BERG KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Berg kommune Møtedato: 22.5.2017 Varighet: 1000-1225 Møteleder: Morten Eriksen Sekretær: Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Morten Eriksen Werner Enoksen Ann Marit Skogstad Knut Ole Rabbmo Henriette Nergård Personlige varamedlemmer Bård Lysberg Wivi Jakobsen Margrethe Gundersen Kjell Jensen Unni Lorentzen Esaiassen Fra utvalget møtte: Morten Eriksen Margrethe Gundersen Knut Ole Rabbmo Fast medlem Varamedlem Fast medlem Medlem Werner Enoksen hadde meldt forfall til møtet, og varamedlem var forhindret fra å møte. Medlem Henriette Nergård møtte ikke. Fra politisk ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Tore-Jan Gjerpe, tilstede sakene 13-15/17 Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Beathe Karlsen Holtborg Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen
2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkallingen og sakliste enstemmig godkjent Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel 09/17 Godkjenning av protokollen fra møte 23.2.2017 10/17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Berg kommune 11/17 Revisjonsbrev nr. 5 manglende intern kontroll på betalinger 12/17 Kontrollutvalgets uttalelse om Berg kommunes årsregnskap for 2016 13/17 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser med hovedfokus på investerings og utbyggingsprosjekter 14/17 Gjennomgang av formannskapssaker 15/17 Referatsaker 16/17 Kontrollutvalget møteplan 2. halvår 2017 U. off.
3 Sak 09/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 23.2.2017 Protokollen fra møte 23.2.2017 godkjennes. Protokollen fra møte 23.2.2017 godkjennes. Sak 10/17 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2016 BERG KOMMUNE Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Sak 11/17 REVISJONSBREV NR. 5 MANGLENDE INTERN KONTROLL PÅ BETALINGER 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5. 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på de mangler som er avdekket og tatt opp i revisjonsbrevet, og forutsetter at rådmannen igangsetter tiltak umiddelbart. Utvalget ber rådmannen svare kontrollutvalget v/k-sekretariatet om de forhold som er tatt opp i brevet snarest og senest innen 30. juni d.å., med gjenpart til revisjonen. 3. Når svar foreligger fra rådmannen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.
4 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5. 2. Kontrollutvalget ser alvorlig på de mangler som er avdekket og tatt opp i revisjonsbrevet, og forutsetter at rådmannen igangsetter tiltak umiddelbart. Utvalget ber rådmannen svare kontrollutvalget v/k-sekretariatet om de forhold som er tatt opp i brevet snarest og senest innen 30. juni d.å., med gjenpart til revisjonen. 3. Når svar foreligger fra rådmannen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 22.5.2017 til: - Berg kommune v/rådmannen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor Sak 12/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM BERG KOMMUNE ÅRSREGNSKAP FOR 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Berg kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Berg kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll, sak og kontrollutvalgets uttalelse sendt elektronisk 22.5.2017 til:
5 - Berg kommune v/ordføreren Sak 13/17 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER MED HOVEDFOKUS PÅ INVESTERINGS- OG UTBYGGINGSPROSJEKTER Sekretariatet redegjorde fra henvendelse mottatt fra hovedverneombud og verneombud på kommunehuset i kommunen, og framla forslag til mulige problemstillinger ved et ev. valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt med tema arbeidsmiljø i sentraladministrasjonen. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av arbeidsmiljøet i sentraladministrasjonen med fokus på problemstillingene skissert av sekretariatet i møtet. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse basert bestillingsskjema fra K-Sekretariatet. 3. Prosjektskissen sendes K-Sekretariatet og som videreformidler denne til kontrollutvalget, og som igjen gir til bakemelding om prosjektet kan igangsettes. Fellesforslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av arbeidsmiljøet i sentraladministrasjonen med fokus på problemstillingene skissert av sekretariatet i møtet. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse basert bestillingsskjema fra K-Sekretariatet. 3. Prosjektskissen sendes K-Sekretariatet og som videreformidler denne til kontrollutvalget, og som igjen gir til bakemelding om prosjektet kan igangsettes. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 24.5.2017 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
6 Sak 14/17 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Gjennomgangen tas til orientering. Gjennomgangen tas til orientering. Sak 15/17 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Referert: A. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 - kommunetyrets vedtak i sak 12/17 B. OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I BERG KOMMUNE 2016-2020 - kommunetyrets vedtak i sak 4/17 C. OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT RESSURSBRUK OG KVALITET I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTENE - kommunetyrets vedtak i sak 13/17 D. K-SEKRETARIATET IKS MØTE I REPRESENTANTSKAPET - protokoll møte 28. april 2017 E. UTBYGGING AV VANNVERK KVALVIKA OPPFYLLELSE AV LOVKRAV - rådmannens brev av 7.3.2017 til revisor
7 Referatsakene tas til orientering. Sak 14/17 KONTROLLUTVALGET MØTEPLAN 2. HALVÅR 2017 Felles forslag til vedtak: Møteplan for 2. halvår 2017 fastsettes som følger: Onsdag 20. september kl. 1000. Torsdag 30. november kl. 1000. Forslaget enstemmig vedtatt. Møteplan for 2. halvår 2017 fastsettes som følger: Onsdag 20. september kl. 1000. Torsdag 30. november kl. 1000.