Registrere ny beholdning utenfor bestilling Dato: 2015-10-23 (Revidert av Liv Brenna, UBO) Veiledningen beskriver hvordan lokal beholdning kan legges på en post som finnes ferdig katalogisert i basen. Dette vil ikke være en normal arbeidsflyt for ny tilvekst. Nye dokumenter vil vanligvis komme fra bestilling og vil da ha en holding og item på rett plass når den skal katalogiseres. De tilfellene det vil være aktuelt for oss å legge til lokal beholdning for oss er blandt annet ved katalogisering av flerbindsverk i pakker. MERKNAD: I Alma ligger informasjon om fysisk plassering (avdeling/samling/hyllesignatur) i beholdningsposten (Holdings record). Den bibliografiske posten kan ha flere beholdningsposter med ulike plasseringer lenket til seg. Beholdningsposten kan ha ett eller flere eksemplar (Item) lenket til seg. Alle eksemplarene i en beholdningspost vil alltid ha samme plassering. Legge til et nytt bind på et flerbindsverk med felles post Hvert bind i et flerbindsverk som har en felles post (13.3 i katalogiseringsreglene) må ha en egen holdings-post og et eksemplar (item) knyttet til den. Det er to måter å gjøre dette. A) Lage holdings-posten fra bunnen av. B) Kopiere en eksisterende holdings-post og gjøre endringer. A. Lage holdings-posten fra bunnen av. 1) Søk opp dokumentet. 2) Velg Edit. Bibliografisk post åpnes for redigering i MD Editor: 1
Add holding 3) Klikk Add holding eller velg Tools > MARC Bibliographic > Add holding (Ctrl+Alt+H). Skjermen deler seg med MARC-post for holding i høyre panel: 4) Fyll ut den nødvendige informasjonen i holdings-posten Holdings-panelet åpner med MARC-felt 852 markert med rødt. Dette fordi 852 (Location) er et obligatorisk felt og ikke kan stå tomt. Sett pekeren i feltet 852 og velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F). 000 LDR/Postens hode De fleste posisjonene er automatisk utfylt. Den vi skal passe på er posisjon 06 der det må stå v - Multipart item holdings 008 Informasjonskoder Foreløpig ser det ikke ut til at dette feltet er aktuelt for monografier. 852 Location (R) Indikatorer Første indikator forteller hvilket hylleplasseringssystem som er brukt. Aktuelle verdier for UBO er: 1 - Dewey, 2 - NLM. Bibliotek som stiller opp etter andre klassifikasjonsskjemaer kan bruke 7 Source specified in subfield $2 hvis klassifikasjonsskjemaet har en identifikator i http://www.loc.gov/standards/sourcelist/classification.html, ellers 8 Other scheme. Andre indikator er ikke aktuell for trykte bøker, behold # - No information provided 2
Utvalgte delfelt Feltet redigeres i form editor (sett skrivemerket i 852-feltet og trykk CTRL-F). $a Location. Dette skal ikke fylles ut. Det får automatisk verdien UiO. $b Sublocation or collection. Avdelingsbibliotek. Bruk nedtrekksmenyen for å fylle ut feltet med riktig verdi. $c Shelving location. Samlingskode. Bruk nedtrekksmenyen for å fylle ut feltet med riktig verdi. $h Classification part. (Klassenummerdel av) hyllesignatur. Foreløpig ikke avklart om vi skal bruke et annet delfelt til bokstavdelen av oppstillingene, inntil videre legger vi alt i $h, f.eks. 808.066 Bot $h Kan fylles ut automatisk ved å hente klassifikasjon fra den bibliografiske posten. Fyll ut første indikator, velg Tools -> MARC21 Holdings -> Update from bibliographic. Legg til alfabetiseringen som trengs for ditt bibliotek. Dersom det er flere av samme type klassenummer i den bibliografiske posten vil det første klassenummeret brukes. Flere holdings-poster kan ikke ha samme plassering. Når vi lager holdings-poster for flerbindsverk må vi derfor uttrykke hvilket bind holdings-posten tilhører. Det kan vi gjøre ved å legge til bindnummeret etter hyllesignaturen i $h, eksempelvis: 023.3 Mun/1 866 Textual Holdings-Basic Bibliographic Unit (R) Legg til nummer og tittel på bindet i $a. Eksempel: 866 $a B.2: Fra omkring 1000 til 1280 5) Velg Add item (Alt+I) Add Item Physical Item Editor åpnes med tom skjerm. 3
Barcode lages automatisk ved lagring. Legg til informasjon om Material type Legg til eventuelle utlånsbegrensninger (Item policy) dersom dette er forskjellig fra samlingens vanlige utlånstid. 6) Velg Save. Eksemplaret er registrert med ny oppstilling. MD Editor åpnes med melding: «The data for "[dokumentet]" has been successfully updated.» 7) Velg Save and release record (Ctrl+Alt+R). 8) Skal dokumentet få ryggmerking e.l. må den flyttes til Items in Department for behandling. Åpne Alma Menu (F2). Velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan in Items Set status to (velg ny status fra nedtrekksmenyen: Physical Processing) Scan item barcode. Velg OK. 4
B. Kopiere en eksisterende holdings-post og gjøre endringer. Er det allerede lagt til en holdings-post for et bind kan denne kopieres og så endres. 1) Søk opp dokumentet. 2) Velg Holdings og trykk på ID lenken for den holdings-posten som skal kopieres. 3) Velg Edit. Holdings-posten åpnes for redigering i MD Editor. 4) Velg File og Duplicate. En kopi av posten lages. 5) Følg steg 4 til 8 fra tidligere i dokumentet. 5
Nytt eksemplar med ny plassering (Add holding+ item) Dette gjøres kun dersom eksemplaret ikke bestilles som tilvekst. Følg trinnene for å legge til nytt bind på flerbindsverk men ikke legg til 866 i holdings-posten. Nytt eksemplar til en eksisterende plassering (Add item) Om det skulle være nødvendig å legge til et nytt eksemplar (item) på en plassering som finnes allerede knyttes eksemplaret til en eksisterende beholdningspost (holding). Dette gjøres kun dersom eksemplaret ikke bestilles som tilvekst. 1) Søk opp dokumentet i Repository search. Her kan en se plasseringen for eksisterende eksemplar. Plassering for eksisterende eksemplar 2) Velg Items. Siden List of Items åpnes: 3) Finn et eksemplar på den plasseringen du vil legge det nye eksemplaret. Velg nedtrekksmeny til høyre på listen: Actions > Duplicate Physical Item Editor åpnes. Barcode lages automatisk. Legg til informasjon om Material type Legg til eventuelle utlånsbegrensninger (Item policy) dersom dette er forskjellig fra samlingens vanlige utlånstid. Add Item helt til venstre over eksemplarlisten er tilgjengelig når det bare finnes én plassering (holdings). Om Add Item brukes, må også Physical Item Editor redigeres fra tom skjerm. Barcode vil da lages automatisk ved lagring. 4) Velg Save. 5) Skal dokumentet få ryggmerking e.l. må den flyttes til Items in Department for behandling Se trinn 8 for å legge til nytt bind på flerbindsverk. 6