Skåreråsen III Borettslag Postboks 323, 2001 Lillestrøm Fakturaer: 17 Skåreråsen III c/o Fakturamottak, BORI, Postboks 4381- Vika, 8608 Mo i Rana 2019-01-18 Org. nr: 952 095 889 Protokoll WEB fra styremøte 14.01.2019 Sted Skårer Terrasse 11, klokken 17:30 Sendt Styremedlemmer Hanne Østerbø, Rune Eriksen, Vibeke Baltzersen, Kjersti Baahus og Isabella Facconi Sendt Varamedlemmer Forfall: Heidi Fjøsne For flere detaljer se sakslisten Vedlegg: Resultatregnskap 2018 m budsjett 2019, arbeidsfordeling mai 2018, SAK Beskrivelse: (styremøte 1-2019 sak 1 til 36 foreløpig Ansvar 1. Instruks for styrearbeid utsendt i nov legges til grunn for styrets videre arbeid. Er det ønsket endringer så får vi finne tid til å gå den igjennom og se om noe skal tilpasses. I mai ble det satt opp et arbeidsfordelingsskjema det.. Styreleder skriver saksliste jfr instruksen Styreleder vil for styremøte frem til generalforsamlingen sende en skisse til protokoll til sekretær 1-2 dager før styremøte Ingen merknader, instruksen legges i bunn av vårt arbeide. Hege fra Bori var på møtet. Sak styrets samarbeid og hvordan vi skal jobbe frem til generalforsamlingen 2. Forslag til dagsorden - utsendt pr e-post 07.01.2019 Er det ønske om tillegg til dagsordenen Ny sak: Styret og samhandling med beboere Godkjent med flg tillegg Isabella og Vibeke lager et utkast til en beboerundersøkelse for å høre hva beboere er opptatt av. Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 1 av 10
3. Protokoll fra siste møte 07.11.2018 Protokollen ble undertegnet på møtet -- det gikk bra, men det kan lett bli feil, det kan gå for fort, vi må få tid til å lese og komme med evt endringer Vi er i en periode hvor den totale godkjenningstid bør kunne settes ned til 3 dager Det er saker som MÅ igangsettes. Møter kan planlegges- men det meste skjer mellom styremøtene og der må det gå an å svare på en e-post slik at vi kan få noe gjort alle slike saker skal inn i førstkommende protokoll. Dersom 2 tilkjennegir positivt svar er det flertall og saken igangsettes Protokollen undertegnes på møtet, men alle må få lese og komme med evt merknader innen 2 dager (styremøte mandag merknader senest onsdag) Hvis ingen tilbakemelding anses protokollen for godkjent 1» Saker kan sendes ut pr e-post for fort behandling, alle slike saker skal inn i førstkommende protokoll. Dersom 2 tilkjennegir positivt svar er det flertall og saken igangsettes 4. Informasjon fra styreleder Manglende tømming av konteiner Ekstra strøing med grus ved konteinere Oppheng av vaskeskjema i vaskerier Forsikring opp til 500.000 25% og egenandel opp til kr 10.000, har bedt vårt gamle selskap om og gi oss et tilbud Vedtak Informasjonen tatt til etterretning 5. Utdeling av Roaf-bagger mandag 17.12 Kort styremøte sak: avfallsbrønn 6. Vedtak Vi bestiller 2 glassbrønn asap Økonomi Resultatregnskap tatt ut 31.12.2018 Saldo er kr 3 515 452.- Regnskapet er tatt til etterretning 7. Budsjett 2019 Budsjettet er justert for kommunale avgifter, forsikring/egenandel opp. Kr 11.mill for kommende prosjekt er fjernet når vi vet hva vi gjør kan tall settes inn, da kommer lånet som en «inntekt» 1 protokollen er et arbeidsdokument- underlag for å sette i gang med oppgaver og gir tidsfrister for hvem som skal gjøre hva og når og rapportere til styreleder Tid til å skrive protokoll og godkjenne er noe styremedlemmer må planlegge med Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 2 av 10
