Nytt Websøk I det nye websøket er det flere ting som er endret, men det mest iøyenfallende er at man kan velge sitt eget bakgrunnsbilde. Har låneren lyst på et fredelig julestemningsbilde så er det greit, vil vedkommende heller ha en travel storby er det også greit. Låner - og bibliotek - kan velge etter smak og behag. InfoBrev 4-2010 Andre momenter er: Nytt og enklere design. Enklere søkeside. Trefflisten kan sorteres på relevans. Forbedrede avgrensningsmuligheter ved mange treff. Sterkere sammenknytning mellom websøket og MappaMi: - Samme utseende og felles meny. - Et felles søkefelt vises øverst til enhver tid. Treffliste med flere linjer pr. treff. Ryddigere postvisning (detaljert visning) med fanekort: - Viser utdrag fra trefflisten slik at man raskt kan gå til andre titler. - Visning av søkeresultat fra Youtube. Søkeforslag viser treff på konkrete populære titler og forfattere. Låner kan selv endre adresse direkte i MappaMi. (Biblioteket vil kunne avvise endring via Utlånsmodulen.) Lenke til anbefaling via Facebook. Trefflister kan settes opp til å utvides med flere treff istedenfor å gå til nye sider. Dette kan også skje automatisk. Og når får bibliotekene dette i hus? Ganske snart håper vi. Planen er at testgruppen skal kommentere og teste i løpet av uke 48 (første uke i desember), så skal kommentarer behandles - så sender vi ut til en del bibliotek og deretter sender vi til alle. Vårt håp er at det skal være på plass i alle bibliotek før jul.
:: leder :: Odin, Thor og Sif Torkel Hasle daglig leder Årets bedrift En hyggelig melding tikket inn for noen uker siden: Bibliotek-Systemer As var utpekt til årets Larviks-bedrift. En riktig hyggelig oppmuntring, ikke bare å bli høyt skattet, men også å bli satt pris på. Det er jevnt og målbevisst arbeid og dyktige medarbeidere som er nøkkelen til å oppnå et slikt resultat. Det gleder oss også at vi nå opplever stor pågang fra nye kunder, som gjerne vil bytte til Bibliofil. Vi har inntrykk av at de har snakket med bibliotek som allerede er Bibliofil-brukere og har fått et godt inntrykk av systemet og de tjenester vi leverer. Dette stemmer jo bra med vår strategi, at fornøyde kunder er det beste salgsargumentet. Men det nytter ikke å gjøre som juleansjosen å hvile på sine laurbær. Vi må jobbe målbevisst videre mot enda bedre løsninger og fortsette den gode kundestøtten. Nylig fikk vi nyss om at noen der ute forsøker å så tvil om vår evne til å vokse videre og til å utvikle løsningen i riktig retning. Det stilles blant annet spørsmål ved om vi har valgt riktig plattform. Vi er overhodet ikke i tvil og har heller aldri vært det: Linux og Open Source skuffer aldri. Det er vi ikke alene om å mene. Vi er tvert imot i svært så godt selskap. Se på Google, som er i ferd med å ta igjen Microsoft når det gjelder selskapsverdi (Apple har gjort det for lengst). De har bygget opp en enorm infrastruktur basert på Linux og er suverent største søkemotor, milevis foran konkurrentene. I tillegg har de en rekke andre løsninger i nettskyen og har utviklet et Linuxbasert operativsystem for mobiltelefoner (Android) som har blitt meget populært. Eller Twitter, som håndterer nærmere 100 millioner brukere på sine Linux-systemer. For ikke å snakke om Facebook, som på sin LAMPplattform (Linux, Apache, My-SQL og PHP), håndterer 500 millioner brukere og behandler 7,5 milliarder sidevisninger daglig! Når de fleste av de store nettstedene bruke Linux, eller en annen variant av Unix, må vi ha