Arkivsaksnr.: 15/1492-4 Arkivnr.: D11 Saksbehandler: kommunalsjef, Idun Eid ETABLERING AV KUNSTGRESSBANE - GRANLY - GRUA Hjemmel: Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja 1. Det fremlagte prosjektet om etablering av kunstgressbane på Granly, Grua, vedtas som et P3-vedtak. 2. Det arbeides videre med planleggingsfasen F3, slik at prosjektet kommer med i søknadsprosessen om spillemidler høsten 2015. 3. Prosjektet får prosjektnummer P-578, og legges frem til P4-vedtak før påsken 2016, og igangsetting av gjennomføringsfasen vil skje i april/mai 2016 med ferdigstillelse i august 2016. 4. Det bevilges inntil kr 150.000 inkl mva, til dekking av kostnader til F3 planleggingsfasen. Beløpet belastes disponibelt investeringsfond. ::: Sett inn rådmannens innstilling over denne linja Side 1 av 10
... Sett inn saksopplysninger under denne linja Sammendrag: Grua ungdoms og idrettslag (GUIL) ønsker å etablere en tidsmessig 11 er kunstgressbane på samme sted som dagens gressbane på Granly. Formålet er å legge til rette for at alle barn, ungdom og voksne som vil spille fotball skal kunne gjøre det under gode forhold opp mot 9-10 måneder i året. Dette er et prosjekt med få aktiviteter og lav risiko. De største usikkerhetsfaktorene er tilbudsprisene for grunnarbeid og kunstgressbane, samt kostnadene til etablering av flomlys på banen. Finansieringsoversikt Kostnadskalkyle Kr 7 700 000 Spillemidler (inntil 2,5 mill) Kr 2 500 000 GUILs andel, 1/3 Kr 2 500 000 Mva-refusjon, 25% av ca kr 5,5 millioner Kr 1 375 000 Lunner kommunes andel Kr 1 375 000 Det er to ulike alternativer for fremdrift i dette prosjektet. Fremdriften påvirkes av om etableringen av kunstgressbanen først må vedtas som et tiltak i kommunedelplan Kultur, eller om politikerne vedtar prosjektet som et P3-vedtak slik det legges frem i denne saken. Alternativ 1: P3-vedtak fattes av kommunestyret 3. september 2015 2015 2016 Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept P3-vedtak Planleggingsfase Vedtak spillemidler P4-vedtak Gj.føringsfase Klar til bruk Alternativ 2: Tiltaket legges inn i kommunedelplanen for Kultur 2015 2016 Des Jan Feb Mars Apr Mai Juni Jul Aug Sept Okt Nov Des Rullering av kommunedelplan Kultur, P1-vedtak Ide/Mandat/skissefase P3-vedtak Planleggingsfase Vedtak spillemidler P4-vedtak Gj.føringsfase Klar til bruk 2017 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Side 2 av 10
Det skiller ett år på de to ulike fremdriftsplanene, og det skyldes at tidspunktet for kommunestyrevedtak om prioriteringen av prosjekter som skal søke om spillemidler, er i desember hvert år. Rådmannen mener at alternativ 1 er et realistisk vedtak, da det er stor sannsynlighet for at tiltaket vil bli høyt prioritert i tiltaksplanen for kommunedelplan Kultur som skal vedtas i desember. GUIL har stor engasjement i saken og ønsker raskt å kunne jobbe videre med å få etablert kunstgressbanen. Idrettsanlegget vil ha stor positiv effekt for folkehelsa på Grua, og kommunens kostnad sett i lys av nytten er gjør dette til en investering som kommunen bør ta. Saksutredning: FAKTA: Grua ungdoms og idrettslag (GUIL) ønsker å etablere en tidsmessig riktig 11 er kunstgressbane på samme sted som dagens gressbane på Granly. Formålet er å legge til rette for at alle barn, ungdom og voksne som vil spille fotball skal kunne gjøre det under gode forhold opp mot 9-10 måneder i året. GUIL har laget et behovsnotat som er vedlagt saken. I kommunedelplanen for Kultur 2015-2019 er målsettingen i kap 2.4 Idrett: "Gi alle som ønsker å utøve idrett og fysisk aktivitet mulighet for dette". Ambisjonen er at tettstedene Harestua, Grua, Roa og Lunner skal ha minimum ett tidsriktig nærmiljøanlegg. Tiltaket med kunstgressbane på Grua er ikke foreslått i kommunedelplan Kultur 2015-2019, men GUIL har et innspill om nytt klubbhus for GUIL som er omtalt som et uprioritert tiltak. GUIL ønsker nå sette byggingen av nytt klubbhus til side og ser et større behov for at det etableres en kunstgressbane. Ordfører Harald Tyrdal, seksjonsleder for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ved kulturkontoret for Lunner og Gran Else Hagen Lyngstad og kommunalsjef