Oslo kommune ElinK-fase 1 Meldingsutveksling PLO-fastlegene Prosjektbeskrivelse Forprosjekt
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 2 av 8 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 3 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 4 2.1 Hovedmål... 4 2.2 Delmål... 4 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 5 4.1 Prosjektansvarlig... 6 4.2 Styringsgruppe... 6 5.3 Prosjektleder... 6 5.4 Prosjektgruppen... 6 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 7 6.1 Timerapportering... 7 7.0 Milepælsplan... 7 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 8 8.6 Signatur... 8 2
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 3 av 8 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Oslo kommune har de senere årene lagt ned betydelige ressurser i bruk av IKT på pleie- og omsorgsområdet. Den tekniske plattformen er fornyet, fagsystemet er tilpasset kommunens behov og organisering, det er innført enhetlige rutiner for bruk av systemet, det er bygget opp et omfattende opplærings- og brukerstøteapparat og antallet brukere av systemet er mangedoblet. Kommunen har akkurat ferdigstilt et lengre konverteringsløp hvor man gikk fra 15 bydelsvise databaser til en felles database for kommunens plei og omsorgssystem. Arbeidet er koordinert av en sentral enhet i kommunen (PROSIT) bestående av 6-7 medarbeider, og av bydelsvise systemkoordinatorer. Disse medarbeiderne er nå klar til å ta fatt på nye oppgaver, og vi har igjennom vår IKT-strategiprosess pekt ut elektronisk meldingsutveksling som et av tre satsingsområder for pleie- og omsorgstjenesten de neste 4 årene Dagens situasjon: EPJ ble innført over en lengre periode. De første forsøkene ble gjort på begynnelsen av 90- tallet. Gerica ble tatt i bruk i de første bydelene på siste halvdel av 90-tallet og i 2003 var Gerica i bruk i alle bydelene. I dag har Oslo ca 14.000 Gericabrukere. Gerica brukes til daglig dokumentasjon av saksbehandlere av pleie og omsorgstjenester og alle yrkesgrupper som yter pleie-rehabilitering eller omsorgstjenester i Oslo kommune. Systemet brukes på alle bestillerkontor, hjemmetjenester (private og kommunale) på ca 70 % av kommunens sykehjem og i ulike typer tilrettelagte boliger. Oslo kommunes innbyggere mottar i dag tjenester på kryss av bydelsgrenser og etat og opp mot ulike sektorsykehus og fastleger. Dette skaper utfordringer i forhold til å ha riktig informasjon om tjenestemottaker til rett tid. Vi ønsker at innføring av elektronisk samhandling skal bedre dette og øke kvaliteten på informasjonsutvekslingen. Flere enheter er i dag tilknyttet Norsk helsenett. I tillegg til legevakten er (og fastlegende gjennom den norske legeforening) fengselshelsetjenesten og migrasjonshelse tilknyttet. Det er også bestilt oppkobling for kommunens helsestasjonssystem. Prosjekteier: Initiativtaker til deltagelse i forprosjektet er byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester, og prosjekteier er kommunaldirektør. Prosjektet ledes av Prosit. I 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) 3
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 4 av 8 NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 Oslo kommunes IKT-strategi for pleie- og omsorgsektoren 2009-2012 Elektronisk meldingsutveksling inngår som et av satsingsområdene i kommunens strategiplan. Der står: «Elektronisk utveksling via funksjonalitet i Gerica. Gir raskere, tryggere og mer forutsigbar utveksling av informasjon, noe som bidrar til bedre kvalitet på tjenesten og mindre tid til ringing / purring. Aktuelle instanser å utveksle elektronisk meldinger med er bl.a. sykehus, laboratorier, fastleger, apotek og hjelpemiddelsentralen. 2.0 Forprosjektets mål og ramme I det følgende defineres prosjektets mål, samt de avgrensninger som er gjort innenfor prosjektets gjennomføring. 2.1 Hovedmål Gjennomføre et forprosjekt som definerer mål og tiltak for hovedprosjektet for innføring av elektronisk samhandling mellom bydel/sykehjem og fastlegene i Oslo, og utarbeide en prosjektplan for dette. 2.2 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: 4
