INNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 30.05.2017 Tid: kl.16:00 Evt. orienteringar: Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til post@fusa.kommune.no eller ekspedisjonen tlf. 56 58 01 00. Administrasjonen kallar inn varamedlem. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Dokumenta ligg til offentleg ettersyn på heimesida www.fusa.kommune.no og på biblioteket, Kommunetunet, Eikelandsosen. Eikelandsosen, Hans Ekeberg Leiar Terje Raunsgard Ansvarleg sekretær
Sakliste Sak nr. Tittel 029/2017 Godkjenning av møteprotokoll 030/2017 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 02.02 og 28.03.2017 031/2017 Skriv og meldingar Møte i Styringsgruppa for kommunereforma - 13. mars og 24. april 032/2017 Orienteringsak: Tilsetjing av rådmann 033/2017 Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune - 2016
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/847 Journalpostnr: 17/5685 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 029/2017 30.05.2017 Godkjenning av møteprotokoll Møteprotokoll frå møte dd.mm.åå vert godkjent. Vedlegg: Protokoll - Administrasjonsutvalet 28.03.17 1349726 30.03.2017
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/503 Journalpostnr: 17/5693 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 030/2017 30.05.2017 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 02.02 og 28.03.2017 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Under saksframstilling i sak 24/17 Godkjenning av møteprotokoll 02.02 og 16.02 sto det fylgjande: Medlemmene i administrasjonsutvalet har fått møteprotokoll frå møtet 02.02.17 utdelt i papir. I etterkant har leiaren i utvalet kome med fleire endringar han ynskjer i protokollen. Sjå vedlegg sendt ut på papir. Endringane går mellom anna på at utvalsleiaren ynskjer å dela møtet i to: eit for ordinært administrasjonsutval og eit for dei politisk valde arbeidsgjevarrepresentantane. Møte den 02.02.17 vart kalla inn som eit ordinært møte i administrasjonsutvalet med ei oppsett sakliste. Det var her ikkje snakk om to ulike møte. Rådmannen finn det vanskeleg å endra protokollen så vesentleg i høve til innkallinga, sjølv om leiar i utvalet ber om det. Rådmannen ønskjer at administrasjonsutvalet sjølv må gjera vedtak om ei så stor endring frå innkalling til protokoll. Rådmannen vil sjølvsagt syta for at det så vert laga ein protokoll som er i samsvar med administrasjonsutvalet sitt vedtak. Leiaren i utvalet har i vedlagt skriv også kommentert andre endringar til møteprotokollen. Møtesekretær har gitt sine kommentarar i eige skriv. Det er ulik oppfatning av kva som
skjedde på møtet. Utvalet må også her konkludera med kva som skal stå i protokollen. Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. På denne bakgrunn var det ein diskusjon i administrasjonsutvalet om korleis møteboka skulle godkjennast. Møtesekrertæren oppfatta det slik at utvalet aksepterte at det ikkje finnst ein møtemodul i Acos for møte for berre arbeidsgjevarrepresentantane og at referatet måtte byggjast inn i ein felles protokoll for heile møtet den 02.02. Møtesekretæren har referert fylgjande vedtak frå møtet 28.03: Møteprotokoll frå møte 16.02.17 vert godkjent. Møteprotokoll frå møte 07.03.17 vert godkjent. Handsaming av møteprotokollen frå møtet 02.02.17 vert utsett til neste møte. Administrasjonen omarbeidar protokollen slik at det går tydeleg fram kva saker som vart handsama i fullt administrasjonsutval og kva saker som vart handsama av arbeidsgjevarrepresentantane. Sakene som er handsama av ordinært administrasjonsutval skal vera offentleg, saker handsama av arbeidsgjevarrepresentantane skal vera unnateke offentlegheit. Punkta 1 3 i skrivet med leiar sine kommentarar vert omarbeida av representanten Aud May Boge og send til leiar og sekretær og vert lagt inn i protokollen. Ny møteprotokoll som forklara over, vert sendt ut til utvalet for godkjenning i neste ordinære møte. Det knyter seg utfordringar til sak 17/2017 i møtet 02.02. I denne saka er noverande møtesekretær ugild, til liks med resten av organisasjonen. Møtesekretær Magda Hagen var den einaste i organisasjonen som har tilgang til saka. Aud May Boge har sendt over fylgjande skriv den 6.5.2017: Hei Viser til vedtak i sist møte i Administrasjonsutvalet der eg fekk i oppgåve å omarbeida tre merknader til protokoll frå leiar Hans Ekeberg i sak 17/2017. Merknad skulle samanfattast i eit punkt. Omarbeidd merknad er vist nedanfor. Med vennleg helsing Aud-May Boge ---------------- Administrasjonsutvalet 02.02.2017 Sak 17/2017 : Sak om varsling - orientering Handsaming: Følgjande merknader skal protokollførast:
