Til seksjonseierne i Risenga Terrasse og Tunet SE

1 Risenga Terrasse og Tunet SE Til seksjonseierne i Risenga Terrasse og Tunet SE Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Risenga Terrasse og Tunet SE det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Risenga Terrasse og Tunet SE Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Risenga Terrasse og Tunet SE avholdes tirsdag 14. april 2015 kl 17.00 på Risenga ungdomsskole, Leikvollhallen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Vedtektsendringer Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder B) Valg av 2 styremedlemmer C) Valg av 3 varamedlemmer D) Valg av valgkomité Oslo 10.03.2015 Styret i Risenga Terrasse og Tunet SE Kim Pilgaard /s/ Erik Bastøe /s/ Kristian Mathismoen /s/ Etter sameiermøtets avslutning vil det avholdes et beboermøte.

3 Risenga Terrasse og Tunet SE ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Kim Pilgaard Eddas Vei 18 Styremedlem Erik Bastøe Eddas Vei 36 Styremedlem Kristian Mathismoen Eddas Vei 36 Varamedlem Karin Hvistendahl Eddas Vei 34 Varamedlem Mette Heidi Kirksæther Eddas Vei 22 Varamedlem Per Otto Thorkildsen Eddas Vei 40 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Risenga Terrasse og Tunet SE Sameiet består av 99 seksjoner. Risenga Terrasse og Tunet SE er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 912531139, og ligger i Asker kommune med følgende adresse: Eddas Vei 10 Eddas Vei 12 Eddas Vei 16 Eddas Vei 18 Eddas Vei 20 Eddas Vei 22 Eddas Vei 24 Eddas Vei 26 Eddas Vei 28 Eddas Vei 30 Eddas Vei 32 Eddas Vei 34 Eddas Vei 36 Eddas Vei 38 Eddas Vei 40 Eddas Vei 42 Eddas Vei 44 Eddas Vei 46 Eddas Vei 48 Eddas Vei 50 Gårds- og bruksnummer : 51 177

4 Risenga Terrasse og Tunet SE Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Risenga Terrasse og Tunet SE har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY. Styrets arbeid Etter innflyttingen på Tunet i første kvartal 2014 har Risenga Terrasse og Tunet sameie vært i full drift. Det har imidlertid også i 2014 pågått innkjøringsaktiviteter. Styret har i store deler av året fortsatt arbeidet som ble påbegynt i 2013 med å få alle avtalene med service- og tjenesteleverandører på plass. Alle faste avtaler er nå etablert og de løpende leveransene skjer i henhold til det som er avtalt. I 2014 ble det avholdt 12 styremøter. Det er pågår fremdeles en del reklamasjonssaker med Veidekke, hvorav den viktigste er reklamasjonen på gartnerarbeidet på utomhus området. I denne sammenheng har styret engasjert uavhengig ekspertise til å bistå i dialogen med Veidekke. Styret får stadig henvendelser fra seksjonseiere enten om mangler de ønsker utbedret eller med forespørsler av ulik art. Slike saker drøftes i styret før tilbakemelding gis til seksjonseier. I 2014 har styret arbeidet med å få alle nødvendige retningslinjer og rutiner for sameiets "indre liv" på plass. Disse skal blant annet sikre klarhet om hvilke frihetsgrader og forpliktelser den enkelte seksjonseier har, og skal bidra til at vi alle kan trives i vårt bofellesskap. Første versjon av rutinene ble distribuert til alle seksjonseiere sommeren 2014. I 2014 har styret også arbeidet med å få på plass en egen webside for sameiet. Denne er nå satt i drift i første versjon, med webadresse www.risenga-terrasse-ogtunet.no. Her vil all viktig informasjon om sameiet samt fra styret til beboerne bli lagt ut. Websiden vil også inneholde oppdatert versjon av rutiner og retningslinjer. Informasjon vil fortsatt bli distribuert på papir, for å sikre at alle seksjonseiere mottar informasjonen. Styret arbeider med å få etablert HMS-rutiner som vil bli lagt ut på websiden. I tillegg til websiden er sameiet også representert på Facebook med en egen side, Risenga Terrasse og Tunet. Dette er ment å være et møtepunkt for beboerne, hvor alle kan legge inn meningsytringer, bilder, ros og ris og lignende. I 2014 er sameiets gjesteleilighet og felleslokale innredet og tatt i bruk. Gjesteleiligheten har hatt mange gjestedøgn, og det er etablert en egen driftskomité for felleslokalet som har til oppgave å ta initiativ til og koordinere bruken av lokalet til aktiviteter for alle sameiets beboere. I felleslokalet er det gjennomført flere "kaffe og vafler"-samlinger med stor oppslutning blant beboerne.

