Sticos Magasinet Nr. 2-2013 Et fagblad for regnskap, lønn og personal Hovedtema: Arbeidsreise eller yrkesreise? ENDRINGER I AKSJELOVEN - PRAKTISKE VEIVISERE - DOKUMENTASJON AV MVA. I REGNSKAPET
2 LEDER Den viktige lederen Leif Arild Grytbak Adm. direktør i Sticos Sticos har nylig i samarbeid med Norfakta gjennomført en omfattende undersøkelse blant norske arbeidstakere, der noen av spørsmålene dreier seg om forholdet til nærmeste leder. Svarene viser at flertallet er fornøyd med sin leder, men det er store variasjoner og også en betydelig andel som er direkte misfornøyd med nærmeste leder. Mest oppsiktsvekkende er kanskje at mer enn hver femte arbeidstaker (22 %) sier rett ut at de ikke har tillit til lederen sin. Tre av ti savner informasjon fra lederen og mener lederen ikke kan nok om HMS. Nesten hver fjerde leder får stryk-karakter når det gjelder hans eller hennes oversikt over regler som gjelder for arbeidsforholdet. Mange mellomledere har en krevende hverdag med ansvar for operative gjøremål i tillegg til personalansvar for en større eller mindre gruppe ansatte. Ofte er disse lederne dyktige fagfolk på sitt område, som gjennom forfremmelse også har fått personalansvar uten nødvendig opplæring eller kunnskap om ledelse. Som leder er det mange krav og forventninger som skal oppfylles, og ofte vil det være behov for støtte, kursing og praktiske hjelpemidler for å kunne fylle alle sider ved lederrollen på en bra måte. Konsekvensene av at lederen ikke fyller rollen godt nok er i mange tilfeller alvorlige. Dårligere motivasjon og effektivitet blant de ansatte, problemer med å beholde og rekruttere dyktige medarbeidere og et svekket arbeidsmiljø kan være blant virkningene. I tillegg vil ofte lederen selv få en slitsom hverdag. Hvordan kan man som leder legge til rette for motiverte og effektive medarbeidere? Første skritt er å skaffe seg nødvendig kunnskap og tilgang til oppdatert informasjon om hvilke krav som stilles. Moderne hjelpemidler som oppslagsverk, personalhåndbok og HMS-system som er enkelt tilgjengelig for alle ansatte vil ofte være en god begynnelse. I Sticos Oppslag lanserer vi nå en rekke praktiske veivisere som skal gjøre blant annet ledelsesoppgaver enklere. Mange flere veivisere er under utvikling. Vi gleder oss til du logger på, prøver tjenesten og gir oss din tilbakemelding på hvordan vi kan gjøre jobben enda lettere for deg. Ha en riktig god sommer! Utgitt av: Sticos AS Postboks 2934 Sluppen, 7438 TRONDHEIM Telefon: 07356 www.sticos.no Idé og utforming: Sticos AS Opplag: 17 500 Redaksjon og design: Sticos AS Foto: Scanstockphoto, Scanpix, Ronny Danielsen, Rasmus Kongsøre, og Sticos AS Copyright Sticos AS. Eventuell videreformidling og annen bruk må avtales med Sticos AS.
Innhold 3 Innhold Aktuelt 4 5 Endringer i aksjeloven gjør det lettere å ta ut utbytte Arbeidsreise eller yrkesreise? 5 Skattemessige konsekvenser ved arbeids- eller yrkesreise 9 Fradragsrett for mva. på reisekostnader 12 Dokumentasjon av merverdiavgift i regnskapet 14 Arbeidsreise eller yrkesreise? 36 Revidert nasjonalbudsjett 24 Forskjellen på konkurs og overlevelse 26 Fokus på lønnsomhet 28 Nye regler for momsrepresentanter 30 Utvidet fedrekvote og tredeling av foreldrepermisjonen 31 Foreldre vil velge selv 32 Utvidet fedrekvote og tredeling av foreldrepermisjon - Foreldre vil velge selv Forholdsmessig kompensasjon for mva. 34 Halvparten mangler oversikt over farer på arbeidsplassen 35 Praktiske veivisere 40 Kommuneregnskapet - en lykkelig reise 42 Statens lønnstrinn 44 31-33 Sticos svarer om ferie 45 Sticos produkter 46
4 aktuelt Aktuelt: 657 000 tapte årsverk i 2012 I følge tall fra NAV gikk 657 000 årsverk tapt forrige år som følge av dårlig helse eller mangel på ordinært arbeid. Dette er faktisk en reduksjon fra tidligere år. Årsakene til tapte årsverk er blant annet sykefravær, nedsatt arbeidsevne, uførepensjonering og arbeidsledighet. Det positive er at mange er borte i kort tid og at flere har graderte ytelser. Nedgangen i tapte årsverk er størst blant de eldre arbeidstakerne over 55 år. Noe av årsaken kan forklares med at det er innført alderspensjon fra fylte 62 år, men også bedre utdanning og bedre helse angis som årsak. Tallene viser at det fortsatt er forskjeller mellom menn og kvinner. Kvinner har flere tapte årsverk enn menn, noe som i hovedsak skyldes helserelaterte problemer. og pensjonene fra 1. mai 2013. Folketrygdens grunnbeløp øker fra kr 82 122 til kr 85 245. Dette er en økning på kr 3 123, tilsvarende 3,80 prosent. Alderspensjonister får en økning i pensjonen på 3,02 prosent. Alderspensjon under opptjening oppreguleres med 3,80 prosent. For alderspensjonister øker satsene for minste pensjonsnivå med 3,29 prosent. Årsaken kan ligge i at legene er mer forsiktige og presise i forhold til å sette klare medisinske diagnoser, men det kan også være at terskelen for å bli sykmeldt grunnet subjektive plager er blitt lavere. Arbeidsgiver har ansvar for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere. Det kan være vanskelig for arbeidsgiver å finne de riktige tiltakene i oppfølgingsarbeidet for sykmeldte med subjektive plager. Sykmelding ved symptomdiagnoser øker både for menn og kvinner, men økningen er størst for kvinner i aldersgruppen 30-49 år. NAV har fokus på at flest mulig skal utnytte sin arbeidsevne til tross for sine plager og sykdommer. Veien tilbake i arbeid blir lengre når arbeidstaker i lange perioder er helt utenfor arbeid. Her kan gradert sykmelding være et godt alternativ til full sykmelding. NAV ønsker en tett dialog med legene som har en viktig rolle som sykmelder. Nytt grunnbeløp fra 1. mai 2013 Regjeringen og organisasjonene er enige om tallgrunnlaget for reguleringen av grunnbeløpet Flere sykmeldt for tretthet og slapphet Tall fra NAV viser at stadig flere sykemeldes for diffuse plager. Det blir mer og mer vanlig med symptomer og plager som ikke kan forklares medisinsk som sykmeldingsårsak. Dette er nå årsaken til 4 av 10 sykmeldinger. NAV opplyser om en økning av sykemelding i gruppen allment og uspesifisert, særlig for diagnosen tretthet og slapphet, på hele 69 % på 12 år. Det kan være flere årsaker til økningen.
TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE 5 Arbeidsreise eller yrkesreise? viktig med korrekt vurdering av hver enkelt reise Bestemmelsene om en reise skal klassifiseres som arbeidsreise eller yrkesreise er detaljerte og omfattende, og det er lett å trå feil. En feilvurdering kan få store konsekvenser for både arbeidstaker, næringsdrivende og arbeidsgiver. I denne artikkelen får du tips til hvordan dette skal gjøres riktig. TEKST: Jan Ove Gisvoldløkk Rådgiver Sticos fagavdeling Bestemmelsene om en reise skal klassifiseres som arbeidsreise eller yrkesreise er regulert i 6-44-10 til og med 6-44-15 i Finansdepartementets skatteforskrift. Hvorfor er det viktig å skille mellom arbeidsreise og yrkesreise? Som arbeidsreise regnes normalt den daglige kjøringen mellom hjem og arbeidssted. Kostnader til slik kjøring regnes i utgangspunktet som privatkostnader og ikke som kostnader i yrket. Fradrag for kostnader til arbeidsreise er dermed ikke hjemlet etter hovedregelen om fradrag i skatteloven. Dette i motsetning til kostnader ved ordinære yrkesreiser. Om en reise er en arbeidsreise eller yrkesreise har altså først og fremst betydning for beregningen av fradrag for reiseutgifter. Hvordan arbeidsgivers godtgjørelse til dekning av reiseutgifter skal behandles skattemessig vil også være avhengig av denne klassifiseringen. Hvis arbeidsgiveren betaler en godtgjørelse for arbeidsreise, skal godtgjørelsen i sin helhet behandles som lønn. Dekker arbeidsgiveren kostnader til yrkesreiser, anses i utgangspunktet ikke dekningen som skattepliktig inntekt for skattyteren. I tillegg kan skillet mellom arbeidsreise og yrkesreise ha betydning ved fastsettelse av fordel ved bruk av arbeidsgiver sin bil (firmabil), samt ved vurdering om det skal foretas tilbakeføring av bilutgifter i enkeltpersonforetak og deltakerlignet selskap. Det er først og fremst ved reiser uten overnatting at skillet arbeidsreiser/yrkesreiser er aktuelt. En reise der skattyteren av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet, vil som hovedregel være yrkesreise. Dette gjelder likevel ikke for pendlers besøksreise til hjemmet. Fradrag for besøksreiser kreves i selvangivelsen. Dette gjelder både lønnstakere og næringsdrivende. Konsekvenser ved feil vurdering mellom arbeidsreise og yrkesreise Dersom en skattyter har klassifisert en reise feil, kan det ved en eventuell kontroll fra skattemyndighetene medføre både økning av skattepliktig inntekt og tilleggsskatt. En arbeidsgiver kan risikere få økt arbeidsgiveravgift og tilleggsavgift. I slutten av denne artikkelen forklarer vi nærmere hvilken betydning det får for beskatningen ved utbetaling av bilgodtgjørelse og ved firmabilordning både for arbeidstaker og arbeidsgiver, ut fra om reisen er en arbeidsreise eller yrkesreise. Vi ser også på behandlingen av næringsbil, samt den forskjellige behandlingen av fradrag for en reise ut fra om den anses som en arbeidsreise eller yrkesreise. Først skal vi se på skillet mellom arbeidsreise og yrkesreise.
6 TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE Skille mellom arbeidsreise og yrkesreise Hovedregel: Som arbeidsreise (privatreise) regnes: reise mellom bolig og fast arbeidssted reise mellom faste arbeidssteder Som yrkesreise regnes: reise mellom bolig og ikkefast arbeidssted reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted reise mellom ikke-faste arbeidssteder Unntak: Selv om reisen etter hovedregelen er en arbeidsreise, skal følgende reiser likevel regnes som yrkesreise: reise der du av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet (gjelder ikke besøksreiser til hjemmet) reise til arbeidssted hvor du arbeider inntil 10 dager i inntektsåret reise mellom bolig og fast arbeidssted i forbindelse med viderereise som er yrkesreise (gjelder bare dersom du oppholder deg på arbeidsstedet i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid under oppholdet tilsvarende gjelder returreise) reise hvor arbeidet regelmessig gjør det påkrevet å ta med arbeidsutstyr i bil reise fra det stedet du oppholder deg til fast arbeidssted, når årsaken til reisen er nødvendig tilkalling utenom vanlig arbeidstid reise mellom fast arbeidssted og et oppmøtested hvor arbeidsgiver f.eks. besørger videre transport til sokkelinnretning, fartøy eller utlandet reise utover avstanden mellom hjem og fast arbeidssted (merreise) ved reise til fast arbeidssted via ikke-fast arbeidssted Med bolig menes hjem, pendlerbolig eller annet overnattingssted ved arbeidsopphold utenfor hjemmet. Hva regnes som fast og ikke-fast arbeidssted Vurderingen av om det foreligger et fast arbeidssted foretas for hvert enkelt arbeidsforhold (ansettelsesforhold, næringsvirksomhet, inntektsgivende aktivitet). Som hovedregel kan man si at fast arbeidssted er et sted hvor man normalt utfører sitt arbeid. Flere arbeidssteder i samme arbeidsforhold (to-månedersregelen) Hvis du i ett arbeidsforhold bare utfører arbeid ett sted, er dette ditt faste arbeidssted. Har du derimot flere arbeidssteder hvor du normalt utfører ditt arbeid i samme arbeidsforhold, har du ditt faste arbeidssted der du utfører den overveiende delen av ditt arbeid i løpet av følgende tomånedersperioder: januarfebruar, mars-april osv. Du kan etter denne regelen derfor bare ha ett fast arbeidssted i samme to-månedersperiode i samme arbeidsforhold.
TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE 7 To-månedersregelen får ikke anvendelse hvis arbeidsstedene er i forskjellige arbeidsforhold. Eksempel 1: Peder Ås har to arbeidssteder hvor han normalt utfører sitt arbeid i samme arbeidsforhold, Oslo og Drammen. Bortsett fra perioden mai-juni har Peder arbeidet flest timer/dager i Oslo. Drammen blir fast arbeidssted i mai-juni, og Oslo de øvrige månedene. Sted hvor du normalt ikke utfører ditt arbeid, men som likevel er det samme i en periode på mer enn to uker Arbeider du på et sted hvor du normalt ikke utfører ditt arbeid sammenhengende i en periode på mer enn to uker, blir dette et fast arbeidssted i tillegg til eventuelt andre faste arbeidssteder. Dette kan være tilfelle selv om du har et annet fast arbeidssted i samme arbeidsforhold etter tomånedersregelen, jf. ovenfor. Perioden kan regnes fra hvilken som helst ukedag. Er to-ukerskravet oppfylt vil arbeidsstedet være fast fra første dag, og ikke fra den dag toukers-kravet oppfylles. Fravær en dag for å utføre arbeid et annet sted i samme arbeidsforhold, vil avbryte toukersfristen umiddelbart. Fravær fra arbeidet på inntil tre sammenhengende dager, pga. sykdom, ferie, individuell avspasering mv., påvirker imidlertid ikke anvendelsen av to-ukersgrensen. Hvis du har flere arbeidssteder per dag, må mer enn halvparten Eksempel 2: I ett og samme arbeidsforhold har Lars Holm to arbeidssteder hvor han normalt utfører sitt arbeid (A og B). I perioden januar-februar arbeidet han 3 uker på arbeidssted A og 2 ½ uker på arbeidssted B. I denne perioden har han i tillegg vært sammenhengende 2 uker og 1 dag på arbeidssted C, hvor han normalt ikke utfører sitt arbeid. A blir fast arbeidssted etter tomåneders-regelen og C etter toukers-regelen. B blir ikke-fast arbeidssted. C ville blitt fast arbeidssted selv om Lars Holm hadde arbeidet 1 ½ uke i februar og 1 uke i mars, hvis arbeidet ble utført i en sammenhengende periode. av arbeidstiden den aktuelle dagen brukes på samme sted, for at det skal kunne regnes som fast arbeidssted etter toukersregelen. Sted for tildeling av arbeidsoppgaver Oppmøtested for tildeling av eller forberedelse til arbeidsoppdrag regnes som fast arbeidssted hvis det er det samme i en sammenhengende periode på mer enn to uker. Oppmøtested er et sted der du ikke utfører selve arbeidet, men der du møter f.eks. for å få tildelt arbeidsoppdrag, forbereder deg til arbeidsoppdrag, henter verktøy eller påbegynner arbeidet på mobilt arbeidssted. Oppmøtested for videretransport Oppmøtested for transport til eller fra arbeidssted på sokkelinnretning, fartøy eller i utlandet, regnes som hovedregel som et fast arbeidssted. Ikke-fast arbeidssted Arbeidssted eller oppmøtested som ikke er nevnt under punktene ovenfor, er ikke-fast arbeidssted. I tillegg vil følgende steder også være ikke-fast arbeidssted. Særskilt sted for møte, kurs og lignede der du er deltaker Særskilt sted for møte, kurs og lignede der du er deltaker, anses ikke som fast arbeidssted. Dette gjelder selv om kursstedet ellers ville blitt ansett som fast arbeidssted etter andre regler, for eksempel fordi kurset varer lengre enn to uker. Utfører du normalt ditt arbeid på kursstedet, møtestedet mv., vil dette bli ansett som fast arbeidssted. Arbeidssted under 10 dager Et sted hvor du ikke arbeider mer enn 10 dager i inntektsåret er et ikke-fast arbeidssted. Det foretas en vurdering for hvert arbeidsforhold. Ingen faste arbeidssteder Har du ikke et sted som du normalt utfører ditt arbeid og heller ikke tilfredsstiller kravene til fast arbeidssted etter de øvrige reglene, anses du ikke å ha noe fast arbeidssted. Da vil alle dine reiser være yrkesreiser. Spesielt om reiser med overnatting Reiser hvor du av hensyn til arbeidet må overnatte utenfor ditt hjem, anses som yrkesreise eller besøksreise. Reisen til overnat-
8 TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE tingsstedet når arbeidsoppholdet starter, og returreisen når arbeidsoppholdet er ferdig er uansett yrkesreiser. Dette gjelder uavhengig av både lengden på arbeidsoppholdet og hvordan overnattingen skjer (for eksempel på et hotell eller på et rutegående kommunikasjonsmiddel). Hele reisen mellom boligen og overnattingsstedet kan anses som en yrkesreise selv om du først er innom din faste arbeidsplass og jobber der før du drar videre. Daglige reiser mellom overnattingsstedet og arbeidsstedet anses som en isolert reise. Denne reisen vurderes forskjellig avhengig av om arbeidsstedet er fast eller ikke-fast. Er arbeidsstedet fast skal reises anses som arbeidsreise. Er arbeidsstedet ikke-fast, jf. det som er omtalt tidligere, anses denne reisen som en yrkesreise. Grensen mellom yrkesreise og besøksreise Yrkesreise er en reise som inngår i utøvelsen av selve yrket, herunder reise i virksomhet. Besøksreise er en reise (tur/ retur) mellom stedet for pendleropphold og hjemmet, og der reisen hovedsakelig har et privat formål. I forbindelse med arbeidsforhold utenfor hjemmet (med overnatting) vil eventuelle reiser ved besøk i hjemmet, f.eks. i helgene, kunne anses både som yrkesreise og besøksreise. Det som avgjør dette er om fraværet fra hjemmet regnes som et yrkesopphold eller pendleropphold. I en rekke tilfeller vil denne grensedragningen være vanskelig. Ved slike vurderinger må man blant annet legge vekt på oppholdets varighet det enkelte sted. Dersom oppholdet blir betraktet som pendleropphold, vil slike reiser måtte regnes som besøksreiser. Om den skattemessige behandlingen av besøksreiser, se neste sider.
TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE 9 Skattemessige konsekvenser For både arbeidstaker og næringsdrivende vil det få ulike skattemessige konsekvenser om man anser reisen som en arbeidsreise kontra en yrkesreise. Dekning av reisekostnader Lønnstaker Dekning av reisekostnader ved yrkesreise Dekker arbeidsgiveren kostnader til yrkesreiser, anses i utgangspunktet ikke dekningen som skattepliktig inntekt for skattyteren. Bilgodtgjørelse ved bruk av egen bil i yrket er ikke skattepliktig for mottakeren dersom godtgjørelsen ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssatser. Videre må legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften følges, det vil si at det må utarbeides en reiseregning. Det skal da heller ikke trekkes skatt i utbetalingen, og det skal ikke betales arbeidsgiveravgift. Dekning av ansattes reiseutgifter ved arbeidsreise Dersom arbeidsgiver dekker arbeidstakerens reiseutgifter mellom hjem og arbeidssted, vil dette anses som dekning av privatutgifter. Dekningen vil som hovedregel bli skattepliktig som lønnsinntekt hos arbeidstakeren. Arbeidsgiveren skal trekke skatt i utbetalingen og beregne arbeidsgiveravgift. Dette gjelder alle typer kontantgodt-gjørelse på slike reiser - herunder bilgodtgjørelse og refusjon av billettutgifter så som drosjeregninger, bompengeutgifter, fergeutgifter, mm. I visse tilfeller, og på visse vilkår, beskattes imidlertid ikke fordelen når arbeidsgiver dekker arbeidstakerens reiseutgifter ved arbeidsreise. Det gjelder i følgende tilfeller: Når arbeidsgiver er en veldedig eller allmennyttig institusjon. Når arbeidsgiveren besørger transport mellom hjem og arbeidsstedet med transportmiddel som eies eller leies av arbeidsgiveren. Når utgiftene skyldes ekstraordinære forhold i arbeidet. Les mer om dette i emnene «Dekning av ansattes reiseutgifter mellom hjem og arbeidssted» og «Fri reise mellom hjem og arbeidssted» i Sticos Oppslag. Dekning av ansattes reiseutgifter ved besøksreise Dekning av ansattes reiseutgifter ved besøksreiser er i utgangspunktet trekkpliktig, og skal være med i grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Arbeidsgivers utbetalinger til hjemreiser for pendlere er imidlertid trekkfri såfremt godtgjørelsen utbetales som kilometergodtgjørelse som ikke overstiger den sats Skattedirektoratet har fastsatt for fradrag for slike reiser. I tilfelle skal det heller ikke beregnes arbeidsgiveravgift. For 2013 er satsen kr 1,50 pr. km. Videre må pendleren utarbeide en oppgave med opplysninger om: arbeidstakerens navn og adresse, at det er besøksreise, dato, start- og endepunkt for reisen, og kjørelengde. Får arbeidstaker utgiftsgodtgjørelse til dekning av besøksreise til hjemmet, brukes som hovedregel nettometoden for å komme fram til skattepliktig overskudd eller fradragsberettiget underskudd. Dette innebærer at godtgjørelsen sammenlignes med avstandsfradraget, eventuelt tillagt faktiske kostnader til bompassering, fergereise og flyreise. Samlet fradrag reduseres med bunnfradraget på kr 13 950 før man kommer fram til et eventuelt overskudd eller underskudd. Bunnfradraget skal redusere både fradrag for besøksreiser og eventuelt fradrag for daglig reise mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise). Har arbeidstakeren rett til fradrag for daglig reise mellom hjem og fast arbeidssted, skal dette reduseres først.
