode rabatter, og bonuser. Det vil og bli lansert en enkel klubbkolleksjon i klubbfargene rødt og sort, denne vil være tilgjengelig på G- MAX. Medlemskort Det er utviklet et medlemskort som også vil fungere som rabattkort på G- MAX, med mulighet for å legge inn mer funksjonalitet. Kortet blir distribuert til betalende medlemmer våren 2015. - 3 -
Klubbhus Idrettslaget har siden 1991 hatt tilgang til møtelokaler på Kirkebygden Barnehage og Grendehus, dette er det nærmeste laget har vært klubbhus i nyere tid. I forbindelse med at barnehagene er under overdragelse til kommunen, er V/S varslet om at vi kan bli bedt om å fravike vår bruk av V/S- rommet med mindre kommunen gir adgang til fortsatt bruk. Overdragelsen må godkjennes av Stiftelsestilsynet, og vi har pr. april ikke avklart med kommunen hvordan de ser på vår bruk, men etter hovedstyrets mening fordrer denne situasjonen at idrettslaget bør prioritere å få på plass et eget klubbhus, eller et lagshus i samarbeid med andre lag og foreninger i Våler. Idrettslaget sitter på en stor pokalsamling, mengder av utstyr, arkiver og andre eiendeler som krever forsvarlig oppbevaring. Et nytt klubbhus kan være en fin gave å gi seg selv til 100- årsjubileet i 2020. Innspill til kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet i Våler rullering av handlingsprogram 2016-2019 Hovedstyret har spilt inn følgende til den gjeldende kommunedelplanen: Skileikområde i Middagsåsen Langrennsløype, kunststsnøbasert i Middagsåsen potensielt som regionalt anlegg Videreutvikling av kunstgressanlegget på Kirkebygden med bl.a. friidrettsfasiliteter Klubbhus ved kunstgressbanen på Kirkebygden Flerbrukshall på Våk Flerbrukshall på Kirkebygden Tennisbane v/kirkebygden skole Disse innspillene revideres i 2015 i forbindelse med at kommunen skal ha innspill til ny plan. Hovedstyret vil følge opp dette ut fra årsmøtets beslutninger i form av organisasjonsplan, og dialog med gruppestyrene. Sponsorpakker Vi er ikke nærmere en løsning for sponsorpakker og salg av profileringsplass, dette skyldes uenighet om hvordan inntekter bør fordeles i tillegg til at det pr. april 2015 ikke er avklart med kommunen om vi har anledning til å selge profileringsplass på kunstgressbanen. Nettsider for idrettslaget Idrettslagets nettsider trenger innholdsprodusenter og nettredaktør dette er stadig en utfordring. Hovedstyret vurderer Facebook som en tilleggskanal, men siden Facebook ikke er tilgjengelig for medlemmer under 13, og ikke alle ønsker å bruke verktøyet, så vil dette kun være en tilleggsløsning. Fremtidige utfordringer Som i fjorårets beretning, understreker hovedstyret behovet for å fange opp vekstpotensialet som ligger i økt tilflytting til Våler både for å øke medlemstallet og for å skape nye aktiviteter. Det er viktig å bruke det momentet vi har med vekst i kommunen for å fremme forslag om utvikling av nye idrettsanlegg. Dagens anlegg er nær 100% utnyttet, og flere og bedre anlegg trengs for at V/S og Våler skal kunne håndtere økt etterspørsel etter idrettsaktiviteter. Deler av idrettslagets overskudd bør settes av til anleggsformål hvert år. - 4 -
Idrettslaget bør og prioritere å finne en løsning for egne lokaler for møter, administrasjon og lager slik at man ikke er avhengig av andres velvilje. Et voksende idrettslag forutsetter et godt støtteapparat og kontinuitet. Idrettslaget bør arbeide for å øke den administrative kapasiteten til minst 50% stilling, dette forutsetter at idrettslaget har stabile inntekter på et nivå som gjør dette mulig. Idrettslaget og gruppene bør og ha sette i verk tiltak for å beholde ungdom, og særlig jenter, i idrettslaget når de kommer i tenårene. Videre bør idrettslaget jobbe målrettet for å utdanne trenere, dommere og tillitsvalgte. Gruppenes virksomhet Det har vært et høyt aktivitetsnivå i de fleste grupper i 2014, men alpin og brett hadde spesielle utfordringer