Då rådmann sa seg ugild i saka, vart det vist til at rådmann hadde vorte kjent ugild i saka då ho vart handsama i formannskapet. E-post som vart delt ut i møtet er knytt til varslingssaka. Det vart ikkje bede om løyve frå leiar til å dele ut dokument. Sekretær sin førespurnad om dokumentasjon er ikkje i samsvar med kommunalt reglement. Viser til gjeldande kommunestyrereglement når det gjeld rådmann og sekretæriat.reglementet gjeld også for politiske utval. Aud-May Boge orienterte utvalet om at varslingssaka er overført til formannskapet sidan det er kommunestyret som arbeidsgjevar som fylgjer opp. Det vart også kort gjordt greie for val av framgangsmåte i saka. Side 9 i utkast til protokoll under kapittelet ADM -17/2017 Vedtak er det ved ein feil skrive arbeidstakarrepresentantar i staden for arbeidsgjevarrepresentantar.dette må rettast opp. Vedtaket som er referert over og mail frå Aud May Boge er oversendt Magda Haugen som grunnlag for å laga ny protokoll. Fylgjande er gjort: Møtesekretær Magda Haugen sitt framlegg til møteprotokoll med unnatatt sak 17/2017, vert sendt til arbeidsgjevarrepresentantane. Arbeidsgjevarrepresentantane får tilsendt møteprotokoll for dei sakene dei har vore med å handsama. Det er presisert på framsida og i sak 17/2017 Kven som har vore med på handsaminga og kva som har blitt handsama. Utifrå slik administrasjonen har forstått vedtaket i administrasjonsutvalet den 28.03 3. avsnitt i mailen til Aud May Boge er ført inn i protokollen. Rettinga i 4. avsnitt er ført inn i protokollen. Avsnitt 1 og 2 er ulikt det som ligg i den opprinnelege protokollen frå 02.02. Vi har valt å føra inn Aud May Boge sine formuleringar med raudt i protokollen. Administrasjonsuvalet må i møtet stemma over kva formuleringar som skal inn i protokollen. Vurdering:
Sakshandsamar: Magda Haugen Arkivsaksnr: 17/847 Journalpostnr: 17/6045 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 031/2017 30.05.2017 Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert teke til etterretning. Underliggande sak:, Møte i Styringsgruppa for kommunereforma - 13. mars og 24. april
Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 16/2115 Journalpostnr: 17/5718 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Ungdomsrådet 29.05.2017 Råd for seniorar og menneske med nedsett 29.05.2017 funksjonsevne Administrasjonsutvalet 30.05.2017 Formannskapet Utval for plan og miljø 01.06.2017 Kommunestyret Møte i Styringsgruppa for kommunereforma - 13. mars og 24. april Meldingssak Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saka er meldingssak og vert lagt fram utan tilråding. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Ordførar har bede om at innkallingar og referat frå møte i Styringsgruppa for kommunereforma vert lagt fram råda og utvala i Fusa kommune som meldingssak. Det har vore to møte i styringsgruppa sidan starten på andre møterunde. Det er nytt styringsgruppemøte 29. mai, og sakene til dette møtet er ikkje klare. Ekstraordinært formannskapsmøte fekk eit førebels utkast til mandat for fellesnemnda til orientering. Innkallingane og referata ligg på heimesida. Referatat frå 13. mars ligg i innkallinga til møtet
24. april. https://www.fusa.kommune.no/kva-skjer/politiske-saker-2017/styringsgruppe-forkommunesamanslaing-2016-2017.90356.aspx Utkast til referat frå 24. april ligg ved. Vurdering: Vedlegg: Utkast referat frå møte 24. april 2017 i styringsgruppa for kommunereforma 1353441 16.05.2017
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/519 Journalpostnr: 17/5708 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 032/2017 30.05.2017 Orienteringsak: Tilsetjing av rådmann Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Nils Petter Borge vart tilsett som ny rådmann i Fusa kommune i kommunestyret den 27. april 2017 Formannskapet har i møtet den 15. mail godkjent arbeidsavtale og lønn. Det skal også utarbeidast leiaravtale. Nils Petter Borge startar i stillinga 14. august 2017 Vurdering:
Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 17/614 Journalpostnr: 17/5339 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Formannskapet Kommunestyret Råd for seniorar og menneske med nedsett 037/2017 29.05.2017 funksjonsevne Ungdomsrådet 031/2017 29.05.2017 Administrasjonsutvalet 033/2017 30.05.2017 Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune - 2016 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen viser til saksutgreiinga og legg saka fram utan tilråding. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Lenke til årsmelding 2016: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=50&filid=2413 Lenke til rekneskap 2016: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=62&filid=2451 Lenke til rapport frå revisor: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=12&filid=2454 Lenke til melding frå revisor: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=12&filid=2454 Øvrige vedlegg: Sjå nedst i saka Ikkje vedlegg:
Faktiske opplysningar: Kontrollutvalet skal gje uttale til rekneskapen, jf. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kontrollutvalet behandlar saka 24. mai, og utvalet sin uttale m/vedlegg vert ettersendt. Sjå sakene til møtet i kontrollutvalet Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja. I Fusa kommune har praksis vore at formannskapet innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) - FOR 2000-12-15-1424, står det i 10 følgjande: 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett.
Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Vurdering: Årsmeldinga viser på side 64 at Fusa kommune har eit svært lite disposisjonsfond i forhold til kommunane i vår kommunegruppe og landet forøvrig og disposisjonsfondet er kraftig svekka sidan 2011. Rådmannen tilrår derfor at rekneskapsoverskotet på kr. 4,641 mill vert avsett til disposisjonsfond driftsføremål. Saka vert lagt fram for formannskapet for innstilling til kommunestyret. Saka går òg som melding til øvrige utval/råd i denne møterunden.
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/847 Journalpostnr: 17/5685 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 029/2017 30.05.2017 Godkjenning av møteprotokoll Møteprotokoll frå møte dd.mm.åå vert godkjent. Vedlegg: Protokoll - Administrasjonsutvalet 28.03.17 1349726 30.03.2017
MØTEPROTOKOLL Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 28.03.2017 Tid: kl.16:00-18:30 Innkalling til møtet vart gjort i samsvar med 32 i kommunelova. Saklista vart gjort tilgjengeleg elektronisk 21.03.17. Møtet vart kunngjort på heimesida. Desse medlemene møtte: Siw Ingrid Kaland Svanhild Håland Riise Hans Ekeberg Aud-May Boge Bjarte Samnøy Svein Lang Parti Ap H Krf Sp Forfall Parti Møtande varamedlemmer Anne-Grete Gjerdevik Ap Carl Johan Haugen Frp Frå administrasjonen møtte fungerande rådmann og sekretær Terje Raunsgard. Merknader til innkalling og sakliste: Det var ingen merknad til innkalling og sakliste. Leiar hadde følgjande kommentarar til innkalling: Sak om skriv og meldingar skal strykast. Sak 27/17 var av leiar meldt inn som Regelverk for varsling statusrapport. Hans Ekeberg leia møtet. Evt. merknader til protokollen må sendast til Fusa kommune innan 14 dagar. Eikelandsosen, Hans Ekeberg Leiar Terje Raunsgard Ansvarleg sekretær
Sakliste Sak nr. Tittel 024/2017 Godkjenning av møteprotokoll 025/2017 Skriv og meldingar 026/2017 Retningsliner - administrasjonsutvalet Fusa kommune 027/2017 Regelverk for varsling - løypemelding 028/2017 Eventuelt Side 2
024/2017: Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonsutvalet 28.03.2017: Handsaming: ADM- 024/2017 Vedtak: Møteprotokoll frå møte 16.02.17 vert godkjent. Møteprotokoll frå møte 07.03.17 vert godkjent. Handsaming av møteprotokollen frå møtet 02.02.17 vert utsett til neste møte. Administrasjonen omarbeidar protokollen slik at det går tydeleg fram kva saker som vart handsama i fullt administrasjonsutval og kva saker som vart handsama av arbeidsgjevarrepresentantane. Sakene som er handsama av ordinært administrasjonsutval skal vera offentleg, saker handsama av arbeidsgjevarrepresentantane skal vera unnateke offentlegheit. Punkta 1 3 i skrivet med leiar sine kommentarar vert omarbeida av representanten Aud May Boge og send til leiar og sekretær og vert lagt inn i protokollen. Ny møteprotokoll som forklara over, vert sendt ut til utvalet for godkjenning i neste ordinære møte. 025/2017: Skriv og meldingar Administrasjonsutvalet 28.03.2017: Handsaming: Det vart ikkje lagt fram skriv eller meldingar til dette møtet i administrasjonsutvalet. Side 3
ADM- 025/2017 Vedtak: 026/2017: Retningsliner - administrasjonsutvalet Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Retningslinene for administrasjonsutvalet i Fusa kommune vert godkjent slik dei ligg føre. Administrasjonsutvalet 28.03.2017: Handsaming: Aud May Boge sette fram fylgjande framlegg: Rådmann sitt framlegg til retningsliner for administrasjonsutvalet vert godkjent slik dei ligg føre med fylgjande endringar: 2 Administrasjonsutvalet sitt ansvarsområde 2 første setning vert lydande: Utvalet sitt ansvarsområde går fram av kommunelova 25 nr 1-4 og Hovudavtalen del B 4 og omfattar mellom anna at. Punkt 2 får fylgjande tillegg: Utvalet føreslår og handsamar overordna retningsliner for kommunen sin personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderande arbeidsliv. Utvalet drøftar dessutan kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtekne reformer. 