10 TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE Eksempel 3: Arbeidstakeren har mottatt utgiftsgodtgjørelse på kr 13 000 til dekning av besøksreiser og har krav på fradrag med kr 15 000 for besøksreisene. Han har også krav på fradrag for reise mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise) på kr 6 500. Skattepliktig overskudd på godtgjørelsen vil bli: Godtgjørelse kr 13 000 Avstandsfradrag for besøksreiser kr 15 000 Gjenstående bunnfradrag (kr 13 950 kr 6 500) - kr 7 450 kr 7 550 Skattepliktig overskudd kr 5 450 Næringsdrivende Får en næringsdrivende dekket reiseutgiftene, skal dekningen regnes som en del av honoraret og inntektsføres som driftsinntekt i næringsoppgaven. Dette gjelder uavhengig av om reisen anses som yrkesreise, besøksreise eller arbeidsreise. Fradrag for reisekostnader Yrkesreise Dersom en lønnstaker ikke får dekket reisekostnadene på en yrkesreise, kan han kreve fradrag for dette i selvangivelsen. Fradraget vil imidlertid inngå i et eventuelt minstefradrag. En næringsdrivende må kreve fradrag for yrkesreise i næringsoppgaven. Arbeidsreise En har som hovedregel krav på et avstandsfradrag for arbeidsreiser etter en standardsats. I tillegg kan faktiske, dokumenterte kostnader til ferge og bompassering fratrekkes på bestemte vilkår dersom kostnadene overstiger kr 3 300 pr. år. Både lønnstakere og næringsdrivende må eventuelt kreve fradraget i selvangivelsen. Fradraget må overstige et bunnfradrag for at det skal redusere inntekten. For 2013 er bunnfradraget på kr 13950. Besøksreise Det gis fradrag for besøksreiser med kr 1,50 pr. km for samlet reiselengde i året opp til 50 000 km. For reiselengde som overstiger 50 000 km i året, må kostnadene og reiselengden dokumenteres med kjørebok eller lignende. Uten slik dokumentasjon gis det fradrag med kr 0,70 pr. km for den del av reiselengden som overstiger 50 000 km. Hvis det er brukt fly på besøksreise, kan skattyter velge å kreve fradrag for faktiske kostnader til flybillett istedenfor avstandsfradrag på reisestrekningen med fly. I tillegg kan faktiske dokumenterte kostnader til ferge og bompassering fratrekkes på bestemte vilkår dersom kostnadene overstiger kr 3 300 pr. år. Fradrag for besøksreiser gis bare for det beløp som, eventuelt sammen med fradrag for arbeidsreiser, overstiger bunnfradraget på kr 13 950. Firmabil Fordel ved privat bruk av arbeidsgivers bil skal som hovedregel skattlegges etter standardregler når den ansatte faktisk har brukt bilen til privatkjøring i løpet av året. Som privatkjøring regnes all kjøring som ikke anses som yrkeskjøring, herunder kjøring mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise) og besøksreise til hjemmet. Det vil si at det skal fastsettes en skattepliktig fordel selv om bilen ikke brukes til annen privatkjøring enn arbeidsreise. Brukes firmabilen kun til yrkeskjøring, skal det ikke beregnes noen fordel hos den ansatte. En skattepliktig fordel er en trekkpliktig naturalytelse og det skal beregnes arbeidsgiveravgift. På neste side er det et eksempel på at det kan ha store økonomiske konsekvenser både for arbeidsgiver og arbeidstaker ut fra hvordan arbeidstakeren organiserer sin arbeidsdag.
TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE 11 Eksempel 4: Et firma har to selgere og begge selgerne har firmabil. Bilene er personbiler som står parkert hos arbeidstakeren på kveldstid. Ingen av dem bruker bilene ut over det som fremkommer nedenfor og all kjøring fremgår av kjøreboken. Selger 1 kjører bestandig ut til flere kunder om morgenen og avslutter hos flere kunder på ettermiddagen. Han reiser til hovedkontoret midt på dagen der han jobber ca. en time. Selger 1 bruker ikke bilen til privatkjøring da all kjøring er yrkesreise, og han skal ikke fordelsbeskattes for firmabilen. Selger 2 møter opp på hovedkontoret hver morgen og jobber der ca. en time før han kjører ut til flere kunder. Han reiser direkte fra kunder til hjemmet på ettermiddagen. Han bruker ikke bilen privat utover dette. For selger 2 er imidlertid reisen mellom hjemmet og hovedkontoret en arbeidsreise og på grunn av denne klassifiseringen skal det fastsettes en fordel for fri bil fullt ut etter sjablonreglene. Dersom bilen første gang ble registrert i 2012, og har en listepris på kr 400 000, vil den skattepliktige fordelen bli kr 107 570. I dette tilfellet ble beskatningen gjennomført utelukkende på grunn av at kjøringen til og fra arbeidsstedet ble betraktet som kjøring til fast arbeidssted. Næringsbil/yrkesbil Næringsdrivende og ansatte som får godkjent egen bil som yrkesbil, (driftsmiddel) skal ha fradrag for alle faktiske bilkostnader. En del av kostnadene skal tilbakeføres dersom bilen brukes privat. Som privatkjøring regnes all kjøring som ikke anses som yrkeskjøring, herunder kjøring mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreise) og besøksreise til hjemmet. Om det skal tilbakeføres for privat bruk og hvor mye, fastsettes med utgangspunkt i reglene for firmabil. Se for øvrig i emnet «Fradrag for kostnader til næringsbil og tilbakeføring for privat bruk» i Sticos Oppslag.
