BFSN IKT - løsning Manual BFSN medlemsbedrift for: BFSN Hjemmeside BFSN Bransjeportal Felles dataløsning for alle BFSN medlemsbedrifter som gjør det mulig å utveksle elektronisk informasjon med kunder og leverandører, jobbe mobilt og papirløst, sette sammen og bruke data fra flere kilder, redusere administrasjon og kostnader Dokumentidentitet: 201205091-022-0116 Norsk versjon Dato: 14 augusti 2013 Versjon: 1.4 Øvrig manual som er tilgjengelig etter at avtale er inngått med BFSN: Manufacturer/ supplier Øvrige manualer som er tilgjengelig etter at avtale er inngått med Smart Tech AS: Kundeportal Gir sluttkunder tilgang til en rekke funksjoner som forenkler og gir økt serviceopplevelse. Kunden kan via web eller mobil enkelt gjøre «alt» med noen få trykk og få umiddelbar og oppdatert respons fra systemet. Gir bedre oversikt. Web basert, og kan benyttes på smart- mobiler Servicesystem Servicesystemet er utviklet spesielt med tanke på servicebedrifter og deres kunders behov og hverdag. Smart Service er web basert og kan benyttes enkelt på smart- mobiler og via mobilnettet. Kunden kan signere godkjent eller bekrefte mottatt direkte på mobilskjermen. Tekniker/ installatør/ selger kan via web eller mobilen enkelt gjøre «alt» med noen få trykk og få umiddelbar og oppdatert respons fra systemet
201205091 Martin Pettersson 2 / 30 Referanser Ref Tittel/identitet Forfatter Dato/versjon
201205091 Martin Pettersson 3 / 30 Innhold REFERANSER... 2 INNHOLD... 3 Formål... 5 Omfang... 5 Kontaktinformasjon... 5 Produsentavtale... 6 BFSN HJEMMESIDE... 7 Pålogging... 7 BFSN MEDLEMSSIDER... 8 Pålogging... 8 Endre passord... 8 Dine medlemsopplysninger... 9 Virksomhetens tilbud... 11 Produkter... 13 Kunder... 20 BFSN QR KODE... 23 Enkel måte å merke og få kontroll over dine produkter... 23 Enkel måte å hjelpe sluttbruker/mersalg... 25
201205091 Martin Pettersson 4 / 30 Service/Support/Deler... 27
201205091 Martin Pettersson 5 / 30 Introduksjon Formål Hensikten med dette dokumentet er å gi orientering om BFSN hjemmeside www.bfsn.no, og oversikt over de funksjoner som en BFSN medlemsbedrift kan bruke i BFSN bransjeportal som er en del av BFSN bransjeløsning. Omfang Dette dokumentet omhandler BFSN hjemmesider, BFSN medlemssider, BFSN Bransjeportal og BFSN QR kode. Disse tjenester er tilgjengelig og eksklusive for alle BFSN medlemsbedrifter. Dokumentet gir også veiledning om tilgang til å legge inn produktdata for BFSN produsenter og øvrige BFSN medlemmer som representerer produsenter. Manualen for produsent (Manual Manufacturer/ supplier) er valgt med engelsk tekst, og tilsendes når produsentavtalen er signert. Avtaledokumentet finnes i denne manual samt også som egen link på hjemmesidens medlemsområde. I tillegg til Bransjeportalen inneholder BFSN sin IKT løsning Kundeportal og Serviceløsning. Manuler tilsendes når avtale er inngått mellom medlemsbedrift og Smart Tech AS. I denne manualen er det for oversiktens del gitt noen eksempler som krever Kundeportal/ Serviceløsning. Kontaktinformasjon Alle slags henvendelser: BFSN Postboks 60 2381 Brumunddal Tlf. 911 83 033 Arne.dalseng@bfsn.no Tilbud Brukerstøtte Feil: Smart Tech AS Tilbud etc: Support: Grev Wedels plass 6 Tore Foss, Tlf. 922 08 829 Tlf. 21 42 10 10 0151 Oslo tore@smarttech-software.no bfsn@smarttech-software.no
201205091 Martin Pettersson 6 / 30 Produsentavtale BFSN DATA BRANSJELØSNING Avtalen inngås mellom BFSN og BFSN medlem som er produsent eller som representerer produsenten. Når denne avtale er inngått så får BFSN medlem som er produsent eller representerer produsenten tilsendt nødvendige innloggingsdata og brukermanualen «Manual Manufacturer/ Supplier». Han kan deretter legge inn produktinformasjon for produsentens produkter. Det kan være brosjyremateriell, brukerveiledninger, koblingsskjemaer, delelister etc. (se informasjon i Bransjeportalens brukermanual). Videre gir han selv tilgang til denne informasjon til de BFSN medlemsbedrifter han selv velger. Når BFSN medlem representerer produsenten bekrefter han ved sin signatur at avtalen er bekreftet av produsent slik beskrevet i denne avtale. Produsentens navn og adresse: Produsent eller BFSN medlem som representerer produsenten: Dato: Navn: Signatur: BFSN Dato: Navn: Signatur:
201205091 Martin Pettersson 7 / 30 BFSN hjemmeside Pålogging BFSN hovedside www.bfsn.no er tilgjengelig for alle. Der er opplysninger om BFSN, om medlemsbedriftene og diverse øvrige nyttige informasjoner for BFSN medlemmer og deres kunder og øvrige forbindelser. Fra denne siden kan medlemsbedrifter gå videre til passordbeskyttet medlemsside.