5 Risenga Terrasse og Tunet SE Fordi Tunet ikke hadde innflytting før første kvartal 2014, er det først i 2015 vi vil ha full års effekt av alle inntekter og kostnader. Det var dessuten en rekke forhold knyttet til overgangen fra anleggs-periode til ordinær drift som gjorde det utfordrende å etablere et realistisk budsjett for 2014. Budsjett modellen som ble etablert, basert på planlagte og inngåtte avtaler med service- og tjenesteleverandører, har imidlertid vist seg å være rimelig dekkende. Den er derfor også lagt til grunn for 2015-budsjettet. Mot slutten av 2015, som vil være første hele regnskapsår med full drift, når budsjett for 2016 skal fastsettes, tar styret sikte på å gjennomgå og eventuelt revidere budsjettmodellen basert på erfaringene fra 2015. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 4 373 799,-. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 2 892 784,-. Resultat Årets resultat på kr 1 484 134,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 1 647 345,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 Risenga Terrasse og Tunet SE KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. Dette ligger også til grunn for budsjett for 2015. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på en reduksjon av felleskostnadene med kr 5,- pr. kvm fra 01.01.2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo 10.03.2015 Styret i Risenga Terrasse og Tunet SE Kim Pilgaard /s/ Erik Bastøe /s/ Kristian Mathismoen /s/

9 Risenga Terrasse og Tunet SE RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 Innkrevde felleskostnader 2 4 330 599 539 128 3 976 000 4 383 000 Andre inntekter 3 43 200 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 4 373 799 539 128 3 976 000 4 383 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-25 380 0-25 380-29 100 Styrehonorar 5-180 000 0-180 000-210 000 Revisjonshonorar 6-4 875 0-10 000-5 000 Forretningsførerhonorar -121 146-21 590-129 545-125 000 Konsulenthonorar 7-1 075-2 813 0 0 Drift og vedlikehold 8-522 311-56 980-722 325-972 250 Forsikringer -273 103-31 621-273 000-292 000 Kommunale avgifter 9-182 586-66 000-503 559-530 000 Energi/fyring 10-845 139-149 435-1 274 704-1 121 000 Kabel-/TV-anlegg -281 684 0-309 000-310 000 Andre driftskostnader 11-455 485-47 722-601 795-530 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -2 892 784-376 160-4 029 308-4 124 350 DRIFTSRESULTAT 1 481 015 162 968-53 308 258 650 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 4 652 243 0 0 Finanskostnader 13-1 533 0 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 3 119 243 0 0 ÅRSRESULTAT 1 484 134 163 211-53 308 258 650 Overføringer: Til opptjent egenkapital 1 484 134 163 211

10 Risenga Terrasse og Tunet SE BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 20 480 11 774 Kortsiktige fordringer 14 84 770 0 Driftskonto i OBOS-banken 1 969 888 437 729 SUM OMLØPSMIDLER 2 075 137 449 503 SUM EIENDELER 2 075 137 449 503 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 1 647 345 163 211 SUM EGENKAPITAL 1 647 345 163 211 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 80 654 37 250 Leverandørgjeld 272 197 71 042 Annen kortsiktig gjeld 15 74 942 178 000 SUM KORTSIKTIG GJELD 427 792 286 292 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 075 137 449 503 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 10.03.2015, STYRET FOR RISENGA TERRASSE OG TUNET SE Kim Pilgaard /s/ Erik Bastøe /s/ Kristian Mathismoen /s/