gjort et godt valg. Vi er en av de få bedrifter i Europa som støtter Free Software Foundation, organisasjonen som har hovedæren for utviklingen og utbredelsen av GNU/Linux. Ta en titt på nettsiden http://bit.ly/cdpufb og legg merke til Bibliotek-Systemers logo ved siden av IBM, HP, Google, Oracle og Intel. De er alle tunge aktører på Linux, og gode støttespillere. Forresten ganske merkelig at man i fellesskap har klart å utvikle noe som er så bra og stabilt, og i tillegg gratis. Vi er meget komfortable med vårt valg av plattform og er overbevist om at den er framtidsrettet. Det kan du som kunde også være. Torkel Hasle 2 Vår nyeste selvbetjeningsenhet, Odin, er designet med hensyn til universell utforming. Den har hev/senk funksjon, trykkfølsom skjerm for dialog med låner, pin-tastatur og kortleser hvor man trekker kortet som i vanlige betalingsterminaler. Odin leveres i 3 varianter: 1. Strekkodeleser for å lese materiale for utlån/innlevering 2. RFID (Radio-frequence identification)-leser for å lese materiale for utlån/innlevering 3. Hybrid - RFID + strekkodeleser RFID-varianten kan i tillegg leveres med en reserveringsboks, Thor, hvor lånerne skal legge reservert materiale ved innlevering. Det fungerer slik: Låneren legger materiale som skal innleveres på leseplaten på Odin. Dersom noe av materiale er reservert av en annen låner, eller skal til en annen avdeling, popper det opp en melding på skjermen som forteller hvilket materiale dette gjelder (en av gangen dersom det skulle være flere), og ber låneren legge det i reserveringsboksen. Reserveringsboksen er i utgangspunket lukket, men så snart riktig materiale legges i «skuffen», åpnes det en klaff som slipper materialet ned i en fjærbelastet vogn (Sif) som står inne i Thor. Låneren kommer ikke videre i innleveringsprosessen før alt reservert materiale er mottatt i Thor. Selvbetjeningsenheten, Odin, har følgende funksjoner: Utlån Innlevering Status Forny Man kan selv velge om man vil ha kvittering; kvittering på papir, eller på e-post. Odin (utlån og innlevering) og Thor (reserveringsboks).
Overgang til Bibliofil Telemarksbiblioteket Skedsmo bibliotek Det kan føles ganske skummelt å gi seg i kast med et nytt biblioteksystem. Husholdningssystemet betyr mye for den daglige drift, og man ruffer ikke gjerne ved det. Vi er opptatt av at en overgang fra et annet system og til Bibliofil skal være så smidig som mulig og har tatt en liten spørrerunde blant noen som har skiftet system de siste årene. Det vi ønsket å finne ut var selvfølgelig hva som kan gjøres enda bedre. Nå fikk vi ikke så mange svar som vi hadde ønsket, men svarene er egentlig forbausende like. For noen bibliotek er det lenge siden de skiftet system, for andre skjedde det relativt nylig. Spørsmålene vi stilte til en del bibliotek var følgende: Konvertering av data. Ble alle data konvertert (både bøker og lånere)? Fikk biblioteket gjort noen gjennomgående rettelser av bokbasen? Det gikk tydeligvis greit. Noen småjusteringer på poster måtte gjøres i etterkant. Både lånere og poster ble konvertert. Én opplevde noe problemer med bestillinger og eieravdelinger, men det ordnet seg etterhvert. Medførte overgang til nytt system at rutiner måtte legges om? Her var det begge deler. Noen måtte legge om rutiner, men opplevde at det gjorde verden enklere. Andre opplevde at ingen rutiner måtte legges om. En kommenterer at bestillingsrutinene måtte endres. En kommenterer TkNød som spesielt nyttig. (Egentlig skal