7 Møte og talerett 7 a vert lydande: Rådmannen har møte- og talerett i møta. Rådmannen kan la seg representera av andre frå administrasjonen. (Kommunelova 23 nr. 3) Ny 10 10 Arbeidsgjevarpolitisk utval Dei politisk valde medlemene er arbeidspolitisk utval som har ansvar for å ivareta mellom anna arbeidsgjevar sine interesser i saker som til dømes lønspolitiske vurderingar knytt til forhandlingar. Det vart røysta over kvar paragraf i framlegg til retningsliner for administrasjonsutval: 1 samrøystes vedtak som framlegg 2 Det vart røysta over fylgjande alternativ: Aud May Boge H: 2 første setning vert lydande: Utvalet sitt ansvarsområde går fram av kommunelova 25 nr 1-4 og Hovudavtalen del B 4 og omfattar mellom anna at. Punkt 2 får fylgjande tillegg: Utvalet føreslår og handsamar overordna retnings- liner for kommunen sin personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderande arbeidsliv. Utvalet drøftar dessutan kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtekne reformer. Framlegget fekk to røyster; Hans Ekeberg Ap og Aud May Boge H Side 4
Svanhild Håland Riise sette fram fylgjande framlegg: 2 første setning vert lydande: Utvalet sitt ansvarsområde går fram av kommunelova 25 nr 1-4 og Hovudavtalen del B 4. Framlegget fekk 5 røyster; Svanhild Håland Riise, Bjarte Samnøy KrF, Svein Lang SP, Siw Ingrid Kaland, Carl Johan Haugen FrP Framlegg frå rådmannenfekk 0 røyster 3 samrøystes vedtak som framlegg 4 samrøystes vedtak som framlegg 5 samrøystes vedtak som framlegg 6 samrøystes vedtak som framlegg 7 Aud May Boge H sette fram fylgjande framlegg: 7 a) vert lydande: Rådmannen har møte- og talerett i møta. Rådmannen kan la seg representera av andre frå administrasjonen. (Kommunelova 23 nr. 3) Framlegget til Aud May Boge vart samrøystes vedtatt. 8 samrøystes vedtak som framlegg 9 samrøystes vedtak som framlegg Aud May Boge sette fram fylgjande fram legg til ny 10: 10 Arbeidsgjevarpolitisk utval Dei politisk valde medlemene er arbeidspolitisk utval som har ansvar for å ivareta mellom anna arbeidsgjevar sine interesser i saker som til dømes lønspolitiske vurderingar knytt til forhandlingar. Framlegget fekk to røyster: Hans Ekeberg AP, Aud May Boge H ADM- 026/2017 Vedtak: Rådmannen sitt framlegg til retningsliner for administrasjonsutvalet vert godkjent med fygjande endringar: 2 første setning vert lydande: Utvalet sitt ansvarsområde går fram av kommunelova 25 nr 1-4 og Hovudavtalen del B 4. 7 a) vert lydande: Rådmannen har møte- og talerett i møta. Rådmannen kan la seg representera av andre frå administrasjonen. (Kommunelova 23 nr. 3) Side 5
027/2017: Regelverk for varsling - løypemelding Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsutvalet tek løypemeldinga til etterretning og viser til adm-sak 5/2017. Administrasjonsutvalet 28.03.2017: Handsaming: Rådmannen orienterte om at ein av ulike grunnar ikkje har klart å halda framdrift i saka. Det vert valt ei arbeidsgruppe på neste møte mellom rådmannen si leiargruppe og dei tillitsvalde slik det går fram av prosessen som er omtala i sak 005/17. Målet er framleis at rutinen skal godkjennast i kommunestyret i juni 2017.03.29 ADM- 027/2017 Vedtak: Administrasjonsutvalet tek orienteringa til etterretning. 028/2017: Eventuelt Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsutvalet 28.03.2017: Handsaming: Carl Johan Haugen FrP sette fram fylgjande framlegg til vedtak: "Utvalet ynskjer fast sekretær i utvalet. Leiar i administrasjonsutvalet og administrasjonen ser på ei løysing på dette." Framlegget vart samrøystes vedteke ADM- 028/2017 Vedtak: Utvalet ynskjer fast sekretær i utvalet. Leiar i administrasjonsutvalet og administrasjonen ser på ei løysing på dette. Side 6
Side 7