med snøfattig vintersesong. Gruppenes aktivitet er beskrevet nærmere i de enkelte gruppenes årsberetninger. Idrettslaget har mange tillitsvalgte og trenere, men flere av disse fyller mange roller. Det er derfor en risiko for at enkeltpersoner får-, eller påtar seg, en for stor belastning. En viktig oppgave for hovedstyret blir derfor å legge til rette for at gruppene kan fokusere på å skape aktivitet for barn og unge fremfor å drive med administrasjon og møtevirksomhet. Samtidig må valgstyret, gruppestyrene og hovedstyret bidra til at oppgaver fordeles på flere hender slik at vi ikke mister ildsjelene fordi de er utbrent. Det er ikke kommet til nye grupper som ønsker opptak i idrettslaget i løpet av året. Sportslige prestasjoner Hovedstyret vil trekke frem følgende prestasjoner fra 2014 Anlegg To fotballag ble seriemestre i sin klasse: Gutter 16 og G13/14 Jonas Lexerød fra alpingruppa vant Hovedlandsrennet i skicross for 15-16- åringer Kristian Lekang fra brettgruppa vant Norgescupen for herrer open og NM- gull i Big Air Friidrettsgruppen har søkt og fått tildelt midler til å lage treningsanlegg for friidrett ved kunstgressbanen i tråd med de opprinnelige planene for anlegget, og fotballgruppa har fått tildelt midler for bygging av servicebygg ved banen. Begge prosjektene blir forhåpentligvis realisert i 2015. Årsmøter Det ordinære årsmøtet for 2013 ble avholdt 24. mai 2014. Årsmøtet var preget av uro, og det lyktes ikke å få vedtatt budsjett eller gjennomført valg på dette årsmøtet. Et ekstraordinært årsmøte ble avholdt 21. oktober der disse to postene ble gjennomført. Det ble også avholdt et ekstraordinært årsmøte for 2013 i mars 2014 for en mindre endring av V/S sine lover der siste frist for avholdelse av årsmøte ble endret. - 5 -
Idrettslagets økonomi Idrettslaget samlet sett har en generelt god økonomi, men hovedstyret mener det er behov for at idrettslagets inntekter økes. Idrettslaget har i dag begrenset evne til å løfte nye prosjekter og håndtere uventede kostnader. Hovedstyret mener og at det bør bygges opp fond/reserver til ønskede anleggsprosjekter. I tillegg er det behov for å styrke administrative funksjoner for å avlaste tillitsvalgte. I økonomireglement har hovedstyret forutsatt at gruppene skal være selvfinansiert, det vil si at gruppenes inntekter må dekke utgiftene. Videre er det lagt til grunn at hver gruppe bør ha reserver tilsvarende ett års kostnader for å kunne håndtere svingninger i medlemsmasse og inntekter. Hovedstyrets nestleder i hovedstyret fører lagets regnskap, og har sammen med leder god dialog med gruppelederne om oppfølgingen av regnskap og budsjett. En tett dialog sammen med gode økonomirutiner vil forhindre hendelser der tillitsvalgte i gruppene går inn i avtaler eller tar på seg forpliktelser i idrettslagets navn uten å ha fullmakt til å gjøre det, eller på annen måte disponerer idrettslagets midler på en uheldig måte. I de tilfellene dette har skjedd, har det påført hovedstyret mye arbeid. Hovedstyret er av den oppfatning at gruppenes midler først og fremst bør gå til å skape aktivitet, og at oppspart kapital bør ha et formål og settes av i fond til for eksempel større anskaffelser. Hovedstyret vurderer søknader fra gruppene, og andre, om tilskudd til etablering av ny aktivitet eller andre aktiviteter som det er naturlig at hovedstyret vurderer om laget i fellesskap skal være med og finansiere. Hovedstyret har ikke mottatt slike søknader i 2014. Hovedstyret anbefaler at idrettslaget jobber videre med økonomirutiner og opplæring av tillitsvalgte i disse for å sikre effektiv og god økonomiforvaltning i tråd med årsmøtets vedtak, idrettens egne regler og lovgivning forøvrig. Regnskapet for 2014 (2013- tallene i parentes) viser at V/S samlet sett hadde en omsetning på kr. 1.684.590,- (1.580.770,- ) og et overskudd på kr. 530,- (30.268,- ) etter avsetning til fond. - 6 -