Til årsberetningen Underskudd ca kr 200.000 tas fra driftsoverskudd 2018 Orientering tatt til etterretning med flg spørsmål 8. Innkjøp bestillinger er det noe i denne periode Elbil Infratek sjekker hvilke muligheter vi har fra trafo i Skårerlia, kostnad til fordeling 60/40 Vi må bestille en ekstra brønn til papir -asap, se sak 10 9. Rør i rør prosjektet. Eller total renovering?? Viser til notat fra OBOS 07.11 utdrag: Alle Det er en grunn til at mange borettslag tar alt på en gang og blir ferdig med alle rør. Informasjon må ut til beboerne og det må et infomøte til hvor OBOS kan legge frem 2 forslag rør i rør og total renovering. Her er det både plusser og minuser og Bori kan fortelle om økonomien hva det vil bli/kan bli. Forsikringspremie for 2016: 245 for 2017: 254 for 2018: 398 for 2019: 500.000 Det er andelseierne som skal avgjøre hva vi skal ha. Obos må komme med 2 forslag og vi må gjøre klar til beboermøte Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 3 av 10
OBOS Det er vanskelig å gi noe gode budsjettall på de ulike løsningene, da den ene løsningen ikke vil være fullverdig, mens den andre er det. Derfor blir det vanskelig å sammenligne tall uten å se hva innholdet er. Men etter hva vi er kjent med vil utskifting av vannledninger og innvendig reparasjon av avløp utgjøre prismessig ca 1/2-2/3 av beløpet for full utskifting inkludert bygningsmessig oppgradering av våtrom og toalett. Årsaken til usikkerhet rundt beløpet er hvor mye ekstraarbeid som kan påløpe ved innvendige reparasjoner / utskifting av vannledninger. ½= ca 125.000 og 2/3 = 166.000 For nytt regnes ca 250.000 Planen videre: Fra dato stoppe all refusjon til oppussing av bad og toalett og be alle vente til avgjørelse er tatt beboermøte i mai ekstra ordinær generalforsamling medio juni måneder etter beboermøte og etter ord. generalforsamling. Styremedlemmene aksepterer at det blir mye jobb på alle og det blir mye jobb som må tas når oppgavene dukker opp Styreleders tanke er da at det først avholde generalforsamling, velges nytt styre og det må i tillegg velges/oppnevnes en prosjektkomite, med kompetente folk valgt blant andelseierne, (eller vi må ut å kjøpe også denne tjenesten og det blir både kostbart og feil) da blir det igjen tid til info på beboermøte (Obos tilstede) Vi informerer omgående beboerne om planen Stopp for oppussing av bad Det godkjennes ingen refusjoner av bad før avgjørelsen er tatt våren sommeren 2019 at det nye styre vil invitere til beboermøte i mai og ekstraordinær generalforsamling medio juni Obos skal presentere forslagene Vi ber OBOS om hjelp til informasjonsskriv satser på å legge begge forslag fram på beboermøte i mai/juni Obos skal presentere forslagene på ekstraordinær generalforsamling begynnelsen av juni Avgjør senere om det det skal bli beboermøte og deretter ekstraordinær gf --- på samme dag 10. Avfallsbrønn 1 Info: Møte med ROAF 03.12 Tilstede leder og nestleder - ingen avklaring SÅ3 skal få ny behandling og svar før jul. Svaret kom 21.12. og var negativt Vi har budsjettert med innkjøp av 11 brønner kr 1.750.000. Våre beboere har ventet lenge nok og de bør ha glassbrønner på egen side av veien slik at når de går ut med 2-3 poser søppel kan de legge det på en stasjon, restavfall, papir og glass. Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 4 av 10