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/503 Journalpostnr: 17/5693 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 030/2017 30.05.2017 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 02.02 og 28.03.2017 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Under saksframstilling i sak 24/17 Godkjenning av møteprotokoll 02.02 og 16.02 sto det fylgjande: Medlemmene i administrasjonsutvalet har fått møteprotokoll frå møtet 02.02.17 utdelt i papir. I etterkant har leiaren i utvalet kome med fleire endringar han ynskjer i protokollen. Sjå vedlegg sendt ut på papir. Endringane går mellom anna på at utvalsleiaren ynskjer å dela møtet i to: eit for ordinært administrasjonsutval og eit for dei politisk valde arbeidsgjevarrepresentantane. Møte den 02.02.17 vart kalla inn som eit ordinært møte i administrasjonsutvalet med ei oppsett sakliste. Det var her ikkje snakk om to ulike møte. Rådmannen finn det vanskeleg å endra protokollen så vesentleg i høve til innkallinga, sjølv om leiar i utvalet ber om det. Rådmannen ønskjer at administrasjonsutvalet sjølv må gjera vedtak om ei så stor endring frå innkalling til protokoll. Rådmannen vil sjølvsagt syta for at det så vert laga ein protokoll som er i samsvar med administrasjonsutvalet sitt vedtak.
Leiaren i utvalet har i vedlagt skriv også kommentert andre endringar til møteprotokollen. Møtesekretær har gitt sine kommentarar i eige skriv. Det er ulik oppfatning av kva som skjedde på møtet. Utvalet må også her konkludera med kva som skal stå i protokollen. Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. På denne bakgrunn var det ein diskusjon i administrasjonsutvalet om korleis møteboka skulle godkjennast. Møtesekrertæren oppfatta det slik at utvalet aksepterte at det ikkje finnst ein møtemodul i Acos for møte for berre arbeidsgjevarrepresentantane og at referatet måtte byggjast inn i ein felles protokoll for heile møtet den 02.02. Møtesekretæren har referert fylgjande vedtak frå møtet 28.03: Møteprotokoll frå møte 16.02.17 vert godkjent. Møteprotokoll frå møte 07.03.17 vert godkjent. Handsaming av møteprotokollen frå møtet 02.02.17 vert utsett til neste møte. Administrasjonen omarbeidar protokollen slik at det går tydeleg fram kva saker som vart handsama i fullt administrasjonsutval og kva saker som vart handsama av arbeidsgjevarrepresentantane. Sakene som er handsama av ordinært administrasjonsutval skal vera offentleg, saker handsama av arbeidsgjevarrepresentantane skal vera unnateke offentlegheit. Punkta 1 3 i skrivet med leiar sine kommentarar vert omarbeida av representanten Aud May Boge og send til leiar og sekretær og vert lagt inn i protokollen. Ny møteprotokoll som forklara over, vert sendt ut til utvalet for godkjenning i neste ordinære møte. Det knyter seg utfordringar til sak 17/2017 i møtet 02.02. I denne saka er noverande møtesekretær ugild, til liks med resten av organisasjonen. Møtesekretær Magda Hagen var den einaste i organisasjonen som har tilgang til saka. Aud May Boge har sendt over fylgjande skriv den 6.5.2017: Hei Viser til vedtak i sist møte i Administrasjonsutvalet der eg fekk i oppgåve å omarbeida tre merknader til protokoll frå leiar Hans Ekeberg i sak 17/2017. Merknad skulle samanfattast i eit punkt. Omarbeidd merknad er vist nedanfor. Med vennleg helsing Aud-May Boge ---------------- Administrasjonsutvalet 02.02.2017 Sak 17/2017 : Sak om varsling - orientering
Handsaming: Følgjande merknader skal protokollførast: Då rådmann sa seg ugild i saka, vart det vist til at rådmann hadde vorte kjent ugild i saka då ho vart handsama i formannskapet. E-post som vart delt ut i møtet er knytt til varslingssaka. Det vart ikkje bede om løyve frå leiar til å dele ut dokument. Sekretær sin førespurnad om dokumentasjon er ikkje i samsvar med kommunalt reglement. Viser til gjeldande kommunestyrereglement når det gjeld rådmann og sekretæriat.reglementet gjeld også for politiske utval. Aud-May Boge orienterte utvalet om at varslingssaka er overført til formannskapet sidan det er kommunestyret som arbeidsgjevar som fylgjer opp. Det vart