ikke dette nødutlånet være nødvendig å bruke i det hele tatt, men noen har hatt nytte av denne løsningen når linjer har ligget nede.) Var det nødvendig å stenge biblioteket? Egentlig ikke, men mange valgte å stenge en dag eller to likevel, slik at personalet skulle få anledning til å øve seg litt. Hva var dere mest fornøyd med og hva kunne vært gjort bedre? En uttrykker glede over at systemet er norsk. (sitat) Vi var mest fornøyde med at systemet er norsk og tilrettelagt for norske forhold. Vi er også fornøyd med at systemet blir jevnlig oppgradert og sendt ut til alle brukere samtidig, og ikke slik at vi må kjøpe nye versjoner. (sitat slutt) Hvordan vil dere generelt beskrive overgangen til Bibliofil? Det generelle inntrykk er at overgangen gikk greit og at det som kunne volde problemer var å glemme det gamle systemet. En sier at det var så masse parametre at det var vanskelig å forstå, men antyder også at det kanskje skyldtes at de var to bibliotek i samme base. Under punktet «Annet» kom det ingen kommentarer. NYE FOLKEBIBLIOTEK I BIBLIOFIL I 2010 Lardal bibliotek Øystre Slidre folkebibliotek Rødøy folkebibliotek Flekkefjord bibliotek Fredrikstad bibliotek Hvaler folkebibliotek Vang folkebibliotek Sør-Aurdal folkebibliotek Rælingen bibliotek Vi har etter hvert fått god erfaring i konvertering fra andre biblioteksystem (www.bibliofil.no - Produkter - Bibliofil - Konvertering). Det skjer ved at Kunden bestiller et uttrekk av alle registre fra sin gamle leverandør. Vi mottar dataene og foretar en prøvekonvertering inn i Bibliofil. Kunden får så resultatet til vurdering og tilbakespill, og vi foretar nye prøvekonverteringer for å få på plass alle detaljer, slik Kunden ønsker. Ved å ha en lang periode med prøvekonvertering har bibliotekene god anledning til å sjekke og korrigere dataene før endelig uttrekk. Når vi er enige om hvordan dataene skal se ut i Bibliofil, foretar vi et nytt uttrekk fra gammelt system og endelig konvertering. Infobrev 4-2010 3
Erfaringer med RFID (Radio-Frequency Identification) på Deichmanske Bibliotek Radiobrikketeknologi og radiobrikkeinnføring i bibliotekene er ikke noe nytt tema. Det har vært behandlet flere ganger tidligere i InfoBrevet. Likevel velger vi å holde det sterkt fram også i dette nummer. Det ser ut til at nå er tiden kommet hvor det er mange som tenker i radiobrikkebaner. Det gjelder både store og små bibliotek. Derfor velger vi å ta med erfaringer som Deichmanske har gjort. Det kan kanskje være nyttig lesning for flere. Deichmanske bibliotek har i løpet av 2010 innført selvbetjening med RFID på 5 filialer og på Hovedbibliotekets musikkavdeling. I tillegg har Det flerspråklige bibliotek tatt i bruk RFID. Filialene har variert i størrelse fra 55 000 til 256 000 utlån pr år. Før selve implementeringen startet, ble det gjort et grundig arbeid med anbudsrunder og innhenting av erfaring fra andre bibliotek. Bibliotek- Systemer AS er leverandør av RFID-utstyr til skranker, brikkemaskin, alarmportaler og selvbetjeningsenheter, med TagVision AS som underleverandør. BRIKKING AV SAMLINGEN Med en total samling på over 1 million eksemplarer, er merking med RFID-brikker (heretter kalt brikking) en stor og viktig oppgave. Med brikkemaskin og rask og effektiv ekstrahjelp, beregner vi 2-3 uker på hver filial til å brikke hele samlingen. I tillegg blir det selvsagt en del arbeid med å brikke materiale som kommer inn og innlånt materiale. 4 Infobrev 4-2010 Besøksteller innfelt i portalen.
