AGDERBIBLIOTEKENE SAMARBEIDSFORUM Referat møte 31.01.12 Møtested: Fylkeshuset i Kristiansand, møterom Svingen Til stede: Kristin Havstad, Åse-Lill Næset, Eli Søyland (vara for Ola Eiksund), Gunn Brenden Larsen, Anne Kristin Undlien (vara for Roger Dyrøy), Hege Solli og Kari Skibenes. Forfall: Brit Østerud 1. Samsøk status og erfaringer Videregående skolers bibliotek i Vest-Agder er med i Agder samsøk fra 2012. Samsøket er i stabil drift, men det er stadig en del feilmeldinger. En gjenganger er problemer knyttet til overgang fra Mikromarc2 til Mikromarc3 og behov for å få lagt inn nye adresser i den forbindelse. Dette er ikke en feil i systemet, men skyldes at tilgangspunktene til bibliotekkatalogene flyttes ved bytting av system. Bibliotek som skal bytte system, må melde fra til Kristin, slik at nye adresser kan fanges opp. Vi har fått noen meldinger om at responstiden er for lang, men dette har vi ikke tatt tak i ennå. Kristin vil se på dette. Kristin gikk igjennom statistikken over bestillinger gjort i samsøk. (Oppdatert statistikk kan til enhver tid hentes ut fra http://www.bibliofil.no/nl/) Tallene gir bare en del av bildet på lånesamarbeidet, men gir indikasjoner på at noen bibliotek bruker samsøket mye til bestilling av lån fra andre bibliotek, mens andre bruker det i liten gard. Det ser også ut som om noen bibliotek har vært flinke til å promotere Norgeslån/lånerinitiert innlån for sine brukere, mens andre ikke har gjort dette i noen særlig grad. Tilbakemeldinger kan tyde på at rutiner utenom samsøket har etablert seg fordi samsøket har hatt en del svakheter, og at det er mer hensiktsmessig for bibliotekene det gjelder å holde fast ved rutiner de er fornøyd med enn å følge med etter hvert som svakhetene i samsøket har blitt mindre. Kristin undersøker muligheten for å få lagt Depotbiblioteket til som et valg for å gjøre samsøket mer attraktivt som verktøy for bibliotekarer. Ettersom ingen i Agder-fylkene lenger har et særskilt fjernlånsansvar anbefaler vi sterkt at bibliotekene benytter seg av samsøkløsninger for å fordele fjernlånet best mulig i regionen, slik at vi i størst mulig grad unngår at noen får en uforholdsmessig stor del av fjernlånsbyrden. En gledelig utvikling i så måte, er at Kristiansand folkebibliotek i 2011 for første gang har ytt under halvparten av fjernlånet i Vest-Agder. Alle bibliotekene i Vest-Agder har hatt en økning i fjernlån i 2011, men de mindre bibliotekene har samlet sett hatt en langt større økning enn Kristiansand. Feil i samsøket må meldes til Kristin, innenfor så konkret som mulig. Helst med dato, tittel, utgaveopplysninger og gjerne skjermdump.