... 11 Risenga Terrasse og Tunet SE NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 113 643 Brensel 35 850 Diverse 178 110 Ekstra kjellerbod 2 700 Felleskostnader 3 709 857 Kabel-TV 290 439 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 4 330 599 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie felleslokale 13 200 Gave 30 000 SUM ANDRE INNTEKTER 43 200

12 Risenga Terrasse og Tunet SE NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -25 380 SUM PERSONALKOSTNADER -25 380 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr 180 000. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 875. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -1 075 SUM KONSULENTHONORAR -1 075 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -60 964 Drift/vedlikehold VVS -1 750 Drift/vedlikehold elektro -1 628 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -185 743 Drift/vedlikehold heisanlegg -118 686 Drift/vedlikehold brannsikring -85 690 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -54 180 Kostnader leiligheter, lokaler -13 671 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -522 311 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -41 843 Renovasjonsavgift -189 826 Kommunale avgifter 2013-14 917 Kompensasjon Veidekke 4 000 Tilbakført for mye avsatt kostnader 2013 60 000 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -182 586

13 Risenga Terrasse og Tunet SE NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi -241 868 Fjernvarme -567 945 Andre fyringskostnader -35 326 SUM ENERGI / FYRING -845 139 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -1 200 Driftsmateriell -14 749 Vaktmestertjenester -103 905 Renhold ved firmaer -181 179 Snørydding/gressklipping -52 463 Andre fremmede tjenester -18 197 Trykksaker -1 362 Andre kontorkostnader -76 441 Porto -3 930 Bankgebyr -2 059 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -455 485 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 4 253 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 399 SUM FINANSINNTEKTER 4 652 NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -1 533 SUM FINANSKOSTNADER -1 533 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) 84 770 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 84 770 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015.

14 Risenga Terrasse og Tunet SE NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Asker kommune - Påløpte kostnader -41 843 Hafslund - Påløpte kostnader -28 621 Kone AS - Påløpte kostnader -4 478 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -74 942

15 Risenga Terrasse og Tunet SE REVISJON AV SAMEIETS VEDTEKTER Gjeldende vedtekter ble utarbeidet av Veidekke før innflytting fant sted og organiseringen av sameiet var endelig bestemt, basert på standard vedtekter for boligsameier. Alle seksjonseier har fått overlevert vedtektene som del av kjøpekontrakten. Styret foreslår å endre enkelte paragrafer for at vedtektene skal være bedre tilpasset vårt sameie. Endringene fremgår i det følgende. Kun paragrafer hvor det foreslås endringer er inkludert. Alle endringer er merket med understreking. 1 Navn, forretningskontor og formål Ny/endret tekst: Eierseksjonssameiet (heretter sameiet) har forretningskontor i Asker. Sameiet består av 99 boligseksjoner med tilhørende parkeringsplasser, boder og fellesarealer som inneholder et felles forsamlingslokale og en gjesteleilighet. Utomhusarealene som inngår i prosjektet, eies og disponeres i fellesskap av sameierne. Sameiets garasjeanlegg utgjør tilleggsareal til seksjonene. Hver sameiers p-plass(er) utgjør et tilleggsareal til egen seksjon. Sameiets kostnader til drift og vedlikehold av garasjeanlegget inngår i Sameiets felleskostnader, jf 3. Sameiets kostnader til drift og vedlikehold av opparbeidede felles utomhusarealer inngår i Sameiets felleskostnader, jf 3. Sameiet har til formål å ivareta sameiernes fellesinteresser og administrasjon av eiendommen gnr. 51 bnr. 177 i Asker kommune, med fellesanlegg av enhver art. 2 Organisering av sameiet og råderett Fjerde avsnitt: Både utvendige og innvendige bygningsmessige forandringer eller installasjoner samt utvendige terrengmessige endringer skal godkjennes av styret. Nytt avsnitt til slutt: Definisjon av sameierbrøk: den enkelte leilighets areal dividert med totalt areal. 6 Registrering av sameiere Første avsnitt: Eier og leier av seksjon må meldes til styret for registrering. Ved endring i disse forhold skal eier informere styret omgående og senest innen 14 dager. 7 Styret Ny/endret tekst: Sameiet skal ha et styre som skal bestå av en leder og to andre medlemmer med varamedlemmer. Varamedlemmene har møteplikt i styremøtene. Det kan vedtektsfestes at styret skal ha flere medlemmer. Styret velges av sameiermøtet med alminnelig flertall og for to år. Styrets leder velges særskilt. Kun fysiske personer kan være styremedlemmer.