også kort gjordt greie for val av framgangsmåte i saka. Side 9 i utkast til protokoll under kapittelet ADM -17/2017 Vedtak er det ved ein feil skrive arbeidstakarrepresentantar i staden for arbeidsgjevarrepresentantar.dette må rettast opp. Vedtaket som er referert over og mail frå Aud May Boge er oversendt Magda Haugen som grunnlag for å laga ny protokoll. Fylgjande er gjort: Møtesekretær Magda Haugen sitt framlegg til møteprotokoll med unnatatt sak 17/2017, vert sendt til arbeidsgjevarrepresentantane. Arbeidsgjevarrepresentantane får tilsendt møteprotokoll for dei sakene dei har vore med å handsama. Det er presisert på framsida og i sak 17/2017 Kven som har vore med på handsaminga og kva som har blitt handsama. Utifrå slik administrasjonen har forstått vedtaket i administrasjonsutvalet den 28.03 3. avsnitt i mailen til Aud May Boge er ført inn i protokollen. Rettinga i 4. avsnitt er ført inn i protokollen. Avsnitt 1 og 2 er ulikt det som ligg i den opprinnelege protokollen frå 02.02. Vi har valt å føra inn Aud May Boge sine formuleringar med raudt i protokollen. Administrasjonsuvalet må i
møtet stemma over kva formuleringar som skal inn i protokollen. Vurdering:
Sakshandsamar: Magda Haugen Arkivsaksnr: 17/847 Journalpostnr: 17/6045 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 031/2017 30.05.2017 Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert teke til etterretning. Underliggande sak:, Møte i Styringsgruppa for kommunereforma - 13. mars og 24. april
Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 16/2115 Journalpostnr: 17/5718 SAKSFRAMLEGG Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Ungdomsrådet Råd for seniorar og menneske med nedsett funksjonsevne Administrasjonsutvalet Formannskapet Utval for plan og miljø Kommunestyret Møte i Styringsgruppa for kommunereforma - 13. mars og 24. april Meldingssak Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saka er meldingssak og vert lagt fram utan tilråding. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Ordførar har bede om at innkallingar og referat frå møte i Styringsgruppa for kommunereforma vert lagt fram råda og utvala i Fusa kommune som meldingssak. Det har vore to møte i styringsgruppa sidan starten på andre møterunde. Det er nytt styringsgruppemøte 29. mai, og sakene til dette møtet er ikkje klare. Ekstraordinært formannskapsmøte fekk eit førebels utkast til mandat for fellesnemnda til orientering.
Side 2 av 2 Innkallingane og referata ligg på heimesida. Referatat frå 13. mars ligg i innkallinga til møtet 24. april. https://www.fusa.kommune.no/kva-skjer/politiske-saker-2017/styringsgruppe-forkommunesamanslaing-2016-2017.90356.aspx Utkast til referat frå 24. april ligg ved. Vurdering: Vedlegg: Utkast referat frå møte 24. april 2017 i styringsgruppa for kommunereforma 1353441 16.05.2017
Utkast referat Møte i den politiske styringsgruppa for kommunereforma kommunane Fusa og Os Tid: Måndag 24. april 2017, kl. 14:00 - kl 17:00 Stad: Rådhuset, Osøyro Til stades: Fusa kommune: Atle Kvåle, Svein Lang, Aud May Boge, Linda Ann Lohne, Elisabeth Farstad Os kommune: Marie E. Bruarøy, Laila M. Reirtsen, Helge Steinum, Jonny Christensen, Christian F. Fotland, Paul J. Manger (referent) Ole Bakkebø frå Fylkesmannen i Hordaland deltok som observatør i møte. Sakliste: 1. Innkalling, sakliste og referat frå sist møte 2. Tema om felles næringsutvikling, Innleiing og innlegg 3. Kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa for kommunereforma, opprinneleg versjon og revidert versjon i vedlegg Framlegg til vedtak: Styringsgruppa vedtar kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa for kommunereforma 4. Kartleggingsgruppene sitt arbeid framlagt for styringsgruppa. Vedlegg Framlegg til vedtak: Styringsgruppa tar framsendte kartleggingar til orientering. Kartleggingane vil vere eit underlag for det arbeidet som skal gjerast hausten 2017 og framover mot 1.1.2020. 