Portal. Musikkavdelingen har hatt spesielle utfordringer med brikking av materialet. De har lagt ned mye arbeid i å bygge spesialkompetanse på dette. Med forskjellige typer emballasje, bruk av ulike typer brikker og nøyaktig plassering av brikkene får de enheter med opp til 8-10 brikker til å fungere i automat. Med unntak av musikkinstrumenter, er det derfor svært lite av samlingen som må lånes ut over disk. SIKRING AV SAMLINGEN Sikring har vært en forutsetning for å innføre selvbetjening. Det er også et mål i seg selv å ha en god kontroll med samlingen, men utad mot publikum er det selvbetjeningen vi fronter. Det er strenge krav til rømningsveier, og bredde på fri åpning har vært styrende for valg av alarmportaler. Vi har derfor valgt portalen Alma på alle avdelinger, med integrerte besøkstellere. Den integrerte besøkstelleren gir oss statistikk for besøk, time for time, direkte inn i Bibliofil. De første tellerne vi fikk er optiske og er enten festet på alarmporten eller på dørkarmen. Disse kommer lett ut av posisjon eller blir revet av. På de to siste avdelingene har vi fått besøkstellerne helt integrert i portalene og med ny teknologi basert på infrarøde signaler. Disse virker lovende. Portkontrollen registrerer materialet som kommer i nærhet av alarmporter og som utløser alarm. Status på dette endres til «Vidvanke, registrert forsvunnet». Dette er et godt hjelpemiddel for å slippe å lete etter tapt materiale. Utfordringen er at materiale som feilaktig kommer i nærheten av alarmporter og utløser alarm uten at det fjernes fra biblioteket, også får endret status. SELVBETJENING Vi har valgt selvbetjeningsenheten Odin på alle avdelinger. Samtidig med innføring av de første automatene, innførte biblioteket krav om PIN-kode ved alle utlån, også over disk. Det skapte merarbeid i begynnelsen, men det har vært godt mottatt av de fleste brukere, og det fungerer godt i dag. Vi kjøpte inne egne, små og billige talltastaturer til skrankene. Disse gjør det lettere for brukerne å skrive inn PIN-koden når de låner på avdelinger som ikke har selvbetjeningsenheter. Det var en klar forutsetning for innføring av selvbetjening at det skulle erstatte manuelle rutiner og ikke komme som et supplement. Alle brukere får derfor opplæring og hjelp til å bruke selvbetjeningsenheten og svært lite lånes over disk. I implementeringen har ansatte vært utplassert ved enhetene for å drive aktiv brukeropplæring, og plasseringen er slik at enhetene skal bli sett fra betjeningspunktene. Etter noen måneder låner de selvbetjente avdelinger ut mellom 80 og 95 % på automat. Gjennomsnittelig utlån på automat for alle disse avdelingene er på 87 %. Infobrev 4-2010 5
INNLEVERING MED RESERVERINGS- BOKSER Innlevering skjer på samme selvbetjeningsenhet. Brukerne skal selv sette levert materiale opp på sorteringshyller eller traller i umiddelbar nærhet til enheten. Vi ønsket et sikkert mottak av materiale som er reservert eller som skal til andre avdelinger. TagVision har derfor utviklet en reserveringsboks med RFID-leser til oss. I praksis fungerer det slik at bruker får beskjed på skjermen når det er materiale som skal i reserveringsboksen (dvs. er reservert eller skal til annen avdeling). Boksen leser om det er rett materiale, åpner en luke og mottar materialet. Inne i reserveringsboksene er det traller med hev/senk-bunn slik at de ansatte kan kjøre disse inn på bakrom hvor materialet på nytt tas på innlevering og får riktige lapper med nummer til hentehylle eller navn på mottakerfilial. Det har vært nødvendig med en del brukeropplæring for å få dette til å fungere. Ikke alle brukere er flinke til å lese beskjedene på skjermen. Det har også vært knyttet noen