12 TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE Fradragsrett for merverdiavgift på reisekostnader Skattedirektoratet har i melding nr. 2/13 fra januar i år gjort rede for hva som skal til for at en reise er virksomhetsrelatert med fradragsrett for påløpt merverdiavgift. TEKST: Reidun Mæhlum Rådgiver Sticos fagavdeling Høyesterett har i den såkalte Halliburtondommen (Rt.2011 side 1260) fastslått at det ikke er fradragsrett for merverdiavgift på utgifter til reiser mellom hjem og arbeidssted. Med bakgrunn i dommen har Skattedirektoratet nærmere redegjort for fradragsrettens rekkevidde for utgifter til reiser mellom hjem og arbeid. Skattedirektoratets redegjørelse Forutsetning for fradragsrett er at reisen er til bruk i den merverdiavgiftspliktige virksomheten. Reise mellom hjem og arbeid anses som et privat anliggende. Selv om virksomheten betaler kostnaden, vil reisen anses som privat forbruk som er virksomheten uvedkommende. Begrepet «fast arbeidssted» Direktoratet konstaterer (som i dommen) at den skattemessige behandling av reiseutgiftene ikke er avgjørende, men finner det likevel hensiktsmessig rent språklig å benytte uttrykket «fast arbeidssted». Begrepet «fast arbeidssted» i forhold til merverdiavgift må vurderes ut fra hvor arbeidet skjer regelmessig og med en viss hyppighet. Så lenge det er en begrenset krets av mulige reisemål for arbeidstakeren, kan vedkommende anses å ha flere arbeidssteder. I dommen var kretsen av mulige oppmøtesteder begrenset til seks ulike steder. Utreise til ulike driftsenheter innenfor samme virksomhet, kan anses å være reiser til faste arbeidssteder dersom dette skjer regelmessig. Skattedirektoratet går ikke nærmere inn på hva som er «regelmessig». Det må således vurderes om ansatte har flere faste arbeidssteder. Dette vil ikke minst få konsekvenser for bygg- og anleggsbransjen, vei- og skipsbygg, men også for redere som frakter ansatte til båter i ulike havner. Et naturlig utgangspunkt for å vurdere fast arbeidssted for den enkelte ansatte vil være arbeidsavtalen og dens ordlyd. Oftest er det angitt et arbeidssted, eller regelmessig mønster mellom en hovedarbeidsplass og øvrige faste arbeidssteder. Som eksempel viser direktoratet til en ansatt bosatt i Oslo som arbeider tre dager i uken ved hovedkontoret i Oslo. To dager i uken dagpendler han til filial i henholdsvis Stavanger og Bergen. Alle disse tre stedene vil være «fast arbeidssted» og samtlige reiser vil dermed være ikke-fradragsberettigede privatreiser. Reiser mellom hjem og «ikkefast arbeidssted» Det er fradragsrett for inngående merverdiavgift på utgifter til reiser mellom hjemmet og ikke-fast arbeidssted. Et ikkefast arbeidssted kjennetegnes
TEMA: ARBEIDSREISE ELLER YRKESREISE 13 med at arbeidet fremstår som sporadisk og/eller situasjonsbestemt, typisk rørleggerens reise til en privat husstand for å installere en oppvaskmaskin, en konsulents reise til klienten, eller en advokats reise til domstolen for å prosedere en sak. Dersom den tidligere nevnte personen bosatt i Oslo reiser til kunder i Stavanger og Bergen ville begge disse to reisene bli ansett å være fradragsberettiget virksomhetsreiser mellom hjem og ikke-fast arbeidssted. Direktoratet presiserer at reiser til virksomhetens egne steder (mellom hovedkontor og filialer) kan være fradragsberettiget virksomhetsreiser dersom arbeidet fremstår som sporadisk og/eller situasjonsbestemt. Reiser på grunn av tilkalling utenom ordinær arbeidstid kan også være fradragsberettiget. Et eksempel er reiseutgifter for ansatte som arbeider en søndag for å rydde etter brann i virksomhetens lokaler. Selv om arbeidet foregår på fast arbeidssted, vil reiseutgiftene være fradragsberettiget som virksomhetsreise. Reiser til kurs, seminarer betalt av virksomheten må som utgangspunkt vurderes som en virksomhetskostnad. Reiser mellom flere arbeidssteder Det er bare ved reise mellom hjem og fast arbeidssted hvor fradraget er avskåret. Reise mellom flere arbeidssteder vil som utgangspunkt være fradragsberettiget virksomhetsreise. For utreise og hjemreise vil turen være fradragsberettiget så lenge reisen er til og fra et ikkefast arbeidssted typisk til en kunde. Og motsatt vil det ikke være fradrag dersom ut- og hjemreise skjer til og fra et fast arbeidssted f.eks. en filial. Dagreiser mellom ikke-faste arbeidssteder vil være virksomhetsreiser med fradragsrett for påløpt merverdiavgift. Det samme gjelder reiser mellom fast arbeidssted og ikkefast arbeidssted. Men ved reiser mellom fast og ikke-fast arbeidssted mener direktoratet at en må vurdere hvorvidt deler av reisen likevel er en privatreise. I slike tilfeller er det bare mer-reisen som vil være fradragsberettiget. Som eksempel brukes en person bosatt i Oslo som reiser fra sitt hjem til kunde i Stavanger. Samme dag reiser han videre til sitt faste arbeidssted som er hovedkontoret i Bergen. Begge reisene er som utgangspunkt virksomhetsreise, men fordi reisen samlet sett er en reise fra hjem til fast arbeidssted (Oslo- Bergen, via Stavanger) mener direktoratet at bare merverdiavgift på merreisen som følge av kundebesøket kan fradragsføres. Reiser mellom faste arbeidssteder vil i utgangspunktet ikke være fradragsberettiget så lenge reisen mellom arbeidsstedene og til/fra hjemmet skjer samme dag. Ved arbeidsutleie skal samme vurdering legges til grunn, også om innleier betaler for reiseutgiftene. Overnatting i tilknytning til reiser Dersom det på reisen mellom ulike arbeidssteder skjer en overnatting, kan reisen endres til å bli virksomhetsrelatert. Overnatting tilknyttet virksomhetsreiser vil som utgangspunkt være fradragsberettiget. Lang reisevei, eller at arbeidsstedet er i utlandet vil i seg selv ikke gi grunnlag for fradragsrett verken for reiseutgifter eller overnatting. Dersom det kreves en eller flere overnattinger i tilknytning til reise mellom hjem og arbeidssted, må overnattingen vurderes selvstendig opp mot fradragsretten. Skattedirektoratet presiserer at det er forskjell på fradragsretten for henholdsvis boliger (fast eiendom) og brakker. Det er fortsatt avskåret fradragsrett for merverdiavgift på utgifter tilknyttet fast eiendom som dekker bolig eller velferdsbehov. Mer om temaet Du kan lese mer om dette i Sticos Oppslag i emnet «Fradrag for merverdiavgift på reisekostnader».
