Fylkesmannen i Finnmark Rapport fra tilsyn med Helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år i Vardø kommune Virksomhetens adresse: Kirkegata 4, 9951 Vardø Tidsrom for tilsynet: 16.10.2013 19.11.2013 Kontaktperson i virksomheten: Liane Eines Innhold 1. Bakgrunn for tilsynet... 2 2. Hva tilsynet omfattet... 2 3. Gjennomføring av tilsynet... 2 4. Fakta... 3 5. Funn... 4 6. Oversikt over regelverk... 5 7. Dokumentunderlag... 6 8. Deltakere ved tilsynet... 6
1. Bakgrunn for tilsynet Rapporten er utarbeidet etter tilsyn ved helsestasjonsvirksomheten i Vardø kommune. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Det gjennomføres tilsyn ved 4 kommuner i Finnmark i 2013. Rapporten omtaler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke behov for forbedring 2. Hva tilsynet omfattet Formålet med tilsynet har vært å undersøke hvorvidt kommunene sørger for at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får tilbud om forsvarlige helsekontroller, herunder: - om helsekontrollene følger program i samsvar med nasjonale retningslinjer og veiledere - om det er tilstrekkelig med helsepersonell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller - om helsekontrollene gjennomføres av faglig kompetent personell. 3. Gjennomføring av tilsynet Tilsynet har vært gjennomført som en kombinasjon av stikkprøvetilsyn og sjølmeldingstilsyn. Stikkprøvene er gjennomført ved at helsestasjonen selv har gått gjennom journaler, og rapportert elektronisk til Fylkesmannen. I forbindelse med åpningsmøtet har kommunen fylt ut en egenmelding på elektronisk spørreskjema, inneholdende spørsmål om styring, kompetanse og bemanning. Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble sendt til kommunen 17.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Stikkprøver av journaler ble gjennomført i perioden 23.09.2013 til og med 14.10.2013, og ble utført av helsestasjonen selv. Dette omfattet gjennomgang av 133 helsekontroller i 12 journaler for barn født i 2006 og 2011. Åpningsmøte ble avholdt på telematikk den 24.10.11 og utfylling av sjølmelding ble gjennomført 24.10.2013. Sluttmøte ble avholdt på telematikk 19.11.2013.
4. Fakta Vardø kommune er landets østligste, og hadde pr. 01.01.13 2128 innbyggere. I 2012 ble det født 13 barn i kommunen. Enhetsleder for helse og sosial, pleie og omsorg har det administrative ansvaret for fem avdelinger; legetjenesten, kjøkken, sykehjemmet/ hjemmetjenesten, vernet bo-tilbud og familieavdelingen. Helsestasjonen ligger under familieavdelingen, sammen med psykiatritjenesten, barneverntjenesten og PPT. Kommunen har en helsesøster i 100% stilling, jordmor i 50% stilling samt legeressurs i 10% stilling. Videre disponerer helsestasjonen en merkantil ressurs, tilknyttet hele familieavdelingen. På grunnlag av innsendt dokumentasjon, stikkprøver og sjølmelding utført av kommunen, vil Fylkesmannen referere fakta som er funnet: SAMMENDRAG (133 KONSULTASJONER) Journal 1-6 barn født i 2006 Journal 7-12 barn født i 2011 Antall helsekontroller i anbefalt program 14 11* Gjennomsnittlig antall konsultasjoner gjennomført 12,5 9,7 Gjennomføringsgrad andel helsekontroller gjennomført 89 % 88 % Av planlagte helsekontroller, hvor mange ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt, gjennomsnitt 11,3 9 Andel av planlagte helsekontroller som ble gjennomført innen anbefalt tidspunkt 90 % 93 % Hjemmebesøk, gjennomsnitt pr barn 1,0 0,7 Individuell konsultasjon, gjennomsnitt