2. Bibliotektransporten status og erfaringer Det var statusmøte med Norsk Bibliotek Transport umiddelbart før dette møtet. Avviksmeldinger for siste periode ble gjennomgått. Oppsummert var det en del innkjøringsproblemer ved oppstart av transportordningen for videregående skoler i Aust- Agder. Dette er forhåpentligvis over nå. Videre gikk vi igjennom avvik fra 2012. Det er noen ting som går igjen, det gjelder leveringstid (Kravet er levering innenfor 1-3 dager; 4 dager eller mer fra henting til levering skal rapporteres som avvik.), sortering (som påvirker leveringstid) og vannskader. I tillegg har det vært noen uheldige episoder med manglende henting/levering. Vi må godta at noe avvik alltid vil forekomme, men både leverandøren og vi ønsker at dette skal være så lavt som mulig. I den forbindelse jobber NBT med å lage et enkelt innrapporteringssystem som vil bidra til at avviksomfanget blir tydeligere. Vi vil sende ut separat informasjon om dette i nær framtid. Selv om vi må godta en viss feilmargin som totalkunde, er det viktig at hver enkelt av dere melder inn alle avvik, så konkret som mulig, slik at det blir mulig å vurdere feilmarginen. Vi ba om en innstramming med hensyn til at sjåførene ber bibliotekene ta kontakt dersom de har/ikke har materiale som skal sendes. Det er ikke slik det skal foregå. Når sjåførene ikke har noe til neste bibliotek på ruten, kan de kontakte biblioteket og hoppe over stoppet hvis ikke noe ligger til avhenting. Biblioteket skal alltid få besøk hvis noe skal hentes eller leveres, og ansvaret for å ta kontakt ligger hos sjåføren, ikke hos biblioteket. (Ikke oppnådd telefonkontakt er ikke en akseptabel forklaring på manglende stopp.) I NBTs tilbud ble det sagt at det skulle settes inn ekstra personell (3 sjåfører/4-dagers uke). Dette er ikke løst på denne måten, men vi fikk forsikring fra leverandøren om at dette var regulert ved hjelp av sjåførenes arbeidsavtaler, og at avtalene ligger innenfor arbeidslivslovgivningen. Ut over dette har vi som kunde hverken plikter eller rettigheter til å legge oss opp i sjåførenes arbeidstid, det er et forhold mellom dem og deres arbeidsgiver (NBT). Hvis dette fører til avvik fra avtalt leveranse, er det avviket som må meldes. Det har blitt spurt om sjåførene kan sortere materialet innendørs hos Kristiansand folkebibliotek, samt mellomlagre materiale som skal videre med den andre bilen. Kristiansand folkebibliotek ser i utgangspunktet ikke noe problem i dette, men gir beskjed om at de vil ha en henvendelse fra ledelsen i NBT for å gå inn på en slik ordning. Dette er i tråd med at avtaler skal være kjent for leverandøren, og ikke avhengig av enkeltpersoner. Knyttet til en del tilbakemeldinger om våte kasser/vått materiale, ble det diskutert forskjellige faktorer knyttet til dette. Sortering i "åpen bil", slitte kasser som tar inn vann og manglende bruk av lokk ble diskutert. Det er viktig at avvik også på dette området meldes inn slik at vi ser omfanget av problemet. 3. Samarbeidsavtale mellom Kristiansand folkebibliotek og Vest-Agder fylkesbibliotek Anne Kristin informerte om en samarbeidsavtale mellom Vest-Agder fylkesbibliotek og Kristiansand folkebibliotek. Avtalen omfatter kjøp av tjenester og inneholder ivaretagelse av en fylkesdekkende lokalsamling i tråd med tidligere praksis, langsiktige oppgaver knyttet til katalogisering av Kristiansand katedralskoles gamle boksamling og leveranse av tjenester knyttet til måloppnåelse i Strategisk handlingsplan for folkebibliotek i Vest-Agder, samt variable oppgaver i form av konkrete oppdrag eller prosjekter. Avtalen gjelder for 3 år, fra
