Interimsstyret Møte nr. 06 Protokoll Lørdag 05.01.2019 kl. 1000-1200, Clarion Hotel Energy, Stavanger Interimsstyre: Per-Eivind Johansen, leder Geir Berge Nordtveit, nestleder Bjørn Walle, styremedlem Veslemøy Wåle, styremedlem Trude Tansø, styremedlem Øyvind Gonsholt, ansattes representant Camilla Nilsen, ansattes representant Telemark IK Telemark IK Telemark IK Adm.: Sondre Fjelldalen, Prosjektleder og Org.sjef Telemark IK Lisbeth Danielsen, Konstituert Org.sjef Forfall: Dag Nielsen, styremedlem Telemark IK Inviterte: VIK og TIK styremedlemmer VIK og TIK ansatte Jan Sivert Jøsendal, prosjektleder VT Fylkeskommune (sak 54) Jorunn Horgen, avdelingsleder OLT Sørøst (sak 54) Sakliste Sak 49/2018-19: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 05 27.11.2018 Sak 50/2018-19: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Sak 51/2018-19: Vestfold og Telemark idrettskrets forslag om styre og kontrollkomité Sak 52/2018-19: Møteplan Interimsstyre 2019 Sak 53/2018-19: Orientering-/diskusjonssaker Sak 54/2018-19: Sak 55/2018-19: Møte og diskusjon med ny Fylkesrådmann Jan Sivert Jøsendal Eventuelt Side 1 av 7
Sak 49/2018-19: Godkjennelse av protokoll fra møte nr. 05 27.11.2018 Protokoll fra Interimsstyremøte 05-27.11.2018 lagt i prosjektrommet. Merknader knyttet til rettskrivning på hvordan man skal benevne kretsene endret. Protokoll fra Interimsstyremøte 05-27.11.2018 godkjennes Protokoll fra Interimsstyremøte 05-27.11.2018 godkjennes Sak 50/2018-19: Informasjon fra møter i fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Fellesnemda har ikke avholdt møter i perioden siden sist interimsstyremøte 27.11.2018. Møteplan for 2019; 29.jan, 26.-27.feb, 26.mar, 30.apr, 29.mai, 25.-26.jun, 20.aug og 24.sep. Temakomité kultur, idrett og folkehelse har heller ikke avholdt i siste periode. Møteplan for 2019; 23.jan, 20.feb, 20.mar, 24.apr, 22.mai, 19.jun og 14.aug. Felles møteplan for Vestfold og Telemark vedlagt. Viser for øvrig til fylkeskommunenes felles nettside med møteplan og tilgjengelige saksdokumenter https://vtfylke.no/moter/ Tatt til orientering Tatt til orientering Side 2 av 7
Sak 51/2018-19: Vestfold og Telemark idrettskrets forslag om styre og kontrollkomité Bakgrunn Sammensatt valgkomité for Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets er tilskrevet og starter sitt arbeid i januar 2019. Som grunnlag for valgkomiteen sitt arbeid må interimsstyret vedta en innstilling på forslag til sammensetning og antall medlemmer i styre, samt antall medlemmer av kontrollkomité i den nye Vestfold og Telemark idrettskrets. Idrettskretsstyre Per i dag har Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets lik styresammensetting*; - Leder og nestleder - 3 styremedlemmer - 2 varamedlemmer** * Hvor minst ett styremedlem skal være 26 år eller yngre ** Telemark har til forskjell fra Vestfold valgt 1.varamedlem og 2.varamedlem Kontrollkomité Begge idrettskretser har per i dag kontrollkomiteer bestående av to medlemmer og to varamedlemmer Fra 2020 vil Vestfold og Telemark idrettskrets bestå av over 600 idrettslag, 23 idrettsråd, en utvidelse av antall regionale organisasjonsledd innenfor særidrettene, og samtidig et større geografiske område og lokale idrettsmiljø som skal ivaretas. Det vil i denne forbindelse være naturlig og utvide styret for Vestfold og Telemark idrettskrets med antall styremedlemmer jf. dagens styrer, for å ivareta en bredest mulig representasjon fra idretten i den nye idrettskretsen. Dette også for å dekke den lokale kjennskapen og kunnskapen om idretten i den nye regionen. Interimsstyret innstiller på forslag om utvidelse med to (2) styremedlemmer, jf. dagens styresammensetting i Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets, for Vestfold og Telemark idrettskrets; - Leder og nestleder - 5 styremedlemmer - 2 varamedlemmer (som velges som 1. og 2.varamedlem) Side 3 av 7
Utover at sammensettingen skal følge bestemmelsene om kjønnsfordeling jf. Lovnorm for idrettskretser 4 pkt.1, foreslår interimsstyret at minst ett medlem i styret skal være 26 år eller yngre på valgtidspunktet. Videre bør sammensetningen ivareta en geografisk representasjon på en fordeling av styresammensettingen med 5 + 4 fra de nåværende idrettskretsene (vekting mellom Vestfold og Telemark ikke førende) Valg og sammensetning av kontrollkomité følger minimum i Lovnorm for idrettskretser 15 pkt.9 c) Kontrollkomité på minst to medlemmer og to varamedlemmer, hvor også geografisk representasjon bør ivaretas med følgende forslag til innstilling; - To medlemmer - To varamedlemmer Interimsstyrets innstilling til forslag på