pr barn 10,8 9,0 Gruppekonsultasjon, gjennomsnitt pr barn 0,7 0,0 Konsultasjon av helsesøster, gjennomsnitt pr barn 4,7 6,5 Konsultasjon av lege, gjennomsnitt pr barn 5,3 3,0 Konsultasjon av fysioterapeut, gjennomsnitt pr barn 0,5 0,0 Konsultasjon av annen, gjennomsnitt pr barn 7,8 3,2 Antall konsultasjoner der det ble påvist oppfølgingsbehov 18 13 Andel av konsultasjonene der det ble påvist oppfølgingsbehov 24 % 22 % * til og med 17-18 måneders kontroll Kommunen har som mål å følge anbefalingene i veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenester Planlagte kontroller gjennomføres i stor grad innen anbefalt tidspunkt Hjemmebesøk er systematisk gjennomført En del kontroller gjennomført av jordmor eller sykepleier 4 månederskontroll er som regel ikke gjennomført Det mangler journalføring på noen få helsekontroller Lege er systematisk inne i kontrollene ved 6 uker, 6 måneder, 11-12 måneder, 2 år, 4 år og 5-6 år. Fysioterapeut ikke systematisk inne i kontrollene Oppfølgingsbehov identifisert hos 9 av 12 barn
Det foregår formaliserte møter mellom helsestasjonstjenesten og kommuneledelsen Det er ikke foretatt en risikovurdering med tanke på svikt i helsestasjonstjenesten Enhetsleder har ansvaret for den løpende bemanningsoversikten, og beslutter og iverksetter tiltak dersom det oppstår misforhold mellom behov og kapasitet Kommunen har ingen virksomhetsplan for helsestasjonen, men angir at man ser behovet for dette, og vil igangsette arbeidet med en slik plan. 5. Funn Det er ved tilsynet ikke påpekt avvik, det vil si manglende oppfyllelse av lov eller forskrift. Det er gitt en merknad. Merknad Kommunen har et forbedringspotensiale i å redusere sårbarheten i helsestasjonstjenesten. Dette bygger på følgende observasjoner: En del kontroller er gjennomført av jordmor eller sykepleier Styringen av helsestasjonen, med fokus på kompetanse og bemanning, er i stor grad avhengig av enhetsleders tilgjengelighet Kommentar Vardø er en liten kommune, med bare én helsesøster. Denne ressursen er følgelig sårbar, spesielt ved ikke-planlagt fravær, som f. eks sykefravær. Kommunen har ikke gjort risikovurderinger med tanke på svikt i tjenesten. I journalmaterialet framgår det at en del av kontrollene vært gjennomført av jordmor eller sykepleier, ved lav helsesøsterbemanning. For at helsestasjonsoppgavene skal utføres forsvarlig, kreves helsepersonell med generell kompetanse innen forebyggende arbeid, og spesiell kompetanse om spe- og småbarns fysiske, emosjonelle og psykiske helse og psykososiale forhold. Personellet må ha kompetanse til å oppdage utviklingsavvik, samt vurdere barnets oppvekstforhold. Det følger av forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste at kommunen må ha en helsesøster som faglig ansvarlig for virksomheten ved helsestasjonen. Sykepleier og jordmor kan inneha kunnskap og erfaring innenfor disse områdene, men ved å fravike kompetansekravet, øker risikoen for svikt i tjenesten. Vardø kommune opplyser i åpningsmøtet at helsesøster var tilgjengelig for veiledning og supervisjon i 5-månendersperioden hvor tjenesten ble utfør av sykepleier/jordmor. Helsesøster hadde da en administrativ stilling ved enheten. Enhetsleder har oversikt over bemanning og kompetanse, og iverksetter eventuelle tiltak dersom kapasiteten må økes. Denne styringen avhenger i stor grad av enhetsledernivået, og gjør helsestasjonen sårbar, eksempelvis ved ikke-planlagt fravær hos enhetsleder.