Idun Eid møtte representanter for GUIL i et møte 24. juni 2015 hvor idrettslaget presenterte prosjektet for Lunner kommune. Det ble avtalt at administrasjonen skulle presentere prosjektet i en politisk sak for politikerne. Prosjektet vil være et investeringsprosjekt for Lunner kommune, og det er derfor naturlig å benytte vedtatte milepælsplan for investeringer i presentasjonen av prosjektet. IDÉ- OG MANDATSFASE A 0 Tiltak foreslått i kommunedelplanen GUILs ønske om å etablere en kunstgressbane ligger ikke i kommunedelplanen for Kultur, slik punkt «A0 Tiltak foreslått i kommunedelplanen» i Milepælsplan investeringer krever. I kommunedelplanen ligger et uprioritert innspill fra GUIL om å bygge allaktivitetshus/klubbhus på Grua. GUIL ser nå et større behov for en kunstgressbane enn et klubbhus, og ønsker å jobbe for å etablere dette. Tiltaket skal derfor i henhold til rutinene først være vedtatt i kommunedelplan Kultur, før Idé- og mandatsfasen kan starte. I dette tilfellet har ordføreren bedt om at administrasjonen likevel igangsetter denne fasen og bringer saken frem til kommunestyret for et eventuelt P3-vedtak. Dagens bane på Granly, Grua, er i dårlig forfatning og kombinasjonen av høy aktivitet og kort vekstsesong for gresset, gjør det vanskelig å opprettholde en standard på banen som er tilfredsstillende. I dag medfører baneproblemene at den holdes stengt i lange perioder av Side 3 av 10
sommerhalvåret, slik at den skal være brukbar til treninger og kamper. Dette går utover den egenorganiserte aktiviteten. I 2014 var banen i så dårlig forfatning etter vinteren at den ikke ble åpnet for trening og kamper før etter sommerferien. GUIL ønsker derfor å etablere en kunstgressbane på Granly som erstatning for dagens gressbane, for å ivareta og øke aktivitetsnivået for barn og unge på Grua. Se vedlagte behovsanalyse fra GUIL. Gressbanen på Graly, Grua, tatt 24. juni 2015.08.14 Innenfor Grua skolekrets bor det pr 01.01.2015 1661 innbyggere, og av disse er det 247 barn i alderen 6-15 år. A 1 Etablering av prosjektbeskrivelse med tilhørende mandat for prosjektorganisasjon Å etablere en kunstgressbane er et enkelt investeringsprosjekt. Det er kun fem år siden Lunner kommune sist etablert to kunstgressbaner, på Roa og på Harestua. I utarbeidelsen av dette saksfremlegget har det vært møte mellom representanter for GUIL, tjenesteleder for Eiendom og infrastruktur, Rønnaug Braastad, seksjonsleder for idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv ved Kulturkontoret for Lunner og Gran, Else Hagen Lyngstad, landskapsarkitekt Arvid Moger og kommunalsjef Idun Eid, hvor prosjektet er gjennomgått og kvalitetssikret. Prosjektet er enkelt, både i planlegging og i gjennomføringsfasen. Det er derfor mulig allerede nå å kunne bringe frem tilstrekkelig med dokumentasjon til at det kan fattes et P3-vedtak - «Godkjenne skisseprosjektet og vedta oppstart av planleggingsfasen». A 2 Interesseanalyse Det er ikke gjennomført spesifikk interesseanalyse blant innbyggerne på Grua, men vedlagte behovsanalysen viser til at det pr i dag er ca 90 spillere på Grua, fordelt på 10 lag. Erfaringsmessig ser man at aktiviteten øker hos de klubbene som etablerer kunstgressbaner. A 3 Vurdere og beskrive overordnet tidsplan når behovet er aktuelt å etablere Det er to ulike alternativer for fremdrift i dette prosjektet. Fremdriften påvirkes av om etableringen av kunstgressbanen først må vedtas som et tiltak i kommunedelplan Kultur, eller om politikerne vedtar prosjektet som et P3-vedtak slik det legges frem i denne saken. Alternativ 1: P3-vedtak fattes av kommunestyret 3. september 2015 2015 2016 Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept P3-vedtak Side 4 av 10