14 TEMA: merverdiavgift Dokumentasjon av merverdiavgift i regnskapet Det er stilt krav til håndtering av merverdiavgift i bokføringen både på bilagsnivå og mer overordnet i forhold til spesifikasjon i regnskapssystemet. TEKST: Reidun Mæhlum Rådgiver Sticos fagavdeling Merverdiavgift på bilagsnivå Utgående merverdiavgift Utgående merverdiavgift skal beregnes med mindre det kan dokumenteres at omsetningen er fritatt eller unntatt fra avgiftsplikt 1. Dokumentasjon av de bokførte opplysningene skal utstedes med korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse 2. Dokumentasjonsplikten gjelder både for plikt til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene 3. Dersom salgsdokumentet ikke spesifiseres i henhold til kravene, vil omsetningen i sin ytterste konsekvens ikke anses som tilstrekkelig godtgjort for fritak eller unntak fra merverdiavgift. Det skal dermed svares utgående merverdiavgift selv om omsetningen etter sin art er avgiftsfri eller unntatt fra avgiftsplikt 4. Utgående merverdiavgift dokumentasjonskrav Dokumentasjon av salg må tilfredsstille kravene i bokføringsforskriften 5 og ved omsetningen av varer og tjenester skal det utstedes et salgsdokument i form av faktura, nota, regning eller tilsvarende 6. Det er samme krav til en kvittering fra kassaapparatet som til en ordinær faktura. I salgsdokumentet skal merverdiavgift spesifiseres og oppgis i norske kroner 7. Selve salgsdokumentet skal foreligge på norsk, svensk, dansk eller engelsk 8. Utstedes salgsdokumentet på papir må det ha en trykk- og papirkvalitet som sikrer lesbarhet i hele oppbevaringsperioden på 10 år etter regnskapsåret slutt 9. Dette gjelder også utskrifter fra kassaapparat. Elektroniske salgsdokument i form av EDI eller Internett-registrerte bilag må foreligge i et ikke direkte redigerbart format 10. Skattedirektoratet har akseptert faktura i HTML-format eller pdf-format, men ikke Word- eller Excel-fil 11. Salgsdokumentets innhold Dokumentasjon av salg kan være faktura, regning, kassakvittering eller lignende utstedt av selger 12, og må i det minste tilfredsstille følgende formkrav 13 : Nummert, enten forhåndsnummerert på trykte blanketter, eller ved maskinelt tildelte nummer i et fakturasystem Datert Selgers navn og organisasjonsnummer. Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA Kjøpers navn, samt adresse, eller organisasjonsnummer Ytelsens art og omfang Leveringstidspunkt (dog ikke for varer ekspedert gjennom speditør, ved postordre o.l. når salgsdokumentet følger forsendelsen) Leveringssted (men ikke når stedet er uten betydning, f.eks. ved juridisk bistand) Vederlag og betalingsforfall. Det er krav til at merverdiavgiften oppgis i norske kroner, men vederlag og avgiftsgrunnlaget kan angis i annen valuta. Skattedirektoratet anbefaler 14 likevel at også avgiftsgrunnlaget oppgis i norske kroner, ettersom både
TEMA: merverdiavgift 15 grunnlaget og merverdiavgiften skal innberettes i norske kroner på omsetningsoppgaven Eventuell merverdiavgift og andre avgifter tilknyttet salget Krav til angivelse av ytelsen art og omfang Selger må spesifisere ytelsen slik at korrekt bokføring kan skje på grunnlag av salgsdokumentets innhold. Dette har betydning for om det skal beregnes merverdiavgift (omsetningen kan være fritatt eller unntatt fra avgiftsplikt) og for hvilken merverdiavgiftssats som skal benyttes (25 %, 15 % eller 8 % merverdiavgift). Underdokumentasjon Dersom nødvendig informasjon ikke fremgår av selve fakturaen, kan det henvises til underdokumentasjon som avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv eller lignende. Hvis dokumentasjon av kjøp består av flere dokumenter, må fakturaen ha en henvisning til de andre dokumentene og vil ikke anses som fullstendig uten i kombinasjon med tilleggsinformasjonen. Angivelse av merverdiavgift Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, beregnet merverdiavgift ved snudd avregning 15 og salg som er unntatt fra avgiftsplikt, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom salget avgiftsberegnes med flere ulike merverdiavgiftssatser: Hver sats skal fremgå for seg og summeres særskilt. I den forbindelse har Skattedirektoratet 16 lagt til grunn at det ikke er krav om å spesifisere merverdiavgift for hver varelinje. Salgsdokumentet må imidlertid innrettes slik at det ikke er tvil om hvilke varelinjer som skal avgiftsberegnes med hvilke satser, eventuelt varelinjer hvor det ikke skal beregnes merverdiavgift, idet slike salg skal fremgå for seg og summeres særskilt. Angivelse av selger Selger skal oppgi organisasjonsnummeret og det navnet som er knyttet til organisasjonsnummeret, dvs. virksomhetens foretaksnavn. Selger kan også ta med registrert bedriftsnavn i salgsdokumentet. Er selger registrert i Merverdiavgiftsregistrert skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Skattedirektoratet har uttalt 17 at kravet til å oppgi bokstavene ikke kan fravikes. Det vil for eksempel ikke være tilstrekkelig at organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene VAT isteden for, selv om salgsdokumentet er utstedt på engelsk. Er selger et aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap skal også ordet «Foretaksregisteret» fremgå av salgsdokumentet 18. Ordet «Foretaksregisteret» kan etter direktoratets syn 19 ikke forkortes, men må skrives fullt ut. Ordet skal skrives på norsk, selv om det faktureres til utlandet. En engelsk oversettelse kan settes i parentes i tillegg (the Register of Business Enteprises). Det er ikke krav til plassering av teksten, men Foretaksregisteret selv anbefaler at det plasseres over eller foran organisasjonsnummeret. 1. Merverdiavgiftsloven 15-10 annet ledd 2. Bokføringsloven 10 3. Merverdiavgiftsforskriften 15-10 4. Merverdiavgiftsloven 15-10 annet ledd 5. Bokføringsforskriften 5-1 6. Merverdiavgiftsforskriften 15-10 7. Bokføringsforskriften 5-1-1 nr. 6 8. Bokføringsloven 12 9. Bokføringsloven 13 fjerde ledd 10.Bokføringsloven 10 11.Skattedirektoratets brev av 30.09.2003 12.Bokføringsforskriften 5-5 13.Bokføringsforskriften 5-1-1 til 5-1-8 14.Uttalelse datert 25.09.2006 15.Bokføringsforskriften 5-1-1 nr. 7 16.Uttalelse datert 09.02.2010 17. Uttalelse datert 25.09.2006 18. Bokføringsforskriften 5-1-2 og Foretaksregisterloven 10-2 19. Skatteinfo 1/2013