Vedtak 17.12 og bestilte 2 glassbrønn som vi betaler selv. Leder- nestleder følger opp og gir informasjon ut (facebook, web og infobrev) når det er informasjon. Vi bestiller en ekstrabrønn til papir som skal plasseres ved fjellet. Lys ved stasjonene Styreleder sendte ut forespørsel 03.01 kl 1005 og bad om fort svar - om hvilken farge vi skulle (når en sak er sendt ut for e-post behandling er det viktig å få den med i protokollen) 11. Avfallsbrønn 2 Fellesmøte 2. januar -- Tilstede fra SK3 Leder, fra SÅ2 leder og nestleder Sak glassbrønner på SK3 s nye Avfallstasjoner i Skårer Terrasse Skåreråsen 2 ble veldig fornøyd med at vi har bestilt brønn og mener at også våre beboere har fortjent å kunne sortere på egen plass 12. 13. Bruksoverlating Ingen saker er registrert i perioden Brannkontroll Norsk brannvern.. Når 21.01. og 22.01 og 29.01 oppsamling Infobrevet fra NB må henges opp minst 10 dager før kontrollen legges på web og fb (web innlegg sendes til Hanne) Nøkkelutlevering. 14. HMS hva er gjort?? Kan ikke se å ha fått noen oppdateringer fra Bori / NBBL kan være at vi ikke har abonnement Hvis SK3 ikke har abonnement på HMS permen må det bestilles asap 15. Termografering av sikringsskap. Forslag: vi tar en sjekk samtidig med SK2 i 2019 Det er altså vedtatt en gang men HMS se saken over «hva er gjort» Vedtak Styrelede r Vi forhører oss om prisen på termografering før vi evt bestiller Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 5 av 10
16. 17. Generalforsamling ordinær 2019 ---------- 1 Dato 25.04 sted på Bøndernes hus --- Arbeids- kjøreplan -- med arbeidsfordeling utarbeides Generalforsamling 2 Årsberetning Vers 1 sendt ut Årsberetning Med unntak av sak 5, økonomi 2018 og sak 6. budsjett 2019 (mars 2019) Godkjent Skriftlige tilbakemeldinger med angivelse av side, avsnitt og evt tillegg som må med sendes til styreleder senest 23.01 blir da tatt med i ny versjon av ÅB til neste styremøtet som er 04.02 Videre behandling: Endelig vedtak på februarmøtet. ØK-saker i mars Styrelede r Alle 18. Generalforsamling 3 Årsberetnings sak 5 Se sak 20 om honorar (senere sak) Styrets forslag til behandling Sak 5.1 om elbil og parkering Godkjent med følgende tilføyelse retting Sak 5.2 om grilling på balkong (altan, veranda, balkong, terrasse) vi har altså balkong Forslag til Godkjent med følgende tilføyelse retting Har styret andre forslag til behandling? Arbeidet med prosjekt Rør se sak 9 i sakslisten 19. Generalforsamling - 4 Det krever tid å være i styret- det kommer til å kreve mye tid i 2019-2021 På valg er Rune..2017-2019.. Vibeke.2017-2019.. Kjersti 2018-2020 Christian,,,,,,,,2018-2020 Det må velges nytt styremedlem for Christian for 1 år for å gjøre perioden ferdig 2019-2020 Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 6 av 10
20. Og alle varamedlemmer Rune har sagt nei til gjenvalg Hanne - Styreleder er valgt til 2020 se sak 21 «møte med valgkomiteen Styrehonorar Det har gått rykter hvem som har send dem ut og deltatt tja? Men fakta er: Styrehonorar: Generalforsamlingen vedtar styrehonoraret etter forslag fremmet av styret/valgkomite Forslaget er tatt inn i årsberetning via budsjett og forslag Honoraret utbetales for den tid som har gått. Altså de kr 250.000 som ble vedtatt i april 2018 ble utbetalt til de som satt fra generalforsamlingen 2017- til 2018 Har oppfordret alle til å skrive logg? At det ble satt ut mange rykter