Planleggingsfase Vedtak spillemidler P4-vedtak Gj.føringsfase Klar til bruk Alternativ 2: Tiltaket legges inn i kommunedelplanen for Kultur 2015 2016 Des Jan Feb Mars Apr Mai Juni Jul Aug Sept Okt Nov Des Rullering av kommunedelplan Kultur, P1-vedtak Ide/Mandat/skissefase P3-vedtak Planleggingsfase Vedtak spillemidler P4-vedtak Gj.føringsfase Klar til bruk 2017 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Det skiller ett år på de to ulike fremdriftsplanene, og det skyldes at tidspunktet for kommunestyrevedtak om prioriteringen av prosjekter som skal søke om spillemidler, er i desember hvert år. A 4 Etablere et forslag til organisering/ansvar Prosjektgruppa vil bestå av medlemmer av styret til GUIL, representant fra Eiendom & infrastruktur i lunner kommune, representant fra Kulturkontoret for Lunner og Gran, prosjektleder/byggeleder. A 5 Opprette sak i ESA Sak er opprettet med saksnummer 15/1492. A 6 Budsjett for neste fase I planleggingsfasen frem til P4-vedtak vil det være behov for å kjøpe prosjektledertjenester, til en kostnad på ca kr 100-150.000,- A 7 Risiko Dette er et prosjekt med få aktiviteter og lav risiko. De største usikkerhetsfaktorene er tilbudsprisene for grunnarbeid og kunstgressbane, samt kostnadene til etablering av flomlys på banen. Denne risikoen tas det hensyn til i budsjettoverslaget som «Uforutsett», hvor man legger til 10% på kalkylen for grunnarbeid og kjøp av kunstgress. A 8 Avklare politisk mandag og utarbeide prosjektmandat I og med at man i dette prosjektet slår fase 1 og fase 2 i milepælsplanen sammen, så faller denne aktiviteten bort. Side 5 av 10
A 9 Avstemme aktiviteter og faseinndeling etter prosjektets egenart I denne fasen av prosjektet er det ingen spesielle hensyn eller aktiviteter som påvirker utarbeidelsen av prosjektet. Det kreves ikke reguleringsendring for etableringen av kunstgressbanen, og arealet ligger i dagens kommuneplan definert til idrettsanlegg. A 10 Økonomiske beregninger GUIL har vært i samtaler med NFF som har laget en kostnadskalkyle for etablering av kunstgressbane på Grua. Landskapsarkitekt Arvid Moger har kvalitetssikret denne kalkylen basert på sine erfaringer og lokale priser, og mener at kalkylen ligger litt for lavt. Spesielt er det postene «Grunnarbeid» og «Uspesifisert/uforutsett» som er lagt litt lavt. Moger anslår kalkylen for «SUM ANLEGGSKOSTNADER INKL. MVA» til å være kr 7 700 000 kr Side 6 av 10
Det gis spillemidler til denne typen baner. For 11 er kunstgress gis det inntil 1/3 av kostnaden i spillemidler, maks kr 2,5 millioner. Gressbanen på Granly fikk i 1999 kr 329.000 i spillemidler til rehabilitering av banen. Disse er gjeldende for 10 år, og vil ikke føre til avkortning av eventuelle spillemidler til en kunstgressbane. Se vedlagte svarbrev fra Kulturdepartementet. Styret i GUIL har besluttet at de vil stille med 1/3 av finansiering av kunstgressbanen. Se vedlagte styrereferat. Finansieringsoversikt Kostnadskalkyle Kr 7 700 000 Spillemidler (inntil 2,5 mill) Kr 2 500 000 GUILs andel, 1/3 Kr 2 500 000 Mva-refusjon, 25% av ca kr 5,5 millioner Kr 1 375 000 Lunner kommunes andel Kr 1 375 000 A 11 Revidere interesse analyse Se tidligere punkt A 2. A 12 Etablere prosjektorganisasjon med interesser/tillitsvalgte/vernetjenesten Se tidligere punkt A 4. Det er et idrettsanlegg som skal etableres. Det er derfor ikke nødvendig med deltagelse fra fagorganisasjonene og vernetjenesten. A 13 Gjennomføre brukerprosess og medvirkning Dette prosjektet er initiert av GUIL, som er brukergruppen i dette prosjektet. Prosjektet er også presentert for Lunner idrettsråd i møte 24. juni 2015, som er positive til at det etableres kunstgressbane på Grua. GUIL vil ha sine representanter i prosjektgruppa. A 14 Reguleringsplanprosess Det er avklart med lederen for Eiendom og infrastruktur av dette prosjektet krever ingen slik prosess for å kunne gjennomføres. A 15 Vurdere skisser/løsninger, tilgjengelig areal osv NFF har hjulpet GUIL med å lage skisser og forslag til løsning for etableringen av kunstgressbanen. Notatet fra NFF ligger vedlagt saken. Side 7 av 10