16 TEMA: merverdiavgift Krav til angivelse av kjøper Selger kan fravike kravet til angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke dersom kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Selger skal også angi kjøper når betalingen skjer med kontanter for et beløp på minst kr 40 000 inkl. merverdiavgift. Uansett plikter selger å angi kjøper dersom kjøper ber om det. Typisk kan det skje ved at selger signerer og stempler dokumentasjonen. Unntatt omsetning I utgangspunktet er det avgiftsplikt for all omsetning av varer og tjenester med mindre annet er lovbestemt 20. I merverdiavgifts-lovens kapittel 3 er det gitt en rekke unntak, og omsetningen rammes derfor ikke av avgiftsplikt. Unntatt omsetning vil dokumenteres ved at det i salgsdokumentet redegjøres for når og hva som selges. Dette vil være i henhold til bokføringsforskriftens 21 krav om at salgsdokumentet skal inneholde opplysninger om ytelsens art og omfang samt tidspunkt og sted for levering. Systemteknisk er omsetningen avgiftspliktig dersom den ikke faller inn under ett av unntakene. Fritatt omsetning Fritatt omsetning er etter sin art avgiftspliktig, men det skal likevel ikke svares merverdiavgift i forbindelse med omsetningen (nullsats). Omsetning som er fritatt for merverdiavgift er regulert i kapittel 6 i merverdiavgiftsloven. På samme måte som for unntatt omsetning skal fritaket dokumenteres ved at det i salgsdokumentet opplyses om ytelsen art og omfang samt tid og sted for levering. Vær imidlertid oppmerksom på at lovgiver i en rekke tilfeller har fastsatt vilkår om at fritaket skal legitimeres med tilleggsinformasjon i form av bestillinger og erklæringer fra kjøper, tolldeklarasjoner og attest for utførsel (utførselsdeklarasjoner), krav til føring på egne konti eller bruk av egne koder, bruk av skriftlige avtaler eller bruk av ferdig fastsatte skjema som RD- 0032. I slike tilfeller skal både salgsdokumentet og tilleggsinformasjonen oppbevares som primærdokumentasjon i hele oppbevaringsperioden. Både faktura og tilleggsopplysningene skal oppbevares samlet, eller ved bruk av gjensidig henvisning mellom dokumentene. Inngående merverdiavgift Inngående merverdiavgift skal dokumenteres med bilag 22. Kjøpsbilaget skal i utgangspunktet inneholde alle opplysninger som kreves av et salgsdokument for at den inngående merverdiavgiften kan føres til fradrag. Et bilag som oppfyller vilkårene oppstilt i bokføringsforskriften vil være tilfredsstillende dokumentasjon av inngående merverdiavgift. Uten slik tilstrekkelig dokumentasjon kan ikke inngående merverdiavgift fradragsføres. Dokumentasjon av kjøp kan være faktura, regning, kassakvittering eller lignende utstedt av selger 23. Selve kjøpsdokumentasjonen må tilfredsstille alle de tidligere nevnte formkravene som bokføringsforskriften oppstiller 24. Krav til angivelse av ytelsen art og omfang Ved dokumentasjon av kjøp må kjøperen selv ha mulighet til å se hva dokumentasjonen gjelder. Kravene til dokumentasjon av salg kan dermed ikke ses isolert fra kravene til dokumentasjon av kjøp. Selger må derfor spesifisere ytelsen slik at korrekt bokføring av kjøpet er mulig. Skattedirektoratet har uttalt 25 at en spesifikasjon av ytelsens art og omfang vil være med å sikre korrekt bokføring av kjøpet. Samtidig vil det muliggjøre etterkontroll av at bokføringen er i overensstemmelse med pliktig regnskapsrapportering, både med hensyn til skatt, merverdiavgift og regnskap. Angivelse av selger Når selger er registrert i Merverdiavgiftsregistrert skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Salgsbilag som avviker fra formkravene skjerper kravet til kjøpers aktsomhet, og dersom organisasjonsnummeret og/eller bokstavene MVA ikke er angitt i salgsdokumentet må kjøper vurdere om det er fradragsrett for merverdiavgiften. Dersom kjøper vet eller burde visst at selger ikke er registrert vil det ikke være fradragsrett for inngående merverdiavgift. Også Høyesterett har lagt til grunn at en virksomhet ikke har fradragsrett i de tilfeller hvor det kan påvises kvalifisert uaktsomhet 26. Det vil dermed ikke være tilstrekkelig at kjøper undersøker med selger om virksomheten er registrert. Registreringsforholdet må undersøkes i offentlige registre, og kjøpers aktsomhetsplikt anses oppfylt ved at det tas utskrift fra Enhetsregisteret som eventuelt bekrefter at virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Utskriften må oppbevares sammen med fakturaen som primærdokumentasjon i hele oppbevaringsperioden. Skattedirektoratet har drøftet fradragsretten når selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA mangler på fakturaen 27. Selv om organisasjonsnummeret og/eller bokstavene MVA ikke er påført fakturaen vil det være fradragsrett for inngående merverdiavgift
TEMA: merverdiavgift 17 når selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Hvis selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men offentlig registre uriktig oppgir at selger er momsregistrert, foreligger det fradragsrett selv om selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA mangler. Forutsetningen er at det ikke foreligger andre forhold som burde påkalle kjøpers aktsomhet ytterlig. Krav til angivelse av kjøper Ved kontantsalg av varer og tjenester som er beregnet for videre-salg eller direkte innsatsfaktor i produksjon, må kjøper påse at selger angir kjøpers navn i salgsdokumentet. Ved andre kontantsalg hvor vederlaget er lavere enn kr 1 000 inkl. merverdiavgift trenger ikke kjøpers navn å fremkomme av salgsdokumentet. Dersom kjøper etter sistnevnte regel ikke er angitt i salgsdokumentet (for eksempel kassakvittering) kan den som foretar kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere dokumentet. Ved andre kontantsalg med beløp høyere enn kr 1 000 men lavere enn kr 40 000, kan selger påføre navnet til kjøper manuelt, samt signere og stemple salgsdokumentet. Dette er aktuelt hvor kjøper skal benytte dokumentasjon som grunnlag for å fradragsføre inngående merverdiavgift. Alternativt kan kjøpet dokumenteres med kopi av kontoutskrift sammen med kjøpsdokumenta- 20. Mval 3-1 første ledd 21. Bokføringsforskriften 5-1-1 22. Merverdiavgiftsloven 15-10 første ledd 23. Bokføringsforskriften 5-5 24. Bokføringsforskriften 5-1-1 til 5-1-8 25. Uttalelse av 1.11.2007 26. Høyesteretts kjæremålsutvalg kjennelse 30.06.1994 (Dyb) 27. Uttalelse datert 25.04.2008
18 Tema: merverdiavgift sjonen når virksomheten betaler med eget betalingskort. Bokføringsstandardstyret mener det ikke er nødvendig å påføre den bokføringspliktiges navn når det betales med dennes betalingskort og kopi av kontoutskrift vedlegges som del av kjøpsdokumentasjonen 28. Kortnummeret identifiserer kjøper i stedet for navnet og dette anses å være i samsvar med gjeldende rett i de tilfeller hvor det ikke er plikt til å føre transaksjonene over kunde- og leverandørspesifikasjonen. Vær imidlertid oppmerksom på særregelen om tap av fradrag for inngående merverdiavgift ved kontant oppgjør på minst kr 10 000 29. Fradrag innrømmes bare dersom betaling skjer via bank, f.eks. ved innbetaling med bruk av kontantkort eller kredittkort via betalingsterminal eller elektronisk girering fra konto til konto. Det sentrale om betaling er skjedd via bank er at det må være sporbart hvem som er betaler og betalingsmottaker, opplysninger om beløpet og tidspunkt for oppgjør. Ansattes utlegg Når ansatte legger ut på vegne av virksomheten med sine egne kontanter eller eget betalingseller kredittkort, er det heller ikke nødvendig at kjøpers navn framgår av salgsdokumentet selv om beløpet er større enn kr 1 000 30. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilket kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varen og tjenesten. Dog er det ikke nødvendig å angi formålet der dette er åpenbart. Er varen eller tjenesten beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon, må den ansatte alltid sørge for at selger påfører arbeidsgiverens navn på salgsdokumentet. Fellesanskaffelser For fullstendighetens skyld nevner vi at hver av partene i et interessefellesskap kan fordele inngående merverdiavgift på fellesanskaffelsen slik at hver deleier får fradrag tilsvarende sin eierbrøk. Dersom leverandør fakturerer hele anskaffelsen til en av deltakerne, vil denne kunne splitte fakturaen og merverdiavgiften på de enkelte andre interessentene. Det utstedes da en delfaktura med bruttobeløp til den en-