201205091 Martin Pettersson 8 / 30 BFSN medlemssider Pålogging For å logge inn på BFSN bransjeportal så logg inn med ditt medlemsnummer som brukernavn og med ditt passord. Medlemsnummer og passord har du fått på e-post fra BFSN. Ditt medlemsnummer er også tilgjengelig under medlemsoversikten på hovedssiden. Endre passord Ved første pålogging er det viktig at du bytter passord. Klikk på ditt medlemsnavn som står med blå skrift ved siden av feltet Logg ut. Skriv inn nytt passord to ganger og klikk på Endre passord.
201205091 Martin Pettersson 9 / 30 Dine medlemsopplysninger Etter pålogging klikk på toppfanen Medlemsbedrift for å se instillinger for din bedrift. Her kan du endre informasjoner om bedriften, adresseinformasjoner samt kontaktinformasjoner. Du kan også beskrive områder for varer og tjenester som din bedrift tilbyr. Informasjonen som du skriver inn her vises i medlemsoversikten og ved scanning av QR kode med smartmobil. Se informasjon om QR kode senere i denne manualen. Her kan den som kun har Bransjeportal registrere inn utstyr og koble de til QR og produsent/ produkt og kund. Har din bedrift kundeportal/servise system så registrerer du inn utstyr og kobler de til QR og produsent/ produkt, kunde i de systemen e.
201205091 Martin Pettersson 10 / 30 Tekniker passord Din bedrift har kun Bransjeportal Felles tekniker passord brukes av tekniker vid scanning av QR kode. Bruk av denne kommer senere i denne manualen. Din bedrift har Bransjeportal + Kundeportal/Servicesystem Tekniker bruker kundeportal/servicesystemet.
201205091 Martin Pettersson 11 / 30 Virksomhetens tilbud Du kan angi hvilke varer og tjenester din bedrift tilbyr. Denne informasjonen vises i medlemsoversikten tilgjengelig for alle. Klikk på Endre for å endre.
201205091 Martin Pettersson 12 / 30 Her kan du krysse av på hva din bedrift tilbyr. Klikk på lagre når du er ferdig.
201205091 Martin Pettersson 13 / 30 Produkter Informasjon om QR kode og bruk av denne kommer senere i denne manualen. Din bedrift har kun Bransjeportal Da kan du registrere inn utstyr og koble det til QR og produsent/produkt som du eventuelt har tilgang till. Din bedrift har Bransjeportal + Kundeportal/Servicesystem Da registrerer du inn utstyr og kobler de til QR og produsent/ produkt i kundeportalen/servicesystemet. En lesekopi av utstyr synkroniseres opp til Bransjeportalen en gang per dag. Her kan du som kun har Bransjeportal registrere inn utstyr og koble de til QR og produsent/produkt. Har din bedrift kundeportal/service system registrerer du inn utstyr og kobler de til QR og produsent/ produkt i de systemene.
201205091 Martin Pettersson 14 / 30 Produktinformasjon Slik ser registrering av utstyr ut for de som kun har Bransjeportal.
201205091 Martin Pettersson 15 / 30 Registere utstyr/qr Klikk her for å registrere utstyr. Bildet nedenfor viser der du først skriver inn produsent. Du får da opp en liste med produsenter og produkter som du har fått tillgang til.
201205091 Martin Pettersson 16 / 30 Skriv deretter inn øvrig informasjon og trykk på Lagre. Her er kobling til produsent og produkt. Her skriver du inn QR koden Her kan du skrive in kundenavn.
201205091 Martin Pettersson 17 / 30 Spesifikasjoner/manualer Har din medlemsbedrift fått tilgang till produsentens produktinformasjon kan du se den under fanen spesifikasjoner/manualer:
201205091 Martin Pettersson 18 / 30 Skjemaer Har din medlemsbedrift fått tilgang til produsentens produktinformasjon kan du se den under fanen skjemaer:
201205091 Martin Pettersson 19 / 30 Deletegninger Har din medlemsbedrift fått tilgang til produsentens produktinformasjon kan du se den under fanen deletegninger
201205091 Martin Pettersson 20 / 30 Kunder Din bedrift har kun Bransjeportal Da kan du registrere inn kundeinformsjon og koble det til QR og produsent/produkt som du har tilgang till. Din bedrift har Bransjeportal + Kundeportal/Servicesystem Da registrerer du inn utstyr og kobler de til QR og produsent/ produkt i kundeportalen/servicesystemet. En lesekopi av utstyr synkroniseres opp til Bransjeportalen en gang per dag.
