PROTOKOLL STYREMØTE 07/18... DATO: 14.08.18. STED: Kretskontoret TID: 1800-2100 TILSTEDE: FORFALL Gerd Staverløkk, Marit Sandbakk, Randi Martinsen, Kjell Erik Strøm, Ingrid Ulvan Olsen (vara for Are Bergquist), Ivar Thoresen, Bjørg Schei, Adrian Viken (vara for Jo Stein Moen), Bjørn Langørgen og Jan-R.A.Saltvik. Are Bergquist, Jo Stein Moen SAK 59/18 Godkjenning og signering av protokoll 06/18 (vedtakssak) Godkjent og signert SAK 60/18 Orientering fra administrasjonen (orienteringssak) Orienteringen tatt til etterretning. Saksvedlegg følger saken. SAK 61/18 Økonomirapport inkl.utestående fordringer (orienteringssak) Prognose: 530.000,- bedre enn budsjett (minus 127.000,- med et budsjett på minus 663.000,-). 1.400.000,- i utestående fordringer. Purrerunder på de eldste. De fleste fordringer er av nyere dato. Stadig en utfordring med at klubbene ligger inne med feil kontaktinfo. Klubbene må forstå at kontaktinformasjonen de legger inn via FIKS ikke er den kontaktinformasjon som er nødvendig ifht. oppfølging av fakturering o.l.
SAK 62/18 Rapport fra utvalgene (orientering/diskusjonssak) Kvalitetsklubbutvalget Definering av nivå og måling på hver enkelt KPI Administrasjonen utarbeidet dokument som beskriver nivåene på hver KPI Freddy Olsson fra Støren SK. som nytt medlem i utvalget en klubb som ikke er kvalitetsklubb eller i prosess og bidrar til at utvalget får et enda mer balansert syn på helheten i arbeidet rundt kvalitetsklubb og klubbutvikling generelt Åpner søknad for prosess nivå 1 onsdag 15.08. Administrasjonen lager liste over hvilke klubber som bør søke hvis de ikke søker så vil styrets medlemmer ta kontakt og motivere for søknad Dommerutvalget Hvilke aktiviteter skal leveres fra utvalget må inn i budsjett og aktivitetsplaner til administrasjonen Spiller/trenerutvalget Møte i september Jenteutvalget Veien videre ifht. KPI er Klubbforum må kontakte de klubbene som ikke møter Rekruttering utfordre klubbene (leder, trener, dommer) Jentefotballen må inn som en del av BF-undersøkelsen Utvalget må levere saker inn til styret til prioriteringer og vedtak Det eksisterer store utfordringer i jentefotballen og hvor det bl.a er en stor ustabilitet i gjennomføring av sesongen i seriespillet. Dette må være et hovedtema i tiden fremover både hos styret og administrasjon
SAK 63/18 Klubbforumsrunden august 2018 (orienteringssak) Presentasjon av innhold og praktisk gjennomføring gjennomgått av daglig leder med styret. Ansvar og oppgaver er fordelt og avklart SAK 64/18 Evaluering av styrets arbeid 1.halvår 2018 (diskusjonssak) Saken utsatt til et møte hvor alle fra styret er tilstede SAK 65/18 Strategiprosess veien videre (diskusjonssak) Nasjonale KPI er skal defineres av NFF. Videre arbeid må prioriteres inn i de neste styremøter: Verdier og målsettinger på hvert område og for hver KPI må defineres. Arbeidet gjøres i utvalgene og bringes tilbake til styret i neste styremøte SAK 66/18 Regional fagsamling med Hordaland og Rogaland (orienteringssak) Program, innhold og praktisk forhold gjennomgått av daglig leder og er avklart med styret SAK 67/18 Kretshåndbok forslag til utkast (vedtakssak) Vedtatt og oversendes NFF umiddelbart SAK 68/18 Opprettelse av G17 som egen klasse (diskusjonssak) Saken strykes