2012-2014. (VAFs intensjon med avtalen er at tjenestene vi kjøper skal komme alle bibliotekene i Vest-Agder til gode. KS) I 2012 er dette innholdet avtalt: Utvikling og gjennomføring av kurs i digital kompetanse (senhøstes) Utvikling og gjennomføring av kurs i dataspill i bibliotek (basiskompetanse) (september) Etablering av et kompetanse-/inspirasjonsnettverk knyttet til Nordisk spilldag. Etablering og utvikling av et kompetansenettverk for formidling > Barnebokmøte i Vennesla 14. mai. Utvikling av et rammeverk for hospitering i folkebibliotek, samt gjennomføring av hospiteringsopphold. Anne Kristin er i gang med et forarbeid omkring dette. Et flerkulturelt prosjekt knyttet til temaområdet Identitet i bibliotekplanen. 4. Prioritering av Norgeslån : en kort orientering om storbybibliotekenes tilnærming Anne Kristin Undlien orienterte om et felles initiativ fra storbybibliotekene knyttet til håndtering av Norgeslån i form av lånerinitiert innlån. Disse bibliotekene oppfatter det som et problem at private Norgeslånere bestiller den mest etterspurte litteraturen over hele landet, gjerne flere eksemplarer av samme bok selv om de bare benytter eksemplaret som kommer først. Dette fører til at bøkene bruker mye tid på reise, med de konsekvenser det har. Vi kan ikke forvente at privatpersoner følger etablerte låneveier og praksis. Kristiansand folkebibliotek håndterer Norgeslån ved å sette lånerinitiert innlån nederst på reserveringslistene. Senere bestillinger fra andre bibliotek eller egne lånere fører til at de lånerinitierte bestillingene rykker bakover i køen. Storbybibliotekene har sendt et brev til Nasjonalbiblioteket i sakens anledning, hvor de etterlyser en politikk på området. (Lagt ut på biblioteknorge 1. februar.) Diskusjon: Initiativet er positivt i den forstand at det kan få i gang en diskusjon om et "problem" alle bibliotek opplever større etterspørsel. Noen av møtedeltagerne har et ønske om systembegrensninger som kan regulere denne typen bestillinger. En begrensning kan få implikasjoner man kanskje ikke har tenkt nøye nok gjennom. Er dette i tråd med gjeldende retningslinjer for fjernlån? Hva vil en innskjerping ha å si for bibliotekenes omdømme generelt, og storbybibliotekenes omdømme spesielt? Dersom lånesamarbeidet i regionen utvannes vil det sannsynligvis få konsekvenser for fylkesbibliotekenes engasjement i en felles transportordning. Lånesamarbeidet i Agder er svært godt, kanskje unikt, og dette er basert på at alle deler det de har. Holdningene til dette har vi alle arbeidet systematisk med over tid, og vi må være forsiktige så dette samarbeidet ikke slår sprekker slik at det vi sammen har bygget opp rives ned igjen. 5. Prioritering av fjernlåns- og innlånsarbeid, reserveringer av ting på hylla, temakasser til skolebibliotek. Har bibliotekene felles holdninger til dette? (Sak innsendt fra Lyngdal) Alle bibliotekene opplever en stor økning i fjernlån og etterspørsel etter andre tjenester, som å hente frem materiale fra hyllene basert på bestillinger av ting som er inne og som låneren henter en time senere, klargjøring og sending av emnekasser til skoler osv. Skolene er ofte vant med å få ekstraservice fra folkebibliotekene, uten at de selv bidrar med ressurser til samarbeidet.
Det er flere elementer i dette, blant annet mener folkebibliotekene ofte at det er veldig viktig at barn leser, og ser på skoleservice som et virkemiddel i så måte. Det er også et faktum at de forskjellige kommunale virksomhetene kjemper om de samme midlene, og at det kan være vanskelig å gjøre noe med fordelingen. Forskjellige problemstillinger for folkebibliotek/vgsbibliotek og UBA på dette feltet, men det bør kanskje likevel ses i lys av vår felles serviceerklæring? Det er en interesse i forumet for problemstillingen. En eventuell satsing på dette området vil måtte begynne med en kartlegging av hvilke tjenester de forskjellige bibliotekene yter. Imidlertid kan vi ikke se at vi har kapasitet til å gå i gang med et større arbeid på dette feltet for øyeblikket, men vi tar med oss ideen videre. 