TEMA: merverdiavgift 19 kelte, og sammen med kopi av originalfaktura og fordelingsliste vil dette legitimere fradrag for inngående merverdiavgift. Innførselsmerverdiavgift Ved innførsel av varer til Norge skal det beregnes merverdiavgift 31 og denne oppkreves av Tollvesenet i forbindelse med varens tollbehandling 32. Beregnet merverdiavgift ved innførsel kan ikke føres til fradrag på grunnlag av fakturaen. Det er innførselsdeklarasjonen med Tollvesenets fastsettelse av innførselsmerverdiavgiften 33 som legitimerer fradragsrett for inngående merverdiavgift ved import 34. Ved periodisering er det datoen for fortolling som skal legges til grunn og innførselsmerverdiavgiften føres til fradrag i omsetningsoppgaven i den terminen fortollingen har skjedd. Virksomheter må dermed bokføre selve varekjøpet på grunnlag av fakturaen og oppbevare fakturaen sammen med de ordinære bilagene. Både fakturaen og innførselsdeklarasjonen må oppbevares som primærdokumentasjon i 10 år. Dersom virksomheten har tollkreditt er det imidlertid akseptert bokføring av innførselsmerverdiavgift på grunnlag av mottatt kontoutdrag. Kontoutdraget vil alene ikke dokumentere fradrag for inngående merverdiavgift. I tillegg til kontoutdraget må derfor også de originale innførselsdeklarasjonene oppbevares. Kontoutdrag utstedes og dateres normalt i måneden etter at varene er deklarert. Dato på kontoutdraget vil dermed ikke styre fradraget for innførselsmerverdiavgiften. Ved bokføringen av kontoutdraget er det derfor godtatt at virksomheten benytter den siste datoen i den måneden innførselsdeklarasjonene er datert, altså den siste dagen i den måneden varene ble importert til Norge. Virksomheter med tollkreditt må dermed bokføre selve varekjøpet på grunnlag av fakturaen og oppbevare fakturaen med de ordinære bilagene. Kopi av faktura kan oppbevares sammen med innførselsdeklarasjonen i en egen mappe sortert på dato, mens innførselsmerverdiavgiften bokføres på grunnlag av mottatt kontoutdrag. Deklarasjonene og fakturakopien kan da avstemmes mot kontoutdraget i regnskapet, eventuelt kan en kopi av kontoutdraget arkiveres foran de aktuelle deklarasjonene. Krav til behandling av merverdiavgift i regnskapssystemet Dokumentasjon av merverdiavgift skjer gjennom selve bokføringen av utgående eller inngående salgsdokument. Det er opplysninger i selve salgsdokumentet, eventuelt salgsdokumentet sammen med tilleggsopplysninger, og bruk av egne konti eller merverdiavgiftskoder ved selve bokføringen som dokumenterer grunnlag for merverdiavgiftssats, avgiftsfri eller unntatt omsetning. Bokføringsspesifikasjon Bokføringsspesifikasjonen, også kalt bilagsjournal, posteringsjournal eller lignende, skal vise alle bokførte opplysninger pr. periode i ordnet rekkefølge 35. Den skal blant annet vise relevante behandlingskoder pr. transaksjon. Dette omfatter blant annet merverdiavgiftskoder. Merverdiavgiften kan enten beregnes manuelt og føres direkte mot den aktuelle merverdiavgiftskonto eller beregnes automatisk ved bruk av mvakoder på den/de resultat- eller balansekonto(er) som bilaget føres på. Omsetningen og merverdiavgiftskodene for utgående merverdiavgift kan eventuelt registreres i en fakturajournal, som i så fall blir en underspesifikasjon av bokføringsspesifikasjonen. Kontospesifikasjon Kontospesifikasjonen, eller hovedbok som den tradisjonelt er kalt, skal vise alle kontoer pr. periode, hvor det for hver konto fremgår alle poster i ordnet rekkefølge 36. Den skal også vise relevante behandlingskoder, som mva-koder, for den enkelte post. Bruk av merverdiavgiftskoder Det finnes ikke noen egen norsk standard for mva-koder, slik som for kontoplanen. Nummer på kodene og deres betydning vil derfor variere. De fleste regnskaps-systemer vil ha et sett med mva-koder for beregning av utgående og inngående av- 28. Delrapport III pkt 10.3.1 29. Merverdiavgiftsloven 8-8 30. Bokføringsforskriften 5-5 31. Merverdiavgiftsloven 3-29 32. Skattebetalingsloven 2-4 33. Merverdiavgiftsloven 4-11 34. Merverdiavgiftsloven 8-1 jf bokføringsforskriften 5-5a 35. Bokføringsforskriften 3-1 første ledd nr. 1
20 Tema: merverdiavgift gift med ulike satser, beregning av snudd avgift ved kjøp fra utlandet av fjern-leverte tjenester, forholdsmessig fradrag for merverdiavgift, samt eventuelle koder for direktepostering av merverdiavgift. Når transaksjonen bokføres med korrekt mva-kode på den aktuelle resultat- eller balansekonto vil merverdiavgiften bli automatisk generert i systemet og overført til riktig merverdiavgiftskonto. I tillegg vil grunnlaget for merverdiavgiften som skal være med i omsetningsoppgaven og i merverdiavgiftsspesifikasjonen i regnskapet bli beregnet. Dokumentasjon av mva-koder Dokumentasjon av hvordan systemgenererte poster kan etterprøves skal foreligge og oppbevares som en del av regnskapet i de tilfeller det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte 37. Som nevnt over vil merverdiavgiften genereres automatisk i regnskapssystemet ved hjelp av mva-koder. Oversikt over disse kodene må foreligge, men i de fleste tilfeller vil betydningen av disse kodene fremgå av spesifikasjonene. Det vil da ikke være behov for en separat dokumentasjon av kodene. For virksomheter som har mva-koder som generer forholdsmessig fradrag for inngående avgift, vil en slik dokumentasjon være nødvendig. Spesifikasjon av merverdiavgift For hver momsperiode skal det utarbeides en egen merverdiavgiftsspesifikasjon 38. Denne kan enten produseres automatisk i regnskapssystemet eller settes opp manuelt, for eksempel i et regneark. Formålet med spesifikasjonen er hovedsakelig å forenkle avstemmingen av opplysningene i omsetningsoppgaven mot regnskapets tall. Spesifikasjon på kontonivå Etter dagens forskriftstekst skal spesifikasjonen vise både utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for avgiften i den enkelte avgiftstermin spesifisert pr. den enkelte konto i regnskapet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak, omsetning som omfattes av reglene for omvendt avgiftsplikt, samt omsetning som er unntatt fra avgift. Spesifikasjonskravet gjelder uavhengig av om avgiften er direktepostert eller beregnet ved hjelp av merverdiavgiftskoder. Ved en kontroll vil det være relativt enkelt å regne ut avgiftsbeløpene basert på avgiftsgrunnlaget og sammenholde disse mot avgiften som innrapportert i omsetningsoppgaven. Bestemmelsen er derfor foreslått endret slik at det er tilstrekkelig at kun grunnlaget for avgiften fremkommer av spesifikasjonen 39. Spesifikasjonen skal vise totalt avgiftsgrunnlag på den enkelte konto. Dette kan løses på to måter i regnskapet: Bruk av «rene» kontoer. Det vil si at det opprettes egne kontoer for transaksjoner med de ulike merverdiavgiftssatser