A 16 Alternative løsninger GUIL har vurdert to ulike alternativer for kunstgressbanen, På eksisterende grusbane ved Grua stasjon På eksisterende gressbane, Granly Arealet på grusbanen er ikke tilstrekkelig stor, og lar seg ikke utvide, til å dekke en 11 er bane med minimumsmål 100m x 60 m. GUIL mener derfor at kunstgressbanen bør etableres på Granly, hvor drenering og banestørrelse gjør etableringen enkel. A 17 Byggprogrammering Det skal etableres en kunstgressbane på eksisterende gressbane. Spilleflaten vil bli på 96m x 60 m. Anlegget skal ha flombelysning. A 18 Risiko/synliggjøre usikkerhet Dette er et prosjekt med liten risiko og uforutsette problemer. Det vil være en viss risiko knyttet til hvor godt området er drenert og tykkelsen på bærelaget på gressbanen. Disse forholdene vil bli grundig gjennomgått i planleggingsfasen - F3. Størst usikkerhet knyttes til tilbudsprisene på grunnarbeidene. Det er derfor lagt inn 10% usikkerhet i kostnadskakylen på dette stadiet i prosjektet. A 19 Helhetlige samfunnskonsekvenser Grua er et tett sted i Lunner kommune som er i vekst. Vedtatte kommuneplan viser betydelig areal for fremtidig vekst på Grua. Tidsmessige idrettsanlegg vil være med på å skape en møteplass for Side 8 av 10
både den organiserte og egenorganiserte aktiviteter. Den kan være med på å skape tilhørighet til et nabolag og øke trivselen og tryggheten. Grua har opplevd en betydelig innflytting de seneste årene. Å få vokse opp i et nabolag og lokalsamfunn preget av fellesskap, sosial samhandling og organisasjonsaktivitet fremmer psykisk helse blant barn og unge. Et idrettsanlegg som kan være aktivt i bruk store deler av året vil være en viktig sosial møteplass for både barn og voksne, som fremmer både den fysiske aktiviteten og den sosiale tilhørighet til Grua. Dette vil ha positive effekter for folkehelsa. Granly ligger sentralt på Grua og lar seg enkelt nå til fots eller på sykkel. I tillegg ligger idrettsanlegget innenfor en akseptabel avstand for Grua skole, slik at disse vil kunne benytte anlegget i skoletiden. Med tanke på den planlagte befolkningsveksten de neste tiårene på Grua, vil en kunstgressbane kunne bidra til å skape et positivt bilde av Grua for mennesker som vurderer å flytte hit. A 20 Utarbeide tegninger og kartgrunnlag NFF har laget skisser for hvordan banen vil kunne løses på Granly. Se også punkt A 15. A 21 Driftskonsekvenser NFF har basert på erfaringstall laget et kostnadsoverslag for hva en 11 er bane vil koste å drifte i sommerhalvåret. Estimatet er va kr 150.000,- men mye av mannskapskostanden kan løses som dugnad fra GUIL. Etableringen forutsetter at det inngås en driftsavtale mellom GUIL og Lunner kommune, lik den som er inngått mellom Lunner fotball/harestua idrettslag og Lunner kommune i forbindelse med etableringen av kunstgressbanene på Roa og Harestua. A 22 Prosjektforslag til politisk behandling med oppdatert budsjettforslag Rådmannen konkluderer med at det finnes to ulikealternativer til politisk vedtak: Alternativ 1 5. Det fremlagte prosjektet om etablering av kunstgressbane på Granly, Grua, vedtas som et P3-vedtak. 6. Det arbeides videre med planleggingsfasen F3, slik at prosjektet kommer med i søknadsprosessen om spillemidler høsten 2015. 7. Prosjektet legges frem til P4-vedtak før påsken 2016, og igangsetting av gjennomføringsfasen vil skje i april/mai 2016 med ferdigstillelse i august 2016. 8. Det bevilges inntil kr 150.000 til dekking av kostnader til F3 planleggingsfasen. Alternativ 2 1. Det fremlagte prosjektet om etablering av kunstgressbane på Granly, Grua, innarbeides i rulleringen av kommunedelplan Kultur for 2016-2019. 2. Prosjektet legges frem til P2 og P3 vedtak våren 2016, slik at prosjektet kommer med i søknadsprosessen om spillemidler høsten 2016. 3. P4 vedtak og gjennomføringen av prosjektet vil skje i 2017, med ferdigstillelse i august 2017. 4. Kostandene til F3 Planleggingsfasen legges inn i HPØ 2016-2019. Konklusjon med begrunnelse Rådmannen mener at alternativ 1 er et realistisk vedtak, da det er stor sannsynlighet for at tiltaket vil bli høyt prioritert i tiltaksplanen for kommunedelplan Kultur som skal vedtas i desember. GUIL Side 9 av 10
har stor engasjement i saken og ønsker raskt å kunne jobbe videre med å få etablert kunstgressbanen. Idrettsanlegget vil ha stor positiv effekt for folkehelsa på Grua, og kommunens kostnad sett i lys av nytten er gjør dette til en investering som kommunen bør ta. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: 1. Behovsnotat fra GUIL 2. Notat fra NFF 3. Skisse fra NFF 4. Svarbrev fra KUD Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær... Sett inn saksopplysninger over denne linja Side 10 av 10