6. Felles vikar-pool er det av interesse? (Sak innsendt fra Lyngdal) Det var en viss interesse blant forumets deltagere. Det som var mest tydelig var imidlertid alle problemstillingene dette kunne føre med seg. Det er ikke aktuelt for det regionale nivået å gå inn i en slik sak, hverken som arbeidsgiver eller administrator av en ordning. Bibliotekene i Knutepunkt Sørlandet prøvde i sin tid å få til en felles vikar-pool, men støtte på en del vanskeligheter og fremstøtet førte ikke til noen felles ordning. Blant vanskelighetene som ble nevnt var arbeidsgiveransvar, systemforskjeller, reiseavstand og opplæring. I tillegg kommer ferieavvikling, hvor alle interessenter antagelig vil ha behov for vikar i samme periode. Forumet mener at eventuelle felles vikar-pooler vil måtte baseres på mindre regionale samarbeid, og initiativet vil måtte komme fra et bibliotek som er villig til å ta på seg administrasjon av ordningen. Vi tror også at samarbeidet må være av uformell art som går ut på at hvert bibliotek har arbeidsgiveransvar for vikaren i den grad de bruker vedkommende, på samme måte som for andre vikarer. Hvis noen ønsker å gå videre med dette kan det være en idé å søke samarbeid med NAV i tillegg til andre bibliotek. 7. Kostnader knyttet til serving av grunnskoler. Samarbeid om skolebibliotekkoordinatorer er det av interesse? (Sak innsendt fra Lyngdal) Samarbeid mellom skole og bibliotek er et område mange kjemper med. Begge fylkeskommunene berører temaområdet i sine bibliotekplaner. Vi må imidlertid tenke videre på dette og ha en klar strategi før vi eventuelt kan gripe fatt i det. Flere kommuner utenfor Agder har fått gode resultater av å ansette en skolebibliotekkordinator. Uansett tror forumet at en eventuell satsing på dette må være både administrativt og politisk forankret i den aktuelle kommunen. En eventuell felles satsing med nabokommuner kan på den måten vanskeliggjøres, og akkurat som ved samarbeid om vikarer vil spørsmålet om hvem som skal ha arbeidsgiveransvaret gjøre seg gjeldende. Bibliotekene kan i fellesskap jobbe med faglig forankring av behovet, og med å bygge opp saker for å få til en forandring i kommunene, men en pressgruppe kan vi vanskelig utgjøre uten å komme i konflikt med våre respektive arbeidsgivere og systemet vi jobber innenfor. NBFs lokallag er imidlertid en gruppe man kan samarbeide med for å utøve "press" i en slik sak. (Så vidt jeg vet har begge lokallagene i Agder skolebiblioteksaken som et satsingsområde. KS)
8. Oppfølging av Biblioskopet. Prosjektgruppen i Biblioskopet har fortsatt sitt virke, og jobber med en felles satsing for midler som var igjen etter prosjektperioden. Det skal gjennomføres et seminar fredag 23. mars på NBFs landsmøte i Stavanger, hvor vi skal dele erfaringene fra Biblioskopet og Biblioteket som merkevare, et tilsvarende prosjekt som gikk i Østfold samtidig med Biblioskopet. I tillegg kommer det et hovedforedrag av Detlef Barkanowitz, som var prosjektleder for Maracas, det svenske prosjektet som ga inspirasjon til de to norske prosjektene. Svein Arne Tinnesand i NB vil også kort presentere NBs holdning til merkevarebygging i biblioteksektoren, og om de ser at de selv har en rolle i dette. Prosjektgruppen jobber også med en felles kampanje med lånesamarbeid som tema. På grunn av alt som rører seg rundt Norgeslån for tiden har vi valgt ikke å ha med dette i kampanjen. Kampanjen skal egne seg for alle bibliotektypene i samarbeidet. Kampanjen skal ta utgangspunkt i verdi- og kommunikasjonsplattformen som ble utarbeidet i Biblioskopet. Kommunikasjonsbyrået Gevir er valgt som samarbeidspartner i forbindelse med utvikling av kampanjen. Prosjektgruppen hadde en workshop med Gevir 18. januar hvor vi diskuterte erfaringer fra kampanjene i Biblioskopet, målsetning for den nye kampanjen, målgrupper, kanalvalg, profilartikler og fremdriftsplan. Foreløpig fremdriftsplan for kampanjen: 14. februar Ekstra møte i prosjektgruppa Uke 11 Lansering av ny kampanje 23. mars Biblioskopet skal presenteres i et seminar på NBFs landsmøte/bibsys-møtet. 9. Eventuelt Det var ingen saker under dette punktet. Kari Skibenes Ref.