SAK 69/18 Spillerutvikling økonomi og kostnader mot klubb (orienteringssak) Kretsstyret har fått henvendelser fra to klubber, Strindheim IL. Yngres og Tiller IL., angående egenandeler på kretsens spillerutviklingstiltak. Styret ble gitt en orientering av saken fra daglig leder basert på saksvedlegg samt de skriftlige henvendelser som er kommet fra de to nevnte klubbene. Styret behandlet deretter saken som en vedtakssak. Varamedlem Ingrid U.Olsen var tilstede under daglig leders orientering og gjennomgang av sakens dokumenter men fratrådte møtet under styrets behandling av vedtak i saken. Dette med bakgrunn i at Ingrid U.Olsen er medlem i Strindheim IL. Kretsstyrets bemerkninger og vedtak i denne saken er som følger: «Kretsstyret må forholde seg lojalt til det budsjett og øvrige vedtak som er gjort av klubbene på kretsens ting. I 2017 vedtok kretstinget en ordning med utviklingsmidler knyttet til spillerutvikling. Ordningen skulle bidra til å jevne ut de økonomiske belastningene for de klubbene som har flest spillere med på kretsens spillerutviklingstiltak. En tilsvarende ordning ble ikke vedtatt av klubbene på kretstinget i 2018. Ved slutten av regnskapsåret 2017 vedtok kretsstyret å disponere 150.000,- for å ytterligere utjevne de økonomiske belastningene (i tillegg til 118.000,- fra utviklingsmidlene). De to klubbene, Tiller og Strindheim, fikk i 2017 tilbakeført hhv. 41.461,- og 44356,-, gjennom utviklingsmidlene og kretsstyret egen bevilgning. Kretsstyret vil fortløpende kunne vurdere om tilsvarende kan gjøres for regnskapsåret 2018. Klubbene har i sin kommunikasjon med kretsstyret pekt på at det er vanskelig for klubbene å kunne budsjettere riktig ifht. kostnader knyttet til egenandeler. Kretsstyret bemerker at klubbene i realiteten har flere og gode muligheter for å kunne budsjettere fremtidige kostnader knyttet til deltagelse på kretsens spillerutviklingstiltak. Både de to nevnte klubbene og øvrige klubber kunne f.eks brukt fjorårets tallgrunnlag (kostnader på egenandeler samt tilbakeførte midler) som grunnlag for egen budsjettering i 2018. Klubbene har for øvrig, til enhver tid, full anledning til å fremme saker på kretstinget knyttet til denne og andre typer saker».
Til orientering til klubbene så bemerkes og opplyses følgende (utenfor styrets vedtak i saken) at NFF Trøndelag forholder seg til den organisasjonsstruktur som er definert i norsk idrett og norsk fotball. Dette betyr at man i både økonomiske og andre organisatoriske sammenhenger forholder seg til den formelle organisasjonslinjen «Forbund Krets Klubb». De aktive utøverne regnes ikke som et organisasjonsledd i denne sammenheng. Det vil derfor ikke være aktuelt for kretsen å kreve inn egenandeler direkte fra aldersbestemte spillere. Disse er medlemmer i klubben og sorterer under klubbens myndighetsområde. Klubbene står til enhver tid fritt til selv å vurdere om spillere som deltar på kretsens spillerutviklingstiltak, og hvor klubben betaler egenandelen for spilleren, selv må betale hele eller deler av egenandelen som spiller. NFF sentralt følger for øvrig opp denne saken på nasjonalt nivå med en kartlegging av alle kretser økonomimodeller knyttet til spillerutvikling og vil komme tilbake til saken på et senere tidspunkt når kartleggingen er gjennomført. SAK 70/18 Høringsutkast på nytt Breddereglement for 2019 (diskusjonssak) Alle endringer hvor Breddeutvalget støtter forslagene er gjennomgått. Saker som Breddeutvalget ikke støtter overlates til styrets medlemmer å gå gjennom på egenhånd. Saker som bør oversendes Forbundstinget og saker som er sendt til NFFs administrasjon for videre utgreiing ble gjennomgått. Forslaget til nytt Breddereglement blir tema på kommende klubbforumsrunde med klubbene. Høringsfrist i saken er: 16.september 2018 SAK 71/18 Eventuelt Neste styremøte: Tirsdag 25.september kl.1800-2100 på kretsens kontor
Signering av protokoll......... Jan-Roar Saltvik Are Bergquist Marit Sandbakk......... Randi Martinsen Jo Stein Moen Kjell Erik Strøm......... Ivar Thoresen Gerd Staverløkk Adrian Viken... Bjørg Schei... Ingrid Ulvan Olsen Trondheim 14.08.2018.