hos oss om oss - er bare trist. På styremøtet etter generalforsamlingen ble fordelingen vedtatt enstemmig det var en sak med Arvind men fordelingen var det enighet om! (se portal) Vi setter opp retningslinjer for hvordan dette skal gjøres slik at den samme mal ligger i bunn hvert år Det er rimelig at fordelingen skjer på grunnlag av ansvar og arbeidsinnsats alle går igjennom arbeidslister og sender forslag om ny fordeling for 2018-2019 til leder asap og senest 23.01 Hva mener du selv - du skal ha og hvorfor?? satt opp på grunnlag av oppmøte - arbeid/ansvar gjennomføring - - gjør vi et skikkelig vedtak - og det blir enkelt å fordele for fremtiden Alle forslag til styreleder senest 23.01 husk når noe beløp flyttes må det tas fra ett sted og legges til et annet sted. Leder og nestleder syr sammen innkomne forslag og sender ut før neste møte (som er 04.02) med saksdokumenter 30- ell 31.01 Vi tar utgangspunkt 250.000/ 48.000 Ved evt annet beløp er det vanlig matematikk som brukes utbetaling finner sted etter GF Ovennevnt tatt til etterretning. Alle sender forslag til styreleder senest 23.01 På møte 04.02 fatter vi endelig vedtak- som da iverksettes umiddelbart etter generalforsamlingen april 2019 Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 7 av 10
21. Møte med valgkomiteen Medin Alijoski ST 29 Anita Larsen ST 37 De bør få lov å supplere seg med medlemmer som ikke bor i rundkjøringen altså ST 11-15-og 17-27 og ST 2-4 og / eller skåreråsen 2-4 Foreslår at styret sier: Styret oppfordrer valgkomiteen til å finne 2-3 medlemmer så vi får hele borettslaget involvert og oppfordre andelseiere til å ta kontakt med Medin eller Anita adresse fås ved Styreleder (dette kan sendes ut i Infobrev) VK supplere seg med medlemmer som ikke bor i rundkjøringen altså ST 11-15-og 17-27 og ST 2-4 og / eller skåreråsen 2-4 Ovennevnt tatt til etterretning. 22. 23. Til Info: Styreleder har bedt valgkomiteen om et fort møte. Og hadde møte med Medin 03.01. og har avtalt nytt møte den Styremøter våren 2019 Møtenummer Måned Uke Dato Styremøte 02 02 06 04.02.2019 Styremøte 03 03 04.03.2019 Styremøte 04 04 25.03 BLIR FOR SENT MÅ HA SIST I MARS Generalforsamling 04 17 25.04.2019 Styremøte/konstitueren de 29.04.2019 24. Info skriv til beboere -infobrev etter hvert ord. Styremøte eller beboermøte. (andelseierne har krav på info, og på sikt gjør dette styrearbeidet enklere) Styreleder sender ut infobrev. går gjennom sakslisten, men foreløpig pkt Rørprosjektet stopp for oppussing og refusjon Avfallstasjoner Annet?... budsjett, tette sluk, fordeling av ekstra parkeringsplasser Info Brannkontroll termografering elbilsaken Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 8 av 10 Styreleder
25. 26. 27. Infobrev- på inngangsdører, web og fb er det noen som melder seg frivillig til å henge på dørene? det blir en 2-3 dagers varsel. Henger på dørene To do Skaff stort lokale til generalforsamling 25.04 OK Sett opp arbeids og kjøreplan for generalforsamlingen Skaff enda større lokale til beboermøte mai/juni avtal med Obos Gjennomføring termografering? Man kan ikke utelate alt hva som har med HMS styrets har ansvar for tekn.rom i kjellere Se sak 14 og 15 Brannkontroll vi må være tilstede med nøkler -----------hvem Vi må henge opp skriv på inngangsdørene ca 10 dager før kontroll hvem? Styreleder Styreleder styreleder 28. Planlegg for beboermøte- dvs bestille lokale og avtale med Obos styret må ta mange avgjørelser før beboermøte eks hva skal med i «pakken» og hva skal andelseier betale selv -- styreleder 29. 