sammensetning og antall i styre og kontrollkomité for Vestfold og Telemark idrettskrets legges frem for konstituerende idrettskretsting 23.november 2019. Interimsstyret innstiller på forslag om utvidelse med to (2) styremedlemmer, jf. dagens styresammensetting i Vestfold idrettskrets og Telemark idrettskrets, for Vestfold og Telemark idrettskrets; - Leder og nestleder - 5 styremedlemmer - 2 varamedlemmer (som velges som 1. og 2.varamedlem) Utover at sammensettingen skal følge bestemmelsene om kjønnsfordeling jf. Lovnorm for idrettskretser 4 pkt.1, foreslår interimsstyret at minst to medlemmer i styret skal være 26 år eller yngre på valgtidspunktet. Videre bør sammensetningen ivareta en geografisk representasjon på en fordeling av styresammensettingen med 5 + 4 fra de nåværende idrettskretsene (vekting mellom Vestfold og Telemark ikke førende) Side 4 av 7
Valg og sammensetning av kontrollkomité følger minimum i Lovnorm for idrettskretser 15 pkt.9 c) Kontrollkomité på minst to medlemmer og to varamedlemmer, hvor også geografisk representasjon bør ivaretas med følgende forslag til innstilling; - To medlemmer - To varamedlemmer Interimsstyrets innstilling til forslag på sammensetning og antall i styre og kontrollkomité for Vestfold og Telemark idrettskrets legges frem for konstituerende idrettskretsting 23.november 2019. Sak 52/2018-19: Møteplan Interimsstyre 2019 Bakgrunn Møteplan for de respektive idrettskretsene 1.halvår 2019 er satt. Forslag til plan for interimsstyremøter 2019 settes opp med utgangspunkt i disse Møteplan for Interimsstyre 1.halvår 2019; Lørdag 5.januar Stavanger Torsdag 21.mars IH Vestfold Tirsdag 14.mai IH Telemark (forberedelse og saksgjennomgang Idrettstinget 2019) Torsdag 6.juni IH Vestfold Møteplan for Interimsstyre 1.halvår 2019; Lørdag 5.januar Stavanger Torsdag 21.mars IH Vestfold Tirsdag 14.mai IH Telemark (forberedelse og saksgjennomgang Idrettstinget 2019) Torsdag 6.juni IH Vestfold Møtestart kl. 1730 - med unntak 21.mars som er kl.1800 Side 5 av 7
Sak 53/2018-19: Orientering-/diskusjonssaker Høring NIF langtidsplan norsk idrett Idrettstinget 2019 Kort gjennomgang av forslag på planstruktur/hierarki. Overordnet langtidsplan (som vedtas på Idrettstinget) vil følges opp med fireårige strategiplaner (vedtas av Idrettsstyret) innenfor fire prioriterte satsingsområder. Årlige målbare handlingsplaner, hvor strategiske mål for tingperioden konkretiseres, utarbeides av NIF sentralt, særforbundene og idrettskretsene (vedtas av org.leddene) Innspill i møtet til høringsutkastet: - Planen fremstår ambisiøs og lite konkret - Foreløpige resultater i/av moderniseringsprosessen som; Effektivisering og flytting av ressurser fra byråkrati/administrasjon til aktivitet, kommer ikke godt nok frem De respektive kretsene utarbeider, behandler og vedtar sine individuelle høringsinnspill. Høring NIF lovrevisjon Idrettstinget 2019 Kort gjennomgang av de viktigste lovendringsforslagene. De respektive kretsene utarbeider, behandler og vedtar sine individuelle høringssvar. Aktuelle presidentkandidater Idrettstinget 2019 Kort presentasjon og gjennomgang av NIF valgkomité sin offentliggjøring av foreløpige presidentkandidater. Ingen diskusjon utover dette. Side 6 av 7
Sak 54/2018-19: Møte og diskusjon med ny Fylkesrådmann Jan Sivert Jøsendal Bakgrunn Interimsstyret har invitert prosjektleder for regionaliseringen, og Fylkesrådmann fra 2020 av Vestfold og Telemark fylkeskommune, Jan Sivert Jøsendal, for å få informasjon om fremdrift og prosess på fylkesnivå. Idrettskretsen orienterer om sin interne prosess, og avklarer prinsipielle og strategiske spørsmål knyttet til hvordan idrettskretsen best kan forberede seg knyttet til samarbeidet med fylkeskommunen fremover. Jan Sivert Jøsendal presenterte seg og gav informasjon om status og videre prosess for sammenslåingen av fylkeskommunene. Idretten har en sterk posisjon og viktig rolle i regionen knyttet til; idrettens egenverdi, folkehelse og frivillighet, som fylkeskommunen ser verdien av og vil prioritere også i fremtiden. Møtedeltakerne fikk gode svar på strategiske og prinsipielle spørsmål. Begge parter var godt fornøyd og ser frem til samarbeidet mot og inn i 2020. Sak 55/2018-19: Eventuelt Ingen saker ble tatt opp Skien, 09.01.2019 Per-Eivind Johansen, leder Geir Berge Nordtveit, nestleder Bjørn Walle, styremedlem Dag Nielsen, styremedlem Trude Tansø, styremedlem Veslemøy Wåle, styremedlem Camilla Nilsen, ansattrepr. Øyvind Gonsholt, ansattrepr. Sondre Fjelldalen, Prosjektleder Organisasjonssjef TIK Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef VIK Side 7 av 7