5. Ekstra kommunestyremøte 15. juni 2017, kl 09:00 16:00 Formål med dette ekstra kommunestyremøtet er å tilføre informasjon om kommunereforma Framlegg til vedtak: Styringsgruppa gir rådmennene fullmakt til å utarbeide framlegg til program, som vert lagt fram på neste møte i styringsgruppa 6. Ekstra kommunestyremøte 24. august 2017 Ekstra kommunestyremøte med deltaking frå Fylkesmannen i Hordaland. Mandat for fellesnemnd vert vedtatt. Framlegg til vedtak: Felles kommunestyremøte vert halde 24. august 2017 7. Overordna framdriftsplan Framlegg til vedtak: Styringsgruppa vedtar overordna framdriftsplan som ramme for arbeidet framover med kommunesamanslåinga 8. Orienteringar: tilsetting personalrådgivar KS regionmøte 30. mars KS seminar 26. og 27. april 9. Neste møte i styringsgruppa, framlegg om dato måndag 29. mai kl 14:00 På dette møtet vert utkast mandat for fellesnemnda lagt fram. Vedlagt er to døme på arbeidet med prosjektplan/mandat fellesnemnd i kommunane Færder og Ny kommune i indre Sunnfjord. Framlegg til vedtak: Neste møte i styringsgruppa vert måndag 29. mai kl 14:00
Sak 1. Innkalling, sakliste og referat frå sist møte Kommentar frå tillitsvalde om at ein treng sakspapira utsendt i god tid før møte. Referat frå møte 13. mars 2017 vart godkjent. Sak 2. Tema om felles næringsutvikling Innlegg ved næringssjef Daniel Skotheim, Os kommune, som presenterte arbeid som vert gjort i Os kommune og felles arbeid mellom dei to kommunane som har vorte initiert dei siste ni månadene. Sak 3. Kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa for kommunereforma To versjonar lagt fram i møte: utkast kommunikasjonsstrategi datert 13.01.2017 og revidert versjon kommunikasjonsstrategi datert 21.03.2017. Diskusjon i møte omkring dei to versjonane. Kommunikasjonsstrategien for styringsgruppa skal vere eit levande dokument som må korrigerast etter behov. Fellesnemnda må få oppdraget med å utforme ein kommunikasjonsstrategi for kommunesamanslåinga mellom dei to kommunane. Viktig å få på plass raskt ei nettside for arbeidet med den nye kommunen der informasjon om prosess og meiningsytringar får plass. Vedtak: Styringsgruppa vedtar den reviderte kommunikasjonsstrategien som strategi for styringsgruppa for kommunereforma. Korrigeringar vert gjort i strategien for å luke bort feil og uklåre formuleringar. Sak 4. Kartleggingsgruppene sitt arbeid framlagt for styringsgruppa. Assisterande rådmann Os kommune presenterte hovudtrekka i det kartleggingsarbeidet som har vorte gjort av administrasjonane i dei to kommunane. Det kom tilbakemeldingar i møte om godt utført arbeid med kartlegginga, eit viktig grunnlagsmateriale for det vidare arbeidet som skal gjerast. Tillitsvalde kom med kommentarar om at det er punkt i kartleggingsarbeidet som går ut over det mandatet som vart gitt. Punkt som ikkje gjeld kartlegging må ut av dokumenta. Dei tillitsvalde speler inn til administrasjonen om punkt som må endrast, og administrasjonen tar kontakt med dei som har produsert den aktuelle teksten og rettar opp i dokumenta. Vedtak: Styringsgruppa tar framsendte kartleggingar til orientering. Administrasjonen rettar opp i dokumenta etter innspel frå tillitsvalde. Kartleggingane vil vere eit underlag for det arbeidet som skal gjerast hausten 2017 og framover mot 1.1.2020. Sak 5. Ekstra kommunestyremøte 15. juni 2017, kl 09:00 16:00 Formål med dette ekstra kommunestyremøtet er å tilføre informasjon om kommunereforma. Rådmann Os kommune orienterte om at KS konsulent er kontakta for å kome med framlegg til innhald i programmet for dagen. KS konsulent har tatt på seg oppdraget. Aktuelle tema vil vere: Arbeidsgivarpolitikk, mandat fellesnemnd, prosjektorganisering, overflødige stillingar, særavtaler. Styringsgruppa speler inn andre tema som kan vere aktuelle. Vedtak: Styringsgruppa gir rådmennene fullmakt til å utarbeide framlegg til program, som vert lagt fram på neste møte i styringsgruppa.