I journalmaterialet som helsestasjonen har gjennomgått framgår det videre at 4- månederskontrollen er gjennomført i liten grad. Nasjonal veileder til forskrift om Kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr. 450 (IS-I 154), inneholder det anbefalte program, som sier at det skal gjennomføres 14 helsekontroller i aldersgruppen 0-6 år. Det anbefalte programmet bygger på forskning og erfaring som er knyttet til de angitte alderstrinnene i programmet og at utviklingen hos barn skjer raskt. Utelatelse eller flytting av tidspunkt for kontroller kan derfor medføre fare for at avvikende utvikling, sykdommer og ugunstige oppvekstsvilkår ikke fanges opp tidlig nok, med de konsekvenser dette kan ha for barnet og familien. Veilederen vurderes å angi en tilnærmet minimumsstandard, og gir derfor få handlingsalternativer. En praksis som innebærer reduksjon i antall helsekontroller krever særlig årvåkenhet for eventuell negativ utvikling eller sykdom hos barnet i de resterende kontrollene. Ut fra journalmaterialet finner tilsynsmyndigheten at de resterende kontrollene gjennomføres i stor grad. Dette er en viktig forutsetning for forsvarlig tjeneste. 6. Oversikt over regelverk Tilsynet gjennomføres på bakgrunn av myndighetskravene som følger av: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-1, første og tredje ledd (Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester) Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. Kommunens ansvar etter første ledd innebærer plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i samsvar med krav fastsatt i lov eller forskrift. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om pliktens innhold. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2, første og andre ledd (Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester) For å oppfylle ansvaret etter 3-1 skal kommunen blant annet tilby følgende: 1. Helsefremmende og forebyggende tjenester, herunder: a. helsetjeneste i skoler og b. helsestasjonstjeneste 2. Svangerskaps- og barselomsorgstjenester Helse- og omsorgstjenesteloven 12-5 (Nasjonale faglige retningslinjer, veiledere og kvalitetsindikatorer)
Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale faglige retningslinjer og veiledere som understøtter de mål som er satt for helse- og omsorgstjenesten. Retningslinjer og veiledere skal baseres på kunnskap om god praksis og skal bidra til kontinuerlig forbedring av virksomhet og tjenester. Helsedirektoratet skal utvikle, formidle og vedlikeholde nasjonale kvalitetsindikatorer som hjelpemiddel for ledelse og kvalitetsforbedring i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, og som grunnlag for at pasienter og brukere kan ivareta sine rettigheter. Kvalitetsindikatorene skal gjøres offentlig tilgjengelig. Pasient- og brukerettighetsloven 6-1 (Barns rett til helsekontroll) Barn har rett til nødvendig helsehjelp også i form av helsekontroll i den kommunen barnet bor eller midlertidig oppholder seg, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 3-2. Foreldrene plikter å medvirke til at barnet deltar i helsekontroll. Internkontrollforskriften 4 (Plikt til internkontroll) Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet: - Stikkprøver journalgjennomgang - Sjølmelding åpningsmøtet - Organisasjonskart - Oversikt over ansatte ved helsestasjonstjenesten - Barnetall for årene 2008-2013 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte inkl. sjølmelding og sluttmøte, og over hvilke personer som gjennomførte stikkprøvene. Navn Funksjon / stilling Stikkprøver Åpningsmøte Sluttmøte og sjølmelding Liane Eines Helsesøster X X X Mette Janne Eriksen Jordmor X X X Bengt Hallmanns Kommuneoverlege X Bodil Pedersen Sekretær X X Bård Martinsen Enhetsleder helse X X Susanne Lorentsen Helsestasjonslege X
Fra tilsynsmyndighetene deltok: Tom Olav Stavseth, revisjonsleder Karin Straume, fylkeslege Marit Gansmo, ass. fylkeslege Dato: 02.01.2014 Karin Straume Marit Gansmo Tom Olav Stavseth Fylkeslege assisterende fylkeslege revisjonsleder