16 Risenga Terrasse og Tunet SE For å sikre kontinuitet i styret skal man på første sameiermøte med valg gjennomføre valget påfølgende måte: To styremedlemmer og ett varamedlem velges for to år, mens ett styremedlem og to varamedlemmer velges for ett år. Sameiermøtet velger en valgkomité bestående av tre representanter. Valgkomiteen skal ha medlemmer fra både Terrassen og Tunet og minst ett medlem av hvert kjønn. Valgkomiteen velger selv sin leder. Valgkomiteen skal legge til grunn følgende kriterier for valg av kandidater til sameiets styre: Det skal sikres at styret samlet har den kompetanse og erfaring som kreves for å utøve en forsvarlig og hensiktsmessig forvaltning og drift av sameiet (økonomi, ledelse, teknikk, juss), Det skal søkes oppnådd at styret har en sammensetning med kjønnsmessig balanse og balanse mellom Terrassen og Tunet. 9 Om styremøtet Andre avsnitt: Styret kan treffe vedtak når mer enn halvparten av medlemmene er tilstede. Vedtak treffes med alminnelig flertall. De som stemmer for et vedtak må likevel utgjøre mer enn en tredjedel av styremedlemmene. Ved stemmelikhet gjør lederens stemme utslaget. Dog skal vedtak primært søkes oppnådd ved konsensus. 11 Saker som skal behandles på ordinært sameiermøte Tillegg i fjerde kulepunkt: På det ordinære sameiermøtet skal disse saker behandles: Konstituering Styrets årsberetning Styrets regnskapsoversikt for foregående kalenderår til eventuell godkjenning Valg av styremedlemmer og valgkomité Andre saker som er nevnt i innkallingen. 12 Møteledelse og innkalling Første avsnitt: Sameiermøtet skal ledes av styrelederen med mindre sameiermøtet velger en annen møteleder som ikke behøver være sameier. Med de unntak som følger av lov eller vedtektene avgjøres alle saker med alminnelig (simpelt) flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Sameiermøtet kan alternativt vedta at saken tas opp til ny behandling på et ekstraordinært sameiermøte. Tidspunkt for dette fastsettes i sameiermøtet. 13 Om sameiermøtet Første avsnitt: Hver seksjon har en stemme hver på sameiermøtet. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Fullmektigen skal legge frem skriftlig og datert fullmakt. Fullmakten ansees å gjelde førstkommende sameiermøte, med mindre annet fremgår. Fullmakten kan når som helst kalles tilbake. Det er kun anledning til én ekstra fullmakt pr seksjon. 16 Mislighold Andre avsnitt: Advarsel skal gis skriftlig og opplyse om at vesentlig mislighold gir styret rett til å kreve seksjonen solgt. Pålegget om salg skal gis skriftlig og opplyse om at seksjonen kan kreves

17 Risenga Terrasse og Tunet SE solgt ved tvangssalg hvis pålegget ikke er etterkommet innen en frist som ikke skal settes kortere enn seks måneder fra pålegget er mottatt. 21 Forsamlingslokale og gjesteleilighet Første avsnitt: Sameiet disponerer et forsamlingslokale/felleslokale og en gjesteleilighet. 22 Prosjektet Risenga 22.1 Om prosjektet og 22.2 Felles utomhusareal slettes. Første og andre avsnitt i 22.3 Garasjeanlegg slettes, tredje og fjerde avsnitt beholdes uforandret. Hele 22 utgår når utomhusarealet er overtatt.