utfordringer til det tekniske samspillet mellom bokser og selvbetjeningsenheter. Både funksjonalitet og stabilitet har blitt god i løpet av innkjøringsperioden, men vi ser også forbedringsmuligheter. HYLLERYDDERE Vi har kjøpt inn to hylleryddere som skal gå på omgang mellom avdelingene. Det har tatt tid å få hyllerydderne i drift, først og fremst fordi vi har hatt hovedfokus på implementering og drift. Hyllerydderen er ikke veldig enkel å bruke før man kommer inn i det. De foreløpige testene vi har gjort er imidlertid lovende. På Majorstuen filial ble det funnet 69 bøker som ikke skulle vært på hylla etter en scanning av halve boksamlingen. De fleste hadde status ipp, men det ble også funnet bøker med status utlån-t. UNIVERSELL UTFORMING Vi har hatt høye krav til universell utforming, og vi har derfor valgt selvbetjeningsenheter med hev/senk-funksjon, stor skjerm med tydelig tekst og et eget fysisk tastatur som følger anbefalingene til universelt utformede automater. Vi ønsker også en videre utvikling hvor vi får lyd på automatene, og vi jobber med en forbedring av brukergrensesnitt og skjermbilder for å øke lesbarheten ytterligere. Fysisk tastatur har også den fordelen fremfor tastatur på skjerm, at det er lettere å skjule PIN-koden for andre brukere. 6 Infobrev 4-2010
UTFORDRINGER OG RESULTATER Den største utfordringen vår nå er at ikke alle avdelinger har gått over til RFID. Først når alle avdelinger har fått det nye systemet, vil man fullt ut få oversikt over effektivitetsøkningen. Avdelinger med RFID bruker mye tid på å brikke innlånt materiale. De sliter også med at alarm utløses når brukere er på vei inn på automatiserte avdelinger, fordi andre avdelinger ikke har hatt utstyr til å skru av alarmen. Vi jobber også med optimalisering av brukergrensesnitt og funksjoner i samarbeid med leverandørene. Vi er imidlertid svært fornøyde med at utlånet på selvbetjeningsenheten ligger på 80-95 %. Vi er også fornøyde med brukernes reaksjoner. De aller fleste er positive. Barn og gamle synes det er gøy å mestre enheten, og mange setter pris på å kunne låne ut selv fremfor å stå i kø. Selvsagt har vi hatt negative reaksjoner også, men de er svært, svært få. Vi synes også personvernaspektet ved selvbetjening er viktig! Brukerne får en mulighet til å låne og levere uten at personalet ser materialet! Ellen Aabakken Prosjektleder Deichmanske bibliotek, Kulturetaten Purrebrev om igjen? Tipshjørnet Har du fått med deg at du nå kan sende purrebrev til skriveren så mange ganger du måtte ønske? Her følger klipp fra en eksportmelding: Under jobbikonet i utlånsprogrammet er det et valg, helt nederst, som heter «Gjenta utskrift av brev som har feilet». Når dette velges vil alle purrebrev, reserveringsbrev og regningsbrevutskrifter vises med tidspunkt de opprinnelig ble skrevet ut, antall brev det er snakk om og hvilken skriver de ble sendt til. Velg «Start jobben» og utskriften sendes til skriveren på nytt. BØLER FILIAL: De fleste takler automatene fint. Etter litt overtalelse takler også de eldre lånerne automatene. Noen er selvfølgelig ikke fornøyde, og noen savner kontakten med oss. Det er en utfordring vi må ta som ansatte, men mye av tiden går til opplæring. Den største utfordringen er teksten på skjermen og å få folk til å skjønne hvor de skal sette leverte bøker. Vi ønsker å få enda bedre skjermbilder og få en løsning for innlånt materiale som vi foreløpig må låne ut manuelt. Ellers er vi lykkelige mens vi håper på at resten av systemet kommer etter! MUSIKKAVDELINGEN: Automatene har fungert utrolig bra, selv med vårt vanskelige materiale (CD, DVD, noter/stemmesett med mange bilag). Lånere synes det er et imponerende system. Noen