Sak 6. Ekstra kommunestyremøte 24. august 2017 Ekstra kommunestyremøte med deltaking frå Fylkesmannen i Hordaland. Mandat for fellesnemnd vert vedtatt. Fellesnemnd vert formelt utnemnt. Vedtak: Felles kommunestyremøte vert halde torsdag 24. august 2017, kl. 17:00. Stad: Eikelandsosen. Sak 7. Overordna framdriftsplan Revidert overordna framdriftsplan lagt fram i møte. Vedtak: Styringsgruppa vedtar overordna framdriftsplan som ramme for arbeidet framover med kommunesamanslåinga. Sak 8. Orienteringar: tilsetting personalrådgivar KS regionmøte 30. mars KS seminar 26. og 27. april Vedtak: Styringsgruppa tar informasjon gitt til orientering. Sak 9. Neste møte i styringsgruppa, framlegg om dato måndag 29. mai kl 14:00 På møte 29. mai vert utkast mandat for fellesnemnda lagt fram. Mandatet skal gjennom ein politisk prosess i dei to kommunane før endeleg behandling med vedtak skjer i felles kommunestyremøte 24. august 2017. Vedtak: Neste møte i styringsgruppa vert måndag 29. mai kl 14:00. Stad: Eikelandsosen. 25.4.2017/pjm rev. 3.5.2017/pjm
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/519 Journalpostnr: 17/5708 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 032/2017 30.05.2017 Orienteringsak: Tilsetjing av rådmann Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Nils Petter Borge vart tilsett som ny rådmann i Fusa kommune i kommunestyret den 27. april 2017 Formannskapet har i møtet den 15. mail godkjent arbeidsavtale og lønn. Det skal også utarbeidast leiaravtale. Nils Petter Borge startar i stillinga 14. august 2017 Vurdering:
Sakshandsamar: Elisabeth Farstad Arkivsaksnr: 17/614 Journalpostnr: 17/5339 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Formannskapet Kommunestyret Råd for seniorar og menneske med nedsett 037/2017 29.05.2017 funksjonsevne Ungdomsrådet 031/2017 29.05.2017 Administrasjonsutvalet 033/2017 30.05.2017 Årsmelding og rekneskap for Fusa kommune - 2016 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen viser til saksutgreiinga og legg saka fram utan tilråding. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Kommunestyret Saksdokument: Vedlegg: Lenke til årsmelding 2016: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=50&filid=2413 Lenke til rekneskap 2016: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=62&filid=2451 Lenke til rapport frå revisor: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=12&filid=2454 Lenke til melding frå revisor: https://www.fusa.kommune.no/handlers/fh.ashx?mid1=12&filid=2454 Øvrige vedlegg: Sjå nedst i saka
Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Kontrollutvalet skal gje uttale til rekneskapen, jf. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 Uttalelse om årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Det er ikkje krav om at kontrollutvalet handsamar årsmeldinga, men denne skal følgja som sakstilfang til saka, og det skal merkast om det er vesentlege avvik mellom årsmeldinga og rekneskapen. Kontrollutvalet behandlar saka 24. mai, og utvalet sin uttale m/vedlegg vert ettersendt. Sjå sakene til møtet i kontrollutvalet Kommunestyret skal vedta både årsrekneskap og årsmelding i same møte. Årsrekneskapen skal vedtakast etter innstilling frå formannskapet. Øvrig saksgang kan kommunen sjølv velja. I Fusa kommune har praksis vore at formannskapet innstiller overfor kommunestyret også når det gjeld årsmeldinga, sjølv om det ikkje er eit formalitetskrav at formannskapet handsamar dette dokumentet. Det vert sitert frå aktuell forskrift. I forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) - FOR 2000-12-15-1424, står det i 10 følgjande: 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles.
Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Vurdering: Årsmeldinga viser på side 64 at Fusa kommune har eit svært lite disposisjonsfond i forhold til kommunane i vår kommunegruppe og landet forøvrig og disposisjonsfondet er kraftig svekka sidan 2011. Rådmannen tilrår derfor at rekneskapsoverskotet på kr. 4,641 mill vert avsett til disposisjonsfond driftsføremål. Saka vert lagt fram for formannskapet for innstilling til kommunestyret. Saka går òg som melding til øvrige utval/råd i denne møterunden.