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 5 av 8 Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom bydel/sykehjem og fastleger Etablere avtaleverk om meldingsutveksling med fastlegene i kommunen. Bidra til at fastlegene i kommunen samhandler elektronisk med bydel/sykehjem Definere nødvendig tilgang og rettigheter til de ulike yrkesgruppene for hver enkelt melding. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. 2.3 Avgrensing i prosjektet Forprosjektet skal ikke gjennomføre meldingsutveksling med fastleger i kommunen men klargjøre for utprøving av dette for enkelte legekontor.. 3.0 Gjennomføring Nedenfor listes kort de oppgavene som skal gjennomføres i prosjektet. Disse deles i 4 kategorier. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Administrative: A1 Utarbeidelse av prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. A2 Utarbeidelse av «statusrapport oppstart» A3 Utarbeide månedlige statusrapporter (framdrift og timeforbruk) og gjennomføre telefonmøter med ElinK- prosjektet sentralt. A4 Utarbeide prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjekt. A5 Utarbeidelse av sluttrapport Tekniske: T1 Anskaffelse av ElinK- løsningen til systemleverandør. Inngå avtale om installasjon av løsningen T2 Vurdere adresseringsnivå i kommunen.(en adresse eller flere) T3 Anskaffelse av PKI T4 Kartlegge status teknisk løsning hos aktuelle fastleger (piloter) T5 Klargjøre for test av løsningen Personellmessige: P1 Planlegge omfang av opplæring for de ansatte (opplæring fra leverandør, internopplæring) Organisatoriske: O1 Forankring av prosjektet i egen organisasjon O2 Utarbeidelse av rutiner for avvikshåndtering for bruk av meldingene internt i kommunen. O3 Beskrivelse av ansvar og roller mellom de ulike samhandlingsaktørene 5
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 6 av 8 O4 Etablere samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum 2 samhandlingsaktører O5 Utarbeide retningslinjer for bruk av løsningen med samhandlingsaktørene. 4.1 Prosjektansvarlig Prosjekteier er byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester v/kommunaldirektør. Forprosjekt ledes av Prosit i helse og velferdsetaten på oppdrag fra byrådsavdelingen. 4.2 Styringsgruppe Åse Snåre Seksjonssjef byrådsavdelingen Stein Schatvet Fagsjef byrådsavdelingen Martin Fjordholm Rådgiver byrådsavdelingen Odd Viggo Larsen Avdelingsdirektør fagsystemavdelingen Helse og Velferdsetaten Henning Mørland Bydelsoverlege bydel Sagene Tillitsvalgte vil bli orientert om prosjektet i F14-møte, og inviteres til å delta i styringsgruppen i hovedprosjektet. 5.3 Prosjektleder Prosjektleder er Kirsti Pedersen Prosjektleders ansvar i prosessen er: Kontaktledd mot den sentrale prosjektledelsen Sikre fremdrift Lede prosjektgruppen Koordinere aktiviteter Utarbeide prosjektplan, statusrapporter og sluttrapport. Bidra til at teknisk løsning kommer på plass 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av: Kirsti Pedersen prosit- Helse og velferdsetaten (leder) Hildegunn Haugum- prosit- Helse og velferdsetaten Camilla Holm- systemkoordinator bydel Bjerke Trond Rønning - systemkoordinator SYE (sykehjemsetaten) Prosjektgruppen har ansvar for: Delta i planlegging og utføring av aktivitetene i prosjektet Utføre teknisk tilrettelegging i fagsystemet Utføre test av teknisk løsning Utarbeide rutiner for bruk av elektronisk samhandling i fagsystemet Bidra til planlegging og tilrettelegging for hovedprosjektet 6
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 7 av 8 I tillegg til prosjektgruppen vil man benytte en allerede etablert arbeidsgruppe i regi av bydel Bjerke. Gruppen gjennomfører et kvalitetsprosjekt med hovedmål «rett informasjon til rett tid.» I denne gruppen er det representanter fra bydelens bestillerkontor, hjemmetjenesten, sykehjem, 2 fastleger og Aker universitetssykehus. Gruppen ledes av Vibeke Iren Herikstad. Arbeidsgruppen har ansvar for å: Delta i planlegging og utføring av lokale aktiviteter i prosjektet Ivareta egen virksomhets interesse og behov knyttet til rutiner Bidra i arbeidet med å dokumentere nødvendige rutiner Formidle nye rutiner i egen organisasjon Beskrive opplæringsbehov Bidra i testarbeid i forhold til teknisk oppsett 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Aktivitet November Desember Januar Februar Mars April Prosjektplan utarbeidet og godkjent av kommunen Statusrapport oppstart utarbeidet Prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjekt utarbeidet og godkjent av kommunen Sluttrapport forprosjekt ferdigstilt Teknisk løsning fra systemleverandører anskaffet og implementert Opplæringsbehov er definert og planlagt for hovedprosjekt Når rutiner og avvikshåndtering for bruk av meldinger internt i kommunen er godkjent Samarbeidsavtale om elektronisk samhandling med minimum 2 samhandlingsaktører er etablert Det er gitt informasjon om elektronisk samhandling til alle ledernivå i kommunen 7
Godkjent av: Åse Snåre og Stein Schatvet Side 8 av 8. 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av Åse Snåre og Stein Schatvet 04.12.08 8