201205091 Martin Pettersson 21 / 30
201205091 Martin Pettersson 22 / 30 Koble till produkt/utstyr/qr:
201205091 Martin Pettersson 23 / 30 BFSN QR kode Enkel måte å merke og få kontroll over dine produkter Ved å merke dine produkter med en QR kode som er knyttet til ditt BFSN medlemsnummer får du og dine sluttbrukere full kontroll. I eksempelet under har en medlemsbedrift med medlemsnummer 9999 merket et produkt med nummer 1000:
201205091 Martin Pettersson 24 / 30 Hvordan? For å komme igang så bestill etiketter og begynn å lime disse på dine produkter. Intet datasystem trengs utover BFSN bransjeportal. Fordeler for hele bransjen leverandører, servicebedrifter, produsenter og sluttbrukere! 1. Enkelt komme i kontakt med din bedrift samt få informasjon om produktet 2. Enkelt bestille service, deler og vedlikeholdsarbeid 3. Se produktets brukermanual eller få support med hjelp av manualer, bilder og videoer 4. Medlemsbedriften har hele tiden kontroll på egne data og hvem som gis tilgang til disse Besparelser, effektivitet og full kontroll oppnås i alle ledd i medlemsbedrift med administrasjon, salg og service, produsent og kunder. For eksempel vil det være enkelt for sluttbrukeren å bestille de mest brukte reservedeler direkte fra mobilen. Hvordan skal QR kodens etikett se ut? Grafisk design og størrelse osv. på QR kodeetiketten bestemmer din bedrift selv. Det eneste kravet er at nummeret (9999-1000) er knyttet till ditt medlemsnummer, er unikt, at BFSN logo er med og at innholdet i koden ser ut som følgende (avhengig av nummer): https://api.bfsn.no/redirect/machine-qrcode/9999-1000 Bedriften som trykker QR koder har spesielle program for å generere den grafiske QR koden utifra informasjonen ovenfor. Oversikt over noen leverandører av etiketter og merkeutstyr med pristilbud finnes på hjemmesidens medlemsområde under QR kode og merkeetiketter.
201205091 Martin Pettersson 25 / 30 Enkel måte å hjelpe sluttbruker/mersalg Rask hjelp og identifisering av produktet Sluttbrukeren scannar QR kode med sin smart mobil:
201205091 Martin Pettersson 26 / 30 Produkt, leverandør, service, support, deler Når QR koden er scannet av smart mobil vises produktet og informasjon om din medlemsbedrift slik du selv kan administrere fra BFSN medlemssider: Etter pålogging gis sluttbrukeren tillgang till mer informasjon/ funktioner. Ikke pålogget sluttbruker får tilgang til produsenten, produktet samt leverandørens informasjoner. Om sluttbrukeren logger inn får han/hun tilgang til all informasjon om produktet samt mulighet til å se manualer og mest brukte deler Mulighet for å direkte bestille service eller få support gjenom å lese brukermanualen (dokument som ikke krever pålogging). Viss din bedrift har kun Bransjeportal kan tekniker passord brukes vid pålogging.
201205091 Martin Pettersson 27 / 30 Service/Support/Deler Service Sluttbrukeren kan enkelt bestille service. Bestillingen sendes som e-post til medlemsbedriften. Har medlemsbedriften kundeportal/service system sendes bestillingen direkte inn i bedriftens økonomisystem. Sende servicebestilling
201205091 Martin Pettersson 28 / 30 Service bestilling til din e-post. Husk å sende bekreftelse til sluttbruker.
201205091 Martin Pettersson 29 / 30 Support Under fanen support får sluttbrukeren tilgang til manualer, videoer og andre spesifikasjoner for produktet. Pålogget sluttbruker får tillgang til alle produsentens dokument/videos etc. Pålogget tekniker (tekniker passord) får i tillegg tillgang till tekniske dokumenter og deler. Oversikt over manualer, videoer og spesifikasjoner som er merket for at de skal vises for operatøren/sluttbrukeren. OBS! Kun ønsket viste dokumenter (for ekempel brukermanual) vises om sluttbruker ikke er pålogget. PDF manual.
201205091 Martin Pettersson 30 / 30 Deler Sluttbrukeren kan enkelt bestille deler. Bestillingen sendes som e-post til medlemsbedriften. Har medlemsbedriften kundeportal/service system sendes bestillingen direkte inn i bedriftens økonomisystem. Sende delebestillining.