uttrykker glede over at vi nå har mer tid til «å gjøre det dere gjør best hjelpe oss!», mens noen har spurt om vi mister jobbene våre, eller om dette betyr at de ikke kan snakke med oss lenger. Vi har forsikret dem at vi har mer enn nok å gjøre, og at vi nå har enda mer tid til å hjelpe og diskutere med dem. Portalene fungerer bra, og fanger opp mye. Faste priser på regninger? Tipshjørnet Tidligere var det et ønske at regninger skulle behandles individuelt. Etterhvert har det kommet ønsker om å kunne sette faste priser på visse dokumenttyper. Det er nå mulig. Prisene legges inn i dokumenttyperegisteret og skrives ut på regningen etter at man har lagt inn en liten snutt i brevmalen. (Se mer i Håndboken for utlån). Selvbetjening har ført til at personalets hverdag har endret seg dramatisk. Lange utevakter med slitsomme økter der vi sprang frem og tilbake for å hente usikret materiale fra magasinet hører fortiden til. Vi har mye mer tid til å forberede våre tjenester (innkjøp, katalogisering, istandgjøring) inne, og utevakter er preget av et opplagt personale som har tid og ro til å oppsøke brukere på en helt annen måte. Begeistrede lånere i samspill med et opplagt perso-nale har ført til at alle gleder seg til å komme på jobben. Infobrev 4-2010 7
Ny søkeprotokoll Z39.50 er pr idag den eneste søkeprotokollen som alle leverandørene av biblioteksystem her til lands støtter. Den fungerer og brukes av alle som søker i andre systemers bibliotekdatabaser. Blant annet er den veldig mye brukt i samsøkløsninger som går på tvers av biblioteksystemene. Men, protokollen har sitt utspring i 70-tallet og er lite egnet til dagens utviklingsmiljø og løsninger for datautveksling mellom forskjellige systemer. SRU (Search/Retrieve via URL) er en videreutvikling av denne søkeprotokollen som gir slipp på den binære utvekslingen og pakker all data inn i åpne og maskinlesbare XML-skjema. Utviklingen av SRUtjenere her til lands har vært en langdryg affære, mye på grunn av at Z39.50 har vært en stabil og fungerende protokoll som alle systemene har støttet. I løpet av det siste året har det derimot blitt fart i utviklingen av SRU-tjenere, med lanseringen av en SRU-tjener av BIBSYS, og Bibliofil som nå har en SRU-tjener i testing. Vi har valgt å se på SRU som en videreføring av Z39.50, og alle som har kjøpt en Z39.50-tjener fra oss vil få installert en SRU-tjener uten ekstra kostnad når den ferdigstilles. I tillegg til SRU-tjeneren har vi nå også en OAI-tjener i testing. Dette er ikke en søkeprotokoll, men en innhøstingsprotokoll. Det er ikke mulig å søke i den, men den er godt egnet til å laste ned katalogbasen. Denne protokollen er ønsket av prosjektet Biblioteksøk i regi av Nasjonalbiblioteket for innhøsting av katalogdata. OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) gir lite direkte nytteverdi for det enkelte bibliotek og vil bli gjort tilgjengelig som et eget produkt når den ferdigstilles. Det vil derfor være opp til hvert enkelt bibliotek om de vil gjøre katalogdataene sine tilgjengelig for innhøsting. Search/Retrieval via URL (SRU) er en åpen XML-basert søkeprotokoll som benytter seg av CQL for søking. Den norske profilen befinner seg hos NorZIG (http://norzig.no). Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) er en XML-basert innhøstingsprotokoll uten mulighet for søking, men med innebygget støtte for nedlasting av endrede data innenfor oppgitte datospenn. God Jul! Postadresse: Boks 2093, 3255 Larvik Besøksadresse: Faret 8, 3271 Larvik Telefon: 33 11 68 00 Telefax: 33 11 68 22 E-post: firmapost@bibliofil.no www.bibliofil.no Tekst og foto: Bibliotek-Systemer As Redaktør: Lill Bjørvik Trykk: Prinfo Unique, Larvik