30. 31. Har satt opp en rekke oppgaver det er oppgaver som må fordeles Alle må ta ansvar har gitt noen forslag Infohefte til beboere med samling av alle vedtekter og retningslinjer brukerveiledninger det er en oppgave for de som har sittet lengst i styret samle innhold og gi forslag til lay-out, legges frem for styremøte i mars 2019 - og vi tar sikte på å utgi etter generalforsamlingen Økonomistyring planlegging Langtidsbudsjett og korttid årlig likviditetsbudsjett bør utarbeides Noen som vet noe om hva vi har hatt? Utarbeidelse av parkeringsbestemmelser de finnes litt over alt, ikke minst i tidligere årsberetninger, men må settes sammen og revideres gjelder også tildeling av ekstraplasser -2 forskjellige saker -- - legges frem for styremøte i mars Hvem? Styreleder/ nestleder 32. Utarbeidelse av adm rutiner _ f.eks for 1. behandling og godkjenning av faktura mv Oversikt over forsikringer rammeavtaler og andre kontrakter 2. Arkivering i styreportal 3. Vårdugnad 4. For brøyting bortkjøring av snø - avtaler med SÅ2 5. Felleskostnader- avtaler med SÅ2 6. Søknad om ekstra parkeringsplass 7. Strøm hvor har vi målere- sikringsskap (også garasjer) 8. Hva må man ikke kaste på konteiner / på henger 9. Gaver Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 9 av 10 Hvem tar hva?
33. 34. 35. 10. Alle forsikringer 11. Prinsippvedtak (samle- se egen sak) 12. HMS- kontor- kaffemaskin mv 13. Velkomstbrev til nye andelseiere annet??? kom med forslag Skrives over samme mal! Påbegynnes asap og bør være ferdig i juni - legges frem for styret etter hvert som de blir ferdige HMS og tiltak etter HMS runde styret må få en full rapport for gjennomgått runde - og vi må bestemme hva vi skal gjøre videre Viktig med en fort rapport så vi vet hva vi kan si på generalforsamlingen men tiltak til 1.ord møte etter GF Samling av mange vedtak (Prinsippvedtak) som er fattet pga saker fra andelseierne viktig at alle får samme behandling uansett når saken kommer opp - dette bør kunne tas ut av protokollene og av de som har sittet lenge i styret bare tenk på forsikringssaker og «store klager» tenker mugg/fukt/lukt og andre saker hvor det har vært diskusjon om hvem som har ansvar -- asap -- legges frem for styremøte i mars Lag en «ofte stilt spørsmål» OSS som kan legges på web hvem hvem alle må bidra Hvem Alle må bidra 36. Fordeling av styrehonorar --- satt opp på grunnlag av oppmøte - arbeid /ansvar gjennomføring et skikkelig vedtak og det er enkelt å fordele for fremtidene det er en naturlig sak for leder og nestleder men FØRST MÅ ALLE SENDE INN HVA DE MENER TIL NESTE STYREMØTE Leder/ nestleder Alle bidrar Sakene 26-36 flyttes fra neste styremøte over i en oppgaveliste som skal følge saksliste og protokoll fremover noen saker vil bli grønne=utført. Nye saker vil komme til Mye av det som er nevnt herover fra sak 31 er noe som kan kjøpes ved Bori så spørsmålet er om vi kan/vil selv eller vi vil kjøpe. Neste styremøte 04.02.2019 Årsberetning honorarfordeling skal da ferdigbehandles, slik at det bare er økonomi og evt innkomne forslag - fra andelseierne - som står igjen til generalforsamlingen Styreleder Nestleder Sekretær Styremedlem Styremedlem Protokoll -WEB-fra styremøte 2019 01 14.1 ut nå.docx 10 av 10